商業銀行檔案管理經濟學分析及對策初探

唐　莉　曾佑軍

摘 要:文章從經濟學角度對銀行檔案工作的管理成本進行了分析,并指出銀行檔案工作也要樹立成本——效益觀念,最后從加強檔案管理制度建設,改進檔案管理模式,推進檔案信息化建設的角度出發,提出了減少檔案工作成本,加強產出效益的具體思路。

關鍵詞:商業銀行 檔案管理 成本 效益

中圖分類號:F831 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)07-258-01

一、引言

市場經濟條件下,企業生產經營的目標就是追求經濟效益的最大化。追求經濟效益的最大化也是銀行改革與發展的一個重要目標。要實現這一目標,就要求銀行各個部門的工作都要樹立成本——效益觀念,檔案工作也不例外。隨著銀行改革持續深入,部分商業銀行成功上市,社會經濟形態和銀行涉及的經濟活動都發生了顯著變化,這無疑對商業銀行的檔案工作提出了新的更高的要求。而現行商業銀行檔案管理模式還有較深的計劃經濟的烙印,基本上屬于“大一統”的機關檔案管理模式,帶有較強的國家和行政檔案色彩,已無法完全適應商業銀行的發展需要。

二、對商業銀行檔案工作的經濟學反思

在計劃經濟時代,國家和政府的行政手段是推動企業檔案工作發展的巨大外力,檔案工作的動力很大程度上來自企業外部,易造成成本意識的缺失。在市場經濟體制下,政府的外力推動作用大為減弱。因此,如何增強企業檔案工作內在發展的動力是十分值得研究的問題。

不講效益和投入產出的檔案管理體制是無法適應企業發展需求的。從經濟學的角度看,開展檔案工作所需的要素是稀缺的。檔案工作需要人、財、物的投入,企業的投入是為了獲取檔案工作可能給企業帶來的效益,這種對成本——效益的計算是企業決策時的基本準則。此外,從供需關系來分析,現代企業的運營離不開信息資源的供給,但是信息資源既可以來自外部,也可以來自內部,這取決于企業對成本——收益的估算問題。商業銀行各類檔案部門作為企業內部保存企業信息資源的基地,無疑是企業獲取信息資源時的一個重要信息源,但是,鑒于檔案信息本身的局限性以及現代企業生產經濟環境的復雜性,檔案部門并非企業的唯一信息來源,甚至可能不是主要的信息來源。企業一般是根據各部門為企業績效貢獻的大小來決定資源的分配,而資源的利用存在一個機會成本問題,企業家總是希望機會成本盡可能低一些。這種企業經營管理理念說明,對檔案工作人員而言,轉換思路至關重要,檔案工作部門只有不斷強化和拓展自己的功能,為企業經營做出更大的貢獻,才能得到企業家的重視,才能得到更多的資源。歸根到底,一個現代企業的檔案工作運行機制能否持久良好地運行是由成本——效益原理決定的,只有當企業在檔案工作帶來的效益達到企業的預期目的,投入的成本有所回報,并且企業在檔案工作上的投入所產生的機會成本很小時,企業才會不斷給予投入,企業檔案工作運行機制才能持久運行。

當然,由于商業銀行,尤其是國有骨干商業銀行檔案還具有社會效應和歷史價值,目前它還無法完全套用經濟成本理論來核算它的運行成本,但是商業銀行的檔案工作確需關注這一問題,樹立成本——效益觀念,建立起相應的運行機制,保證商業銀行檔案事業的持久健康發展。

三、對策建議

事實上,某些商業銀行的檔案管理已經考慮到了成本和效益因素。但總的說來,商業銀行檔案管理中對成本——效益觀念的運用還處于自發狀態,存在諸多問題和不足。筆者認為,在建立適應商業銀行健康發展的檔案工作運行體制時,必須充分考慮如何在檔案管理工作中控制成本投入,增強產出效益。

1.加強檔案管理制度建設,減少運行成本。規章制度是各項工作順利開展的保證,制度建設的滯后和不足會增大企業的運行成本。歸檔制度建設滯后或不完善導致重要憑證文件的不足,會使企業在發生經濟糾紛中處于不利地位。一是要依靠制度建設保證檔案工作應有的地位,明確管理目標和工作目標,避免檔案工作時松時緊,造成資源閑置與浪費。二是要加快檔案制度與業務建設,著重研究解決檔案工作中出現的新問題、新情況和新需求,健全商業銀行檔案管理門類,確保管理制度能夠覆蓋檔案工作。三是要細化檔案管理操作規定,便于基層檔案人員準確操作。形成按制度辦事、用制度管人的有效機制,促進檔案管理工作的規范化、制度化。

2.改進檔案管理模式,減少管理成本。2001年,建設銀行上海市分行在全國金融系統首開先河,建成了檔案中心,在其分行系統內實行統一管理和集中保管,這種全新的檔案管理思路打破了分級保管的固定模式,提升了立檔級次,實踐證明這是壓縮成本開支的有效措施。為此筆者建議:一是可以考慮對庫房資源進行整合,通過檔案管理集中與實體分散保管結合的模式提高現有硬件設施利用率。二是改進檔案分級保管。商業銀行檔案類型日益增多,現行級次劃分已經無法滿足需要,筆者建議保留永久項,撤銷長期項與短期項,設立有限期,把保存期限劃分得更加細致,加速檔案流轉,減少庫房壓力和保管費用支出。三是要改進人員管理模式。對從業人員實行分類管理,可將從業人員分為管理者、操作員和骨干隊伍。管理者是核心,精干高效;操作員負責具體實施;骨干隊伍由操作員中的業務骨干組成。從長遠來看,人員素質是搞好檔案工作的基礎,最終會減少管理成本。

3.推進檔案信息化建設,增強產出效益。由于檔案的利用者已不再局限在企業內部,許多中介機構、學術部門和個人也加入了利用者的行業,檔案的社會功能逐漸顯現。信息時代,科技造就了掌握信息技術的新一代利用者,他們希望得到方便、快捷的“即時信息”。要為系統內外用戶提供更好的檔案利用服務,就必須提供更快的信息存取和檢索方式,強化檔案信息化建設。首先是檔案處理實現數字化。檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎,檔案介質正由以紙質為主向數字化為主轉變。其次檔案管理實現自動化,讓檔案人員從繁雜的日常事務中解脫出來進行檔案編研及信息開發。第三檔案共享實現網絡化,形成資源共享體系,從而提升信息資源的綜合利用效能,使檔案在為企業和社會的健康發展的服務中發揮自己的最大價值。

四、結論

商業銀行檔案是商業銀行歷史發展的真實記錄,是商業銀行經營管理的組成部分,在為商業銀行改革與發展提供利用的服務過程中參與了企業價值的創造,同時也是商業銀行歷史積累的精神文化財富。當前,商業銀行檔案管理體制正在由機關管理模式向企業管理模式轉變,在這種轉變過程中,檔案工作必須引入成本——效益觀念,既要控制成本,也要增加產出,這樣才能保證商業銀行檔案工作順利實現三個轉變,即實現從文書檔案為主向業務檔案為主轉變;從被動借閱向主動提供服務轉變;從手工管理向現代化管理轉變,才能實現商業銀行檔案工作的持久健康發展。

參考文獻:

1.陳忠海.歐美現代社會檔案觀及啟示.上海檔案,2001(4)

2.王向明.對現代企業檔案工作運行機制的理論分析.檔案學通訊2005(4)

3.宗培嶺.2004試論現代企業檔案管理制度.檔案與建設2004(8)

4.宗培嶺.建立現代企業檔案工作運行機制.檔案管理2005(6)

(作者單位:中國建設銀行重慶市分行,解放軍后勤工程學院 重慶 400016)(責編:鄭釗)