淺談基層土地檔案管理工作

吳福東

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1671-7597(2009)0810171-01

結合近年來樅陽縣基層國土資源所規范化建設檔案管理的實際,來談談本人對基層土地檔案管理工作的以識。

一、基層土地檔案管理的重要性

基層國土資源所在承擔大量基礎性業務工作的同時,也積累了大量的第一手資料,它們的取得凝聚了廣大基層土地工作者辛勤勞動的汗水,是土地管理工作的重要成果和財富。

1.土地檔案是確定土地權屬,采用法律、經濟、行政等手段科學管理土地的基本依據。工作中形成的征地文書及土地調查、土地登記、違法占地處理材料等,為土地管理工作提供了依舊。

2.在現代社會中,經常發生一些土地糾紛問題,而解決土地糾紛最有效的辦法就是查閱原始檔案。實際工作中占地建設,是否屬于違法占地,有無合法手續,在當事人不予配合的情況下,也要依靠查閱土地檔案來解決。因此,在建設用地管理活動中形成的檔案,是維護群眾合法權益的真實實據,是處理土地權屬糾紛和違法占地的法律憑證,對維護社會穩定起積極的作用。

3.土地管理檔案是重要的技術資源,是研究如何管好、用好土地資源的基礎。它不僅用之于現在,還要服務于未來。因此,各級國土資源管理部門要正確認識基層國土所土地檔案管理工作的作用,把這項工作切實擺到一個重要位置。

二、基層土地檔案管理工作的重點和要求

1.按照基層國土所“六個一”(有一個獨立的辦公場所,有一個規范服務窗口,有一個設施完善的閱覽室,有一個資料健全的檔案室,有一個設施達標的職工餐廳,有一個潔凈舒適的施工宿舍)標準進行規范化建設。“有一個資料健全的檔案室”是“六個一”標準中的一個,這就要求加強領導,做到落實責任、設施配套及配備專職館員。

2.確立土地檔案管理工作的重點和目標。社會的發展要求檔案管理工作要從檔案實物管理轉到信息管理上來,并且要運用多種形式,通過多種渠道向社會各界提供土地檔案信息。為此,檔案管理工作應該以土地檔案信息管理為重點,不斷加強土地檔案資料管理的基礎設施建設,建立現代化的檔案信息服務系統和適應信息時代要求的檔案管理模式,以實現土地檔案管理的現代化網絡化。

3.檔案管理工作的發展,對檔案工作者的素質提出了更高的要求。新技術的應用為檔案工作者提供了施展才能的廣闊空間,但同時也對檔案管理工作者的素質提出更高的要求。除要具備檔案管理的專業知識外,還要求具有計算機,外語,管理學等知識。

4.加強基礎業務建設。按照土地檔案管理目標確定的各項業務建設要求,扎扎實實地抓好基礎業務建設。工作中要做到“四化”,即檔案的形成要規范化;檔案的管理要系統化;檔案的保護要科學化;檔案的管理要現代化。另一方便要積極探索電子檔案管理新辦法,把電子檔案的形成、積累、歸檔、保管和提供利用等環節納入到檔案管理的范圍,并在檔案部門的監督管理中。

三、檔案信息資源的開發利用

土地檔案是不同歷史時期土地檔案制度和措施的匯集,也是各項技術成果的真實記錄,具有重要的憑證作用和參考作用。

1.認真編制形式多樣、實用性強的檔案檢索目錄,便于查找和利用。檔案管理人員可以通過檢索工具較為迅速、系統地提供和查找各類檔案。要積極開展多種匯編和參考資料德編研工作,增強檔案資料的利用價值和服務功能,為正確合理的處理土地問題工作提供可靠的、科學的數據和依據。

2.充分利用土地檔案資料。改革開放以來,我國實行了土地有償、有限期使用制度,在一定范圍內允許民營資本和外資進入礦產勘查開發領域。在土地出讓、轉讓、出租、抵押以及土地契稅、耕地占用稅的收取等經濟活動中,其土地、礦產資源等有償使用價格的制定,主要依據土地檔案隊所利用的土地質量、數量、位置、類別、使用年限、地價總額等要素的翔實記錄。因此,依發合理地利用好土地檔案,充分發揮其在社會經濟發展中的作用,市提高檔案利用率的重要途徑。

3.積極為國土資源失業盒經濟社會可持續發展提供檔案信息服務。通過檔案的開發利用,來增強檔案管理的活力,促進國土資源事業的發展,擴大土地檔案管理工作的社會影響,創造出更大的社會效益和經濟效益。為促進基層國土資源所土地檔案的開發利用工作提供了制度保障。

四、提高土地檔案管理服務水平

(一)加快信息化建設。利用我國已開發的國土資源管理軟件,在已有的數字化籍圖盒地籍檔案數據庫的基礎上,建立土地檔案數據庫,并與國土資源管理工作整合為一個行業性的辦公網絡,從而達到檔案信息資源共享,提高國土資源檔案的利用率,更好地為當前的經濟建設服務。“十一五”期間,我國將加快數字化檔案館的建設。“十一五”期間,我國將加快數字化檔案館的建設,國土資源檔案館數字化建設問題已引起人們的普遍關注,樅陽縣國土資源局開始投資建設基層檔案室。筆者認為,傳統檔案館的數字化之路是一個循環漸進的過程,對其各個環節進行深入分析研究是十分必要的。

(二)編研檔案資料。一是要篩選主題。土地檔案的編研工作應以室藏檔案為主要對象。如編制低籍管理大事記、地籍管理組織結構變革、地籍管理基礎數字匯集和專題材料等;匯編地籍檔案文集及史料,如土地利用現狀調查成果匯編及地價評估成果匯編等檔案資料。二是要綜合分析,通過綜合分析,找出規律性的東西,為社會提供更全面、更準確、更快捷的檔案信息,為各項工作提供方便。

(三)嚴格規范管理。土地管理部門要把基層土地檔案管理工作提到重要議事日程,納入土地管理目標責任制和總體考評中。土地管理部門要成立土地檔案管理領導小組,加強領導,明確責任。土地檔案是在土地管理工作過程中形成的、專業性和技術性較強的業務檔案,兼具文書檔案和技術檔案的特點。并具有法律特征。他包括地籍管理檔案,建設用地檔案、土地利用規劃檔案、土地定級估價檔案、國土執法監察檔案、土地統計數據等,必須進行單獨分類。國土部分布的[1991]國土[辦]字第41號文件,國家土地管理局分布的“關于印發《縣級土地管理檔案分類方案(試行》。國土部分布的[1991]國土[辦]字第41號)和《土地管理檔案案卷構成的一般要求》”,對土地檔案分類和案卷構成作了詳細介紹,為土地檔案分類工作提供了可靠依據。

(四)開拓服務領域。為了提高土地檔案利用效率,必須建立一套相對獨立的查詢、借閱制度和檢索方案。在工作過程中,要嚴格遵守查、借閱制度,認真填寫查詢、借閱登記表。要大力開發檔案信息資源,積極開展開展社會化服務。通過編輯檔案信息和檔案數據錄入計算機等途徑,積極開發檔案信息資源,為中心工作和經濟建設服務。要圍繞土地利用規劃的編制和實施、土地整理、土地收購與儲備、土地招標拍賣和國企改革中土地資產處置、土地登記發證等中心工作,積極開展檔案信息編輯工作。要充分利用計算機網絡。積極開展有償咨詢服務,及時提供第一手的原始數據、滿足社會對土地檔案信息的需求。