某外貿企業信息管理系統整體策劃方案

馬文勝

前言：企業信息管理系統(EIMS)是運用現代化的管理方法，采用電子計算機、軟件及網絡通訊技術，對企業的生產、經營、開發、制造、供應、人力等各方面資源進行整合，對運行流程中的信息進行收集、存儲、加工、分析，從而跟蹤、監督、控制、調節整個管理過程的人機系統。它能及時地為企業的“三層決策”系統(戰術層、戰略層、決策層)提供準確有效的數據信息，幫助企業優選決策方案，使企業做出迅速的反應，加強企業的核心競爭力。

隨著全球經濟一體化進程的加快，IT技術發展與廣泛應用，人類社會從過去的工業經濟時代進入到電子信息時代。企業生存與發展不再是孤立的，必須實現信息化才能融入這個經濟生態鏈中。身置世界經濟浪潮之中，信息化管理對于一個企業的管理創新、成本控制、新產品開發、市場研究、營銷策略和客戶服務，乃至生存至關重要。

項目需求分析

經濟一體化大大加劇了企業的競爭壓力。信息化管理是提高企業競爭力的必由之路

企業競爭壓力來自低成本生產商的不斷涌現，快速變化的個性需求方式，市場分割不斷擴大和產品壽命周期的縮短。經濟一體化使外貿企業面臨激烈的貿易競爭，要求外貿企業在短期內改變經營理念和手段。我們正處在傳統經濟向新經濟轉變，區域經濟向世界經濟轉變，人工管理向電子化管理的時代。歐盟國家，如芬蘭、瑞典、丹麥、德國、愛爾蘭、挪威、比利時、奧地利等發達國家的企業信息化管理都已經相當成熟。所以要適應瞬息萬變的世界，在國際大環境下生存，實現企業信息化管理已成為不可逆轉的潮流。

推行企業信息化管理是某外貿公司自身快速發展的要求

企業信息化管理的特點是：(1)一對一訂單式設計制作，針對性解決實際問題的特性。除了通用的管理軟件和MRP(物料資源計劃)、OA(辦公自動化)、wFs(工作流系統)外，大多軟件都需要做詳盡的需求分析，咨詢顧問專家和企業管理者在總結企業發展要求的基礎上，根據企業實際量身定做，或在標準版本上做適應性修改。(2)管理系統從企業戰略的角度出發，具有系統性和整體性。從企業的人員機構管理、產品物流管理、財務管理、銷售管理、采購管理、生產管理、質量管理等系統的角度，考慮戰略的實現性和信息的關聯、制約性。(3)具有信息的積累性和共享性。信息管理系統能夠將各部門工作中的關鍵數據，存儲在數據庫中，并能根據權限查閱和調用。(4)具有決策的支持性。各種數據可以經過計算機的處理從不同的角度得到各種分析結果，并通過報警提醒的方式，使決策者在第一時間得到相關信息。(5)動態特性。由于信息的時效性和關聯性，當系統中某一信息要素發生變化時，與之相關聯的其他信息均發生變化。

某外貿企業的現狀是：外貿系統由業務處和多個獨立法人子公司組成，目前有員工1000余名，分散的生產單元點多處，各種設備500余臺套，場地面積2萬余平方米，產品有航空產品、石油機械、食品機械、半導體產品等多個門類，客戶有GE、RR、PWA、PWC等多家國際型大公司，對于這些大范圍的分散獨立的制造單元，現在還屬于人工管理，管理難度大，效率低，反應慢，成本高，管理很難協同，缺乏實際數據，有時造成決策滯后和失誤，這很難適應現代化企業大規模生產，很難與國際企業信息化管理的大趨勢相接軌。而企業信息化管理的作用和特點是解決這些管理難題的最好辦法。

建立企業信息化管理系統是國際客戶的要求

本企業的客戶主要位于北美和歐洲，上世紀70年代，在北美與歐洲發達國家中，企業信息化管理率先誕生和發展。此次新客戶意大利的AVIO公司對我們審核中，在審核風險報告中提出兩點要求：一是建立ERP控制系統；二是建立項目管理電子化管理系統，降低項目運營的風險，達到與國際接軌的要求。看來企業信息化管理已經成為與國際性公司合作的基礎。

目前他們與客戶的日常業務交流基本采取電子商務的形式進行，如網上報價、訂單預測、圖紙獲取、零件發貨等。但這只應用了信息管理系統很小的部分功能，離真正的信息化還很遠。如果再不及時進行企業信息化的建設，今后將失去和國際性行業伙伴合作的機會。

外貿系統管理方面急需解決的問題

外貿業務方面

由于國際客戶的多樣性，形成貿易多幣制，造成財務核算程序復雜；

貿易涉及多個國家，外部環境的變化會導致業務的不確定性；

頻繁多變的報價計算及大量單證、發票處理，給業務人員帶來大的工作量；

按照傳統手工庫存業務處理，會導致出口業務與生產備貨環節脫節，容易造成發貨延誤或庫存積壓；

為保證各環節工作得到有效監督，需增加關鍵環節的管理審批，而審批工作無法根據業務需求多層多級設置，容易造成企業運轉監控不嚴。

內部制造流程方面

對生產現場人員、設備、工具、毛料，在制品存貨占用的調配控制薄弱，信息不暢，流程和行為不能在進行中得到有效控制，而變成了事后總結和糾正，

生產管理中，基礎數據維護、生產計劃、投料、退料、工裝夾具查詢、工序記錄、工時統計、下線記錄、產成品統計、維修計劃、報表輸出等信息獲得全依靠手工進行，反應速度慢；

在插入臨時新增訂單，一些訂單自動延遲，一些訂單自動提前時，生產計劃很難重排，對生產任務的臨時調整會導致不可預測事件的發生；

供應鏈常常出現脫節或者堵塞的狀況，如采購、物流等環節難以很好協調，首尾無法貫通，

產品質量控制方面：毛料驗收、工序檢驗、特種工藝、成品發貨、超差呈報、廢品處理，SPC統計分析、質量體系認證和內外部審核等多項流程，無法進行有效的監控；

技術文件的調研、制訂、更改、審批流程復雜，信息隱性化；數控程序的編制、傳輸、模擬、控制缺乏應有的平臺，工作效率低；

對采購或毛料延遲、生產延遲、設備故障、人員效率、技術問題等意外事件快速響應能力差，不能自動進行模擬調整；

財務管理系統不能及時獲得有效數據，給成本核算、預算、結算、資金運營帶來困難。

內部自動化辦公方面

文件制度的編制、審閱，會簽、公布、傳遞以及各種資料表格的填寫上報還使用傳統方法，效率低，程序繁雜，信息不能共享；

工作日程，會議、車輛、人員的安排、更改、狀態等信息無法做到即時可視化管理；

對需要外出開展業務的人員，無法實現域外移動辦公，每位員工不可能直接登陸國際互聯網辦公，域外域內通訊不暢；

對人員的管理，如績效考核、出勤、工作日志無法電子化管理。

外貿信息管理系統構建規劃

根據客戶需求和公司外貿業務管理存在的問題，結合公司業務流程特點，初步對外貿信息管理系統的構建規劃如下：

遵循的原則

系統的、整體規劃原則。企業信息系統可以分解為一組相關的子系統，各子系統之間相互關

聯、配合，共同實現系統的總目標，各系統之間要統一、協調、關聯、相互促進，才能達到事半功倍的效果。

一把手參與原則。開發工作周期長、耗資大、系統復雜，涉及到企業的方方面面，需要各部門人員的配合協作，影響到企業的制度、文化、管理方式等深層次問題，所以開發的成敗很大程度上取決于領導層的支持和參與。

與外貿公司的實際相結合原則。企業信息系統是一個復雜的系統，是用來解決實際問題的，所以開發前期必須進行大量實際情況調研，認真進行整體規劃，細致做好每階段工作，絕不能想著一蹴而就；

謹慎、靈活、務實的原則。實施時要以某一個生產單元為試點，初步成功后再逐步推廣，不能一下子求快、求大、求全，也不能認為企業信息管理系統是萬能的，只要用了它，就包治百病。事實上，我國盲目快進上ERP的企業，失敗的不在少數，只有通過謹慎、靈活、實用來規避這樣的風險。

技術統一原則。采用Oracle數據庫作為后臺，進行數據庫集約管理；采用統一的碼制，明細編碼級次，建立共享數據安全機制，保證數據的可回溯性和一致性。

機構設置

要充分認識企業信息化的作用，全面有效地推動企業信息化工作，擬成立外貿信息化工作委員會，設立信息主管(CIO)，信息主管必須由企業的高層擔任，具體分工(略)

系統整體功能框架設計

針對某外貿公司存在的管理問題，其信息管理系統初步設計為4個子系統，隨著發展以后在此基礎上再建設其他子系統。

OA自動辦公系統

辦公桌(新聞、日程)

未閱信息(未閱通知、待辦信息)

公文管理(收文、發文、檔案)

公共信息(規章制度、電子期刊)

在線交流(網絡尋呼、網絡會議)

個人辦公(工作日記、個人信息、計劃部結)

行政辦公(車輛管理、會議、用品、圖書管理)

人力資源(招聘、合同、績效、考勤、工資、報銷、培訓)

系統管理(權限、保護、安全)

ERP資源計劃系統

供應鏈管理(物流毛料、庫存、發貨、海關，采購工裝、刀具，現場需求)

技術管理(技術文件、圖紙、規范查閱，數控程序傳輸)

質量管理(不合格品審理、特種工藝、質量體系標準、SPC統計分析)

生產現場管理(生產計劃、臨時任務、在制品、故障信息，設備、人員狀態)

客戶管理(訂單需求、客戶營銷、開發)

財務系統(成本控制、資金運營，預算結算)

外貿電子商務系統

日常工作(消息欄、任務管理、執行審批)

客戶管理(國外客戶、生產廠家)

商品管理(商品管理、樣品管理、查詢統計分析)

出口管理(報價單、預審合同、成本分析、出口定單、明細單、購貨合同、托單管理、出口業務進程、運輸管理)

進口管理(進口合同、成本分析、進口業務進程)

資金管理(費用管理、銷售臺帳、應收款、應付款)

綜合分析(統計分析、統計匯總、查詢統計)

系統管理(基礎數據、數據備份、系統參數、編碼規則、操作日志)

外貿項目管理

項目需求(型號需求、主制信息)

定單管理(訂單跟蹤、在手訂單)

收匯管理(貨款回收、票據預警)

戰略決策(監控、分析、決策)

結語

信息化時代，信息化、數字化將是企業升級換代的必由之路，但在進行信息化之前必須對企業自身進行全面縝密的管理診斷。企業診斷是信息化前很關鍵的一步，如果不診斷就盲目進行信息化，就像醫生給病人不檢查就開藥一樣。所以我們要找準企業的癥結所在，然后有針對性地設計企業信息化方案，從整體和根本上對企業進行一次變革，那樣才會達到事半功倍的效果，讓企業如虎添翼。