檔案利用服務要與學校發展同步

王小麗

學校檔案管理工作是學校的重要基礎工作之一，也是衡量學校教育管理水平的一個重要標志，對于推動教育教學改革，科學管理，提高教學質量，開展教學研究具有重大作用。在新的形勢下，用建設和諧社會的新思維重新審視檔案服務工作，把檔案服務放在檔案工作的重要位置，不斷滿足廣大師生對檔案信息利用需求，滿足學校領導決策需要，與學校發展需求相同步，是十分必要的。

怎樣在新的發展形勢下，根據學校各項工作對檔案的不同需求，做好服務，是我們檔案工作者面對的新的課題。

一、創新服務意識

創新是發展和進步的靈魂，只有通過不斷創新才能使檔案工作適應和服務于學校各項工作，才能使檔案工作充滿生機和活力，在學校的各項工作中發揮應有的作用。只有樹立和落實科學發展觀，進一步解放思想，開拓創新，積極推進“兩個體系建設”，才能促進檔案工作更好地為學?？茖W發展服務。做到學校的建設發展需要怎樣的服務，檔案工作就提供并做好怎樣的服務。進一步創新是學校不斷發展的必然要求，學校檔案服務要保持與學校同步發展，開拓創新，以創新帶動和促進檔案工作的發展，改變目前高校檔案工作中存在的服務觀念淡薄，服務內容單調、服務手段落后的弊端，要認識到現代社會發展已對檔案服務工作提出了更高的要求，檔案作為重要信息資源，有它的時效性。所以我們必須認識到只有進行服務觀念創新，服務方式創新、服務人員素質的創新，檔案工作才能在不斷創新中贏得更大發展。

檔案工作人員要有堅持創新、勇于創新的思想，面對新形勢、新任務、新要求，首先要樹立主動服務的意識，主動了解學校發展的不同需求，特別是領導決策的需要，積極開發檔案信息資源，提供利用服務。其次檔案工作人員要樹立與時代同發展，與社會同進步的觀念，不斷提高順應形勢發展的能力。克服因循守舊，墨守成規的觀念，敢于超越自我，從工作實際出發，緊緊圍繞學校的中心工作，不斷拓展服務領域。根據不同發展階段調整工作思路，根據不同服務對象的不同需求，全方位、多層次、多角度的提供檔案服務工作。開展服務工作機制創新，進一步密切檔案工作與學校發展方方面面的聯系，促進檔案工作更加及時有效地為學校改革、建設和發展服務。

二、不斷豐富和優化館（室）藏

豐富和優化館（室）藏始終是檔案建設的根本所在，是實現檔案利用服務的前提條件和必要手段。高校檔案館（室）要依據原國家教委頒發的《高校檔案實體分類法與工作規范》和《中華人民共和國檔案法》等相關法規，將法定移交范圍內的檔案材料接收進館（室），實現檔案接收工作的規范化、制度化，保證檔案齊全完整。同時還要盡可能地擴大檔案的接收范圍和征集門類，努力建成檔案數量充足、內容豐富、結構合理、質量優化、富有特色的檔案信息資源體系。此外，還要注意主動做好學校重大活動的檔案收集工作，加大信息量的儲備。常言道，“巧婦難為無米之炊”。如果沒有數量充足、內容豐富的館（室）藏，就很難最大限度地發揮檔案資源的增值效果。

檔案收集是開發利用檔案信息資源的前提，館藏和利用之間有著相輔相成的辯證關系，高校檔案的編研工作是檔案利用服務一種方式，編研的內容立足點往往是本館館藏，即以本館的檔案信息資源為主。所以只有多渠道、多途徑地廣泛收集檔案材料，做到館藏質量優良、結構合理、門類齊全，編研工作才有牢固的基礎，才能增強檔案編研的層次，為利用者提供優質高效的服務。檔案收集困難是各高校普遍存在的問題，要做好收集工作，我們應該做到以下兩點。

1.宣傳工作做到位

宣傳工作是各項工作的先導。宣傳工作做得如何直接關系到廣大教職員工參與的積極性和重視程度。要認真宣傳和組織有關人員認真學習《檔案法》，樹立依法管檔、依法收檔的觀念。要大力宣傳檔案工作的地位和作用，要使大家認識到檔案是學校和國家財富，受到國家法律保護而不能占為已有和隨意損毀。檔案的收集僅靠專、兼職檔案員是遠遠不夠的，學校每位教職工工作崗位不同，形成的歷史資料也不同，因此應在全校范圍內開展宣傳，提高全校師生員工的檔案意識，強調學校檔案與教學科研和管理等工作相互協調、同步發展的重要意義，讓教職工積極參與檔案的收集工作之中，使檔案工作人員能順利收集檔案，確保檔案收集完整。

2.注意部門之間的協調

檔案工作是一項涉及全校各部門的專業性業務工作，檔案人員要經常深入各部門熟悉情況、收集材料、接待查閱等工作，不斷與各單位的人打交道，這就要求檔案人員要善于處理好與各部門之間的關系，平時以熱情的服務態度和較高的服務質量來滿足利用者的需求，讓他們親身體會和分享到檔案利用的好處，從而提高主動移交檔案的積極性。

三、提高服務技能

現代社會已進入信息時代，檔案人員要充分認識到傳統的管理和服務方式已無法適應新形勢需要，業務水平和管理能力不能停留在原有水平上，應努力學習專業知識，不斷提升、完善自己。特別是當前檔案利用常常借助計算機和互聯網等現代化設備和手段實現資源共享，所以這些都要求檔案工作者必須掌握現代化信息設備的使用能力，掌握計算機基礎知識、網絡知識、數據庫管理軟件的運用及多媒體等方面知識，否則將無法為利用者提供便捷、高效、豐富的檔案服務。

四、開展檔案編研

編研工作的價值，很大程度上表現為為學校的中心工作提供了多少有價值的參考和借鑒依據。所以檔案工作者必須關心和了解學校發展動態，從學校的實際出發，認真做好調查研究，尋找與學校建設和發展聯系密切的結合點，配合學校的中心任務，將一些比較零散的檔案材料系統化、條理化，通過編研，提煉檔案館藏的精華，滿足利用者的需求。現在高校檔案工作中存在一個普遍現象，就是缺乏編研的針對性和實用性，往往是為了檔案評估或升級來確定選題范圍，結果各校的編研成果往往雷同，不能反映各校的特點和特色。另外就是沒有從實際需要出發，不了解利用者需求，或者沒有很好地總結和分析本校近年來利用檔案的情況，造成編制出的成果實用價值不大，既浪費了人力又不能發揮應有的效果。所以檔案編研選題要有“重點工程”意識，要選擇主題突出、特色鮮明、信息典型、利用價值高的專題為重點及時進行編研，也就是說，選好題是做好檔案編研工作的關鍵。例如當前學校提出以學科建設為龍頭，加強內涵建設，提高辦學質量，提升辦學水平,我們就可以選擇與學科建設工作密切相關的檔案資料進行編研。

五、改進服務方式

在做好日常接待檔案查閱這種常規性利用方式的同時，根據不同類型的利用者積極嘗試新的服務方式。

1．提前介入、超前服務

檔案部門要及時掌握學校發展動態，事先了解學校的工作重心和工作思路，上級工作指示和工作部署以及將要開展的重大活動，分析預測利用需求，掌握檔案利用的規律，主動及時提供檔案館庫藏檔案中涉及的相關材料，為相關決策提供超前、高效的服務。如學校決定開辦校史展館，就提前做好有關檔案的準備工作，將學校的建立和沿革、歷屆領導簡介以及反映學校不同發展階段的歷史軌跡和學校當前的黨政管理架構、后勤服務、校園建設等一系列檔案材料及時整理并提供給相關部門和人員。

2．舉辦專題檔案展覽

根據學校不同時期、不同階段的中心工作，開展專題性和綜合性檔案收藏展覽，通過資料和實物展覽，展示學校某一方面的建設成果和發展變化，提高廣大師生的主人翁意識和自豪感，同時提高人們對檔案作用工作的認識。

3．開展多樣性檔案咨詢服務

咨詢服務就是檔案管理人員面對面的或利用電話或網絡遠程接待利用者，一方面可以幫助利用者了解檔案信息存儲情況或對某些教學、科研、基建等問題進行咨詢獲取所需信息或答案，從而節省利用檢索工具所花的時間，另一方面檔案人員可以通過咨詢服務對用戶進行調查，了解他們的需求特點和利用要求以及利用檔案的信息反饋，以便對檔案信息利用進行預測、研究，進而改進檔案的服務工作。

4．應用現代電子信息技術，開展服務工作

首先是將檔案管理納入辦公自動化系統化之中，從文件的形成開始到立巻歸檔至提供利用，檔案部門注意把握學校各項工作的特點和實際需要，利用高校先進的科技手段和豐富的檔案信息資源，有針對性地提供各種專門的有特色的檔案信息服務，發揮學校檔案部門的服務中心作用。

其次是進一步完善學校檔案目錄數據庫建設。根據學校不同發展時期及師生員工利用目的和內容不同，建立館藏基本數據庫和種類專題目錄數據庫。根據學校種類檔案的基本情況、通過著錄標引，把十大類檔案的分類號、檔號、題名、責任者、形成時間、主題詞等信息錄入計算機，建立檔案基本數據庫，達到目錄級檢索的目的。建立編研檔案數據庫，其中包括全宗卷、教學和科技成果、文件匯編等室藏編研資料的文件級目錄檢索。

再次是加強計算機檢索體系建設。傳統的檔案檢索是通過手工檢索，不僅工作量大，速度也受到限制，難以適應現實的需要。檔案實現數字化以后利用計算機進行檢索，其速度和準確性都大大提高，特別是進行全文檢索，用手工操作是難以想象的。隨著計算機技術和網絡技術的應用，文件內容保存在計算機中，通過網絡，用戶可以立刻看到檢索結果，不用像過去那樣從一卷一卷的文件中查找，這樣不僅增加了檔案資源的利用率，也達到了主動服務的目的。

當前我國高校進入了一個新的發展時期，高校檔案工作面臨新的機遇和挑戰。因此，我們要轉變觀念，不斷推進服務創新，樹立一切為學校中心工作服務的大局觀，確定服務主攻方向，取得服務的主動權。作為檔案工作者，應更清醒地認識到檔案重在于用，服務是檔案工作的永恒主題，因此檔案利用服務要與學校發展需求相同步。

（作者單位：廣東藥學院）