高校財務核算系統的數據庫分析與設計

高　勇

【摘 要】 本文嘗試通過對高校會計業務流程的分析,提出一套高校財務核算系統的數據庫模型,力求提高高校會計人員的電算化理論水平及軟件開發人員對高校會計業務的熟悉程度,提升財務核算軟件開發質量,推進我國高校財務信息化建設。

【關鍵詞】 會計核算系統;數據庫;高等學校

一、引言

現代信息技術的高速發展改變了整個社會的經濟結構,也打破了傳統高校的管理模式和會計核算模式,高校財務管理的信息化水平也不斷的提高。各種商業版高校財務核算軟件快速涌現,如復旦天翼,天大天財,功能覆蓋賬務處理、銀行對賬、出納管理、往來管理、項目管理、報表管理、預算管理、固定資產管理等。由于高校財務管理模式的不同及商業軟件開發人員對高校財務熟悉程度不夠,導致商業化的核算軟件不能完全滿足高校財務管理的要求。為此許多高校進行軟件二次開發或研制特色化新軟件,在研發過程中對數據庫的分析與設計成為工作的核心。

二、數據庫整體框架設計

從流行的會計核算軟件的數據庫設計來看,主流的設計方法有兩種:

1、以“會計憑證”數據為主導,所有賬簿及關聯數據均從憑證庫自動運算產生,不滯留中間數據。這種方法基礎數據表簡單,不易產生非閉合數據,空間復雜度低,但運算量大,時間復雜度高,對服務器的響應速度、吞吐量都有較高要求。

2、以“會計憑證”數據為基礎,輔以相關數據表體系作支撐,在會計業務“記賬”環節追加產生賬簿等關聯數據,所有查詢數據從輔助數據表中調用,運算量低,查詢效率高,但空間復雜度高,容易產生冗余和非閉合數據。

兩種數據庫設計思路不同,所采用的設計方法也不同,方法一數據庫設計簡單,但前端程序較為復雜,需要編寫多個存儲過程和自定義函數。方法二數據庫設計較復雜,但可簡化程序設計,優化數據結構。為便于讀者理解高校財務核算流程及財務數據庫設計思路,我們用方法二進行數據庫設計。

依據高校財務會計核算流程,核算軟件的數據庫設計主要包含會計憑證體系設計、賬簿體系設計、數據關聯設計等。系統涉及的數據庫表主要有:(1)科目編碼表(2)輔助賬戶表(3)個人賬戶表(4)憑證綜合信息表(5)憑證分錄信息表(6)發生額余額表(7)輔助賬余額表(8)賬戶科目余額表(9)個人借款余額表(10)總賬(11)日記賬(12)三欄賬(13)輔助賬(14)用戶編碼表(15)用戶權限表(16)票據編碼表(17)憑證本記錄表。

上述數據庫表體系中,(1)—(3)表為會計基礎資料,記錄會計科目、賬戶等核算基礎參數;(4)—(5)表為會計憑證信息;(6)—(9)為輔助計算數據,記錄各賬戶、科目等年初數、借貸方發生額、余額等中間數據;(10)—(13)為會計賬簿體系,提供各種賬簿信息,(14)—(17)為附加信息,記錄相關核算和控制數據。

數據庫表體系與會計業務流程的關系如圖1所示:

數據庫整體框架結構及數據內部關聯如圖2所示:

三、憑證體系設計

由圖1、2可以看出會計憑證體系在整個會計業務流程及數據庫框架設計中處于核心位置,所有會計信息源于“會計憑證”,科目、項目、個人等基礎會計資料均為會計憑證服務。會計憑證體系設計的科學與否直接關系到整體數據庫設計的成敗。

依據會計業務流程及數據庫設計范式,我們將憑證體系設計為“憑證綜合信息表”、“憑證分錄信息表”、“憑證本記錄表”三張表。

1、憑證綜合信息表

記錄憑證主信息,如憑證編號、制單人、日期等關鍵會計信息。每一條數據庫記錄對應一張會計憑證、一筆會計業務。字段設計為:(1)憑證序號(2)年(3)月(4)日(5)憑證類別(6)憑證編號(7)附件數(8)主管(9)制單(10)出納(11)審核(12)記賬(13)狀態(14)臨時編號。主關鍵字為“憑證序號,數據類型為“自動編號”,識別每一條記錄。字段“狀態”有特殊意義,可設計為“文本型”,值“1”表示未送交憑證,“2”表示已送交憑證,“3”表示已審核憑證,“4”已記賬憑證。該字段不同取值代表一筆會計業務處理的進度及會計數據的有效性,在會計核算軟件的整體設計過程中被多次使用,應特別注意。

2、憑證分錄信息表

記錄具體會計分錄信息,如憑證摘要、會計科目、發生金額等。每一條數據庫記錄對應一筆會計分錄,多條記錄關聯組成一張完整的會計憑證。字段設計為:(1)分錄序號(2)憑證序號(3)摘要(4)科目(5)對方科目(6)項目編碼(7)個人編碼(8)借方金額(9)貸方金額(10)單價(11)數量(12)票據種類(13)票據編號(14)還款序號。主關鍵字為“分錄序號”,數據類型為“自動編號”,識別每條記錄。

“憑證分錄信息表”是“憑證綜合信息表”的子表,二者關聯字段為“憑證序號”,關聯類型為“多對一”,在會計業務中表現為一張會計憑證,多筆會計分錄。從圖2可以看出,“憑證分錄信息表”在整個數據庫設計中處于核心位置,與多張表發生關聯,是會計業務核心體現,也是各賬簿的數據來源。同時在軟件設計開發中亦需要對“憑證分錄信息表”做許多特殊處理,如一筆支出業務的發生,需要從“憑證分錄信息表”——“項目編碼”關聯的項目輔助賬中獲取該項目的可用余額,在不超支的范圍內進行列支。又如不同的會計科目匹配不同性質的項目等。

如前所述,我國許多高校財務管理模式不同,具體會計核算方法也不同,具體差異可以在“憑證分錄信息表”中進行體現。學校可依據各自特點修改、擴充“憑證分錄信息表”,配合軟件編程完成特色開發。如對項目支出進行預算指標控制的時候,增加相應預算指標參數進行項目核算、監督與控制。

3、憑證本記錄表

記錄會計憑證的歸集情況,是憑證本首頁“科目匯總表”及憑證試算平衡的計算依據。字段設計為:(1)憑證本序號(2)起始編號(3)終止編號。

四、結語

通過對高校會計業務及財務核算系統開發的數據庫分析,我們找到了一個相對規范、科學的數據庫設計模型,該模型在我校財務處已成功應用十年之久,通過對該模型的分析和設計,可以提升高校會計人員對業務的理解層次與電算化理論水平及計算機開發人員對高校會計業務的熟悉程度,大大提高高校財務軟件的開發效率與質量。兩方面的提升有利于完善高校財務核算軟件,推進我國高校財務信息化建設的進程,提高財務管理水平。

【參考文獻】

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[2] 謝軍,高等學校財務管理[M],西安:陜西人民出版社,2004.

[3] 陳國旗,數據倉庫在高校財務管理系統中的應用[J],中國計量學院學報,2004(4).

【作者簡介】

高勇(1978-)男,江蘇徐州,中國礦業大學國庫集中支付科科長,主要研究高校財務信息化建設.