基于應急供應鏈的救災物資管理流程的設計與實施

孫云展　陳　宏

摘要:文章以汶川地震為背景,分析了應急狀態下的供應鏈與傳統供應鏈的不同,以在彭州市協助政府機構制定管理流程的實踐為依據,構建了抗震救災物資管理工作的流程,闡述了應急供應鏈中的物資管理流程的實施要點,并對應急供應鏈的物資管理流程工作的進一步研究做出了展望。

關鍵詞:應急供應鏈;時間響應;管理流程

中圖分類號:F252文獻標識碼:A

Abstract: This paper take the earthquake of Wen Chuan as background, analyze the difference between the Emergency Supply Chain and tradition supply. Based on the practice that assist Peng Zhou government to make the management flow, we build the material management flow of earthquake rescue and relief. Finally, the paper expatiate the key points of the material management flow and the prospect of the further study about the material management flow in emergency supply chain.

Key words: emergency supply chain; time response; management flow

0引言

汶川地震發生以后,地震災區急需大量的物資輸入以保障災民的基本生活和生產生活秩序的恢復。然而,我國的應急管理標準體系構建尚未成熟,其中最大的問題是缺乏與我國國情相匹配的理論來指導應急管理標準化,尤其是在構建應急供應鏈標準體系的整體框架方面。就供應鏈方面來講,在這種應急狀態下,傳統供應鏈的模式已經失去了作用。因此,如何科學有效地籌集分配救災及重建資源?如何確保救災及重建資源的使用最有效?如何保證救災及重建資源不被浪費、截留、挪用?這一系列問題都是抗震救災中亟待解決的問題,也是我們研究的立論所在。

1災區物資管理存在的問題

通過在彭州的實地調研,我們發現地震災區在供應鏈管理方面存在一些問題。及時對這些問題加以總結,尋找解決的辦法不僅對這次抗震救災大有裨益,對其他災害現象的應急供應鏈管理也將具有很強的借鑒意義。本文在討論時排除了通訊設施、道路設施破壞而造成的信息溝通不暢;不法分子為謀求不正當利益造假制假等與供應鏈非相關問題。這些問題的解決需要訴諸于其他渠道、方式,因此不在本文討論范圍之內。

1.1問題的分類

依據供應鏈的流程劃分,救災物資存在的問題可以分為四大類。它們依次存在于物資的接收環節、物資存儲環節、物資分配環節以及物資監管環節中。

1.1.1物資接收環節。物資接收審核不嚴密。在應急供應鏈的實施過程中,對于捐贈的物資通常來者不拒,導致獲贈物資的品種過于繁多、質量參差不齊。不利于物資的科學合理調配,還可能導致人力資本浪費、存儲空間浪費等問題,增加應急供應鏈的成本,降低運作效率和響應性。

接收物資信息登記不到位。由于救災物資捐贈時間、數量的不確定性,很多接收物資沒有登記其詳細信息。從而造成物資信息不透明,并對供應鏈中的后續環節產生不利影響,降低物資管理的時效性。

1.1.2物資存儲環節。物資存儲無序。由于地震災害的突發性,很多物資存儲倉庫都是臨時搭建,管理人員也多為臨時抽調人員,沒有受過系統的訓練,加之時間緊迫沒有一套合理的規范流程,在物資存儲中各種物資不論其種類、保質期長短全部堆放在一起。由此引發了物資盤點不便、物資出庫搬運耗時、物資管理混亂、部分物資流失等問題。此外由于物資無序,不利于掌握物資信息,無法對物資進行合理調配,因而出現了某些物資過期而造成的大量浪費,這是物資緊缺的抗震救災工作中亟待解決并必須杜絕的現象。

有特殊存儲要求的物資未按要求存放。一些特殊物資,如藥品、電池等,對物資存儲的要求較高,須避免高溫,要求在特定溫度范圍內存儲;火柴、衛生紙等物資也須要防潮避水。但在物資存儲中,這些有特殊存儲要求的物資并沒有按其存儲要求存儲。地震災害發生后,暴雨、高溫等次生災害頻繁,很可能波及這些未達到特殊存儲要求的物資,造成物資損失。

1.1.3物資分配環節。物資分配不合理。排除交通中斷、通訊設施中斷等不可抗拒因素,物資分配不合理主要表現為一些受災地區由于賑災物資大量到達而產生物資浪費現象,而一些地區則由于物資奇缺造成災民基本生活難以保障,個別地方甚至出現了物資哄搶現象。另外,由于物資分配不合理,物資配給存在不平衡的現象,單一物資重復運送,另一些物資則相對不足。

物資發放欠妥善。同樣排除交通中斷、通訊設施中斷等不可抗拒因素,在物資發放時,由于物資存儲、物資發放前的核查工作力度不夠,出現了發放物資變質、過期或損壞等現象。影響了抗震救災工作的整體質量,對受災群眾的基本生活構成危害。

1.1.4物資監管環節。物資監管環節的問題主要是監管力度不夠。導致某些不法分子挪用、私吞救災物資,造成救災物資的流失,危害國家及受災群眾的利益。這些問題一旦公開,將會造成極壞的社會影響,有損政府的公眾形象。

1.2問題的解決

上述問題存在于應急狀態下的供應鏈的整個過程,如何解決這些問題事關抗震救災的最終成敗。通過研究和在彭州的具體實踐,我們認為只要建立一套完善的應急供應鏈管理流程,構建一套成熟的應急供應鏈物資管理工作標準,為救災物資管理搭建一個透明通暢的信息溝通平臺,上述問題就能迎刃而解。

2構建應急供應鏈管理流程的必要性

2.1傳統供應鏈與應急供應鏈的差異

2.1.1運作環境。傳統供應鏈是在一般常規條件下運作,而應急供應鏈通常以突發的災害事件或非常態事件為背景,災害發生的時間、波及范圍及強度具有不可預測性,從而導致應急供應鏈的需求完全無法預測,并且物資的需求具有峰值性,隨突發事件時間的推移而對物資有不同的需求。

2.1.2參與主體。傳統供應鏈的參與主體一般由供應商、制造商、分銷商、零售商及顧客組成。而應急供應鏈的參與主體則是多樣的,包括政府、軍隊、社會團體、企事業單位以及志愿者等共同參與。此外,應急供應鏈的參與主體具有動態性和不確定性,不同階段的參與主體有所不同。他們的合作屬于松散型合作關系。

2.1.3供應鏈的核心目標。傳統供應鏈的核心目標是通過整個供應鏈的協調達到整體效益的最大化。應急供應鏈則強調高度的時間響應性,為了獲得高響應性,往往不惜以犧牲成本為代價。

2.1.4協調者不同。傳統供應鏈的協調者通常是供應鏈中的核心企業,通過核心企業對整個供應鏈的協調,達到整體的優化。然而,核心企業對供應鏈中的成員不具備管理的權利,只是基于某些合作契約進行協調。而在應急供應鏈中,協調者是政府機構,除了使用協調手段之外,還會采用某些強制手段進行管理。

2.1.5決策不同。傳統供應鏈中的很多決策,涉及的是例行問題,使用程序化決策就可以解決。而在應急供應鏈中,由于事件的突發性,需要做出的決策多為例外事件,并且時間、信息有限,需要采取非程序化決策。

2.2構建應急供應鏈管理流程的必要性

由于傳統供應鏈與應急供應鏈的巨大差異,由傳統供應鏈完成應急使命是不切合實際的。目前國內外對于應急供應鏈的研究才剛剛起步,并且只停留在概念、理論層面,在實際應用領域的研究不多。但是由于突發事件的頻繁發生,在應急供應鏈管理中急需一個應用性廣,操作性強的標準化的流程出現。因此,建立一套合理的、操作性強,在實踐中具有指導意義的應急供應鏈救災物資管理流程,并由政府來主導,使用強制和激勵相協調的方式來管理應急供應鏈,才能達到應急狀態下所需的高響應性,才能高效地完成救災物資的管理、調配、發放工作,受災地區人民的最基本生活才能得到保障。

在此次抗震救災中,很多的地方政府及社會團體的救災物資管理工作已經初具雛形,但是缺少一個統一的標準,使得救災物資管理工作出現了一些問題。這就需要構建一個合理的供應鏈物資管理的流程來指導供應鏈的各個參與主體在整體流程的框架下開展工作。

3應急供應鏈物資管理流程的構建

3.1設計思想

我們根據救災物資從抗震救災指揮中心到最終使用者整個過程,設計了救災物資管理的總體流程。它是救災物資管理工作的宏觀框架,包含了抗震救災物資管理工作的各個方面。在整體流程的基礎上,我們將其中的關鍵環節細化,設計了17個子流程,包括了應急供應鏈管理的各個方面,每個流程都設計了多個細分的步驟,便于實施操作。

在流程的運用中,總流程對應的責任單位為抗震救災工作中的最高領導部門——指揮協調組,指揮協調組依據總體流程對各個下級管理組進行統籌管理。每個子流程由不同的管理組進行管理,并直接向指揮協調組負責。從而保證抗震救災物資的管理工作權責分明,責任落實到具體單位,確保抗震救災工作可以有條不紊地進行。

3.2總體流程

在應急供應鏈物資管理的總體流程的設計中各項基本環節由不同的管理組負責,主要包括指揮協調組、物資接收組、物資調配組、物資組織組、庫房管理組等(見圖1)。各管理組負責物資在該組的安全流動,并向最高指揮協調組直接負責。

總體流程的設計為救災管理工作構建了一個總體的框架,使得抗震救災的物資管理工作能夠從全局出發,尋找整體的最優化。總體流程中每個關鍵的節點都可以細分為一個子流程,每個子流程在總流程的指導下進行,每個子流程的運作構成了整個總流程,整個總流程就是應急供應鏈的物資流動過程。

3.3子流程

子流程對應于抗震救災中的每個環節,為了使子流程便于理解,我們為每個子流程編制了工作標準。我們在為彭州市設計抗震救災的子流程時,主要包括物資接收、入庫、出庫、調撥、發放以及關鍵物資的管理等17個子流程。鑒于篇幅有限,本文僅列舉兩個子流程進行分析。

3.3.1非調撥物資接受流程(鄉鎮級)。以鄉鎮級的抗震救災點為例,其接受的物資可以分為兩種,一種是上級抗震救災中心調撥至救災點的物資,可將其稱為調撥物資,這物資信息具有可獲得性,管理較為容易;另一種是社會團體、企事業單位或者個人捐贈的物品,這些物資的抵達時期、種類、數量等信息都具有高度的不確定性,并且由于數量眾多,對它們進行管理相對比較困難。因而我們針對非調撥物資的這些特點設計了非調撥物資接受流程(見圖2)。

3.3.2使用人物資接受流程。應急供應鏈運作的最終目標就是保證物資及時準確的發放到受災群眾手中。然而在應急供應鏈中,受災群眾與指揮中心距離遙遠,若指揮中心不能及時獲知他們的物資接受及使用情況,則無法保證將最急需的物資發放到他們手中,從而影響受災群眾的基本生活,無法保障他們的生命安全。因此在設計使用人物資接受流程(見圖3)時,我們強調了信息的透明公開及反饋效率,并設置了信息公示這一步驟,使用人可以對物資的發放工作進行監督,保證信息的透明度。 3.4實施要點

3.4.1流程實施的工作標準。整個應急供應鏈的物資管理流程涉及的眾環節密切相連,每一個流程的效果都直接關系到下一步流程的實施,加之應急供應鏈在實施過程中,時間和信息稀缺,因此如何保證各個環節及時準確的實施,是必須予以考慮的問題。

在設計彭州的物資管理流程時,我們為每一個流程編制了一個工作標準,每個流程圖的每個節點都有與之相對的標準解釋。在標準中,我們提供簡潔但標準化的實施步驟,使得每個節點的實施簡單易行,提高了整個供應鏈的響應性。

3.4.2流程實施的時間要求。應急供應鏈物資管理工作的核心要求就是高度的時間響應性,因此時間因素在物資管理工作中的重要性就凸現出來?？刂屏鞒虒嵤r間,提高各個子流程的響應性,整個應急供應鏈的響應性才能提高。

針對時間響應性的要求,我們對每個子流程中每個步驟所需的時間做了合理限定,通過實地調研,確定了其合理性,最終以文本形式固定下來,交由受災地區抗震救災管理部門予以實施,并在實施中取得了良好的效果,保證了整個應急供應鏈的時間響應性。

3.4.3流程實施的信息控制——單據的使用。應急狀態下,信息稀缺,信息的通暢透明成為制約應急供應鏈的重要因素,如果信息溝通不暢、信息斷鏈,那么信息因素將成為整個應急供應鏈物資管理流程的瓶頸。在應急供應鏈的物資流動過程中,不具備傳統供應鏈中依靠IT技術完成信息交互的條件,因此需要尋找一種新的途徑來完成信息的交互工作。

我們根據災區的實際情況,設計了使用單據的方式來實現信息的交互,每個子流程都有依據其特點、流程主體為依據設計的多聯單據,每份單據都包括:物資名稱、品種、規格、數量、價格以及地點、時間、責任人等重要信息,根據流程不同單據信息又有所區別,例如物資的入庫流程中還需包括物資的存儲要求等信息,而物資的接受環節則需包括物資接收單位或物資接受者的名稱等。這樣就可以保證物資信息透明公開的在整個供應鏈流程中傳遞,以便接受來自新聞媒體、人民群眾等各方的監督。

每個流程單據的填寫由該流程的主要責任單位負責,每份單據至少包括兩聯,每份單據都會有一聯呈交指揮協調組存檔備案,以備查驗。單據的設立除了可以保證信息的透明通暢,并且使得各個流程工作的責任落實到具體的單位,遇到問題直接依據單據的內容尋找相關責任單位,避免了應急狀態下的工作混亂、權責不明。

4應急供應鏈物資管理前景展望

目前,我們的應急供應鏈的物資管理工作受到國家自然科學基金委的支持,以汶川地震重災區之一彭州市的實際情況為背景來研究和設計,這套物資管理流程的實施在彭州市獲得了成功,也引起了其他地市的關注,都江堰等市也根據自身情況借鑒了彭州的經驗,引入了部分流程進行救災管理,也取得了一定成效?？梢?應急供應鏈物資管理流程具有較強的可移植性,對整個地震災區的救災及重建工作具有一定的指導性,將其在地震災區推廣使用,很有可能取得成果并取得較大的社會效益。

此外,由于應急供應鏈具有一定的共性,其物資管理工作也具有一定的共性,我們設計的物資管理流程亦可以推廣至其他應急供應鏈的物資管理工作中。尤其是在我國這樣一個自然災害頻發的國家,應急供應鏈的物資管理流程在諸如洪水、雪災、臺風等自然災害的物資管理中也具有一定的借鑒意義。

在我們設計這套物資管理流程時,由于時間緊、任務重以及設計者水平的限制,其中難免有不妥之處,諸如如何解決由于物資管理工作中由于人員短缺造成的物資盤點困難;如何進一步建立數據庫進行管理等都是我們需要深入研究的問題。

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