企業職工檔案管理中存在的問題和對策

張明琴

【摘 要】企業職工檔案記錄著職工錄用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔、任用、業務技能、工作表現以及工作變動等過程中形成的信息資料,是企業發展和職工活動的真實記錄,是國家檔案的重要組成部分。本文分析了企業職工檔案管理中存在的問題并提出了對策。

【關鍵詞】企業職工 檔案管理 規范化

一、部分企業職工檔案管理的現狀

1.企業沒有建立規范的職工檔案,職工合法權益得不到保障。目前我街道新開工或擴建的規模以上企業民營、外資企業達500多家,當地、外來職工人數已達20多萬,由于多種原因,近一半的企業沒有建立職工檔案,新進職工與離職職工沒有記載,職工技術職稱及技能不能確定,因沒有文字記錄,也就沒有企業來管理,養老醫療等應享受的待遇使職工不能享受。

2.部分企業職工檔案資料收集不規范。有四個方面的原因:一是企業在招用職工時,沒有立即為其建立檔案,故沒有招工登記表等資料。二是企業雖然建立了職工檔案,但沒有把職工的定級表、勞動技能鑒定表等資料歸檔,至使不少個人資料遺漏遺失。三是國有、鄉(鎮)企業改制后,不與職工簽定勞動合同,對辭退的老職工也沒有終止或解除合同,致使檔案中沒有《勞動合同書》或《解除勞動合同證明書》。四是企業對職工檔案管理混亂,造成職工檔案遺漏遺失嚴重。

二、職工檔案管理中存在的主要問題

1.現行檔案管理體制與經濟發展不相適應。企業職工檔案由企業多個中層部門管理,部門分工交叉重迭。如當地人才交流中心檔案室管理當地、外地大中專畢業生職工檔案,企業人事部門管理著固定工身份、合同制身份和臨時身份的職工檔案。這種管理方式,有悖于企業實行的全員勞動合同制,給企業的職工管理帶來諸多麻煩,不利于維護職工個人利益和勞動力合理有序流動。企業改制后,沒有了上級主管部門,企業對檔案管理的重視程度逐漸減弱,職工檔案或有或無的責任問題無部門追究,對已建好的職工檔案,因人員變動等原因得不到妥善保管而丟失,職工在調動工作時找不著檔案或把檔案長期存放在個人手里的現象也很多,部分企業為達到控制職工的目的,扣押職工檔案,使調離的職工辦不成調動手續,造成人走多年,檔案還在原單位的情況。這些問題的出現,影響了職工檔案管理的規范和安全,同時也侵害了職工的個人利益。

2.企業檔案管理人員綜合素質低,不能適應檔案工作發展的需要。由于部分企業沒有認真負責地填寫職工檔案材料,致使檔案錯漏百出,給勞動保障部門辦理職工失業、養老、退休等手續增加了很多難度。

3.檔案保管條件太差,影響了檔案的安全。檔案管理的軟硬件建設配備較差,檔案室達不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過且過,責任意識不強,檔案業務不熟悉,年復一年,檔案管理形成了惡性循環,出現了檔案越管越差,越管越少的現象。

三、職工檔案規范化管理的有效措施

1.依法治檔,加大對企業職工檔案的管理力度。地方檔案行政部門要突出抓好對企業依法治檔的嚴肅性和規范性,力求在檔案法制建設上有新的進展。依法治檔是促進企業職工檔案全面、規范的根本保證。地方檔案行政部門要行使行政執法能力,提早介入企業職工檔案的規范化管理進程,完善檔案執法監督機制,推進依法治檔水平。要加大對企業檔案法規的宣傳教育,著重提高全社會特別是各級企業領導層的檔案法制意識,在企業職工建檔問題上,地方檔案行政部門一定要按照《檔案法》的要求,嚴格標準,嚴格執法,嚴格監督,不當老好人,不去應付或有差不多就行的意識,更不能把《檔案法》當作一種軟法去執行。

2.建立與社會經濟發展相適應的現代職工管理體制。管理方式應適應企業發展和勞動力市場發展需要,企業職工檔案由現在的多級分散管理要逐步過渡為集中統一管理,有條件的企業獨立管理職工檔案,條件不具備的企業可以讓地方勞動人事服務中心代為管理。養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險等檔案也可以由地方勞動人事服務中心代為管理,這樣既能有效地保障了職工的個人利益,方便了企業對職工或職工檔案的管理,避免不利于職工檔案保管和利用等現象的發生,積極發揮勞動保障部門的服務職能,提高了辦事效率。

3.做好企業檔案管理的基礎性工作。企業應嚴格執行《檔案法》的各項規定,健全檔案管理制度,認真負責地為職工記錄、整理、保管好檔案材料,定期督促、檢查,發現問題及時整改,保證職工檔案資料的齊全、完整和真實。要加強對檔案管理人員的素質培養,定期參加地方檔案行政部門組織知識培訓,加強檔案人員職業道德和愛崗敬業教育,使檔案人員在執行政策、規范操作上適應企業需求,從而全面提高檔案管理水平。

4.加強企業職工檔案管理,實現檔案規范化管理,確保企業職員的合法權益得到保障。為了地方經濟發展,為了企業職工檔案規范化的管理,筆者建議地方檔案行政部門、勞動人事保障部門應從實際出發,是否聯合制定一個企業職工檔案管理的規定或實施意見,不論企業規模的大小,都必須建立統一、標準和規范的職工檔案管理體系,有條件的企業可以進行檔案信息化的管理。每年要定期對轄屬企業進行一次嚴格的職工檔案執法抽查,對職工檔案達不到要求的,要根據《檔案法》的要求進行相應的經濟處罰。必須做到不手軟,不走過場,以法辦事。

大中專院校、技工學校畢業生畢業后,其檔案資料應統一移交所在地勞動人事檔案服務中心檔案室實行綜合管理,當大中專院校、技工學校畢業生到企業工作后,勞動人事服務中心檔案室可根據企業自身管理情況,逐步地將職工檔案移交企業管理或繼續由勞動人事服務中心檔案室負責保管。

對于職工流動的檔案管理,筆者認為,檔案的移交保管方式有二種:一是職工與原單位解除或終止勞動合同后又到新單位工作的,若新單位具有檔案管理條件的,可以把檔案移交到新的單位管理,也可把檔案移交地方勞動人事服務中心檔案室保管。二是職工與原單位解除或終止勞動合同后,又重新就業的,若新單位沒有檔案管理條件,則應把檔案移交到勞動人事服務中心檔案室。

嚴禁涂改或遺漏遺失檔案。企業或勞動人事服務中心檔案室,當發生涂改或遺漏遺失檔案資料時,要及時報告當地檔案行政管理部門或上級主管部門,應及時采取補救措施到有關部門補辦有關資料,并追究有關部門或當事人的責任。