地震引發的思考

摘要：現行文件對災后恢復和重建工作具有重要作用，其價值不亞于檔案。現行文件對于災后恢復和重建工作的作用是直接的，也是無可替代的。因此，對現行文件的安全管理工作尤顯重要，有必要分析現行文件安全問題，得出對現行文件的安全管理和災后搶救措施。

關鍵詞：地震 現行文件 安全管理 災后重建

汶川大地震造成災難性破壞，現行文件在地震中也受到嚴重的破壞。本文總結現行文件管理不到位的教訓，討論現行文件的安全管理。

對檔案的災后搶救工作，國家檔案局下發了《關于加強震區檔案安全保護和服務工作的緊急通知》，提出災后檔案安全保護要求，而對正在發揮現行作用的文件卻沒有提及。實際上。正在使用的文件價值更大，因為沒有集中保管。散落在工作的各個地點，給文件的搜救工作帶來更大困難，文件的損失也會給災后重建帶來困難。

1 現行文件對災后恢復的重要作用

1.1 現行文件對于災后重建工作的開展起到至關重要的作用。地震中丟失的現行城建文件——各類建筑圖紙，對尚未竣工的房屋、橋梁、道路的重建、修建和繼續建設都起著至關重要的作用。如果這些文件能被搜救出來，對工程師來說，既能節省再次設計的時間，而且還可以從舊有的圖紙中找到薄弱環節進行修改，改善建筑結構，增強建筑物的堅韌度，把災難的破壞程度在設計階段就降到最低。

地上地下管線圖紙對工程施工也起著借鑒作用，工程師要根據管線位置、深度和走向確定建筑的位置、深度和走向。

這些圖紙的丟失，給工程師工作帶來巨大挑戰。既要重新設計建筑圖，又要通過挖掘來探測管線的位置，工程中對基礎設施的破壞加重了災區的負擔。

正因為這些文件的重要性，此次救災工作包括了對建筑資料的搜救。“溫家寶強調，我們將收集這次地震中倒塌的重要公共建筑，包括學校、醫院、機關等的建筑資料，從這次地震災害中總結經驗。為日后重建提供科學依據。

溫家寶說，人民解放軍和武警出動了11萬官兵，搜救了每一個村莊。各省市和各路救援大軍的物資紛紛運抵災區，中央財政已經安排了數百億元人民幣用于救災，并且我們為恢復重建建立了750億元人民幣的地震恢復重建基金，明后兩年還要繼續追加。”

災后重建，不僅僅是建筑一個方面，而各類建筑圖紙只是重建所需要的一個方面。地上地下管線對搜救工作的影響，人口戶籍及單位人員名冊對傷亡人口的確定，災后對人員的安置等都需要完整的現行文件，而現行文件的缺失給災后的重建工作帶來了難度。

1.2 現行文件對于災后日常工作的繼續開展也起到極其重要的作用。以銀行的現行文件——還貸合同為例，如果這部分文件丟失，不良借貸用戶就趁此機會抵賴或者拒不償還，這對國家經濟建設是不利的。即使由于不可抗拒的原因。貸款無法繼續償還，有這部分文件作為參考，就可以向國家提出申請，也可以依據它進行財政預算和銀行結算。筆者本科階段申請了國家助學貸款，目前正在依合同承諾的期限按期還貸。曾在銀行整理過助學貸款文件，發現銀行對現行文件的安全管理做得很不夠：文件隨手放在辦公桌上，雖然工作人員可以互相看管，但是工作忙起來，各做各的事，若有人將其中的一兩份文件拿走，誰也不會發現。

銀行的現行文件不僅限于此，各種合同、借貸記錄、流程單等都可以作為貨幣流通的依據，此次地震給銀行現行文件帶來的破壞是嚴重的，搜救工作也涵蓋了銀行的各類資料。“據鐵軍高炮團政委張博介紹，鐵軍高炮團15日全面展開救援工作，主要擔負的任務是：清理、保護映秀鎮農業銀行、建設銀行和信用社的現金、證券和檔案資料，清理映秀鎮派出所戶籍檔案和武器。

在映秀鎮農業銀行搶險現場，記者看到高炮團二營四連官兵正在緊張地清理和搬運倒塌的建筑材料。

參加搶險的這支鐵軍部隊，14日經過13個小時從都江堰徒步行軍進入映秀。截至15日14時，清理出派出所和銀行的一些重要檔案資料。”

災后，一切活動還要繼續。地震帶來的現行文件的缺失，使得許多工作中斷甚至無法繼續進行，這對災后恢復和重建也是非常不利的。災區學生的考試和升學都需要其在校成績、戶籍證明和學校評語，而這些現行文件的缺失，給學生的考試和升學帶來很大不便。

2 現行文件的安全管理措施

2.1 首先要從思想上著手。一般情況下文件都能受到良好的保護，按時移交，裝訂或裝盒，存入檔案柜，保管于庫房，并且都編制定了目錄。綜合性檔案館還會對特定的文件進行編研，或者編寫大事記。然而并非所有文件都能得到如此好的待遇，一些現行文件沒有及時移交，更不用說受到專業的管理。對現行文件的重要性認識不夠，造成文件不能及時歸檔，甚至散失、遺失的后果。文件隨手放在辦公桌上，找一份文件要翻遍整個桌子。一旦發生諸如火災、水災、地震等災害，這些還沒有“戶口”的文件，通常也是“現行文件”，就受到毀滅性破壞——散失、遺失或者消失，對災后重建不能發揮作用，延誤工程進程。加重專家的工作量。

因此，要對文秘工作者及其領導進行文件重要性思想教育，加強對現行文件保管工作年度指導。灌輸重視現行文件的思想，隨時隨地將現行文件的重要性考慮放在第一位，隨手將文件安置在安全處所。

2.2 要從財政預算和人員設置上著手。行政機關通常將現行文件移交到本部門的檔案室，或者交由檔案員管理，而企業、銀行、社會團體一般不會將文件移交到專業的保管單位或機構，而是保管于本機構的辦公室，規模較大的機構則由檔案室集中保管本機構的文件。對于辦公室和檔案室里的文件，機構不會出大力氣管理，在機構的預算中幾乎沒有關于現行文件管理的支出，其管理人員通常由文秘工作者兼任。文秘工作者有一定的文件管理技能，但由于工作的原因，不能在現行文件管理工作上花足夠的精力，不能發現現行文件管理中的問題，也不能發展出現行文件管理新技術，就更不能實現現行文件的安全管理。

因此，機構需要增加文件管理預算一項，增設專職文件管理人員。進行專業的培訓，使其在現行文件管理工作上做到專業、及時，達到安全的目的，以利于保護現行文件的完整性，更利于將來的利用。

2.3 要從制度上著手。大多數情況下，各個機構不會在制度上對文件管理工作進行規范。這是一個嚴重的缺失。當思想上沒有足夠重視的時候，可以用制度在一定程度上進行彌補。

各個機構應該根據本單位的特點制定現行文件管理工作制度，從制度上規范文件管理工作，同時也對非文件管理人員相關行為進行規定，通力合作。賞罰嚴明，將現行文件管理工作做好。

2.4 要從法律上進行規定和處置。對于檔案的安全管理，國家已經制定《檔案法》等法律法規。對現行文件的管理，法律條款有相關規定。也有部門規定。但還沒有上升到專門法律的高度。

為了使現行文件的安全管理更加得力，應該對現行文件的管理進行專門的立法。對違反現行文件管理法律的行為及時處理，并對文件及時處置，以達到安全管理的目的。

3 災后對現行文件的搶救措施

災后現行文件的搶救工作也可以借鑒檔案的安全保護和服務工作的做法，它們在很多方面都是相通的。沒有絕對的界線。

5月12日，四川省汶川縣發生了里氏8.0級地震。5月14日，國家檔案局下發《關于加強震區檔案安全保護和服務工作的緊急通知》，要求災區各級檔案部門和檔案工作者團結一致、眾志成城，全面開展抗災自救，力爭把災害造成的損失降低到最低點。除了要做到《通知》規定的條款以外。現行文件的搜救工作還要從以下幾個方面入手：

3.1 要從原辦公地點入手。由于工作習慣和慣例，現行文件通常留存于辦公室，要全面搜救現行文件，必須從原辦公室人手，從辦公桌所在位置尋找災前正在使用的文件。這些文件對災后工作的繼續開展和階段總結都有直接的依據和參考作用。

3.2 要從檔案室入手。較大機構通常有檔案室，考慮到現行文件的統一保管。一些現行文件被提前歸檔，安置于檔案室內。搜救現行文件的工作，要深入到檔案室，也把半現行文件一并搜救出來，為災后重建工作發揮作用。

3.3 要從已經搜救出的現行文件上入手。由于災后建筑物倒塌和天氣的原因，不可能把所有現行文件都搜救出來，實際上，能搜救出來的只是很少的一部分。要發揮現行文件的價值，不完全要從文件本身入手，還可以從其他文件人手，恢復和補充出一些已經無法挽救的文件，為災后重建工作提供幫助。

3.4 要從人員入手。機構的文秘人員，也可以為災后現行文件的恢復提供線索，雖然不能完全恢復，也不能保證文件的原真性。但是可以為災后日常工作的繼續開展提供一定程度的依據。

現行價值，集中體現了現行文件發揮的重要作用，也是文件產生的原因。要使其現行價值得到實現，現行文件的安全管理勢在必行。從此次地震中我們吸取的教訓已經足夠，為了讓災后建設進展順利，為了方便文件的后續管理工作的順利進行，對現行文件的重視絕不能低于檔案。其管理工作，可以借鑒檔案安全保護和服務工作的做法。

救災工作現場產生的現行文件，由于救災工作條件的限制，通常會丟失。在緊急情況下，更多考慮的是人的安全，文件的安全往往讓位于人。這些文件對災后日常工作的開展有巨大的指導作用，對將來的學術研究具有借鑒意義，應該得到很好的保護，進行安全管理，這方面的工作還有待進一步完善。