基于作業流程的第三方物流配送中心信息系統設計

王 珂

摘要:以一般第三方物流配送中心的業務需求為基礎,依據具體的物流作業流程設計業務功能模塊,提出了第三方物流中心管理信息系統設計方案,旨在提高物流配送中心業務的自動化水平,管理信息化水平以及第三方配送中心的物流信息化水平。

關鍵詞:第三方物流;信息化;業務流程;功能模塊

中圖分類號:F724.6文獻標識碼:A

Abstract: This paper was based on the general business needs of third-party logistics delivery centers. According to the specific logistics operation processes to design business function modules, this paper rised the third-party logistics center management information system program, in order to improve the automation of operations, management information level, as well as logistics information level of third-party logistics distribution center.

Key words: third party logistics; information; business process; function modules

隨著經濟的發展,第三方物流配送中心的經營模式發生著巨大的變化,現代第三方物流配送中心各項功能的實現,其核心是信息系統的建設。因此,物流信息系統是配送中心的靈魂,物流信息系統的構建是配送中心能否發揮作用的關鍵。信息化是現代物流的一個基本特征,并已成為配送中心提高物流水平服務水平、獲取競爭優勢的重要手段之一。

配送中心的信息系統建設是配送中心必不可少的重要內容。為實現多品種、多頻度及時配送的要求,減少缺貨率,降低配貨的差錯,提高勞動率,降低成本,就必須依靠信息系統的管理。配送中心的信息系統與各種的自動化設備和自動化技術密切相關。自動化立體倉庫、自動分揀設備及條形碼、智能卡等自動識別技術的應用,為配送中心的信息系統建設起到促進和推動作用。

1第三方物流配送中心物流作業

第三方物流配送中心作為供貨商與銷售商之間的紐帶,具有訂單處理、倉儲管理、接貨配送等功能,成為流通過程中的重要物流結點。許多配送中心甚至擁有最終渠道、采購、產品設計及開發品牌,并且在開拓市場、尋找客源方面服務。在產銷垂直整合方面,配送中心具有縮短上下游產業流通過程,減少產銷差距的中介功能,還可以為處于水平關系的同行業間的交流提供整合支持,以最大限度的降低成本。物流配送中心一般作業流程如圖1所示,下面主要介紹作業流程中各環節的工作內容。

(1)市場開發:除實際的配送作業外,還需要進行市場開發作業,讓客戶了解物流配送中心的功能服務特色并獲得客戶的需求。如數據分析、商品管理、客戶管理等。在物流配送中難免發生退貨作業,在整個物流系統中,商品的退貨作業一般比較容易忽視。退貨作業內容本身比較復雜,作業量比較大,尤其是退貨商品的檢驗、退貨數量的核查等工作耗費大量的時間和人力。退貨作業除退貨商品的檢驗、退貨數量的核查外還需將可用的商品重新入庫、可修補商品送往流通加工區處理、不可用的商品給予報廢,并且統計各項送修,報廢數量以供解決檢查庫存、出貨流通加工、配送過程的問題。

(2)訂單處理:一般來講,配送中心的交易始于客戶的詢價、業務報價,然后是訂單的接收,業務部門需要查詢出貨日的庫存狀況、裝卸能力、流通加工能力、配送符合等能否滿足客戶需求。無法按客戶的要求交貨時,業務部門需要進行協調。由于配送中心不能隨貨收款,因此在訂單處理時,需根據公司對客戶的信用狀況進行核查。另外,統計該時段的訂貨數量,并調貨、分配出貨程序及數量。退貨數據也在此階段處理。此外業務部門還需制定報價計算方式,做報價歷史管理,制定客戶訂購最小批量、訂貨方式或訂購結賬截止日期。

(3)采購:接受訂單后,配送中心需要向供貨廠商或制造廠商訂購商品。采購作業包括商品數量統計,向供貨方查詢交易條件,然后根據所需數量及供貨廠商提供經濟訂購批量定出采購單。采購單發出后則進行入庫進貨作業,由于商品必須購入后才能出貨,因此議價功能對配送中心非常重要。議價則需要配送中心多方詢價、統計訂購量;建立廠商管理系統,對供貨價格、商品質量、交貨日期等進行管理。

(4)進貨入庫:開出采購單后,入庫進貨管理員即可根據采購單上預定入庫日期進行入庫作業調度。在商品入庫當日,進行入庫資料核查、入庫質檢,當質量或數量不符時進行適當修正或處理并輸入數據庫。商品的入庫有兩種作業方式;商品的入庫上架和直接出庫。商品入庫上架:等商品出庫需求時再出貨。商品的入庫上架可由計算機或管理人員按倉庫區域規劃管理原則和商品的生命周期原則來指定商品的存放位置并登記,以便以后庫存管理和出貨查詢。直接出庫此時管理人員需按照出貨要求將商品送往指定出貨碼頭或暫時存放地點。入庫搬運過程中需由管理人員選用搬運工具、調派工作人員,并安排工具、人員的工作流程。

(5)庫存管理:庫存管理作業包括庫區管理及庫存控制。庫區管理包括:商品在倉庫內的擺設方、區域大小、區域分布等規劃,商品進出庫方式的選擇,進出貨方式的確定,如商品所需的搬運工具、搬運方式、倉儲區貨位的調整及變動等。此外,庫區的管理還包括容器的使用與保管維修。庫存控制則需按照商品出庫數量、入庫所需的時間來制定采購數量及采購時間,并計劃好采購預警系統;制定庫存盤點方法,定期打印盤點清單內容清查庫存數、修正庫存賬目并制定報表。

(6)補貨揀貨:統計客戶訂單即可知道商品的真正的需求量。在出庫日,當庫存數量滿足出貨需求時,可根據需求數量打印出庫揀貨單及各項揀貨指標,進行揀貨區域布置,工具選用及人員調派。出貨揀取不只包括揀取作業,還需補充揀貨貨架上商品,使揀貨不至于缺貨。這包括補貨量、補貨時點、缺貨作業水準的確定和補貨作業人員調派。

(7)流通加工作業:配送中心的各項作業中,流通加工能提高商品附加值。包括商品分類、過磅、拆箱重包裝、貼標簽及商品組合包裝。這就要求需要進行包裝材料及包裝容器的管理、組合包裝規則的制定、流通加工包裝工具的選用、流通加工作業的調度、作業人員的調派。

(8)出貨作業處理:處理完成商品揀取及流通加工作業后,即可進行商品出貨作業。出貨作業:根據客戶訂單為客戶打印出貨交易計劃,制定出貨調度計劃,打印出貨批次報表,出貨商品所需要的地址的標簽及出貨核對表;由調度人員決定集貨方式、選取集貨工具、調派集貨作業人員并決定運輸車輛的大小與數量;由倉庫管理人員決定出貨區域的規劃布置及出貨商品的擺貨方式。

(9)配送:配送作業包括商品裝車并實際配送,劃分配送區域、路線安排,由配送路線選用的先后次序來決定商品的裝車順序,并在商品配送途中進行商品的跟蹤、控制及配送途中以外狀況的處理。

(10)會計:商品出庫后銷售部門可根據出貨數據制作應收賬單轉入會計部門作為收款憑據;商品入庫后,則由收獲部門制作入庫商品統計表,以作為供貨廠商核算之用,并由會計部門制作各項財務報表供經營政策制定及經營管理參考。

(11)經營管理及績效管理:通過各種考核評估來實現配送中心的績效管理,并且制定經營策略及方針。經營管理和績效管理可由各個工作人員或中層管理人員提供各種信息與報表,包括出貨銷售統計數據、客戶對配送服務的反饋報告、配送商品次數及所需的時間報告、配送商品的失誤率、倉庫缺貨率分析,庫存損失率報告等。然后,根據各項活動的相關性,將作業內容相關性較大者或數據相關性較大的分成一組群,并將這些組群視為計算機管理系統下的大結構。

2信息系統基本業務功能模塊

2.1系統的設計特點。該系統按照圖2所示的系統架構開發,基于ASP.NET和Java Script技術開發,只需有瀏覽器即可訪問。備份數據庫服務器中保存,并有詳細的物流業務和記錄。為物流配送中心內部貨代商內部局域網,提高物流配送中心運營效率。

2.2設計原則。在系統的設計中,實用性為原則,兼顧系統的先進性、安全性、可靠性和容錯性、開放性和標準化、可擴展性、可管理性、規范性和投資保護。用先進的理念去構建整個模塊框架,按照實用的尺度來發展目前的應用范圍和領域。同時所架構的系統平臺成為一個可以不斷包容各種應用、不斷擴展功能的體系,為系統今后功能的不斷完善打好基礎。

2.3主要業務功能模塊。(1)采購進貨管理子系統:采購進貨是物流企業信息系統資料和實物流程的起始點,該系統的主要目的有效跟蹤從采購活動發生起,到貨物入庫可供出貨的全過程的貨物的數量與狀態。(2)供應商管理子系統:建立供應商檔案,對供應商和采購部門的績效評估可以協助確定采購環節中進一步完善,同事采購部門應和成本核算部門建立有意義的信息通訊,以保證企業的某一環節所提供的信息能在其他環節中反映出來。(3)補貨管理模塊:包括商品資料建檔維護,貨位管理維護系統,庫存管理系統。(4)存貨管理子系統:存貨管理是物流管理信息系統中最基本的功能,是確保企業高效率運轉并為客戶提供良好的服務的重要環節。其基本的管理目標是幫助企業維護準確的庫存量。存貨管理子系統要求反映各種物品庫存狀況,提供基本的庫存分析報告,幫助評價庫存管理的績效。(5)訂單管理子系統:訂單管理作為商業交易的環節是物流企業與客戶的互動作業,從客戶下單、物流企業接單、訂單資料的輸入處理到出貨商品的揀貨、配送、簽收、申請付款、取款,這一連串的數據處理需要物流配送企業與客戶相互配合才能很好的完成,因此,訂單的信息管理極為重要。訂單管理子系統在資料接受之后,主要的信息處理作業是將其輸入系統建立資料檔案,進行訂單確認和庫存分配,并將處理結果打印輸出,再根據這些輸出的單據進行出貨物流作業,提供全程的訂單狀態信息,直至訂單結案。(6)銷售出貨管理子系統:銷售出貨管理子系統通過銷售合同的建立、發貨及開票處理、出貨管理及市場信息的收集、銷售統計、銷售分析與市場預測工作,充分了解市場的銷售狀況,做及時合理的反應,從而滿足客戶的需求,并為客戶決策提供科學依據。(7)運輸配送管理子系統:運輸配送環節是物流作業流程的最后一個環節,也是物流服務時效性水平的集中體現。該子系統接受來自采購和銷售系統的指令性信息,作為物流作業和企業內部成本核算的依據。(8)客戶管理子系統:如何留住老客戶,爭取新客戶,已經是現代企業經營的重要手段之一。市場的激烈競爭的結果使許多商品品質區別越來越小,產品的同質化趨向越來越強,其結構使得品質不再是客戶消費選擇的唯一標準,越來越多的顧客更加看重商家是否能為其提供個性化服務,以及服務質量和及時程度。為此,客戶關系管理已成為滿足這種市場競爭新需求的戰略資源。實施客戶關系管理必須做好客戶信息收集工作,即建立客戶主文件。(9)營運績效管理子系統:依據提供各種信息與報表,包括出貨銷售統計數據、客戶對配送服務的反饋報告、配送商品次數及所需的時間報告、配送商品的失誤率、倉庫缺貨率分析,庫存損失率報告等。并根據以上存在的問題采取相應的決策管理措施。然后,根據各項活動的相關性,將作業內容相關性較大者或數據相關性較大的分成一組群,并將這些組群視為計算機管理系統下的大結構。(10)財務會計子系統:財務會計子系統的目標是用計算機收集處理各種財務數據,從而幫助財務管理人員進行預算控制、成本分析等財務管理工作。因此,財務會計管理子系統應該滿足兩個主要需求:一是記賬、核算、銀行對賬、財務報表等會計核算計算機化;二是將計算機作為輔助工具,進行成本核算、財務分析等管理工作。

3結論

通過物流配送中心信息系統的建立,配送中心可以減少中間流通環節和儲運成本,從而使企業在物流環節上取得降低成本方面的經濟效益。此外,改變了配送中心信息化相對不高的被動式服務的局面,提高了運營效率和區域物流運作效率,降低了物流成本,增加機會,而且大大促進了配送中心作業環境的改善,推進配送中心現代物流發展,提高物流配送中心物流數字化水平,實現相關部門高效地服務和監管,增強物流配送中心綜合競爭實力,進而使物流的速度大大加快,使整個地區的物流、資金流的周轉效率得到提高,取得物流方面整體的經濟效益。

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