電子化采購(gòu)優(yōu)勢(shì)分析及實(shí)施電子采購(gòu)策略

　　[摘要]網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，電子化采購(gòu)以特定的技術(shù)創(chuàng)建了企業(yè)通用的交易平臺(tái)，利用中央數(shù)據(jù)庫(kù)，為買家提供了接觸大量供應(yīng)商的通道，消除了交易中的無用步驟，減少了書面工作和供應(yīng)鏈上的浪費(fèi)，降低了商業(yè)成本，改善了商業(yè)活動(dòng)周期，提升了采購(gòu)行為能力，具有傳統(tǒng)采購(gòu)方式無法比擬的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
　　[關(guān)鍵詞]電子化采購(gòu)；信息化；優(yōu)勢(shì)；策略
　　[中圖分類號(hào)]F253.2　[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A　[文章編號(hào)]1005－6432(2009)02－0134－02
　　
　　電子化采購(gòu)是指通過互聯(lián)網(wǎng)，借助計(jì)算機(jī)管理企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，即網(wǎng)上采購(gòu)。具體講就是通過建立電子商務(wù)交易平臺(tái)，發(fā)布采購(gòu)信息，或主動(dòng)在網(wǎng)上尋找供應(yīng)商、尋找產(chǎn)品，然后通過網(wǎng)上洽談、比價(jià)、網(wǎng)上競(jìng)價(jià)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上訂貨，甚至網(wǎng)上支付貨款，最后通過網(wǎng)下的物流過程進(jìn)行貨物的配送，完成整個(gè)交易過程。
　　
　　1 電子化采購(gòu)優(yōu)勢(shì)分析
　　
　　電子化采購(gòu)使企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)尋找合適的供應(yīng)商和物品，隨時(shí)了解市場(chǎng)行情和庫(kù)存情況，編制銷售計(jì)劃，在線采購(gòu)所需的物品，并對(duì)采購(gòu)訂單和采購(gòu)物品進(jìn)行在途、臺(tái)賬和庫(kù)存管理，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析，網(wǎng)上采購(gòu)使采購(gòu)流程得以優(yōu)化，并在降低采購(gòu)成本、提高采購(gòu)效率、增加采購(gòu)?fù)该鞫鹊确矫媸共少?gòu)企業(yè)和供應(yīng)商雙方受益，實(shí)現(xiàn)“雙贏”。
　　
　　1.1 電子化采購(gòu)可使企業(yè)掌握采購(gòu)主動(dòng)權(quán)
　　首先，企業(yè)根據(jù)自己的實(shí)際需求，通過網(wǎng)絡(luò)公布采購(gòu)的物品及其采購(gòu)的要求，要求供應(yīng)商按需求提供采購(gòu)物資，從而減少了采購(gòu)的盲目性；其次，企業(yè)利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布所需的物品，供應(yīng)商展開網(wǎng)上價(jià)格和質(zhì)量競(jìng)爭(zhēng)，中標(biāo)者將質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的商品配送到指定地點(diǎn)；最后，企業(yè)可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)和供應(yīng)商進(jìn)行溝通，以便及時(shí)獲取售后服務(wù)。
　　
　　1.2 電子化采購(gòu)可使企業(yè)降低采購(gòu)成本
　　網(wǎng)上采購(gòu)擴(kuò)大了供應(yīng)商范圍，從中選擇報(bào)價(jià)和服務(wù)最優(yōu)的供應(yīng)商，突破傳統(tǒng)采購(gòu)供應(yīng)商數(shù)量的局限性，實(shí)現(xiàn)本地化采購(gòu)向全球化采購(gòu)的轉(zhuǎn)變。同時(shí)，網(wǎng)上采購(gòu)可節(jié)省差旅費(fèi)開支，通過網(wǎng)站信息的共享，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。
　　
　　1.3 電子化采購(gòu)可使企業(yè)提高采購(gòu)的透明度
　　電子化采購(gòu)是通過將采購(gòu)信息在網(wǎng)站公開，采購(gòu)流程公開，避免交易雙方有關(guān)人員的私下接觸，由計(jì)算機(jī)根據(jù)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)完成供應(yīng)商的選擇工作，有利于實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，避免“暗箱操作”，提高了采購(gòu)商品和采購(gòu)價(jià)格的透明度。
　　
　　1.4　電子化采購(gòu)可使企業(yè)提高采購(gòu)效率
　　首先，企業(yè)利用互聯(lián)網(wǎng)可快速獲取信息和傳遞信息，節(jié)約了尋找所需物品的時(shí)間，企業(yè)也可根據(jù)自己的要求自由設(shè)定交易時(shí)間和交易方式，縮短了采購(gòu)周期；其次，電子化采購(gòu)實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)信息的數(shù)字化、電子化，提高了采購(gòu)的準(zhǔn)確性；最后，采購(gòu)流程的自動(dòng)化有效地提高了采購(gòu)的管理效率。
　　
　　1.5　電子化采購(gòu)可使企業(yè)優(yōu)化采購(gòu)管理過程
　　電子商務(wù)采購(gòu)是在對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化的基礎(chǔ)上按軟件規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行，可以規(guī)范采購(gòu)行為和采購(gòu)市場(chǎng)，有利于建立一種比較良好的經(jīng)濟(jì)環(huán)境和社會(huì)環(huán)境，減少采購(gòu)過程的隨意性；同時(shí)，網(wǎng)上采購(gòu)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)采購(gòu)行為集中統(tǒng)一，既能降低采購(gòu)價(jià)格，又能使采購(gòu)活動(dòng)統(tǒng)一決策，協(xié)調(diào)運(yùn)作；另外，電子化采購(gòu)是一種“即時(shí)性”采購(gòu)，使企業(yè)由“為庫(kù)存而采購(gòu)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤盀橛唵味少?gòu)”，提高物流速度和庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理向供應(yīng)鏈管理的轉(zhuǎn)變，達(dá)到逐步由高庫(kù)存生產(chǎn)向低庫(kù)存生產(chǎn)的目的，直至實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存生產(chǎn)。
　　
　　1.6　電子化采購(gòu)有利于強(qiáng)化供求雙方的業(yè)務(wù)聯(lián)系
　　網(wǎng)上采購(gòu)把大量的買方和賣方聚集在一起，形成公平的市場(chǎng)交易價(jià)，供求雙方在公平價(jià)格的基礎(chǔ)上建立起長(zhǎng)期的、互利的、信息共享的合作關(guān)系，以保證雙方共同利益，實(shí)現(xiàn)“雙贏”的目的。
　　
　　1.7　電子化采購(gòu)有利于提高企業(yè)的價(jià)值創(chuàng)造力
　　電子化采購(gòu)的價(jià)值創(chuàng)造能力表現(xiàn)為現(xiàn)代企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、生存能力和發(fā)展能力。具體可以表述為企業(yè)充分利用網(wǎng)絡(luò)的搜索能力、交易能力，通過對(duì)企業(yè)內(nèi)部、外部的各種有形資源、無形資源的整合，降低采購(gòu)成本，提高企業(yè)管理效率，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
　　
　　2　電子化采購(gòu)實(shí)施策略
　　
　　電子化采購(gòu)不僅影響到企業(yè)的采購(gòu)流程，還將從根本上改變企業(yè)的運(yùn)營(yíng)方式，企業(yè)只有內(nèi)外結(jié)合、“軟(件)硬(件)兼施”，才能建立一套運(yùn)行良好的電子化采購(gòu)體系，才能充分發(fā)揮電子化采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)。
　　
　　2.1　實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息化
　　電子化采購(gòu)必須有內(nèi)部信息系統(tǒng)做支持，企業(yè)只有建設(shè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)，把企業(yè)進(jìn)貨、銷貨、存貨、生產(chǎn)及財(cái)務(wù)、計(jì)劃等各個(gè)環(huán)節(jié)通過網(wǎng)絡(luò)連接起來，再把內(nèi)聯(lián)網(wǎng)延伸到企業(yè)外部，與電子化采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)接，才能有效發(fā)揮電子化采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)。
　　
　　2.2　采用適宜的電子化采購(gòu)軟件
　　實(shí)施電子化采購(gòu)要求把填寫訂購(gòu)單、審核訂貨單、聯(lián)系供應(yīng)商、選擇供應(yīng)商和采購(gòu)結(jié)算整個(gè)電子化采購(gòu)流程通過網(wǎng)絡(luò)并借助計(jì)算機(jī)軟件來實(shí)現(xiàn)，因此，電子化采購(gòu)必須建立在Internet基礎(chǔ)上，包括CA認(rèn)證、支付功能、定價(jià)服務(wù)、集成功能等，能和ERP及辦公自動(dòng)化等后臺(tái)系統(tǒng)集成。同時(shí)，采購(gòu)軟件要簡(jiǎn)單明了，易于操作。
　　
　　2.3　堅(jiān)定不移地推進(jìn)電子化采購(gòu)和強(qiáng)化人員培訓(xùn)
　　企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)清電子化采購(gòu)是企業(yè)采購(gòu)的發(fā)展趨勢(shì)，充分認(rèn)識(shí)到電子化采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，特別是在提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力方面的重要作用，堅(jiān)定不移地、有計(jì)劃、有步驟地推動(dòng)企業(yè)電子化采購(gòu)的實(shí)施。
　　
　　2.4　嘗試現(xiàn)代企業(yè)電子化采購(gòu)新方式
　　①使用電子采購(gòu)卡。采購(gòu)卡的使用明顯減少了當(dāng)?shù)夭少?gòu)的費(fèi)用，其費(fèi)用節(jié)約主要體現(xiàn)在減少了書面工作，縮短了供應(yīng)商確認(rèn)和訂單處理的時(shí)間，減少了采購(gòu)工作量。②建立網(wǎng)上采購(gòu)中心。建立采購(gòu)中心是電子化采購(gòu)的又一大創(chuàng)新，它將擁有相同產(chǎn)品種類、不同供應(yīng)商的產(chǎn)品目錄在線整合在一起，進(jìn)行聯(lián)合在線采購(gòu)，從而獲得價(jià)格優(yōu)惠，增強(qiáng)了自身的采購(gòu)能力。③集成采購(gòu)/支付系統(tǒng)。集成采購(gòu)/支付系統(tǒng)提供不同的分析程序，控制購(gòu)買和支付決策。通過單一文件維護(hù)所有相關(guān)的供應(yīng)商數(shù)據(jù)，并與支票支付系統(tǒng)接口。
　　
　　3 電子化采購(gòu)的實(shí)施步驟
　　
　　電子化采購(gòu)是通過相關(guān)的應(yīng)用軟件來實(shí)現(xiàn)的，不同的管理軟件提供的解決方案不同，但其基本步驟都是一致的，主要包括：
　　第一步，要進(jìn)行采購(gòu)分析與策劃，對(duì)現(xiàn)有采購(gòu)流程進(jìn)行優(yōu)化，制定出適宜網(wǎng)上交易的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)流程。
　　第二步，建立網(wǎng)站。可以通過虛擬主機(jī)、主機(jī)托管、自建主機(jī)等方式來建立網(wǎng)站，特別是加入一些有實(shí)力的采購(gòu)網(wǎng)站，通過它們的專業(yè)服務(wù)，可以享受到非常豐富的供求信息，起到事半功倍的作用。
　　第三步，采購(gòu)單位通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布招標(biāo)采購(gòu)信息詳細(xì)說明對(duì)物料的要求，包括質(zhì)量、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)等，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)要求等。
　　第四步，供應(yīng)商登錄采購(gòu)單位網(wǎng)站，進(jìn)行網(wǎng)上資料填寫和報(bào)價(jià)。
　　第五步，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集投標(biāo)書或進(jìn)行貿(mào)易洽談。
　　第六步，網(wǎng)上評(píng)標(biāo)，由程序按設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行自動(dòng)選擇或由評(píng)標(biāo)小組進(jìn)行分析評(píng)比選擇。
　　第七步，在網(wǎng)上公布中標(biāo)單位和價(jià)格，如有必要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察后簽訂采購(gòu)合同。
　　第八步，采購(gòu)實(shí)施。中標(biāo)單位按采購(gòu)訂單通過運(yùn)輸交付貨物，采購(gòu)單位支付貨款，處理有關(guān)善后事宜。按照供應(yīng)鏈管理思想，供需雙方需要進(jìn)行戰(zhàn)略合作，實(shí)現(xiàn)信息的共