檔案信息電子化的幾點認識

摘要：本文根據目前檔案管理工作的發展趨勢，對檔案信息電子化過程進行了分析，提出了今后檔案電子化工作的幾點看法。

關鍵詞：檔案信息；電子化

計算機網絡化對于企業檔案管理，無疑是一次檔案管理的革命。我廠檔案管理從純手工的目錄檢索方式，發展到目前的計算機網上目錄檢索。這一轉變把檔案管理人員從繁重的查找工作中解脫出來，提高了檔案的查找速度和工作效率，使檔案工作不再費時費力。檔案電子化是對不同介質的檔案進行數字化處理，建立網上查詢系統，從而實現檔案信息網上全文檢索。我廠檔案電子化工作的開展，特別是《廠電子檔案信息綜合應用系統》的建立，為廠內外檔案利用者查閱、利用檔案資料提供了一個現代化、高效率的管理平臺。

鑒于我廠的實際情況，根據本人的實踐和探索，認為在檔案電子化建設的過程中要充分考慮到檔案信息的數據流程、數據存儲方式和安全性，盡可能利用計算機的網絡技術，以網站的形式來管理和利用檔案，實現檔案信息資源的共享。以下主要從五個方面來談一談我廠檔案電子化的建設過程。

1．數據的流程和存儲

檔案信息電子化在企業開發中應充分發揮計算機網絡在檔案信息管理和傳輸上的優勢。避免“多渠道，多方式”傳輸檔案信息導致信息重復，一致性差、工作量大等弊端。檔案電子化數據流應建立廠(二級單位)、礦(三級單位)兩級網絡體系，原則上二級單位保存的信息，各三級單位不再保存，保證檔案信息的唯一性。建立企業的檔案資源庫，保證了企業檔案信息的共享。需要強調的是要堅持“轉變觀念、統一思想，立足全廠、落實局部”的原則．規范檔案信息傳輸渠道，統一各門類檔案的數據結構。并嚴格遵守國家GB／T18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》。我廠的檔案數據資源是從Notes數據庫中統一提取，導人《檔案信息管理系統》，開展日常的檔案工作和檔案信息網上檢索查詢。

2．數據的安全性

由于檔案資料的特殊性，在檔案電子化過程中還要充分考慮到檔案資料的安全性，這種安全性應包括以下兩個方面。一個是電子檔案資料存儲的安全性，另一個是電子檔案資料查閱的安全性。

2．1電子檔案資料存儲的安全性

檔案的電子化建設極大的方便了查閱，不僅提高了管理部門的工作效率和技術水平，而且可以有效的為科技人員提供科研服務，可以為領導層的決策提供有力的依據。檔案電子化管理后，檔案的管理部門已從過去的檔案的保管部門轉變為企業內部信息的管理中心，這樣電子檔案資料存儲的安全性就尤為重要了。

目前，雖然服務器的容錯技術極大地降低了各種不可預料災難發生時的損失，但是理想的備份系統應該是全方位、多層次的管理，系統管理員利用集中式管理工具對全網的備份策略進行統一管理，備份服務器可以監控所有機器的備份作業，也可以修改備份策略，瀏覽所有的目錄，所有的數據可以備份到同備份服務器或與應用服務器相連的任何一臺磁帶庫內，保證數據存儲的安全可靠。

2．2電子檔案資料利用的安全性

為了保障電子資料的保密，應該做好檔案信息的密級劃分。絕密檔案一律不上網，機密以下的檔案信息要設置登陸帳號和密碼，只有經過管理員授權的用戶才能訪問。為了確保檔案信息的安全，還要采取以下措施：

2．2．1設置訪問日志：日志中詳細記錄了用戶訪問檔案原件的信息，在信息中包含用戶的MAc地址、IP地址等信息。管理員可以根據訪問用戶MAC、IP的變化情況來了解訪問的異常情況，還可以將授權用戶的計算機和MAC、IP進行綁定，即使出現了狀況，也很容易找到責任人。

2．2．2設置限時限制：為了防止合法用戶登陸了電子文檔后因忘記關閉網頁而泄密，可以對網頁設置限時限制，當一個用戶在10分鐘內沒有操作時，網頁將自動關閉，要查詢需要重新登陸。

2．2．3制定完善的信息安全制度，定期對系統管理員和信息管理員進行培訓和考核，制定信息安全的應急預案。

3．數據的原件真實性

檔案電子化工作，是將紙質檔案和照片等資料進機，實現全文檢索。主要通過掃描儀的掃描和數碼相機拍攝將檔案信息輸入計算機，同時采用一些圖形圖像軟件進行處理加工。在輸入處理的過程中要注意保持紙質檔案的原貌和文件尺寸的大小，使檔案原件最終以圖形文件的形式保存，以保證原件的真實、有效性。

4．檔案信息的高效性

利用網頁技術和數據庫技術為用戶高效利用電子檔案打下了良好的基礎。檔案查詢網站要使用統一、友好的瀏覽界面和操作方法，方便用戶的瀏覽操作，同時要采用模糊查詢技術，為用戶提供多種快速查詢方法，能夠使用戶在較短的時間內找到所需的檔案資料。

檔案信息電子化后，檔案的查借閱采用計算機管理，操作方便，同時自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還，減少了檔案人員的催還檔案的諸多麻煩和不便。

5．檔案信息人才隊伍的建設

檔案電子化工作，除了需要大量的技術支持以外，關鍵的問題在于要加強人才隊伍建設。我廠要做好檔案電子化工作：一是，要加大檔案信息化宣傳教育力度，在全廠各級檔案部門普及檔案電子化知識，二是，我廠檔案系統的工作人員都要接受計算機專業知識培訓，并獲得有關部門頒發的計算機等級考試證書，作為檔案人員任職資格的必備條件之一；三是，對檔案專業技術人員實施繼續教育．把電子化及其相關知識作為每年進修的內容．努力提高全廠檔案工作者的檔案科技意識和科研水平；四是，加強檔案電子化專門人才的培養，掌握先進的現代化知識和技能．為我廠檔案信息化建設提供人才支撐和技術保障。

總之．檔案管理實現電子化、網絡化管理是時代發展的大方向。我廠主管檔案領導對此項工作中非常重視，投人人力、物力，最大限度開發檔案信息資源。目前，我廠已完成了前磁檔案、錄像帶檔案、紙質紅頭文件和科研檔案的電子化工作，并建立了電子檔案綜合應用系統。為我廠生產建設提供更多的可利用的信息資源。檔案管理只有實現了電子化管理，才能和企業的發展相協調，才能適應不斷變化的外部環境需求，為企業提高市場競爭力，實現可持續發展做出更大的貢獻。

參考文獻：

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[2]學校電子檔案工作的探索與實踐，蕭山三職，俞國龍

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