發揮檔案管理作用保護企業知識產權

摘要：企業檔案是企業顯性知識的“沉淀容器”，是企業隱性知識顯性化的編碼工具，是尋找企業知識專家的關鍵線索，是企業員工知識培訓的必備教材，是知識型企業文化的重要反映，是企業知識共享的主要媒介，更是保護企業知識產權的有力武器。本文主要從保護企業知識產權的角度出發，闡述企業在檔案管理方面應堅持統一管理、動態管理及有效利用原則，發揮其有力作用，維護企業知識產權、確保企業合法權益。

關鍵詞：檔案管理；企業；知識產權

最近，國家檔案局與國家知識產權局聯合發布了《關于加強知識產權檔案管理的意見》，這是我國第一部關于知識產權檔案管理方面的法規，也是國家檔案局和國家知識產權局兩家首次聯合發文。而早在2006年1月黨中央國務院就將鼓勵自主創新和保護知識產權確定為國家發展戰略，并提出“在建設創新型國家中企業是科技創新的主體”。因此，加強企業檔案管理，保護企業知識產權就成了重中之重。

一、加強對企業知識產權檔案的搜集歸檔，堅持統一管理的原則

集中統一管理是國家對檔案管理的總體要求，也是我國檔案工作的基本原則。企業檔案管理也要服從這一總體要求和基本原則。

知識產權活動是一項涉及多個部門的專業性活動，因此知識產權檔案的搜集歸檔工作就尤為困難，它不僅僅只是幾份證書，也不是科研檔案加上申請文件和權力證書，還包括知識產權運用過程中產生的文件材料，如知識產權進行變更、轉讓、評估、延續、補證、終止和無效、撤銷、爭議、糾紛、訴訟、調解、維權、裁定等過程中產生的合同、許可實施文件、異議書、知會函、回復函、通知書、保證書，調查舉證和憑證等文件材料。將這些文件進行統一搜集歸檔，實行集中統一管理。此外，還要根據知識產權工作程序性強、申請審批過程周期較長的特點和知識產權文件形成的特點，對知識產權檔案進行動態管理，持續搜集，保持知識產權工作全過程檔案的完整、準確、有效和系統。保證知識產權檔案的安全、規范保管和高效、便捷利用，以維護企業整體利益。

隨著市場競爭日益加劇，企業要加強知識產權檔案管理工作，并充分發揮其作用。一方面更加要注重檔案的利用和開發，另一方面凡屬于本單位的知識產權檔案必須要妥善保管好。在我國，由于對知識產權檔案保護不夠重視，使單位自主知識產權或商業秘密泄露的案例已經不勝枚舉，在一定程度上可以說是檔案工作的失誤，這已經成為商業秘密流失的重要渠道之一。隨著社會主義市場經濟的建立和不斷完善，知識產權的競爭已經成為企業參與國內外市場競爭的重要手段，防止知識產權特別是自主知識產權檔案的流失，是一項緊迫而艱巨的任務。檔案工作人員要切實充實保護知識產權方面的業務知識，進一步明確檔案管理人員的職責就是要維護各類檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。

國家檔案局曾做過調研，目前，在我國大多數科技型企業一般對知識產權檔案資料采取初步的分散式管理方式。檔案部門只保管知識產權證書和憑證類的官方文件，申辦和維權處理過程的文件作為資料由知識產權管理部門或法務部保管，繳費單據由財務部保管，商業秘密保管在業務部門。在管理方式上，有的企業統一由集團公司檔案部門管理，有的企業由技術研發部門管理，有的企業分別由集團各個職能部門管理，還有的企業由集團公司二級單位管理。例如我國某知名大型科技企業，其檔案室保存了3000多件商標檔案，都是證書類的材料，而商標申請單，續費單等材料沒有作為商標檔案歸檔；專利檔案由集團下屬各分公司自己的檔案室保存，技術秘密和商業秘密由集團公司的不同部門掌握。總的來看，多數企業對知識產權檔案沒有實行集中統一管理，而這種分散式管理存在著顯而易見的隱患，不利于知識產權檔案的有效利用。

我國應訴美國發起的H型鋼案等一系列鋼鐵反傾銷案和加拿大發起的汽車擋風玻璃反傾銷案勝訴，兩者合計保住了約1億2千萬美元的出口市場。剖析上述兩個案件勝訴的原因，其中重要的一點。就是應訴企業保存有完整、全面、真實的反映其生產、經營及管理等各項活動的企業現行文件、檔案。

二、加強對企業知識產權檔案的安全保管，實施動態管理原則

檔案信息工作是市場鏈中的重要一環，是連接市場和開發制造的結合點，檔案信息部門既是市場和銷售部門的用戶，接收市場和售后服務的信息；又是產品開發部門的市場，為其提供信息服務。檔案信息和產品開發，制造、售前、市場、售后共同形成了一個完整的閉環。因此，企業知識產權檔案的動態管理，不僅體現在持續搜集歸檔階段，更體現在歸檔后的安全保管方面。

《與貿易有關的知識產權協定》規定了知識產權保護的范圍，包括版權及相關權利、商標、專利、工業設計、集成電路布圖設計、植物新品種保護及未公開信息等。由于知識產權是依附于一定載體而存在的智力成果，而檔案是記載智力成果的一種形式。所以，管理好企業知識產權檔案，尤其是在檔案的保管，查閱，整理過程中保證知識產權檔案的完整，全面，準確，有效和系統，是保護企業知識產權的—項重要的基礎性措施。

加強對企業知識產權檔案的安全保管，可以從六方面入手：第一，應明確本企業知識產權檔案，特別是商業秘密檔案的范圍，并在其檔案包裝盒(袋)上作出明顯標志。同時，規定企業員工包括不同業務主管接觸知識產權檔案的權限，每個員工不得查閱自己無權利用的檔案。第二，應由具有安全防護措施的檔案部門集中統一管理企業知識產權檔案。目前，由于企業檔案管理組織體制不合理，導致企業商業秘密檔案被盜的案件屢有發生。如2000年至2001年《法制日報》曾多次報道了江蘇牧羊集團職工顧某被江蘇正昌集團公司呂某所收買，從江蘇牧羊集團下屬的中宏機械有限公司技術部，盜走由英國獨家引進的MUZL全套顆粒機圖紙3本共304頁的案件。中宏機械有限公司的技術圖紙被盜，可能有多方面原因，但該套圖紙作為企業的重要檔案沒有采取集中統一管理。應該說是其重要原因之一。由于圖紙被盜，中宏機械有限公司被迫停產一個月，造成經濟損失49萬多元。可見，隨著中國市場的逐步放開，企業間競爭的加劇，企業檔案部門的“守土”職責將更加艱巨。第三，應制定完善的安全管理措施。從制度上避免企業知識產權檔案的流失。第四。企業檔案部門應高度負責地做好對企業各業務和技術部門文件材料的形成、積累及歸檔工作的監督、指導。第五，應正確處理好保護和利用的關系。包括商業秘密在內的知識產權保護是針對一定的時間和對象而言的。在其保護期限內應嚴格控制利用者，只向特定對象提供服務，而一旦超過保護期，就應擴大其利用者范圍，充分發揮檔案的作用。如根據國務院規定，某些設計的保護期為10年的規定，在設計保護期內，未經權利人授權，在設計過程中所形成的文件也不能對他人提供利用，而超過了10年，則可以對外提供利用。第六，應不斷加強對企業員工的保密教育，使員工增強保密觀念，樹立起自覺保護企業知識產權檔案，特別是商業秘密檔案的意識。

三、正確及時利用企業知識產權檔案。維護企業知識產權

自從我國正式加入世界貿易組織(WTO)之后，知識產權已經成為我國企業提高國際市場競爭能力，打破國外企業技術壁壘封鎖的主要工具之一，在我國加入世界貿易組織以后，我國企業已經不止一次利用知識產權檔案贏得了知識產權訴訟的勝利。建立完善的知識產權管理及利用制度是建設現代企業管理制度的重要內容。與強化我國企業知識產權管理工作一樣，實現企業知識產權檔案規范化管理也是一個需要長期推進的系統工程。而企業知識產權檔案規范化管理的實現，就能夠對企業知識產權活動提供最為全面有效的可靠支持。

未來世界的競爭將演變為知識產權的競爭。知識產權作為民事權利，發生侵權糾紛時，經常通過司法途徑解決。很多擁有知識產權和自主創新能力的企事業單位、科研院所和高等院校由于對知識產權檔案管理薄弱和滯后造成證據不足，在與知識產權有關的貿易摩擦和法律糾紛中處于被動地位。曾多次代理中國應訴反傾銷的美國高特兄弟律師事務所北京辦事處首席代表，法籍華人陶景洲坦陳，作為代理律師，代理中國企業的案件，應訴的最大難度就在于證據的收集，很多的時間和精力都花費在取證上。而企業檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的過程，內容、結果，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。當發生知識產權糾紛時，它們能起到有至關重要的憑證作用。

如2004年。福建七匹狼實業股份有限公司狀告中華人民共和國知識產權局專利復審委員會“標貼(七匹狼)的外觀設計為龍巖卷煙廠專利的授權公告”。經北京市第一中級人民法院審理判決一中行初15號，關于“七匹狼”圖形的行政判決書(原告周連期，被告國家知識產權局專利復審委員會，第三人龍巖卷煙廠)中維持國家知識產權局關于“標貼(七匹狼)的外觀設計為龍巖卷煙廠專利的授權公告”。

同樣是在2004年，益安貿易公司向國家商標局申請“與狼共舞D.WOLVES及圖形”商標注冊，商標局初步審定并公告，龍巖卷煙廠提出異議，認為是侵權行為。同時，龍巖卷煙廠綜合檔案室提供了大量“與狼共舞”憑證，及七匹狼香煙和“與狼共舞”信息相連的社會認可憑證。國家工商行政局商標評審會：商評680號裁定益安貿易公司不能注冊“與狼共舞D.WOLVES及圖形”商標。

正是因為平常注意搜集歸檔，統一管理，保存的檔案全面，龍巖卷煙廠綜合檔案室才能在此次事件中提供大量“標貼(七匹狼)的外觀設計專利的文書資料和憑證，從而為維護企業的知識產權的合法權益起到決定性作用。

因此，在對知識產權檔案的統一收集，動態管理的基礎上，合理利用，提高效率，使檔案這個最具法律效力的憑證和依據在各種知識產權爭端的解決中發揮不可替代的重要作用，是一個新的命題，也是我們不懈努力的方向。企業檔案人員應該從維護企業權益、促進經濟發展的視角，重新認識自身工作的重要性。認真學習國家有關的法規、政策，積極研究企業在生產、經營及管理等項活動中出現的新情況，不斷制定和完善有助于企業檔案形成完整、真實的保證性措施，以保障企業的合法權益，增強企業在市場上的競爭力。