論會計電算化內(nèi)部控制制度建設(shè)

摘 要:由于目前大多數(shù)企業(yè)不是自行開發(fā)系統(tǒng)軟件，而是購買商品化軟件，將內(nèi)部控制分為一般控制和應(yīng)用控制而采取相應(yīng)控制措施的設(shè)計方法，混淆了執(zhí)行控制的主體因而這種內(nèi)部控制制度設(shè)汁不夠完善，內(nèi)部控制的分類應(yīng)既要概念清晰，又要區(qū)分腔制的主體， 設(shè)計并建立周密的內(nèi)部控制體系是解決上述及其他一系列問題的有效途徑。

關(guān)鍵詞:會計電算化;制度建設(shè)

為了解決執(zhí)行控制的主體因而這種內(nèi)部控制制度設(shè)的不夠完善，內(nèi)部控制的分類的概念清晰，和區(qū)分腔制的主體，，建議將內(nèi)部控制劃分為對系統(tǒng)使用者的控制和對系統(tǒng)開發(fā)者的控制兩大類，分別制定相應(yīng)的控制制度，具體措施如下:

一、制度控制

制度控制一般是以執(zhí)行管理制度的形式實現(xiàn)的，會計工作涉及許多制度組織和方法，現(xiàn)就與計算機(jī)系統(tǒng)直接有關(guān)的管理制度討論如下:

(一)組織控制

電算化系統(tǒng)中組織控制是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進(jìn)行分離，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套，其目的是通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制，來保障會計信息的真實性、可靠性。組織控制的基本原則是職權(quán)分離。

首先，應(yīng)當(dāng)單獨設(shè)立一個電算化部門，專門負(fù)責(zé)電算化方面的有關(guān)事宜，電算化部門主要負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)記錄及其相關(guān)數(shù)據(jù)處理，而各用戶部門則負(fù)責(zé)各種業(yè)務(wù)的具體執(zhí)行，這種職責(zé)分工的目的在于避免可能的錯誤和舞弊。如果某個部門或職員既負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)，又有權(quán)接觸電算化處理過程，那么該部門職員便有許多機(jī)會造假(如偽造原始記錄等)，并交由計算機(jī)處理，從而利用計算機(jī)進(jìn)行舞弊。把電算化部門同業(yè)務(wù)部門分離，這種舞弊作假的可能性大大減少。

其次，應(yīng)當(dāng)在電算化部門內(nèi)部進(jìn)行適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分工，設(shè)計系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理員、系統(tǒng)維護(hù)員、操作員和審核記賬員等崗位。因計算機(jī)數(shù)據(jù)處理過程是很特殊的，電算程序數(shù)據(jù)相對集中，對其進(jìn)行任何修改都可以在很短的時間內(nèi)完成，且可能絲毫不留痕跡。規(guī)定系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理員和維護(hù)人員不得兼任系統(tǒng)操作人員，因為他們對軟件內(nèi)部結(jié)構(gòu)了如指掌，很容易通過修改破譯其他操作人員程序或繞過系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行刪改。故對各崗位都必須給予一定的授權(quán)，并用密碼加以控制，防止非法操作和越權(quán)操作。一般來說，業(yè)務(wù)文件在提交計算機(jī)處理之前，都應(yīng)經(jīng)過審核和批準(zhǔn)。為確保只有已審核的數(shù)據(jù)才能進(jìn)行計算機(jī)處理，業(yè)務(wù)文件必須保留審核人員的簽章。

(二)操作控制

操作控制要求操作人員必須嚴(yán)格遵守上機(jī)守則與操作規(guī)程，上機(jī)守則與操作規(guī)程既是一種紀(jì)律性的要求，又是一種責(zé)任性的約束。上機(jī)守則主要是對機(jī)房中的工作所作的一般性規(guī)定，如規(guī)定開關(guān)的步驟，規(guī)定交接班手續(xù)和登記運(yùn)行日記，規(guī)定數(shù)據(jù)備份的時機(jī)、內(nèi)容和存放地點，規(guī)定機(jī)器的使用范圍、規(guī)定軟盤專用以堵截病毒感染途徑等。操作人員在實際操作中，還應(yīng)以具體操作規(guī)程為指導(dǎo)9以減少操作錯誤。通常操作規(guī)程是對計算機(jī)業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟的要求，包括各種操作指令，各類設(shè)備的用途及使用方法，控制臺各項記錄的生成和保管，一般故障的現(xiàn)象說明及處理，故障后的恢復(fù)及重建，對系統(tǒng)的定期檢測和維護(hù)及程序輸出的各種報告樣本等。在會計軟件中設(shè)計防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作的程序控制，違反操作規(guī)程和操作時間時予以揭示和制止;建立操作日志制度。計算機(jī)程序中應(yīng)對所有操作留有記錄，包括操作時間、操作人姓名、操作內(nèi)容等。對己記賬和已結(jié)賬業(yè)務(wù)不可修改或逆操作程序，要修改必須通過編制記賬憑證沖正或補(bǔ)充登記來更正。

(三)檔案資料控制

檔案資料指運(yùn)行過程中計算機(jī)打印的書面會計賬簿、報表、記賬憑證，存有會計信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)、會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文檔資料。文檔資料指開發(fā)過程中的系統(tǒng)說明書、流程圖、源程序、用戶使用手冊和編程說明等，文檔資料保管得好，不僅可以提高系統(tǒng)的可維護(hù)性，還可以減少使用過程中錯誤操作的機(jī)會，從而使系統(tǒng)能夠高效運(yùn)行。檔案資料應(yīng)有專人負(fù)責(zé)、專人保管，并制訂備份、歸檔、借閱制度，以及防磁、防火、防潮和防塵措施。檔案資料是單位的機(jī)密，一旦泄密將給單位帶來不應(yīng)有的損失，而磁性介質(zhì)的可復(fù)制性叉使會計資料易泄露而不易發(fā)現(xiàn)，故會計電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印文件資料，輸出后應(yīng)立即嚴(yán)格管理，以防被人竊取或篡改。磁性資料應(yīng)由會計檔案管理員負(fù)責(zé)保管;打印資料在系統(tǒng)的操作日記上有所記錄后及時送達(dá)指定人手中;收件人要簽收并注明收仵日期、文件內(nèi)容，以便日后備查;確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。

(四)程序控制

這項控制不在企業(yè)內(nèi)部，而體現(xiàn)在對軟件的要求之中，主要包括:(1)系統(tǒng)應(yīng)符合相關(guān)的政策規(guī)定，包括《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》、《會計核算軟件功能規(guī)范》、 《會計法》以及《內(nèi)部會計控制規(guī)范基本規(guī)范(試行)》等等;⑵系統(tǒng)程序控制設(shè)置合理，滿足企業(yè)業(yè)務(wù)處理的需要。程序控制是對系統(tǒng)中具體的數(shù)據(jù)處理功能的控制。它一股包括輸入、輸出控制、處理過程控制和系統(tǒng)安全控制三個方面:

1.輸入、輸出控制。輸入是會計系統(tǒng)的主要信息入口，只有輸入正確有效的數(shù)據(jù)，才能保證系統(tǒng)處理的最終結(jié)果是正確的。所以輸入控制是內(nèi)部控制的重要一環(huán)。輸入控制的重點在于完整性控制。完整指會計信息的正確性和相容性，一般通過設(shè)置各種約束條件的檢驗來加以控制。會計信息的輸出包括查詢、屏幕顯示、打印等形式。內(nèi)容涉及各種會計報表、日記賬、明細(xì)賬、總賬等。輸出控制最重要的目標(biāo)是保證各種輸出結(jié)果的真實性、完整性和正確性。

2.處理過程控制。會計電算化實際操作過程大多是錄入憑證，數(shù)據(jù)正確后，將要由程序進(jìn)行具體的加工處理，如計算匯總、登賬、對賬等。由于不同子系統(tǒng)所處理的業(yè)務(wù)不同。所以處理中的控制內(nèi)容和方法也不一樣。賬務(wù)處理系統(tǒng)的主要控制有處理流程控制、數(shù)據(jù)修改控制、數(shù)據(jù)各份和恢復(fù)控制、結(jié)賬控制等。例如:會計數(shù)據(jù)一般要按輸入一復(fù)核一登賬一結(jié)賬-打印報表等流程進(jìn)行處理，這是一個嚴(yán)格的工序。會計核算軟件必須能自動識別憑證數(shù)據(jù)所處的加工步驟，以便嚴(yán)格控制這個流程。

3.系統(tǒng)安全控制。會計電算化安全控制可以保證系統(tǒng)有一個良好的運(yùn)行環(huán)境。在計算機(jī)系統(tǒng)突然發(fā)生故障的情況下，系統(tǒng)不至于完全癱瘓，數(shù)據(jù)也不會大量丟失或遭到嚴(yán)重破壞。在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，企業(yè)的重要信息也不至于被非法篡改、盜取和泄露。確保會計軟件安全的措施，常用會計軟件加密方法。計算機(jī)在聯(lián)機(jī)系統(tǒng)中使用多級口令系統(tǒng)，多級口令系統(tǒng)提高了整個系統(tǒng)的安全系數(shù)，因為在實施多級口令控制后，系統(tǒng)會要求用戶鋱λ身份識別符號、應(yīng)用子系統(tǒng)的口令以及進(jìn)入特殊文件的密碼等。為安全起見，這些口令應(yīng)以密碼方式存放，并經(jīng)常予以變更。