如何應對會計電算化實訓中的錯誤操作

[摘 要] 會計電算化實訓過程中，由于各種原因，不可避免會在操作過程中產生一些差錯，本文分析了差錯產生的原因和差錯的類型，并針對每種差錯提出了相應的差錯更改方法，以及差錯更改的原則。

[關鍵詞] 會計電算化 差錯 更改

一、引言

為了進一步加強與提高會計電算化教學的綜合操作水平，我們實行了會計電算化專項實訓。學生在具備相應的會計電算化知識的前提下，能夠完成相應的實訓內容，但在實訓過程中遇到的錯誤操作如何進行排解，還不是很明確。本文就以用友U851財務管理部分為例，分析如何應對各種錯誤操作。

二、會計電算化環(huán)境下差錯的類型

在實訓過程中，由于主觀或客觀的原因，難免會在操作過程中產生一些差錯。在會計電算化環(huán)境下，當設置了正確的參數，憑證處理完畢后，財務軟件能夠自動地進行記賬、結賬，所以賬證、賬賬之間的錯誤不會產生。而報表也是從會計科目中取數，依據報表中內設的函數生成。所以，差錯主要存在手工輸入階段，差錯的類型主要有:(1)建賬時賬套參數設置錯誤;(2)會計科目設置錯誤;(3)憑證填制錯誤。憑證出現的問題最多，處理的方法也因不同的環(huán)境而有所差異。

三、會計電算化環(huán)境下差錯的更改方法

1.更正賬套參數錯誤

當系統(tǒng)管理員建立賬套并設置了賬套主管后，發(fā)現建立賬套的信息有所遺漏或錯誤，在未使用相關信息的基礎上，需要對某些信息進行調整，以便使信息更真實準確地反映企業(yè)的相關內容，這時只有賬套主管擁有修改本賬套的權限。通過系統(tǒng)管理窗口的“系統(tǒng)”進行注銷系統(tǒng)管理員，并以賬套主管的身份進行注冊，選擇本賬套進行修改。可以隨時修改的建賬信息包括賬套信息中的賬套名稱、所有的單位信息。賬套啟用后，核算信息和基礎設置信息不允許修改。對于分類設置信息和數據精度信息，在未使用的前提下可以修改全部內容。但需注意，在用友U851軟件中，賬套號、賬套路徑、啟用會計期、行業(yè)性質都不能修改，若其中數據錯誤，只能由系統(tǒng)管理員刪除本賬套后，重新建賬套。

2.更正會計科目設置錯誤

(1)會計科目是進行初始化設置的一項重要內容，對于后期的操作如憑證的填制等都有一定的影響。會計科目設置錯誤主要有:

①沒有設置下級科目;

②沒有設置輔助科目;

③沒有指定會計科目。

針對這些錯誤，可以由賬套主管進行修改。可以在企業(yè)門戶的“基礎信息”中選擇“基礎檔案”/“會計科目”中修改，也可以直接在總賬的“會計科目”中進行修改。對于第一種情況，單擊工具欄上的“增加”命令按鈕進行該科目下級科目的設置，其設置必須符合會計科目的編碼規(guī)則;對于第二種情況，選中要修改的科目，單擊工具欄的“修改”命令進行相應的修改;對于第三種情況，在會計科目窗口，選擇“編輯”菜單/“會計科目”，在彈出的“指定科目”窗口選擇現金總賬科目為“庫存現金”，銀行總賬科目為“銀行存款”。

(2)在會計科目修改時要遵循以下原則:

①非未級科目不能再修改科目編碼;

②已經使用的未級會計科目不能再進行修改會計科目編碼;

③對于已使用的會計科目不能進行修改，若要修改，應先將該科目及其下級科目數據刪除后再進行相應的修改。

3.更正憑證填制錯誤

在手工方式下，《會計基礎工作規(guī)范》第五十一條規(guī)定記賬憑證的更正方法，可總結為三種類型:

(1)已經登記入賬的記賬憑證， 在當年內發(fā)現填寫錯誤時， 可以用紅字填寫一張與原內容相同的記賬憑證， 在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣， 同時， 再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證， 注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。

(2)已經登記入賬的記賬憑證，在當年內發(fā)現填寫錯誤時， 如果會計科目沒有錯誤， 只是金額錯誤， 也可以將正確數字與錯誤數字之間的差額， 另編一張調整的記賬憑證， 調增金額用藍字， 調減金額用紅字。

(3)發(fā)現以前年度記賬憑證有錯誤的，應當用藍字填制一張更正的記賬憑證。

在會計電算化環(huán)境下，盡管系統(tǒng)提供了多種控制錯誤的手段，但錯誤操作還是在所難免，為了更正錯誤，保證數據的正確性與完整性，可以通過系統(tǒng)提供的功能進行修改。由于用友財務軟件設置了“反復核”、“反記賬”、“反結賬”功能，其操作與手工狀態(tài)下有所區(qū)別。對于錯誤憑證的修改，可分為“無痕跡”修改及“有痕跡”修改兩種情況。

①“無痕跡”修改。所謂“無痕跡”修改是指不留下曾經修改的線索和痕跡。

a.對于已經輸入保存但未審核的憑證可以直接由制單人員利用“填制憑證”或“查詢憑證”功能找到相應憑證后直接進行修改，保存修改內容即可。但應注意憑證類別及編號是不能修改的。

b.已審核還未記賬的憑證，先由審核人員取消審核后再由制單人員進行修改。

c.已經記賬的憑證發(fā)生錯誤，可以由賬套主管取消記賬、取消審核再由制單人員進行修改。在總賬系統(tǒng)中，利用“恢復記賬前狀態(tài)”功能，在“期末”/“對賬”窗口，按Ctrl+H，可將本月已記賬憑證恢復到未記賬狀態(tài)，再取消審核，進行修改。

d.結賬后發(fā)現憑證錯誤，可使用“反結賬”功能。在“期末”/“結賬”窗口，選中反結賬的月份，按Ctrl+Shft+F6，輸入相應口令后，取消結賬，再依次取消記賬，取消審核后進行無痕跡修改。建議在現實工作環(huán)境下，不采用此種方法。

②“有痕跡”修改。“有痕跡”修改是指留下曾經修改的線索和痕跡。通過保留錯誤憑證和更正憑證的方式留下線索。在會計電算化環(huán)境下，是通過保留錯誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡的。按《會計核算軟件基本功能規(guī)范》第十八條規(guī)定:“發(fā)現已經輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補充憑證法進行更正;記賬憑證輸入時，紅字可用‘一’號或者其他標記表示。”事實上，無論是手工會計還是電算化會計，對于出錯的修改均要求保留痕跡。所以從原則上來講，除了第一種情況可以直接修改外，其他三種情況只能用紅字沖銷法或補充更正法來修改。其操作原則與手工會計相同。如果憑證已記賬，可利用“制單”/“沖銷憑證”功能，沖銷錯誤憑證，再填一張正確的藍字憑證。在其他環(huán)境下也可以使用“制單”/“增加憑證”功能，填寫紅字或藍字憑證修改。

在電算化環(huán)境下，會計憑證自動產生總賬、日記賬、明細賬，即只要憑證正確，就不存在賬簿數據的錯誤。在手工狀態(tài)下的錯賬更正方法有:劃線更正法、紅字沖銷法、補充更正法。其劃線更正法不適合電算化環(huán)境。如果賬簿有問題，即是憑證錯誤，按上述方法進行修改即可。

四、會計電算化下更改原則

在會計電算化實訓過程中，我們利用軟件本身具有的回退功能進行修改，可以保證憑證和賬簿的整潔和美觀，但是我們也會看到，軟件的回退功能一方面違背了會計的嚴肅性和有關的會計法規(guī);另一方面也為做假賬提供相應的環(huán)境;再者如果軟件功能使用不當，還可能導致系統(tǒng)數據的錯誤。所以我們在實訓或者是工作過程中，盡量地遵循會計法規(guī)的要求，對出錯的更改留有痕跡，保留審計線索，加強內部控制，堵塞漏洞，提高會計信息質量。

五、結語

在會計電算化實訓過程中，我們不單純地進行練習，還要從差錯修改中進一步提升對知識的理解與掌握，從而加強實踐能力的培養(yǎng)。針對不同的操作錯誤，使用形式多樣的方法和手段，應用于建賬、初始化到憑證等一系列過程。注意盡可能地符合會計法規(guī)的要求，留有痕跡地進行修改。當然，本文指出在會計電算化實訓中的錯誤操作與及對錯誤操作的更改方法，目的更是希望日后在會計電算化工作中盡量避免錯誤操作。

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