基于Word的高校辦公自動化系統個案研究

摘要: 基于高校辦公的實際需求開發的管理系統必須具有實用便捷、安全性優、擴充性強等優點。本文以個案為對象，對高校辦公自動化系統的功能模塊、結構模式，以及技術構架標準、網絡設計、主要特點和今后的升級趨勢等方面作了深入的研究探討。

關鍵詞: Word高校辦公自動化系統個案研究

校園辦公自動化是教育信息化的重要組成部分。隨著“知識管理”理念的提升和實踐，高校辦公的網絡化、智能化和空間的泛化，高校管理必須實現決策系統高層與基層的信息系統互聯，從而有效縮短信息上達下傳的途徑。在Internet網逐漸普及和校園網不斷完善的條件下，設計與信息時代相適應、滿足當下高校多校區運行的辦學模式需求的、可以整合多校區之間信息資源的自動化系統勢在必行。本文在個案的基礎上，深入研究探討與Word完全兼容的高校辦公自動化系統。

一、系統功能模塊

在高校日常辦公中，公文流轉是主要環節，信息發布是重要內容。本系統以校辦(核稿秘書)為控制中心，以學校二級單位為工作站，以注冊用戶為工作點，以校園網用戶為信息發布對象。校辦對涉及的所有數據進行統一管理，各用戶根據所授予的權限使用信息。根據實際需要，本系統建立了十個功能模塊，主要有以下幾個模塊。

1.文件處理。注冊用戶進行文件的新建、修改、發送、簽發等使用此模塊。

2.事務申請。供注冊用戶進行會議、通知和簡迅的新建(申請)、修改、發送等步驟的操作。

3.每周安排。為校園網用戶瀏覽已發布的每周安排(會議、活動)。

4.文件查詢。用戶按所授予的權限查詢已發布的文件信息，查詢權限自小到大劃分為匿名用戶、注冊用戶、校領導和管理員四級。

5.校內通知。供用戶瀏覽已發布的校內通知。

6.統計數據。定期發布最新的學校統計數據。

7.個人辦公。包括電子郵件、日程安排、個人事務和口令修改四個子模塊。

二、系統結構模式及技術構架標準

該系統功能模塊采用B/S方式，主要分核心程序、應用程序兩大部分。在B/S方式下，用戶無須安裝客戶端，比C/S方式更為簡便。系統由如下幾個層次構成。

第一層為操作系統層，可以支持主流的各種操作系統，包括Windows NT、Windows 2000、Windows 2003等。第二層為基礎數據庫層，能夠支持主流的各種數據庫，包括Oracle，DB2，SQL Server，Sysbase等。第三層為應用服務層，即面向用戶的系統應用服務。

核心程序及后臺管理程序主要由Java編程實現，其中的操作管理模塊記錄了所有用戶程序的操作步驟，系統管理員通過機構、崗位、用戶、角色等管理模塊為用戶制定實際的工作流程及各步驟的用戶權限和數據發布范圍等。

用戶程序根據核心程序的管理數據為各用戶提供相應的服務(工作流程中各步驟的操作權限和實際工作內容等)。如:用戶對內容編輯/查看操作、下一步工作流程的選擇、下一步工作接受者、公文的新建、發布、歸檔等。系統原理如下圖所示:

本系統在技術架構方面支持了主流的技術規范或工業標準，主要包括:

三、系統網絡設計

核心程序以功能為主，應用程序以Web界面為主，程序主要采用ASP及Delphi編程實現，數據庫采用SQL Server，文檔直接存儲為文件格式，操作系統以微軟的視窗為主(客戶端:Windows 2000、Windows XP或更高版本，服務端:Windows Server 2000或更高版本)。系統模型如下圖所示:

Delphi是美國Borland公司出品的開發工具，它具有功能強大、運行速度快、易于學習和使用和開發效率高等特點，是可視化應用編程開發環境、可重用性面向對象編程語言、快速編譯器和數據庫的完美結合。

ASP是微軟開發的一套服務器端運行的腳本平臺，內含于IIS當中。通過ASP我們可以結合HTML網頁、ASP指令和ActiveX元件建立動態、交互且高效的Web服務器應用程序。同時，ASP支持VBScript和JavaScript等腳本語言，默認為VBScript。更重要的是ASP可以和諸如SQLServer這樣的數據庫進行掛接，這是ASP一個非常強大的功能所在。

SQL Server同樣也是微軟開發，完全可以滿足高校目前辦公系統數據量的需求，加上與Windows平臺的無縫集合，使其也成為最熱門的數據庫軟件之一。

用戶日常工作大多采用了微軟的Office辦公工具，這里系統使用Office辦公工具的Word作為主要的文檔編輯/查看工具。文檔代理的主要功能是為了方便用戶在瀏覽器中使用Word。

四、系統主要特點

1.與Word的完全兼容。Word是當前日常辦公主要的文檔編輯工具。系統通過用戶本機的IE瀏覽器調用Word，與Word完全融合，并充分利用Word強大的文檔編輯功能，實現了文檔編輯過程中的顯示修訂功能，使文件流轉中的每個人，都能明了文件被修改的內容、時間和操作人。實現方法是:系統為用戶提供自行開發的Active X控件，Active X控件是一個存在于WEB服務器上的文件，該文件包含執行某項或一組任務的代碼，控件可以執行公用任務(在本系統中主要用來上傳或下載指定的.doc的文檔)。用戶在安裝該控件后，打開工作流程中的事務時，程序能夠自動打開事務內容中的Word文檔。

2.實用簡捷的電子簽名。文件在網上流轉，要經過數人的簽名以明確責任、產生效力。目前，我國雖已頒布《電子簽名法》，但該法律規定的電子簽名是通過制作數據或與第三方認證相結合來認定其效力。但顯然這一方法過程復雜、成本較高。對于校內文件，《電子簽名法》并不適用。根據校內文件的特點，本系統采用的方法是:管理員為每個校領導和核稿秘書各一套用戶名和密碼，為每個部門提供二套用戶名和密碼(秘書擬文和部門領導閱核各一套)。系統通過簡單的ASP腳本語句將服務器上注冊用戶登錄后的操作信息(如操作人編輯文檔的IP地址和時間)原原本本地反映出來，通過這兩者的結合，既能減輕系統的工作壓力，減少簽名人的工作量，又能形成相對完整的證據鏈。在本系統中，簽名的效力認定證據鏈如下圖所示:

3.三道安全防線，有效保障系統的正常運行。安全性是辦公系統的重要問題。本系統對信息安全建立了三個保護層。第一層，通過安全路由策略，把系統服務限制在校園網內。第二層，采用用戶名和口令的驗證確定用戶的訪問權限。第三層，在數據層中，用戶根據授權可讀寫數據庫中相應的數據，作為最后一道防線。

5.友好的用戶界面。系統用戶界面內容即用戶實際工作所需，每一模塊圍繞“正在辦理”、“收到事務”、“發出事務”等進行操作。同時當用戶有事務需要處理時，系統將通過頁面上的紅色滾動字體和彈出窗口并有音樂響起三種功能提示用戶。

6.良好的可擴充性。系統采用開放模式，研制開發的目標之一是不斷滿足用戶的需要，例如系統預留了與上級辦公系統的接口。

7.數據分級管理。用戶根據授權使用相應程序模塊，同時辦公數據也分級存取，各部門使用本部門的數據，匿名用戶只能使用局部數據。辦公數據存儲時，同時記錄數據操作的用戶名等信息，系統在用戶使用數據時將對用戶身份進行驗證，符合系統許可的方可進行數據查看、編輯等操作。

五、系統進一步升級拓展的趨勢

結合當前我國高校辦公自動化系統的使用情況，新一代高校辦公自動化系統應從以下幾個方向進行升級改造。

1.探索新型的、功能強大的數據信息收集與處理機制。面向知識管理的新一代系統將集成各種知識信息，這些知識信息不限于目前可預見的知識信息。

2.在全校范圍內信息資源的一體化、集成化，在權限管理程序的設計與實現上要有新的突破，實現資源的合理共享。在網絡基本應用服務的實現上，我們可以采用更為強大的net技術，采用Oracle等大型數據庫滿足更大規模的數據應用需求等。

3.靈活的、便捷的工作流程管理。高等教育飛速發展必將給高校帶來管理模式、工作流程及方法的快速變革，在該系統的下一步拓展中須能快速適應這種變化，及時調整原有流程。新的工作流程模型設計應跳出現有的、簡單的樹形結構與基本的網狀結構的限制，逐步轉變為靈活便捷、可根據需求控制的兩工作點間相互連通的新型密集網狀拓撲結構。

4.在現有基礎上繼續提高辦公自動化系統的安全性，通過數字簽名技術確保新系統內信息和文件有效性。在后續的改進中，我們可以為每個用戶提供一把私人密鑰(私鑰)，用戶用私鑰對信息及文件加以處理，由于私鑰僅為本人所有，因此能保證文件在簽發后到收到為止未曾被非法篡改過，確保簽發文件的真實性。

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