淺析企業檔案與企業文化建設的關系

摘要:當前，企業文化已成為企業發展的重要因素和推動力，如何建設企業文化，一直是企業管理者不斷思考和探索的問題。企業檔案機構作為企業重要的文化機構，在企業文化建設過程中發揮著重要的作用。本文對此進行了探討。

關鍵詞:企業檔案;企業文化;形象

1 前言

當前，隨著世界經濟一體化，企業之間的競爭日趨激烈，很多外國企業對我國的傳統企業造成巨大的沖擊，企業之間的競爭已經從價格、品質、市場過渡到軟文化層面，企業文化在企業發展中所占比重日趨增大。我國很多企業也慢慢認識到企業精神和企業形象帶給企業的經濟價值和社會價值，并逐漸在企業的生產、經營、管理、銷售等活動中形成具有企業特色的新穎的社會文化現象—企業文化。在此情形下，傳統的檔案管理工作必須有新思路、新理念、新手段才能跟上企業發展的需要。企業檔案工作是記錄企業歷史軌跡的一項重要事業，只有管好企業檔案，才能為企業留下一份寶貴的文化遺產，企業文化建設和發展才能源遠流長。作為企業基礎管理不可缺少的子系統，企業只有進一步強化和發展企業檔案工作，才能適應企業管理現代化和企業文化建設不斷提出的新要求。同樣，建設企業文化對現代企業檔案管理工作是機遇更是挑戰。因此，研究和探討企業檔案工作在企業文化建設過程中的作用，以及企業文化建設對企業檔案工作的影響是十分必要和具有現實意義的。

2 企業檔案與企業文化之間的關系

企業檔案與企業文化作為企業管理里中的重要組成部分，既有共同點，又各有差異。企業檔案表現為具體的物質形態，企業文化則更多的體現于精神層面，二者相互融合，相互作用。企業檔案作為檔案的一個門類，是企業文化主要載體之一，具有較強的文化特性。一個企業從其創立之初就不斷地積累著企業檔案，企業的文化思想也真實地記錄在企業檔案中，是企業產生、成長、發展的記錄。研究企業檔案，可以深刻了解企業的發展歷程，知曉本企業的發展特點和規律。通過企業檔案真實的記錄，采用企業成長發展史展覽、編制企業發展史介紹等多種方式，將企業的成長、發展歷程鮮活地展現在企業員工面前，不僅可以使企業員工深入了解企業的成長發展歷程，還可以鼓舞企業員工的士氣，激發企業員工的工作熱情，增強企業員工對企業的自豪感、責任感和使命感。在此基礎上建立起來的企業文化具有企業自身的特色，相比大眾化的企業文化來說，具有企業特色的企業文化更容易被社會大眾接受和記憶。如“可口可樂的美國文化，萬寶路的牛仔文化，麥當勞的溫情文化，阿迪達斯的運動文化，”。都從某個側面體現了與眾不同的文化個性，也更容易成為耳熟能詳的企業文化標識。企業檔案管理同樣也是一種管理文化。如反映企業發展精神的《企業發展史》，宣傳企業先進事跡的《勞動模范事跡匯編》等，都是在企業檔案的基礎上編纂而成，它們促進了人心凝聚，展示了企業形象，對企業員工起到了激勵鼓舞的作用。企業檔案記載的企業的發展歷程，對企業文化建設提供了更多的歷史線索，并起到了宣傳推廣企業文化建設的作用。如企業檔案中收集的每個季度職工的思想狀況調查報告和匯報總結、精神文明建設情況總結、“三個代表”學習心得、以及黨員政治理論學習匯報材料等。都是形成企業文化、培育企業精神的最基本的素材，鼓舞企業全體員工為實現企業目標而努力奮斗，使企業保持長盛不衰的活力。

3 基于文化視角的企業檔案建設

3.1完善企業信用檔案，為企業文化建設打好基礎

隨著社會信用意識的不斷提高，企業信用檔案將廣泛應用于企業融資、擔保、商品賒購和其他經濟交往之中。例如山東煙臺市就將全市1741家食品企業建立誠信檔案，按質量誠信水平高低，企業誠信等級被劃分為ABCD四級。因此，對于企業而言，必須加強企業信用檔案的鑒定、開發與利用，為了完善企業信用檔案的完整性與真實性，充分發揮企業信用檔案的作用，企業檔案工作者應按照一定的歸檔制度對企業信用檔案進行歸檔。而且對于分散在其他檔案中的企業信用檔案，不宜將其單獨拆開重新分類管理，只需編制信用檔案目錄，即可實現企業信用檔案的查找利用。對于不與其他檔案存在交叉的企業信用檔案，則需建立單獨的“企業信用檔案類”，并根據有關檔案法規對其進行保管。同時，還應對企業信用檔案的數據信息進行有效地整合，實現一廠、一企、一系統的信息整合，成為統一、完整、集中的信息整體，實現資源共享。

3.2 完善企業人事檔案、為企業文化建設服務

健全企業人事檔案制度，優化開發企業人力資源管理系統，應當從以下幾個方面出發: 1、全方位分析職工人事檔案，不放過職工個人在檔案材料中透出的愛好、特長、技術專長、技術職稱、發明創造等;同時，檔案中也記錄著職工不同階段獲得獎勵的情況。結合職工個人當前的實際情況，人事檔案管理人員應用歷史唯物主義發展觀來初步判斷職工的潛在能力和已有能力，從而得出其可能在某方面有專長可發揮的初步結論，并向企業的人力資源部門及相關領導提出職工的培養方向的建議，打通職工的成長通道，促使職工在某一領域的早日成才。2、在職工人事檔案中評估出職工的可發展方向后，人事部門可根據人事檔案的詳盡資料及時與職工個人進行溝通，有針對性地進行訪談，掌握其各方面發展的最新動態，聽取其對自己發展的想法和意見，對其本人提出特長發展等方面的建議;與此同時，我們也要強調個人修養的重要性，這樣也就更有利于職工在專才上的進步。人事檔案管理人員對職工特長培養方面的提議及對職工本人特長發展的建議構成了人力資源開發的“雙渠道”，自然更拓寬促進職工的成才的道路。3、人事檔案管理人員在檔案管理中通過認真梳理職工的工資待遇等主要材料，可整理出一份具有專才或特長的職工人員名單，羅列出他們的工資待遇等情況，按企業職工待遇的相關規定進行細理，發現問題及時向相關部門提出，并指出不正之處，為其爭得應有的公正待遇。

3.3塑造企業形象，深化企業文化建設

當今社會中，當“責任”、“誠信”、“和諧”、“綠色”等詞匯成為社會文化主流趨勢時，企業文化壯大企業形象，成為每一個企業必須思考的問題。但是良好的企業形象不是坐享其成或者水到渠成的，傳統酒香不怕巷子深的觀念已經過時。企業檔案與企業形象宣傳有著極其密切的關系，企業檔案與企業形象宣傳都是企業的寶貴財富，對企業的生存與發展起著關鍵作用。因此，企業檔案管理部門應該與企劃部門緊密合作，深入挖掘利用檔案信息資源，為企業的發展做好專題服務工作。企業檔案管理部門應特別注意企業榮譽檔案的收集，對其實行集中統一保管，并予以整理，從中提練出最能代表企業精神和價值觀念的典型代表，樹立能夠代表企業經營理念的形象，成為企業的無形資產。企業檔案管理部門還應配合宣傳部門認真編寫先進人物宣傳冊，發揮企業先進人物帶頭作用。企業先進人物是企業精神的體現，是企業行為和群體行為規范化和合理化的優秀代表，是無數默默無聞的員工點點滴滴的企業精神實踐的集中反映，是企業組織力量的縮影，企業先進人物是企業精神的偉大實踐者，為員工樹立楷模，并成為員工效仿的對象。其模范帶頭作用有利于影響其他員工形成和堅持正確的觀念。例如中國名酒劍南春把多年來各大新聞媒體對企業勞模人物的宣傳材料搜集整理下來，編成章節，收錄在《劍南春常在》一書中，通過在集團內部宣傳先進人物的事跡，并組織公司員工學習他們的典型事跡，發揮先進人物的模范作用，使公司的其他員工形成正確的行為觀和價值理念，進一步為公司的發展貢獻自己的力量。

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