當前形勢下做好檔案管理工作的幾點建議

摘要:隨著科學技術的迅猛發展，檔案事業更顯重要。辦公領域現代化技術設備的應用和信息管理系統的建設，給檔案工作帶來了突變。要應對檔案工作管理現代化建設的需要，就要從統一思想認識，提高管理隊伍素質，掌握運用新技術能力，建立健全管理制度及檔案管理法制化方面入手。

關鍵詞:檔案;管理;工作

二十一世紀是以知識和信息為特征的新時代，檔案涵蓋了政府、社會組織、企事業、公民活動中產生的有保存價值的信息資料。因此，檔案工作者必須認清形勢的變化，緊跟時代的步伐，把握時代脈搏，進一步解放思想，轉變觀念，開拓創新，勇于實踐，用檔案事業的加快發展，更好地為國家的利益服務，為全社會服務，為大多數人的利益服務，為全面建設小康社會服務。對現階段如何做好檔案工作，應該做好以下工作。

一、認清形勢，統一思想

1、做好檔案工作，是服務大局的需要。

近年來各級黨委、政府把“推進城市化、加快工業化、全面發展各項事業”作為中心工作和主旋律，檔案工作必須服從、服務于這個大局，并在服務大局中求得更快、更好的發展。基于此，檔案工作人員務必充分發揮自身優勢，大力開發、利用檔案信息資源，用足、用活、用好檔案，為領導決策服務，為經濟發展和現代化建設服務，進而使其真正發揮以史資政、服務大局的作用。只有這樣，檔案工作才能更加有所作為，檔案事業才能與時俱進，不斷取得新的成績。

2、準確分析和把握思想狀況，做好檔案工作。

文書檔案管理的現代化已經引起檔案界的重視，一方面在實踐中，取得了成效，另一方面在理論上，進行了熱烈的討論和探索。但在許多文章中也有少數存在著脫離實際的傾向，如有的近乎現代化的理論，缺少檔案行業特色，有的大談國外，罕及本土，有的只有意義沒有辦法，這些都與當前檔案工作者所關心和大多數檔案部門所要解決的現代化問題大相徑庭。對于思想狀況的科學結論只能來源于二點，一是全面準確的調查研究，二是鄧小平關于初級階段的論述。檔案部門是一個社會較冷僻的專業，與生產第一線和經濟前沿距離較遠，與日新月異的科學技術新成果和舉足輕重的社會熱點問題不是直接相關。長期以來，廣大檔案工作者付出了無數心血，對傳統的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統計工作程序、工作方法、工作技能技巧習慣了、熟練了、精通了，這正是職業道德的要求也是事業的需要，更是檔案事業取得今天成就的保證。這種工作作風和敬業精神，今后必須繼續堅持和弘揚，應當承認，在一個相當長的歷史時期內，紙質檔案仍將是各級綜合檔案的庫藏主體，大多數檔案館工作人員的基本工作內容和檔案管理的運行機制不會根本性改變，檔案工作者仍需在“傳統”2E作對象上下工夫。

二、不斷提高檔案干部隊伍素質

檔案工作是一項以提供檔案的形式，為各項事業服務的工作。專業技術性很強、要求很高。從事檔案工作不僅要能夠甘當無名英雄，而且還要有較高的政治思想素質和業務素質。

在新的歷史發展時期，要想做好檔案管理服務工作，必須要做到:

一是各級檔案部門的領導集體應有較強的政治理論、政策水平和較高的文化素質以及現代經濟、科技、法律、管理和計算機知識，是一個精通檔案專業、掌握外語知識、思想解放、開拓進取、團結一致的班子。領導的重視和支持是做好檔案工作，促進檔案事業發展的關鍵。

二是檔案事業要引入競爭上崗機制，進行公開選拔檔案干部，這不僅可以從源頭上滿足選拔高素質檔案干部的迫切需要，更重要的是能形成健康向上的導向，形成鼓勵優秀人才脫穎而出的氛圍。

三是發展檔案事業，加強檔案隊伍的專業技能教育，可以采取以在職教育為重點，全面開展檔案人員崗位培訓，同時開展廣播、電視、函授、自學考試等遠程教育，對職工進行終身培訓。作為一名新時期的檔案工作者，就要不斷地加強自身學習并虛心向老同志學習，增強自身素質，除參加檔案專業知識的培訓外還應將所學的理論知識與實踐相結合，達到學以致用的目的。

三、加強掌握運用新技術的能力

隨著科學技術的發展，計算機技術、網絡信息技術等滲透到檔案工作中，使檔案工作者面臨著嚴峻的挑戰。檔案工作者必須具備熟練操作新技術產品。如計算機、掃描儀、無線上網等各類新技術產品，并具有能夠在交換信息的同時不丟失數據、不泄露秘密。檔案工作者要會使用檔案管理軟件，并且在使用的過程中一旦出現故障，能夠及時準確地分析故障發生的原因;從而保證電子文檔中的數據部不丟失或者盡可能的恢復原狀。檔案工作者在計算機檔案管理系統的使用中要學會電子數據安全保護。在應用計算機進行檔案的編目、著錄、檢索、統計等工作時，通過軟件設置口令密碼，設定不同操作人員對不同內容的訪問權。對不同密級的檔案應設置不同的保護措施，或對高密級的檔案除設置多級密碼保護之外，還應對文件內容進行數據加密。

重視檔案人員的培訓工作。提高人員素質的根本途徑是抓好培訓和繼續教育。各部門要積極組織檔案工作人員參加業務培訓和新技術學習班，提高檔案人員的知識結構和整體水平。要針對不同崗位人員的工作職責和素質要求，制定相應的培訓與教育方案。如要加強職業道德教育和檔案管理基本理論，基本知識、基本技能教育，使他們掌握檔案王作程序、規范和操作方法，要根據新形勢的要求，從檔案管理工作的實際出發，進行現優化、信息化管理的基本知識教育和計算機應用能力的培訓，做到理論與實踐相結合，使檔案工作者具有運用檔案計算機管理軟件完成檔案存儲、編輯、檢索、利用等檔案管理工作的能力。

科學技術的快速發展使知識更新的周期越來越短。因此，必須樹立終身教育的理念。要通過繼續教育，及時了解檔案信息化建設的現狀及發展動態。采取多種形式，學習相關學科技術，更新知識、拓展思路、掌握多種技能。強化現代化意識，提高熟練運用計算機和網絡信息技術的能力，提高創新能力和專業技術水平，成為檔案信息化的管理人才。

四、建立健全檔案管理制度

要做好新時期檔案工作，必須建立健全各項規章制度，有了切實可行的規章制度，才能實現現代化、規范化、標準化的檔案管理。在檔案管理工作中，檔案工作人員要明確檔案管理范圍、管理原則和管理方法，使基層的檔案管理工作做到有章可循。一是制定歸檔制度。歸檔制度應明確規定各種文件材料的歸檔原則、歸檔范圍、文件的要求及歸檔時間，使其能夠全面地反映檔案管理情況，以便提供利用。二是安全保管制度。檔案保管工作，是實現維護檔案完整和安全的重要環節和主要手段，安全保管制度必須充分考慮現有客觀條件，制定出與之相適應的安全保管措施。三是建立檔案保密制度。保密制度主要是利用檔案的保密措施及對檔案人員的保密要求。四是建立檔案借閱制度。借閱制度應明確規定借閱檔案時所應具備的各種手續及借閱時對檔案保護等的要求以及復制、抄錄、反饋登記等制度。

五、檔案現代化管理要實現法制化

檔案現代化建設必須貫徹執行《檔案法》。實現檔案管理法制化，一是要轉變觀念、提高認識、積極進取、迎接挑戰。二是看清社會發展的趨勢，擺正自己的位置，牢固樹立服務意識。三是要主動出擊，充分發揮潛力，提高服務質量和工作效率;四是要充分提供現代化的設備。隨著檔案數量的劇增，檔案種類的多樣化，使得傳統的工作方式已難以滿足人們對檔案的各種要求。因此，引進技術，使用現代化的工作設備是必需的。具備了這些物質條件，才能實施檔案工作的現代化管理。

以計算機為核心的現代技術的應用，將大大提高工作效率和服務質量，特別是互聯網的出現，很大程度上改變了傳統的思維方式和工作方法。現代的服務手段，將進一步拓寬檔案工作的服務領域，它將能更好地解決檔案工作由被動服務轉向主動服務的問題。