淺探金融危機(jī)下加快企業(yè)檔案的開發(fā)利用

［摘 要］針對(duì)當(dāng)前金融危機(jī)給我國(guó)企業(yè)帶來(lái)的影響，企業(yè)為謀求生存發(fā)展必然要求企業(yè)內(nèi)各部門全力以赴做好各項(xiàng)本職工作應(yīng)對(duì)金融危機(jī)。在此情況下，企業(yè)檔案部門加快企業(yè)檔案開發(fā)利用的緊迫性和必要性日益加劇，并且企業(yè)檔案部門也可以依托所掌管的豐富企業(yè)檔案信息資源，做好基礎(chǔ)工作，了解掌握檔案用戶的需求規(guī)律和特點(diǎn)，知己知彼，為企業(yè)應(yīng)對(duì)金融危機(jī)發(fā)揮自己獨(dú)特的作用和價(jià)值。

［關(guān)鍵詞］金融危機(jī) 企業(yè)檔案 開發(fā) 利用

［中圖分類號(hào)］F27 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1009－5489(2009)08－0060－02

源于美國(guó)的金融危機(jī)雖然沒(méi)有對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)造成實(shí)質(zhì)性的危害，但依然對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展造成了嚴(yán)重影響，尤其使得我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的外部環(huán)境急劇惡化，突出表現(xiàn)之一就是大量企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)生較大困難，甚至一部分企業(yè)因無(wú)法抵御金融危機(jī)的寒冬而破產(chǎn)倒閉。金融危機(jī)當(dāng)前，各企業(yè)為了生存發(fā)展，依據(jù)自身實(shí)際情況，紛紛使出渾身解數(shù)，努力壓縮各種開支、降低成本，提升產(chǎn)品質(zhì)量，積極主動(dòng)穩(wěn)定并努力開拓市場(chǎng)，以減少和避免金融危機(jī)給自己帶來(lái)?yè)p失和影響，努力保存自己，渡過(guò)當(dāng)前難關(guān)，為未來(lái)發(fā)展保存基礎(chǔ)和蓄積力量。

那么，為了企業(yè)生存發(fā)展，企業(yè)檔案部門如何在當(dāng)前金融危機(jī)中，加快企業(yè)檔案開發(fā)利用，發(fā)揮自己應(yīng)有的獨(dú)特作用呢？本文試就此做以淺析。

一、金融危機(jī)下加快企業(yè)檔案開發(fā)利用的緊迫性和必要性

企業(yè)收藏檔案的根本目的之一，就是滿足廣大檔案用戶對(duì)檔案信息資源的利用需求。企業(yè)檔案部門只有將企業(yè)檔案納入利用實(shí)踐，使企業(yè)檔案所具有的特殊功能與檔案用戶的利用需求發(fā)生一定的關(guān)系，才能充分發(fā)揮企業(yè)檔案的積極作用，為企業(yè)創(chuàng)造更多的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富。

在日常存放的狀態(tài)下，企業(yè)檔案的功能是潛在的，只有在企業(yè)檔案利用實(shí)踐中，企業(yè)檔案的各種功能才會(huì)顯現(xiàn)出來(lái)，即原始憑證功能和記錄與傳遞信息的功能。當(dāng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)較好時(shí)，盡管企業(yè)檔案部門也有加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，加快開發(fā)利用企業(yè)檔案以維護(hù)并為企業(yè)創(chuàng)造效益的意識(shí)和壓力，但相對(duì)來(lái)說(shuō)，這種意識(shí)不是太強(qiáng)烈，壓力也不是很大。但當(dāng)金融危機(jī)肆虐蔓延并日益加深時(shí)，企業(yè)的生存壓力加大，要求企業(yè)必須及時(shí)有效降低成本、保存實(shí)力，渡過(guò)難關(guān)，進(jìn)而增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，提高經(jīng)濟(jì)效益，在某種程度上，就決定了企業(yè)的生死存亡。因此，金融危機(jī)的到來(lái)及加深，在一定程度上加強(qiáng)了企業(yè)成本效益意識(shí)及生死存亡的危機(jī)意識(shí)，這對(duì)作為基礎(chǔ)管理部門的檔案工作部門來(lái)說(shuō)，就必須樹立并加強(qiáng)開發(fā)利用企業(yè)檔案的意識(shí)和步伐，努力為企業(yè)生存發(fā)展節(jié)約開支、壓縮成本、維護(hù)創(chuàng)造效益。這就使得企業(yè)檔案部門在金融危機(jī)下加快開發(fā)利用企業(yè)檔案的工作緊迫性和必要性日益加強(qiáng)。

同時(shí)，企業(yè)檔案功能的運(yùn)動(dòng)變化規(guī)律，尤其是企業(yè)檔案功能時(shí)效性的遞減律和企業(yè)檔案功能發(fā)揮的權(quán)變律，要求企業(yè)檔案部門必須及時(shí)地開發(fā)利用企業(yè)檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，這也使得加快企業(yè)檔案開發(fā)利用的必要性更顯緊迫。

二、金融危機(jī)下加快企業(yè)檔案開發(fā)利用的可能性及可行性

企業(yè)檔案是在企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻(xiàn)載體形式的歷史記錄，它不僅記載著企業(yè)在創(chuàng)建和發(fā)展過(guò)程中積累的經(jīng)驗(yàn)和成果，而且又與企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展、變化保持著相應(yīng)的緊密聯(lián)系。因此，企業(yè)檔案在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、指揮、管理以及應(yīng)對(duì)危機(jī)、資產(chǎn)重組和產(chǎn)權(quán)變更等各項(xiàng)活動(dòng)中具有記錄企業(yè)歷史、著錄企業(yè)資產(chǎn)、維系企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益等其他資源無(wú)法替代的特殊價(jià)值和作用。

企業(yè)檔案是企業(yè)信息資源的重要組成部分，是企業(yè)的重要戰(zhàn)略資源。在被稱為“信息時(shí)代”的當(dāng)今社會(huì)中，信息資源在企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮著物質(zhì)資源所無(wú)法替代的作用。企業(yè)檔案工作從屬于和服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和各項(xiàng)管理工作，它以企業(yè)的生存和發(fā)展為最高目標(biāo)。作為保存、管理著企業(yè)全部檔案信息資源的企業(yè)檔案工作部門，科學(xué)地管理企業(yè)檔案，積極地開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供企業(yè)檔案，為企業(yè)的現(xiàn)實(shí)工作和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)的責(zé)任和義務(wù)。如今金融危機(jī)危及企業(yè)的發(fā)展乃至生存，企業(yè)的各個(gè)部門都在為如何應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)危機(jī)、節(jié)約降低企業(yè)成本，維護(hù)企業(yè)生存和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益想法設(shè)法、群策群力。企業(yè)檔案部門自然也不能例外。企業(yè)檔案部門完全可以利用掌管的豐富企業(yè)信息資源，科學(xué)管理、強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)、加大利用開發(fā)力度，為企業(yè)渡過(guò)金融危機(jī)，謀求生存發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

三、金融危機(jī)下加快企業(yè)檔案開發(fā)利用對(duì)檔案部門的要求

一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案及其管理水平是影響企業(yè)檔案功能改變的內(nèi)在權(quán)變因素。而金融危機(jī)的到來(lái)，則客觀上促使企業(yè)檔案部門要加強(qiáng)、加快企業(yè)檔案的開發(fā)利用力度。這對(duì)企業(yè)檔案部門來(lái)說(shuō)，既是一種挑戰(zhàn)，又是一種機(jī)遇。然而正所謂：知己知彼，百戰(zhàn)不殆。為此，企業(yè)檔案部門就必須先做好兩個(gè)方面的基礎(chǔ)工作。

(一)知己

1.了解并熟悉企業(yè)館(室)藏檔案信息的內(nèi)容和成分，了解企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)及其業(yè)務(wù)流程。

(1)熟悉企業(yè)館(室)藏，就是要較清楚地了解庫(kù)藏企業(yè)檔案與資料的內(nèi)容與成分、存放位置，以及它們的利用價(jià)值。企業(yè)檔案工作者要對(duì)館(室)藏的重點(diǎn)全宗或檔案的內(nèi)容，了如指掌。積極提供傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主的和現(xiàn)代的多媒體、電子檔案信息等多種載體形式的企業(yè)檔案。這是加強(qiáng)開發(fā)利用企業(yè)檔案的前提和基礎(chǔ)。

(2)熟悉企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)及其業(yè)務(wù)流程，以便根據(jù)各類企業(yè)檔案的特性和企業(yè)各種工作人員的需求特點(diǎn)，進(jìn)行服務(wù)預(yù)測(cè)。在服務(wù)行為發(fā)生之前，就做好準(zhǔn)備工作，并把企業(yè)檔案信息的利用服務(wù)滲透進(jìn)企業(yè)的各項(xiàng)工作流程中。

2.編制并熟練使用各種企業(yè)檔案檢索工具，提供多元化的服務(wù)。

(1)企業(yè)檔案檢索工具應(yīng)豐富多樣化。不僅要有適合企業(yè)利用需求的一定數(shù)量的不同種類且功能互補(bǔ)的檢索工具。同時(shí)，為了滿足企業(yè)用戶對(duì)企業(yè)檔案的多樣化需求，一個(gè)企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的檢索工具體系，應(yīng)同時(shí)具有庫(kù)藏性、查檢性和報(bào)道性檢索工具，三者不可偏廢。為此目標(biāo)，企業(yè)檔案部門和工作人員就應(yīng)建立健全并熟悉、熟練掌握這些檢索工具。

(2)多元化服務(wù)。一方面，企業(yè)檔案部門要提供服務(wù)方式的多元化，即采用出借、閱覽、復(fù)制供應(yīng)、咨詢等多種方式開展企業(yè)檔案的提供利用。另一方面，提供給用戶利用信息內(nèi)容的多元化，即綜合企業(yè)檔案信息和其他非檔案信息以多種方式提供服務(wù)。這時(shí)因?yàn)楝F(xiàn)在企業(yè)需要的是綜合性的信息，而不是某一單方面的信息。單純的檔案信息利用，已不能滿足企業(yè)所有的信息需求。

同時(shí)，企業(yè)檔案應(yīng)同圖書情報(bào)以及其他業(yè)務(wù)部門密切配合，采取跟蹤服務(wù)、定題服務(wù)等多種形式，把整合信息提供給用戶，如建立企業(yè)信息中心，檔案部門是信息中心的一個(gè)分支，檔案的利用服務(wù)也是信息利用服務(wù)的一個(gè)分支。

3.加快開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，搞好企業(yè)檔案編研工作。

(1)向檔案用戶介紹和報(bào)道企業(yè)館(室)藏中相關(guān)的企業(yè)檔案信息線索，積極開展企業(yè)檔案咨詢服務(wù)。甚至可以通過(guò)相關(guān)的專題介紹或講座等形式，來(lái)介紹保存的企業(yè)檔案資源，擴(kuò)大企業(yè)檔案部門的影響，樹立企業(yè)檔案意識(shí)。

(2)要加快開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，就必須搞好企業(yè)檔案編研工作，把經(jīng)過(guò)篩選鑒別、加工整序、編目匯編纂出來(lái)的二次、三次檔案文獻(xiàn)信息提供給企業(yè)人員，滿足其利用需求。

(二)知彼

加快企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作，企業(yè)檔案部門和工作人員除了要做到“知己”以外，還需要了解企業(yè)中各種檔案用戶的利用需求的規(guī)律和特點(diǎn)，以便根據(jù)不同人員的不同需求，及時(shí)、準(zhǔn)確、主動(dòng)地提供檔案利用。

1.分析和預(yù)測(cè)企業(yè)、社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案信息的需要特點(diǎn)，把握企業(yè)檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律。

(1)宏觀上，企業(yè)檔案用戶需求總是根據(jù)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形勢(shì)以及黨和國(guó)家的有關(guān)方針、政策提出來(lái)的。而今金融危機(jī)蔓延加深，整體經(jīng)濟(jì)形勢(shì)不容樂(lè)觀，企業(yè)的生存發(fā)展遭遇嚴(yán)重困難，在客觀上推動(dòng)了檔案信息的開發(fā)利用力度。

(2)微觀上，企業(yè)檔案用戶需求總是根據(jù)企業(yè)的工作計(jì)劃、任務(wù)提出來(lái)的。當(dāng)前，由于金融危機(jī)的影響，企業(yè)要根據(jù)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的要求，制定應(yīng)對(duì)危機(jī)的工作計(jì)劃，開展各項(xiàng)工作。

2.強(qiáng)化并加快做好檔案利用需求的調(diào)研、分析、預(yù)測(cè)等工作

企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)把利用效果的搜集、整理、分析和研究，作為一項(xiàng)基本的工作任務(wù)來(lái)抓并且加以強(qiáng)化。為此，檔案部門不但應(yīng)注意了解和掌握檔案用戶利用檔案后所取得的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，而且應(yīng)當(dāng)全面了解和掌握檔案用戶利用檔案后沒(méi)有產(chǎn)生積極效果的情況。唯此才能全方位地把握所藏各類檔案與資料的利用價(jià)值，從而也為改善所藏檔案與資料的質(zhì)量，加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)工作建設(shè)，提供可靠的科學(xué)依據(jù)。

企業(yè)檔案部門要以企業(yè)館(室)藏檔案為主，有的放矢地搜集有關(guān)的數(shù)據(jù)與資料，進(jìn)行科學(xué)必要的分析、研究，對(duì)某一專題、某一方面、某一領(lǐng)域的利用需求進(jìn)行評(píng)價(jià)和估計(jì)，把握其變化和發(fā)展的趨向與特征，為企業(yè)檔案用戶提供全面、及時(shí)的企業(yè)檔案信息服務(wù)。

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(責(zé)任編輯：劉 丹)