加強(qiáng)科技事業(yè)單位檔案工作的措施建議

［摘 要］科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)下的科技事業(yè)單位改革，迎來了嶄新的時期，這對科技事業(yè)單位檔案工作也提出了更好的要求。如何做好檔案管理工作，是科技事業(yè)單位改革過程中的重要內(nèi)容。因此本文針對相關(guān)問題進(jìn)行了探討，旨在為促進(jìn)科技事業(yè)單位檔案工作，為構(gòu)建和諧社會貢獻(xiàn)力量。

［關(guān)鍵詞］科技事業(yè)單位 檔案工作 措施建議

［中圖分類號］G27 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1009－5489(2009)08－0123－01

一、改革科技事業(yè)單位的人事檔案

1.完善人事檔案保管和移交制度

近年來，隨著科技事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn)，各單位的競爭也隨著加劇，這就導(dǎo)致科技事業(yè)單位人員流動現(xiàn)象與日俱增，由人員的大量流動引發(fā)的人事檔案管理難也成為科技事業(yè)單位檔案部門關(guān)注的焦點。為此，中共中央組織部和人事部共同制定頒發(fā)了《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》作為對流動人員檔案管理的依據(jù)。人員的大量流動必然要求科技事業(yè)單位檔案管理部門完善健全人事檔案的保管和移交制度。人員發(fā)生變動時，要及時辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，避免“無頭檔案”的出現(xiàn)；同時個人還應(yīng)及時向企業(yè)索要人事檔案并轉(zhuǎn)交新單位，保證人事不斷的補(bǔ)充；此外，檔案部門還應(yīng)定期做好檢查、核對工作，保證人檔一致，防止對人事檔案的涂改、銷毀和撤換，確保人事檔案的真實準(zhǔn)確性。

2.健全人事檔案內(nèi)容制度

現(xiàn)代科技事業(yè)單位人力資源管理要求人事檔案記載的內(nèi)容能全方面地反映個人的成長經(jīng)歷和社會活動，因此，必須摒棄傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容單一重復(fù)、政治性強(qiáng)、不具有個性化記錄，記載內(nèi)容與時代發(fā)展要求脫軌，不能被社會所利用的人事檔案內(nèi)容制度。切實從科技事業(yè)單位人力資源管理和利用的角度出發(fā)，把反映個人業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長、工作業(yè)績、個人信用、職業(yè)培訓(xùn)、違法記錄等方面的記錄納入人事檔案的內(nèi)容中去，適當(dāng)采用定量指標(biāo)考核作為對個人工作業(yè)績和態(tài)度的記錄，突出個人能力的發(fā)展，提高人事檔案信息的利用價值。

3.加強(qiáng)對人事檔案工作的評估，完善實際的人才評價體系。

結(jié)合科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理體系，探索市場化的科技事業(yè)單位人力資源評估體系和人事檔案評估體系，是形成公平、公正、公開的人才競爭機(jī)制，為單位人力資源的開發(fā)帶來直接效益。人事檔案評估體系，以人事檔案的利用和對人力資源最大化的開發(fā)為評價宗旨，以個人的業(yè)務(wù)能力考核、職業(yè)道德評價等定量和定性指標(biāo)為評價標(biāo)準(zhǔn)，作為對個人的崗位、薪酬的評判依據(jù)，進(jìn)而形成企業(yè)員工完整的人事檔案管理和人才評價體系，帶動企業(yè)人力資源的開發(fā)工作。

二、積極促進(jìn)科技事業(yè)單位人事檔案的信息化建設(shè)

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化

按照《中組部全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)軟件設(shè)計原則和規(guī)范》和《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實施綱要》的要求，科技事業(yè)單位要增加人事檔案信息化建設(shè)的投入，加快科技事業(yè)單位人事檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，基礎(chǔ)設(shè)施的核心是信息網(wǎng)絡(luò)，它是實現(xiàn)檔案信息傳輸、交換和資源共享的必然選擇?？萍际聵I(yè)單位人事檔案管理部門要重視配備先進(jìn)的計算機(jī)等成套硬件設(shè)備，為檔案系統(tǒng)中大量數(shù)據(jù)的快速處理，文字圖片的掃描及聲像資料的錄入、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)等提高硬件方面的保障；同時，科技事業(yè)單位人事檔案管理部門要統(tǒng)一開發(fā)一套功能強(qiáng)大，格式統(tǒng)一的信息系統(tǒng)軟件，以滿足檔案信息化建設(shè)的基本要求。

2.培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才

科技事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)水平的高低，一方面取決于其所應(yīng)用的信息技術(shù)水平的高低。另一方面又取決于開發(fā)利用信息技術(shù)的管理者水平的高低。加速科技事業(yè)單位人事檔案信息化管理，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，是信息時代發(fā)展的要求。因此，科技事業(yè)單位檔案管理部門既要重視對原有管檔人員的培訓(xùn)和提高，又要大量吸收那些既懂檔案專業(yè)又懂計算機(jī)管理、熟知法律法規(guī)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)科技事業(yè)單位人事檔案信息化、數(shù)字化管理的需要，為實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

3.健全科技事業(yè)單位人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的安全機(jī)制

(1)檔案信息的真實性

數(shù)據(jù)庫由數(shù)據(jù)單元組成，信息化以后，檔案材料的管理移到了網(wǎng)上，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為了保證接受發(fā)送信息的真實性和確定性，就必須采用數(shù)字簽名機(jī)制。數(shù)字簽名，是指用符號及代碼組成電子密碼進(jìn)行“簽名”來代替書寫簽名或印章，它采用規(guī)范化的程序和科學(xué)化的方法，用于鑒定簽名人的身份以及對一項數(shù)據(jù)電文內(nèi)容信息的認(rèn)可。在科技事業(yè)單位人事檔案信息網(wǎng)上接收、轉(zhuǎn)出文件時，文件發(fā)出部門必須在所發(fā)送文件上進(jìn)行數(shù)字簽名、經(jīng)過嚴(yán)格認(rèn)證之后，接受部門才能確定接受。

(2)訪問控制的安全性主要是限制各個用戶

只能在自己的使用權(quán)限下進(jìn)行操作，這是科技事業(yè)單位人事檔案網(wǎng)絡(luò)安全中最核心的工作。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)采用多用戶多視圖系統(tǒng)，配合防火墻技術(shù)和用戶審計功能來管理數(shù)據(jù)庫的用戶訪問。

(3)信息通訊的保密性

為了保護(hù)信息在傳遞過程中不被別人竊聽或修改，需要對信息進(jìn)行加密，這樣，即使別人竊取了你的密文(被加密

后的信息)，由于沒有密鑰(解密密碼)而無法將之還原成明文(原信息)，從而保證了信息的安全性。

三、為科技事業(yè)單位人力資源部門提供有利保障和支持

1.為相關(guān)人才的選拔和晉升提供翔實的依據(jù)

科技事業(yè)單位人事檔案是正確評價和使用人才的依據(jù)，傳統(tǒng)的人事工作只強(qiáng)調(diào)個人服從組織的安排和事業(yè)的需要，而現(xiàn)代人事工作更注重人才資源的潛能開發(fā)與培養(yǎng)，努力為人才創(chuàng)造充分施展才能的條件，這就要求科技事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容做相應(yīng)的調(diào)整、充實，以便更全面、更真實地為人力資源管理工作服務(wù)。在檔案材料的收集上要及時、完整。不僅應(yīng)該擴(kuò)大接受范圍，主動上門收集，而且一定要進(jìn)行鑒別篩選，遵循“取之有據(jù)，舍之有理”的原則，使檔案整理更嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)。在內(nèi)容上應(yīng)增加收集不同階段的個人業(yè)績、工作能力、職業(yè)傾向、專業(yè)特長、技術(shù)狀況、發(fā)展?jié)撃芎蛺酆门d趣等方面的材料，使人事檔案更加充實、完善、健全。

受傳統(tǒng)工作方式的束縛，過去的科技事業(yè)單位人事檔案管理依附于科技事業(yè)單位人力資源管理工作，處于看門守攤、等人上門的被動狀態(tài)，影響了科技事業(yè)單位人事檔案作用的發(fā)揮。因此，在具體工作中要變被動為主動，積極參與到人力資源制度改革中去，做到檔案工作與人事、人才工作相銜接，積極有效地開發(fā)、利用科技事業(yè)單位人事檔案信息資源，變“死檔案”為活信息，更好地為人力資源工作服務(wù)。

2.重視個人業(yè)績檔案的開發(fā)，發(fā)揮激勵人才的輔助作用

人才業(yè)績檔案是人事檔案的一種，是指專門記錄單位人才個人業(yè)績信息的相關(guān)檔案資料。一般來說，人才業(yè)績檔案主要是面向?qū)I(yè)技術(shù)人才、管理人才、柔性流動人才等而設(shè)立的，是人事檔案的延伸和重要補(bǔ)充。它不僅包括人才的基本信息，還包括教育學(xué)歷信息、工作履歷信息和工作業(yè)績等信息。人才業(yè)績檔案的應(yīng)用，能使用人單位在人員錄用、考核時對人才的綜合素質(zhì)有更直觀、更全面地了解，從而能更好地使用和管理人才，也有利于單位的人才隊伍建設(shè)。

對于科技事業(yè)單位來說，人才業(yè)績檔案記載了某個人的工作崗位、工作成績和主要的學(xué)術(shù)活動和科研成果等情況，以及主管部門領(lǐng)導(dǎo)對其在職情況的評價，它可以適時地全面反映每位工作者的工作能力、業(yè)務(wù)水平、工作業(yè)績和工作態(tài)度。因此，科技事業(yè)單位人才的業(yè)績檔案對于科技事業(yè)單位人力資源管理以及人才的培養(yǎng)都有著舉足輕重的作用。

3.科學(xué)進(jìn)行人事檔案信息的綜合分析，為科技事業(yè)單位人力資源需求預(yù)測提供參考

在科技事業(yè)單位，影響人力資源需求的因素主要來自單位內(nèi)部，有效的人事檔案管理對分析科技事業(yè)單位內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)單位的改革與發(fā)展的要求，人才工作計劃制定是否科學(xué)合理、實施是否順利等方面發(fā)揮著重要作用。

我們可以通過分析人事檔案信息，總結(jié)科技事業(yè)單位整體的人才儲備狀況，結(jié)合人事流動的檔案信息，預(yù)測科技事業(yè)單位人才的需求狀況，從而有效科學(xué)的制定人力資源計劃，為科技事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。如果沒有詳細(xì)的人事檔案信息分析，我們就無從清晰地了解科技事業(yè)單位整體的人才儲備狀況，也就無法進(jìn)行科學(xué)預(yù)測，由此可見，做好科技事業(yè)單位人事檔案工作，對于人力資源需求預(yù)測的關(guān)鍵性。所以，科技事業(yè)單位人事部門要以利于科技事業(yè)單位人才隊伍建設(shè)用為立足點，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為科技事業(yè)單位人力資源管理工作提供有效的服務(wù)。

［參考文獻(xiàn)］

［1］張力：《事業(yè)單位轉(zhuǎn)制后如何做好檔案管理工作》，《科技檔案》2006年第2期。

［2］朱淑芳：《如何加強(qiáng)科技事業(yè)單位檔案管理》，《黑龍江檔案》2008年第4期。

［3］劉世美：《不斷創(chuàng)新以促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研單位檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展》，《現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技》2008年第21期。