科學管理 高效利用

[摘要]文物藏品是博物館、紀念館的重要物質基礎，對其進行合理保護和展示是博物館、紀念館的基本社會功能。博物館、紀念館藏品珍貴、數量多，應用藏品檔案計算機信息技術管理不僅是藏品檔案工作的必然要求，也是文博事業發展的必然要求。

[關鍵詞]藏品檔案管理；博物館；紀念館；計算機信息技術

[中圖分類號]G262 [文獻標識碼]A

[文章編號]1005-3115(2009)12-0088-02

藏品是文博單位陳列研究的物質基礎。因此，對文物藏品進行有效保護、合理利用、科學管理和深入研究。是歷史賦予文博工作者的神圣職責。隨著信息化時代的到來，文博信息化已成為文博系統重點工作。文物藏品檔案管理信息化建設也是文博事業發展的必然要求，只有對藏品檔案進行科學管理，才能使傳統的紀念館功能充分、高效發揮。

一、傳統的藏品檔案管理方法與存在的問題

博物館、紀念館藏品檔案管理是按照一定的步驟和方法進行的。首先是藏品登記。對每一件藏品都必須嚴肅認真地進行總登記，總登記簿必須專人負責管理。永久保存。登記時嚴格按照規定格式、逐條逐項用不退色墨水筆填寫。二是藏品分類。把具有相同特征的藏品聚集起來，其他的區別出來，另行分類。嚴格地把全部藏品按類分開，博物館類下再分綱分目，便于查找。三是入庫排架。藏品分類后。同類的藏品分在一起，按登記號順序排架，分類排架后，每件藏品在庫房中都有固定位置，應按此制定庫內藏品方位卡，標明藏品在庫房的具體位置。藏品方位卡和排架目錄由藏品保管員編制、使用和在庫內保管。四是藏品編目。要按照一定順序排號。再說明其特點，鑒別其內涵價值，并考證其源流，使人們可以按類目查找所需的文物，以便進行文物本身和有關學問的研究。藏品編目工作大體可分為兩個步驟：第一步，填寫編目卡片；第二步，將編目卡片按一定次序組成一個邏輯體系，編成目錄。

綜上所述，按照傳統方法建立藏品檔案由于工作量大、程序多，因此存在一些問題。

(一)經手人員多，藏品檔案建立很難達到規范和統一

在建立藏品總登記簿時。要求經手人員字跡工整、清晰，如有訂正，用紅墨水筆劃雙線，由經辦人員在訂正處蓋章。在藏品檔案建立過程中，類似這樣強的規范性操作隨時都有，但由于經手人員多，每一個人面對成千上百件藏品，在檔案建立中難免有所疏忽。這樣會對原始藏品檔案的建立帶來很大影響。再者，由于經手人員多，藏品檔案經多人填寫。不同的字跡、書寫習慣和填寫詳略不一，會對藏品的研究帶來很多不便，甚至會因書寫不清晰而造成研究問題中的重大失誤。

(二)藏品數量和種類龐雜，極易造成藏品檔案管理疏漏

當藏品提取出庫時。空出的位置不應以其他藏品填補，而應保留其空位，待藏品回庫時歸回原位；否則，就難以保證藏品秩序，造成排架錯亂，以至藏品錯位，丟失時也不易及時發現。隨著對藏品研究的不斷深入，藏品檔案內的資料會越來越豐富，卷宗也越來越厚，若不及時整理就會混淆，關鍵時刻找不到需要的東西。

(三)不利于藏品檔案的保管

維護藏品檔案的質量，既取決于其材料質地，取決于它所處的環境。環境因素直接影響到藏品檔案的保存年限和提供利用。不同質地的藏品對保管環境有不同的要求。光線、溫度、濕度等這類自然破壞力雖然進行緩慢，破壞輕微。但日積月累會使壁畫褪色起甲、織物粘連腐爛、書卷蟲蛀霉變、皮革脆裂脫毛、文獻字跡模糊等，不注重對藏品檔案的保護環境，就會對檔案造成嚴重的威脅。有些重要的藏品是文博工作者研究的重點和熱點，該藏品檔案難免被多人、多次借閱，會給藏品檔案造成一定的磨損、損壞或者遺失，影響藏品檔案的管理。

二、應用計算機信息技術對藏品檔案進行管理的必然趨勢

對一件藏品的管理和收藏，從接收、鑒選、登記到編目、制檔要經過多個程序，僅藏品記錄就有入庫文物憑證，藏品總登記賬、分類賬，藏品卡片和藏品檔案，從入庫到提用，中間經歷多道手續，存在著大量重復性工作，這就要求藏品檔案管理工作一定要科學化和系統化。1941年，美國國會圖書館為了預防戰爭破壞，將藏書卡片目錄復制成微縮膠卷，開啟了微縮型目錄。到了20世紀60年代，圖書館工作引進了電腦，開始出現機讀目錄，一次輸入，多次利用，近年來又實現了聯索圖書目錄，即通過計算機終端，可直接檢索文獻中的圖書目錄信息。博物館和紀念館的藏品目錄管理也正朝著機讀目錄和聯機目錄檢索發展。用計算機管理藏品目錄，使人們意識到藏品檔案管理也可以采用信息化技術管理。隨著計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔助性的工具很快發展成一種主要工具，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產生的大量機讀文件。各文博檔案室管理部門出于自身管理需要使用計算機，形成了大量的數字化檔案信息。鑒于這些情況，新的藏品檔案管理辦法應運而生，計算機信息技術進入了藏品檔案的管理之中。

檔案信息數字化是隨著計算機網絡數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式鏈接，從而及時利用。實現資源共享，它的出現為藏品檔案工作管理帶來新的挑戰和機遇。國家文物局已經發布了《博物館藏品信息指標規范(試行)》，要求藏品檔案管理人員在具備專業文博知識的同時，還要熟悉電腦操作和藏品信息采集、編目的規范化、標準化知識，不斷提高駕馭數字技術、信息技術、網絡技術的能力，把它運用到藏品保護和庫房管理的各個環節中去，逐步建立起文物藏品信息數據和文物藏品信息管理系統，以實現文物資源存儲數字化、傳遞網絡化、管理電腦化，最終達到博物館資源的社會共享。

三、對藏品檔案進行管理的重大意義

(一)建檔方式快捷

對藏品檔案進行建檔，主要運用計算機技術，通過專業藏品管理軟件，輸入藏品相關資料，對藏品檔案要求設置統一標準，保證檔案卷宗的整潔、美觀、清晰，避免了多人多次對同一份藏品檔案填寫而帶來的相關問題。

(二)收集方式方便

應用計算機信息技術對藏品檔案進行管理，不同于以往的藏品檔案收集，對藏品總登記簿、藏品方位卡、排架目錄、藏品編目等紙質文件生成階段管理檔案工作者很少直接參與，一般只要把好歸檔接收環節就可以，而其他的一些環節主要通過專業藏品管理軟件來完成。

(三)保管方式安全

由于數字化檔案載體的特殊性，不同于傳統紙質載體檔案的保管條件，檔案存放方式由檔案柜架變為用數字存儲器以及光盤、磁盤存儲，極小空間可存放大量的數字文件。

(四)利用方式高效

由于藏品管理軟件的應用，藏品檔案制作與檔案管理采用同一系統軟件，在藏品檔案制作的工作平臺上，將文件內容已包含的檢索字節，如藏品名、年代、質地等信息用一定的格式固定下來，再加上檔案管理的部分編號，組成不同類型的檢索信息，大大提高了檔案利用效率。

總之，應用計算機信息技術進行藏品檔案管理是社會發展的必然趨勢，對藏品檔案管理本身有著非常重要的意義。努力做好藏品檔案的數字化工作。不僅是文博事業發展的需要，也是我國文博事業與國際接軌、全世界文化共享的需要。