淺析檔案信息資源開發趨勢

一、檔案信息資源開發

檔案信息資源開發，就是檔案部門通過科學手段，對檔案信息資源進行多層次的加工、整理，將蘊藏于檔案信息資源中的有價值的、適應利用者需求和社會發展需要的各類信息挖掘出來，提供給社會，并通過利用者對其利用進而實現檔案全部價值的過程。

首先，檔案信息資源是作為一種資源而存在的。這不單單只是包括檔案信息本身，也應包括在管理和開發檔案信息資源過程中所涉及到的其他所有軟硬件設備、資金、技術、人員等要素。其次，作為信息資源，檔案信息資源重要的內容來源于檔案信息本身，是經過加工處理的適應社會發展需要的有價值的檔案信息集合。兩者并不完全等同，并非全部的檔案信息都是檔案信息資源。檔案信息要成為檔案信息資源必須要具備資源的三個充分條件，即:第一，有用性。這是指在不同的時間與空間范圍內能夠產生一定的社會和經濟效益。第二，可開發性。這包含了兩方面的含義:一方面是指積累到了一定程度與規模的檔案信息資源潛藏著極大的開發價值;另一方面是指鑒于檔案信息資源的軟硬件基礎，通過對檔案、檔案信息、檔案人員與技術的系統化管理，經過選擇、加工、組織存儲、檢索、開發等一系列過程，能夠將檔案信息有機地組織起來，使之有序化，能為利用者提供高效優質的利用服務。第三，規模性。這是指檔案信息資源要達到一定的規模，檔案信息不僅要達到一定的數量與質量，更要有較齊備的門類。

因而，在此理解基礎上的檔案信息資源的開發，不僅包括了對檔案信息本身的開發，而且也包括了對有關提供檔案信息的設施、設備、組織、人員、資金等其他資源的開發。

二、檔案信息資源開發趨勢

近年來，現代信息技術迅猛發展，對檔案信息資源開發的研究也不斷深入，同時，信息技術、經濟市場的介入，檔案信息資源開發理念得到更新，開發方式不斷進步，呈現出一系列新的趨勢:開發主體多元化、開發階段深入化、開發層次邏輯化。

1. 開發理念的更新

檔案信息資源開發是以向社會提供檔案信息服務，滿足用戶的利用需求為最終目標。信息開發側重的是實現“共享”。由于近年來，“知識管理”不斷被應用到檔案管理中，相應的檔案信息資源開發理念也開始傾向于知識開發。知識開發的理念不僅是將檔案信息資源挖掘出來，更致力于將檔案信息資源轉變成推動社會向前發展的知識資產，側重的是知識的“創新”，是將信息進行整合，系統化，形成知識資源。充分挖掘檔案信息資源中潛藏的知識資源，轉化成推動社會生產力，增強企業競爭力的巨大力量，實現檔案知識資源的創造與共享，發揮檔案知識的社會價值，促進社會知識的良性循環。

2. 開發方式的進步

開發理念的更新，影響著檔案信息資源開發方式的變化。基于信息開發理念的檔案信息資源開發，是通過分析檔案中潛藏的信息資源，借助信息技術手段，將有開發價值的信息資源開發，以檔案信息資源數據庫等的形式，為用戶提供檔案信息服務;而基于知識開發理念下的開發，則是從各種顯性和隱性的檔案信息資源中，針對利用者的需求將知識提煉出來，形成結構化的知識體系的過程。知識開發是在加大力度研究和開發檔案信息內容的基礎上，將檔案信息內容轉變為檔案信息知識，以知識數據庫等的形式，為利用者提供所需的體系化的檔案信息知識。知識開發是檔案信息開發的增值服務，將成為企業在市場經濟環境中增強競爭力的強有力保障。

3. 開發主體的多元化

檔案信息資源的開發主體指的是在開發中占據主導地位的主要力量。在我國，由于檔案館(室)是豐富的檔案信息的存儲中心，檔案館(室)的檔案工作者就順理成章地成為開發的主體。但是館(室)自身開發檔案信息資源也略顯不足:首先，檔案信息資源開發的建立和維護需要大量的資金，但政府的有限撥款顯得捉襟見肘;其次，檔案館無法全面把握市場變化和用戶對檔案信息資源的需求;再者，由于圖書館、博物館也保存有部分檔案，某些高校和科研機構甚至也保存了許多重要檔案;最后，各個館(室)各自為政，各行一套。因而，館(室)需要不斷拓展開發能力，不斷增強館(室)際間的協作，由單一館(室)、單一行業或系統開發檔案信息資源，向區域間、地區間、行業間的協作開發過渡。同時，檔案信息資源的開發主體也需由館(室)自身開發逐漸向社會聯合開發發展。此外，由于用戶信息需求的復雜多變，開發主體必須要有市場需求調查與組織能力，高效的信息整合能力，以全面掌握市場的需求變化。因而，就十分有必要加強與圖書館、博物館、高?？蒲袡C構等各類公益性或商業性的信息機構之間的合作。以用戶需求為導向，有重點地開發特色檔案信息資源，實現最大程度上的信息開發與整合，為社會提供所需的知識服務。

4. 開發階段的深入化

信息技術的不斷運用，檔案信息內容的開發更高效而全面，檔案信息服務更優質而周到。在不同的技術階段，檔案信息資源的開發經歷著由傳統到數字化到網絡化的三個階段:第一階段主要是手工方式的開發，所提供的檔案信息服務就只是傳統的實體檔案服務;第二階段，信息技術的介入，檔案信息化的發展，開發進入了數字化的階段 ;第三階段，開發實現了網絡化，通過檔案網站，用戶不僅可以獲得有關檔案的相關信息，而且還可以查閱檔案原文，享受從查找檔案到利用檔案的全程服務。在檔案信息化的推動下，“檔案網站(或門戶)到檔案信息資源庫(先目錄庫后全文數據庫)到數字檔案館”，逐漸實現向網絡化開發的過渡。

5. 開發層次的邏輯化

檔案信息資源開發階段的不斷深入，其開發層次就相應的顯示出邏輯化的趨向:由原生的檔案信息資源開發向非原生的檔案信息資源開發過渡，由檔案實物開發向檔案信息化開發向檔案網絡知識服務開發不斷發展，由零次檔案信息資源開發不斷深入到一次、二次的開發。不斷深入的檔案信息資源開發，層次間邏輯性不斷增強，各個層次間的分工更明確，關系更明晰，每一層次可分可交由不同的部門或個人完成，也可以通過業務外包協助檔案信息資源信息開發向知識開發實現。

檔案信息資源是人類智慧的結晶，是全社會的共同財富與知識資源，而檔案信息資源的開發更是知識信息的優化整合與廣泛傳播，大大縮短了檔案信息資源的傳遞時間，能更迅速、準確而有效的為利用者提供檔案服務。因此，檔案工作者需明確檔案信息資源開發的內涵，圍繞檔案自身的特色開展資源開發，要做到與時俱進，關注信息技術的發展，堅持知識開發理念，開發有價值的檔案信息資源，提供有效的檔案知識服務，推動社會的全面發展。

(廣東工業大學)