論信息化時(shí)代高校教學(xué)秘書的作用及素質(zhì)要求

摘要: 在現(xiàn)代信息化教學(xué)管理中，教學(xué)秘書是連接“教”與“學(xué)”的橋梁，教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)水平與基本素質(zhì)影響著教學(xué)管理的水平。本文強(qiáng)調(diào)教學(xué)秘書必須適應(yīng)現(xiàn)今信息化教學(xué)管理的新形勢(shì)，從基本能力和專業(yè)能力方面不斷地完善自己，并提出了提高教學(xué)秘書素質(zhì)的具體措施。

關(guān)鍵詞: 信息化教學(xué)管理 教學(xué)秘書 職能 素質(zhì)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，我國(guó)高等院校的教學(xué)管理工作也逐漸形成了信息化的規(guī)模體系。教學(xué)管理是高等院校管理工作的核心內(nèi)容之一，教學(xué)管理水平的高低直接影響著教學(xué)質(zhì)量的好壞和人材培養(yǎng)質(zhì)量的優(yōu)劣。教學(xué)秘書作為教學(xué)工作的具體組織者，是教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的助手，教學(xué)管理一線的基層管理者，在提高信息化教學(xué)管理水平方面發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，正確認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書的作用和其自身應(yīng)具備的素質(zhì)，對(duì)提升信息化時(shí)代的教學(xué)管理水平有著十分重要的意義。

一、信息化時(shí)代院(系)級(jí)教學(xué)秘書的作用

教學(xué)秘書的主要作用是協(xié)助院(系)領(lǐng)導(dǎo)處理日常教學(xué)管理工作，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀。信息化時(shí)代賦予了教學(xué)秘書新的角色意義，要求教學(xué)秘書要思考如何利用現(xiàn)代化信息技術(shù)提高教學(xué)管理質(zhì)量。

1.教學(xué)運(yùn)行管理。

建立一套符合實(shí)際情況并且切實(shí)有效的教學(xué)管理系統(tǒng)。當(dāng)今現(xiàn)代化的設(shè)備及技術(shù)，可以使教務(wù)及教學(xué)信息在相對(duì)短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行收集、整理。如今，很多高等院校都在使用教務(wù)管理系統(tǒng)軟件，那么教學(xué)秘書的工作方式從電話交流變化為網(wǎng)上公告，比如:開學(xué)初的準(zhǔn)備工作，教師、教材、教室的安排情況，整理上學(xué)期的學(xué)生考核成績(jī)單，制作補(bǔ)考安排表并及時(shí)通知缺補(bǔ)考的學(xué)生，使學(xué)生按時(shí)參加補(bǔ)考;期中教學(xué)質(zhì)量檢查，教學(xué)觀摩月的計(jì)劃，教師及學(xué)生座談會(huì)，將發(fā)現(xiàn)的問題認(rèn)真總結(jié)，推廣好的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和典型;期末考試的安排及成績(jī)的登記與成績(jī)分析，等等。這樣的改變可以使教學(xué)秘書在教學(xué)管理的運(yùn)行過程中傳達(dá)的信息更加及時(shí)準(zhǔn)確。

2.教學(xué)檔案管理。

教學(xué)秘書要重視教學(xué)檔案的收集和管理工作。教學(xué)檔案是繁雜的、廣泛的，具有即時(shí)性及連貫性，將現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用到教學(xué)檔案的管理中，可以使教學(xué)秘書的工作更加科學(xué)有序地進(jìn)行。收進(jìn)的是原始文件，拿出的是加工精品，使得教學(xué)檔案全面系統(tǒng)、分門別類，呈現(xiàn)出規(guī)范化、科學(xué)化的特點(diǎn)。良好而健全的教學(xué)檔案可以體現(xiàn)出該院(系)教與學(xué)的效果，反映出教師的工作成績(jī)，為今后的教學(xué)工作提供依據(jù)和經(jīng)驗(yàn)。高質(zhì)量的教學(xué)檔案是院(系)領(lǐng)導(dǎo)決策的信息源泉與組織教學(xué)、開展教研活動(dòng)不可缺少的依據(jù)和參考資料，也是迎接本科評(píng)估檢查的基本材料。所以，教學(xué)秘書必須做好教學(xué)檔案的收集、整理工作，確保檔案的完整性和正確性。

二、信息化時(shí)代院(系)級(jí)教學(xué)秘書的素質(zhì)要求

在高等院校的教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書對(duì)于搞好教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量能起到一定的作用。一名優(yōu)秀的教學(xué)秘書，必須注重加強(qiáng)思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作作風(fēng)及工作修養(yǎng)，只有這樣，才能真正提高工作質(zhì)量和工作效率。

1.職業(yè)道德和敬業(yè)精神。

教學(xué)秘書的工作看起來瑣碎簡(jiǎn)單，但實(shí)質(zhì)上責(zé)任重大。在日常的工作中，如果某個(gè)環(huán)節(jié)上稍一疏忽，就會(huì)打亂正常的教學(xué)秩序，釀成教學(xué)事故。這樣就要求教學(xué)秘書要有良好的思想道德修養(yǎng)，高度的責(zé)任心，健康的心理，有計(jì)劃、主動(dòng)地承擔(dān)相應(yīng)的教學(xué)管理工作，要做到“到位不越位、參與不干預(yù)、出謀不決策”，配合院(系)領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)管理的調(diào)查研究、信息搜集、督查催辦等多項(xiàng)事務(wù)性工作，確保教學(xué)工作順利而有效地進(jìn)行。

2.信息的綜合處理能力。

在這個(gè)信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，教學(xué)秘書應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行教學(xué)管理工作已經(jīng)很普遍。包括各項(xiàng)文件的傳送、學(xué)生的學(xué)籍管理、成績(jī)管理、教學(xué)計(jì)劃的執(zhí)行、教學(xué)任務(wù)的安排、教材的征訂與發(fā)放、多媒體教室的借用、調(diào)停課的申請(qǐng)、課程考試安排、畢業(yè)生的畢業(yè)審定與學(xué)位審定等，諸多教學(xué)管理工作均已離不開計(jì)算機(jī)。所以，教學(xué)秘書應(yīng)樹立學(xué)習(xí)意識(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)的教學(xué)軟件，運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，掌握系統(tǒng)管理、信息管理、量化管理等先進(jìn)的管理方法和技能，熟練使用教務(wù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)上辦公系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等現(xiàn)代化管理軟件，掌握信息的搜索查詢技能，為師生提供優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)。

3.協(xié)調(diào)溝通上傳下達(dá)。

教學(xué)秘書的工作就是為教學(xué)服務(wù)、為師生服務(wù)，協(xié)調(diào)溝通能力是教學(xué)秘書需要具備的最重要能力之一。由于工作需要，教學(xué)秘書要與教務(wù)處、人事處、科技處等各職能部門聯(lián)系，在這些聯(lián)系中溝通是最直接的方式，只有良好的溝通才能得到他人的理解和支持。隨著高等院校專業(yè)的日益細(xì)化，各專業(yè)的聯(lián)系也日益緊密，教學(xué)秘書在教學(xué)管理活動(dòng)中應(yīng)積極主動(dòng)與其他院(系)搞好協(xié)調(diào)聯(lián)系，打開學(xué)院發(fā)展的新局面。教學(xué)秘書在工作中，要講究方式方法，既注重原則又不墨守成規(guī)，要盡自己最大的能力為廣大的師生提供教學(xué)幫助及解決各種教學(xué)困難。教學(xué)秘書在工作中要有團(tuán)隊(duì)意識(shí)，處處從集體的利益出發(fā)，擺正自己在協(xié)調(diào)工作中的地位和角色，使得教學(xué)工作能更好、更有效地完成。

三、信息化時(shí)代院(系)級(jí)教學(xué)秘書工作存在的問題

教學(xué)秘書隊(duì)伍雖然是教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成部分，但是工作在教學(xué)一線基層并受傳統(tǒng)思想的影響，高等院校教學(xué)秘書隊(duì)伍仍存在著諸多的問題。

1.缺乏現(xiàn)代信息化的專業(yè)培訓(xùn)。

隨著我國(guó)教育改革的不斷深入，專業(yè)方向的不斷拓寬，辦學(xué)層次的不斷增加，教學(xué)秘書的工作量也不斷增大。但繁重的工作任務(wù)使得教學(xué)秘書處于只工作，少培訓(xùn)或不培訓(xùn)的狀態(tài)，導(dǎo)致教學(xué)秘書對(duì)教學(xué)工作仍以經(jīng)驗(yàn)型管理為主，開拓及創(chuàng)新意識(shí)淡薄。

2.積極性不高，隊(duì)伍整體素質(zhì)提高緩慢。

教學(xué)秘書工作量大，事情瑣碎、繁雜，業(yè)務(wù)繁忙，輔助性大，服務(wù)性強(qiáng)，無償勞動(dòng)多，承擔(dān)的責(zé)任大，使得教學(xué)秘書沒有時(shí)間進(jìn)行理論學(xué)習(xí)和教學(xué)研究。在諸多方面與其他人員差距拉大，造成心理上的不平衡，導(dǎo)致他們認(rèn)為擔(dān)任教學(xué)秘書沒有前途和出路，嚴(yán)重挫傷了工作積極性。教學(xué)秘書為避免教學(xué)事故，往往疲于應(yīng)付各項(xiàng)工作，使得個(gè)人管理水平難以得到提高。

四、信息化時(shí)代提高院(系)級(jí)教學(xué)秘書工作素質(zhì)的幾項(xiàng)措施

1.加強(qiáng)思想素質(zhì)培養(yǎng)，提高教學(xué)秘書的敬業(yè)精神。

思想素質(zhì)教育包括過硬的政治理論、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃枷胱黠L(fēng)等，這是搞好一切工作的基礎(chǔ)。教學(xué)秘書處在教學(xué)基層，面對(duì)繁雜的教學(xué)管理工作，要學(xué)會(huì)自覺制怒、擺脫苦惱、消釋牢騷的方法，克服不良情緒對(duì)工作的消極影響。同時(shí)，樹立管理育人、服務(wù)育人的思想，主動(dòng)熱誠(chéng)地為師生服務(wù)，愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)、嚴(yán)于律己，高質(zhì)量地完成繁瑣的教學(xué)管理任務(wù)。

2.加強(qiáng)現(xiàn)代信息化的管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

在信息網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)達(dá)的今天，教學(xué)管理若應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代化的手段使管理工作更加規(guī)范化與信息化。為此，教學(xué)管理的職能部門應(yīng)該定期或不定期地對(duì)教學(xué)秘書開展現(xiàn)代信息化的教學(xué)管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有選擇性地組織教學(xué)秘書到兄弟院校觀摩，給他們創(chuàng)造繼續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)和條件。這樣可以使他們能夠?qū)W習(xí)到一些現(xiàn)代管理方法和管理技術(shù)，開拓他們的思路，提高他們的工作能力和研究能力，教學(xué)管理工作才能跟上教學(xué)改革的步伐，才能做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。

3.加強(qiáng)教學(xué)秘書的發(fā)展空間，提高工作積極性。

首先要肯定教學(xué)秘書是高等院校管理工作中的一支重要隊(duì)伍，是教學(xué)管理的生力軍。其次要給他們一個(gè)合理的發(fā)展空間，使得他們努力工作能夠得到一定程度的鼓勵(lì)和認(rèn)可。比如采取激勵(lì)措施獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，以獎(jiǎng)勵(lì)為主，激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情，以促進(jìn)教學(xué)管理工作的良性循環(huán)。

總之，教學(xué)秘書在高等院校的教學(xué)管理中起到極為關(guān)鍵的作用。要建立現(xiàn)代信息化的教學(xué)管理模式，就要具有現(xiàn)代信息化管理技術(shù)的高素質(zhì)高層次的教學(xué)管理隊(duì)伍。只有通過科學(xué)完善的教學(xué)管理，才能保證教學(xué)工作的正常進(jìn)行，才能使教學(xué)計(jì)劃保質(zhì)保量地執(zhí)行，才能完成高等院校為國(guó)家培養(yǎng)高等人材的任務(wù)。