淺論高校學生檔案的管理工作

摘要: 本文論述了高校學生檔案的內容，指出了目前學生檔案管理工作中存在的問題，提出了加強高校學生檔案管理工作的建議，旨在進一步推進學校學生檔案管理工作更上一個臺階。

關鍵詞: 高校學生檔案管理 內容 存在問題 建議

高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是學生家庭社會關系、經濟狀況的主要原始材料，是學校教育、考察、培養準人才的第一手資料，更是用人單位選拔聘用、考核培養的主要依據。現在不少高校在學生檔案的管理中出現了一些問題，這直接影響了學生今后的就業，并在其走向社會后將產生一系列問題，因此，對高校學生檔案的管理問題進行研究是很必要的，這對于準確、完整地提供人才信息，促進大學生就業有著重要的現實意義。

一、高校學生檔案的內容

高校學生檔案分為終身檔案和臨時檔案。終身檔案是指新生進校時由招辦提供的，以及學生畢業時由學校寄發到有關部門的對學生終身有效的檔案。臨時檔案是指學生在校期間臨時建立的檔案，包括學生各種表現情況的記載。臨時檔案的部分內容在學生畢業時將裝入學生終身檔案。學生終身檔案和臨時檔案是兩個不同階段的檔案，學生臨時檔案一般包括以下一些內容:新生基本情況登記表，軍訓考核表，大學生各科成績總表，綜合測評評審表，評優評獎情況登記表，學生在校期間的政治思想表現及入團、入黨材料，學生受處分或撤銷處分的決定，以及有關認識、檢查等相關材料，畢業生登記表等。學生畢業時臨時檔案的有關內容要裝入終身檔案，例如學籍卡，軍訓考核表，評優評獎情況登記表，在校期間各科成績匯總表，入團、入黨有關材料，畢業體檢表，畢業生登記表，等等。

二、高校學生檔案管理工作存在的問題

1.管理制度不健全、思想認識不夠。不少學校對學生檔案的管理工作認識不足，沒有充分認識學生檔案工作的重要性，有的把學生檔案放在校綜合檔案室實行綜合管理;有的把學生檔案放在人事處和干部人事檔案一起管理;有的干脆把學生檔案放在各個院系，實行分散管理。在檔案管理二級機構中沒有配備專職人員，沒有進行必要的檢查監督和指導，沒有將學生檔案管理的好壞與檔案管理部門的業績掛鉤，沒有進行有關的制度建設，學生檔案管理工作缺乏領導重視，管理體制明顯不完善。

2.學生檔案的收集整理不規范、不完整。目前學生檔案的管理一般由學生管理部門進行統一管理，并將學生檔案的整理交由院系來完成。由于學生管理部門和院系均沒有配備專職人員，加上學校缺乏監督檢查和業務指導，導致學生檔案在收集整理過程沒有走上標準化、規范化，出現這樣或那樣的錯誤，如文字材料紙張規格不一、書寫不規范、用圓珠筆書寫、出現錯別字、學年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失等。歸檔材料一般只是涉及高校招生報名表、入學登記表、學籍、成績、黨(團)材料等。在市場經濟條件下，這些材料有的已經過時，有的卻是“分量”不足，無法滿足信息時代用人單位的信息需求。據反映，當前用人單位在查看學生檔案時，更多的是希望能從中獲悉準職工在情商、誠信、創新能力等能體現個人特質諸方面的資訊。而當前的檔案中往往缺少這些記載，少量的檔案雖有涉及，但多流于形式，公式化、口號式、千人一面，沒有個性特征，與用人單位的期望值相差甚遠。

3.學生檔案的查閱、借閱等服務環節功能不完備。因檔案的收集不及時，整理、服務環節跟不上，學生檔案只成為“廢紙”一堆，無人查閱，也無法查閱、借閱，不利于高校教師了解學生、對學生因材施教。畢業學生檔案的轉遞、管理等工作不盡完善。在國家對高校畢業生實行統分統包的時候，高校畢業生檔案通常由學校檔案部門在學生畢業離校后統一寄往生源所在地人事局或有人事任用權的用人單位。隨著高校畢業生就業制度改革，國家不再對高校畢業生進行統包統分，應該說，生源地的人事部門沒有保管畢業生檔案的權利和責任，畢業生的檔案應該由人才市場、人才交流中心或畢業學校代管，待畢業生落實就業單位后再將其檔案轉至就業單位。由于生源地的人事部門沒有了保管畢業生檔案的權利和責任，因此忽視對高校畢業生檔案的管理，加上轉遞環節復雜，導致一些學生檔案丟失，給學生的就業帶來了不良的影響。

三、做好高校學生檔案管理的建議

1.統一認識，加強領導。學校領導、院系領導及廣大教職工都要強化檔案意識，自覺支持和做好學生檔案工作。學校領導和院系要把學生檔案工作納入議事日程，把學生檔案建設當作全校一項基礎性的工作常抓不懈。同時加強管理，將學生檔案管理工作納入有關職能部門的目標管理，在布置、檢查和總結學生管理工作的同時，布置、總結和檢查學生檔案工作;學校要認真落實檔案管理所需的人員、經費、設備等問題，做到人員到位、經費到位、設備到位。

2.加強學生檔案材料的收集，規范學生檔案的整理。學生檔案材料的收集要保證學生檔案材料的完整、齊全;文字材料紙張規格要統一，書寫要規范、字跡要工整，歸檔的材料不得使用圓珠筆、純藍墨水、鉛筆、復寫紙等書寫，要求不出現錯別字;除傳真件需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔;要從大學生被錄取那一天起就做好建檔工作，入學后立即根據其專業、班組群體性特點，隨時按照國家檔案法規的要求，收集、征集有關材料。一經形成，盡快存入。當前，大學生參加的各種競賽豐富多樣，技能、等級(英語四、六級、計算機)、資格考試種類繁多，社會實踐活動層出不窮，入黨入團、評優獲獎屢見不鮮，每一份材料、每一張證書都是大學生能力與成長的記錄。檔案管理者應該憑借敏銳的嗅覺，不失時機地向有關職能部門索取、征集。尤其畢業之際是大學生檔案材料形成的最集中最重要的時間段，這個時期是對大學生在學期間德、智、體、美、勞形成全面總結和評價的關鍵時段，產生的材料大致有:畢業生登記表、畢業生鑒定表、成績總表和積分表、大學生體育合格登記卡、畢業生體檢表等。學年度班主任鑒定要根據學生實際，盡量表現出各個學生的特點;學生在高中階段也要完備高中檔案，入學即向校方提供。學生檔案的管理應有一個指定的歸口部門進行統一管理，并指定院系專人負責，實行統一要求。檔案整理過程中，要將檔案袋內有關材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內，材料名稱要求填寫完整、規范，并且保持內外名稱一致、順序一致，具體材料以時間先后為序。

3.做好學生檔案的查閱、借閱等服務環節。要嚴格制定查閱、借閱制度。借閱檔案人員要遵守保密制度，不得私自復印、拍照，不得在材料上批注、打問號、劃線、剪裁等。

4.嚴格畢業生檔案的轉遞工作，確保檔案運轉安全及材料完整。學生檔案的轉遞工作，時間集中且短，流量大，涉及面廣，參與的人員多，要設置合理的傳遞方式和周密的傳遞環節，嚴格傳遞手續，以防畢業生檔案丟失。

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