高校辦公耗材管理優(yōu)化途徑初探

[摘要]當前，高校辦公耗材采購、使用和管理普遍存在管理混亂、資源浪費等現(xiàn)象，本文探析這樣的現(xiàn)象存在的根源問題，并力求通過優(yōu)化優(yōu)化途徑給高校的辦公耗材管理工作帶來益處。

[關(guān)鍵詞]采購 使用 管理

隨著計算機科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種產(chǎn)品的開發(fā)和各種新技術(shù)的發(fā)展，對設(shè)備的使用、研究、開發(fā)起著非常重要的作用。高校辦公耗材的采購、使用和管理已經(jīng)成為高校必不可少的重要組成部分，也越來越受到供貨商、高校、使用部門及政府相關(guān)職能部分的重視，本人結(jié)合高校實際，就如何加強對高校辦公耗材采購、使用和管理存的普遍現(xiàn)象進行剖析，分析存在的一些問題，結(jié)合實際情況如何優(yōu)化采購、使用和管理以及通過優(yōu)化途徑給高校管理等方面帶來哪些益處提出個人的觀點。

一、高校采購、使用和管理存在的普遍現(xiàn)象

大部分高校辦公耗材由使用部門自行采購，每個部門使用的辦公耗材的種類和要求都不一樣。哪種品牌和什么價格的辦公耗材由使用部門根據(jù)實際情況進行采購。同樣的設(shè)備使用的辦公耗材有很多種，根據(jù)本部門的實際要求采購的設(shè)備品牌、價格和質(zhì)量都存在一定的差異。使用部門采購的方式也有所不同，有些部門由使用人去市場進行購買，有些部門是相關(guān)負責人去市場購買或指定相關(guān)單位供應(yīng)商進行購買。使用部門一般是缺什么買什么沒有一定的統(tǒng)籌規(guī)劃，如果出現(xiàn)應(yīng)急狀態(tài)，要不親自跑到市場購買，或者由指定單位進行送貨上門。對報銷程序及時間沒有統(tǒng)一性，即買即報銷。各使用部門購買好設(shè)備憑發(fā)票到部門相關(guān)負責人簽字，再到設(shè)備進行登記入庫簽字，最后到財務(wù)進行報銷。購買的設(shè)備沒有專人保管，有些部門有專人保管但沒有一定的管理制度，對耗材的流向和使用情況沒有作書面登記。

二、高校采購、使用和管理存的問題

同樣的一臺打印機使用的產(chǎn)品有很多的品牌，每個部門采購的產(chǎn)品的品牌、價格、質(zhì)量都不同，如何合理利用資源，防止造一些不必要的損失。部門使用人或相關(guān)負責進行采購，這樣會在人才和物力上帶來一定的浪費，而且采購的效益不一定高。有些部門有指定的供應(yīng)商，但每個部門的指定供應(yīng)商提供同樣產(chǎn)品的價格、品牌和質(zhì)量都存在一定的差異。使用部門一般是缺什么買什么沒有一定的統(tǒng)籌規(guī)劃，如果出現(xiàn)應(yīng)急要上市場進行購買或由指定單位進行送貨，因?qū)┴浬虥]有一定的監(jiān)控體系和約束力往往會送貨不及時，影響工作進程。對報銷程序及時間沒有統(tǒng)一性，即買即報銷，這樣不定時的入庫、報銷會給設(shè)備處和財務(wù)處相關(guān)負責人背負一定的工作量。購買的設(shè)備出入庫及使用情況沒有專人負責，往往會造成使用情況不明，沒有完善的監(jiān)控體系，會造成一些不必要的損失。

三、優(yōu)化高校辦公耗材的采購、使用和管理的途徑

策略一:統(tǒng)計高校辦公耗材涉及的板塊，一般分為四塊:計算機設(shè)備及維修;多媒體配件及維修;復(fù)印機油印機配件及維修;打印機配件及維修。根據(jù)以上四塊的設(shè)備實際使用的辦公耗材進行統(tǒng)計，根據(jù)學(xué)校實際情況，了解同類產(chǎn)品的性價比，選擇最適合高校的辦公耗材產(chǎn)品。

策略二:根據(jù)這些產(chǎn)品選擇相應(yīng)的供應(yīng)商，選擇相關(guān)的廠家和代理商進行投標，在價格上會占一定的優(yōu)勢，而且在質(zhì)量上有一定的保障。根據(jù)學(xué)校的實際情況經(jīng)雙方協(xié)商進行合同的制定，對公司的質(zhì)量保證、付款方式、交貨時間、驗收、違約責任、爭議解決、合同生效及其他、合同修改等方式進行約束和建立一套完整的監(jiān)控體系。

策略三:中標后由相應(yīng)的公司進行供貨，根據(jù)高校各部門的使用辦公耗材的情況進行對產(chǎn)品數(shù)量上的控制，既不讓產(chǎn)品留有太多的庫存，也不讓產(chǎn)品沒有庫存在應(yīng)急時供不上。

策略四:由相關(guān)部門專人負責設(shè)備出入庫管理，建立起一套完整的出入庫監(jiān)控體系。供應(yīng)商提供貨物后，由相關(guān)負責人嚴格按照產(chǎn)品的型號、數(shù)量、價格、品牌等參數(shù)使用相關(guān)設(shè)備管理軟件進行入庫登記，出庫時選擇相應(yīng)產(chǎn)品進行出庫，在管理軟件上必須登記使用部門、領(lǐng)取人、使用地點、使用方向(教學(xué)還是辦公)等相關(guān)情況。

策略五:辦公耗材統(tǒng)一領(lǐng)用要建立一套完整的流程和制度。由相關(guān)部門(如設(shè)備處)專人負責此項工作，制定出一套完整的流程和制度:根據(jù)高校實際情況制定一份領(lǐng)用單，為一式三份，負責部門、使用部門、財務(wù)處各執(zhí)一份，領(lǐng)取辦公耗材時必須憑領(lǐng)用單上的領(lǐng)用人和使用部門相關(guān)負責人簽字方可領(lǐng)取耗材。

策略六:對全校的設(shè)備每月要進行一次賬物核實，根據(jù)管理軟件顯示的庫存進行實物的核對，如果核實一致就進行結(jié)賬，如果軟件上庫存和實物不一致要根據(jù)領(lǐng)用單登記的情況進行一一校對，查出問題。

策略七:對全校辦公耗材的使用情況每月進行一次統(tǒng)計，根據(jù)管理軟件記錄的情況以使用單位為關(guān)鍵詞，導(dǎo)出各部門辦公耗材使用的設(shè)備名稱、數(shù)量、使用地點、費用的總額向全校公布，所有數(shù)據(jù)上交財務(wù)處，由財務(wù)處對各部門的金費使用情況進行統(tǒng)計和管理。

策略八:對設(shè)備的價格進行公開化，每月進貨的清單以掛網(wǎng)的形式進行公布，讓本校老師進行監(jiān)督，如價格上出現(xiàn)偏高等情況可以向負責部門和紀委進行反應(yīng)，核實問題的真實性后按照合同的要求對公司進行處理。

策略九: 各使用部門可以對相關(guān)供應(yīng)商的服務(wù)及產(chǎn)品的質(zhì)量提供建設(shè)性的意見和見議，如有服務(wù)不周全或質(zhì)量不合格等情況都可以向負責部門及紀委反映情況。

四、結(jié)語

對全校辦公耗材的進行區(qū)塊歸類后進行統(tǒng)一的招標，由中標公司提供相應(yīng)的服務(wù)。統(tǒng)一管理后，也節(jié)省了很多的人力和物力，出入庫的設(shè)備賬都非常的清楚，減少了浪費現(xiàn)象。實行統(tǒng)一化管理后，根據(jù)一些高校的統(tǒng)計，一年下來辦公耗材這塊可以省下三分之一的支出。

參考文獻:

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