上海市電力公司物料代碼標準化方法研究及應用

[摘要]為了貫徹建設“一強三優”公司的發展目標和實現集團化運作、集約化發展、精細化管理、標準化建設的要求，上海市電力公司開展了以物料代碼標準化工作為切入點的大物流項目，建立了一套貫通設計/概算、物資管理、資產管理和設備管理四大業務流程的物料代碼體系，以及與之配套的管理辦法。本文說明了物料代碼標準化項目背景和立項的意義，詳細介紹了一種電力企業物料代碼標準化方法，并以上海市電力公司物料代碼標準化工作為例闡述了該方法的實際應用情況。

[關鍵詞]物資管理 資產管理 設備管理 物料代碼 標準化

一、前言

隨著我國社會經濟的發展，標準化建設已經深入到現代電力企業的各項工作當中。企業標準化是電力企業創新管理模式的重要途徑、標準體系正常運行的重要保證、促進安全生產的重要舉措。企業標準化是電力企業科學管理的基礎，是一種現代管理手段，建立完善的電力企業標準體系，可以使電力系統提高工作質量、增加安全穩定性、降低生產運營成本、增強企業競爭力、創造更大的經濟效益。標準化工作是電力企業重要的基礎工作，它的有效開展可以促進電力系統安全、可靠、經濟運行，促進電力事業又快又好地發展。企業標準化的實施不僅為促進電力安全穩定可持續發展、建立和諧電力奠定了堅實基礎，同時也提高了企業經濟效益與核心競爭力，保證了電力系統安全經濟運行。

上海市電力公司作為全國電力系統中的先行企業，標準化工作歷來得到高度重視，在公司各級領導的指導下，在全體員工的積極努力和配合下，上海市電力公司標準化工作取得了一定的成績，對確保電力工程質量、推動技術進步、節約生產和建設成本、保護環境、保障人身及財產安全等各方面起到了積極作用。

物料代碼標準化工作是電力企業標準化工作的基礎，做好電力企業標準化工作，必須要有一套完善的標準物料代碼體系作為前提。為此，上海市電力公司實施了物料代碼標準化項目，建立了一套貫通設計/概算、物資管理、資產管理和設備管理四大業務流程的物料代碼體系，以及與之配套的管理辦法，為上海市電力公司標準化工作奠定了堅實的基礎。

二、物料代碼標準化的意義

目前，上海市電力公司正處在建設“一強三優”公司發展目標的關鍵時期，隨著工程項目逐漸增多，設備采購數目不斷增長，在設計概預算、物資管理、資產管理、設備運行管理等業務環節中出現了一些問題:設計/概算與物資采購環節銜接不暢，存在大量重復的人工錄入工作(如手動掛物料)，降低了采購效率;設計單位提供的資產分類信息錯誤率高，導致自動轉資后續步驟受阻，影響了轉資效率;物資管理與設備管理業務數據無法連通，導致雙方無法有效利用信息。出現這些問題的根源有:設計/概算與物資采購之間缺少一套統一的物料代碼;目前存在的各套物料代碼無法連通資產管理與設備管理環節;缺少一套物料代碼管理辦法和跨部門的協調機制。因此，上海市電力公司開展了以物料代碼標準化工作為切入點的大物流項目。

物料代碼是貫穿設計/概預算，物資管理，資產管理和設備管理4大業務流程的基礎，重要性比較高;物料代碼標準化配合IT實施后可大大提升流程效率和準確度，效果比較明顯;物料整理牽涉到包括生技部、招投標中心、營銷部、工程部、科信部、設計等多個業務部門，難度高，跨度大。因此，公司選擇物料代碼標準化項目作為標準化管理的切入點。

物料代碼標準化將實現上海電力物資相關業務環節的幾大轉變，為資產全壽命管理奠定扎實的基礎，圖1所示為物料代碼標準化給上海電力物資相關業務帶來的轉變示意圖。

為實現降本增效、優化服務、管控風險、兼顧利益的目標，打造具有上海電力特色、國內電力行業先進水平并能持續改善的物料代碼標準化體系，結合上海市電力公司的實際情況，設定了上海市電力公司物料代碼標準化工作目標:通過實現一套橫向到邊和縱向到底的物料代碼、一套更加完善的IT系統、一部物料代碼管理辦法、一套跨部門協調機制和方法、一次針對物料的全系統深入學習和探討，貫通設計/概算、物資管理、資產管理和設備管理四大業務流程的物料信息，提高流程效率。

三、物料代碼標準化工作方法

物料代碼標準化工作可以分為以下幾個重要階段:確定物料整理的批次與范圍、制定物料代碼的標準命名規范、確定物料和資產名稱對應關系、制定標準物料代碼、固化入系統、宣貫與培訓等，物料代碼標準化流程如圖2所示。

1. 確定物料整理的批次與范圍

物料代碼整理工作的首要任務是收集原始數據。一般電力公司都有自己的ERP或者SAP系統，可以從系統中導出最新的物料數據，然后對數據進行分析和整理，篩選出有效數據，最終確定需要整理的全部物料。

其次，需要對這些原始物料進行類別劃分，并且確定整理批次。由于標準化工作中涉及到的物料比較多，物料整理難度不一，并且涉及到多個部門以及IT系統，因此將整個物料整理工作按照快速見效、重點突出的原則分為幾個整理批次，并且確定各批次的物料范圍。快速見效即優先整理標準化程度相對較高的物料，重點突出即優先整理重要性高、采購頻繁的物料。在整理的過程中，要注意確保數據的完整性，按照重要性對數據進行有序整理。

然后，根據不同類別的物料匹配相關職能部門的專家，成立物料整理小組。由于物料代碼標準化過程中涉及到的物料都是比較專業的，需要成立專門的專家組，對物料的整理工作進行指導和協助，而各專家在平時的工作中也都有自己的主專業，所以可以按照各自的業務類型，給他們匹配相應專業相關的物料，讓他們協助整理并提供專業意見。

2. 制訂物料代碼標準命名規范

從ERP中導出所有相關的物料數據，按照各物料整理小組的類別，對這些數據進行篩選分類處理，制作原始數據表。然后將原始物料劃分為不同的物料組，各小組內部專家依據專業經驗和通過與相關部門專家的多次溝通對各物料組制訂命名規范初稿。

由于物料代碼的使用涉及到包括設計/概算、物資管理、資產管理和設備管理四大業務流程的整個全壽命周期，所以制訂命名規范時需要召集設計、采購、工程、物資、生技、營銷、科信等相關部門職能專家，他們對于物料代碼的使用都有各自的側重點，制訂出的物料代碼必須盡量滿足全部部門的工作要求，又要盡可能簡化物料代碼。

制訂完物料代碼命名規范初稿以后，需要召開專家小組討論會，就命名規范初稿進行討論修改和完善。將專家小組討論會的結果發至各相關部門征求意見，最后根據征求到的意見修改后確定最終的命名規范。

3. 制訂標準物料代碼

各物料整理小組按照物料組對所有物料進行歸類，然后小組內部專家依據專業經驗和通過與相關部門專家的多次溝通制訂物料標準代碼初稿。各職能部門專家需要提供原始物料信息中現在和以后不需要使用的物料信息，以及需要新增的物料信息，提高物料數據整理的全面性。然后召開專家討論會，就標準物料代碼初稿進行討論修改完善，并對其中疑難點進行討論。把專家討論會的結果發至各相關部門征求意見，最后根據征求到的意見確定最終的標準物料代碼，并交付各相關部門確認。

4. 確定物料與資產的對應關系

電力作為密集型行業，對資產管理提出了嚴格的管理要求，但資產在不同的業務階段，管理的重點不一樣，同一個實體名稱也不同。在采購和倉庫管理階段，作為物資進行管理;在建設和運行階段，作為設備進行管理，但價值上又作為資產進行管理。想要跨越不同階段業務模式和名稱上的差異，滿足不同職能部門的管理要求，就需要將對應同一實物的物資、設備和資產之間建立正確的對應關系。可以在上述步驟的基礎上，根據物料組分類，對各自的物料進行資產對應關系的匹配工作。

5. 固化入系統

根據公司各部門的業務需要，制訂IT需求建議書并各與系統IT實施方溝通討論實施路線圖，分批將標準化的物料導入系統，根據用戶的使用反饋意見，提出系統維護與完善的需求，不斷優化和完善，使得系統更具操作性和實用性。

6. 宣貫與培訓

物料代碼標準體系的信息宣貫和培訓工作是確保今后各職能部門正確規范使用物料必不可少的環節。為此，需要對各部門相關負責人和專職進行系統的培訓和指導，使得每一個相關的工作人員都能及時地了解和掌握最新的標準物料代碼，以及使用方法。標準物料代碼的使用效果如何，與其宣貫力度有著重要的關系。通過宣貫，講解細節，解答疑難問題，不僅可以幫助各專職人員了解和掌握標準，從而更好地按照新標準使用物料代碼，同時還能提高大家的標準化意識，為今后的標準化工作奠定基礎。

四、上海市電力公司物料代碼標準化工作

上海市電力公司物料代碼標準化工作涉及多個部門，包括生技部、招投標中心、營銷部、工程部、科信部、設計等，并且跨度比較大，如公司總部、市區供電分公司、市東供電分公司、市南供電分公司、超高壓輸配電公司、電力設計院，以及部分多經單位等，因此成立了由上海市電力公司總工程師掛帥的專門領導小組。下面將結合上海市電力公司相關項目的實際開展情況，詳細介紹物料代碼標準化工作。

1. 確定物料整理的批次與范圍

從上海市電力公司ERP系統中導出涉及到的所有物料信息將近三萬條，為了避免出現多次返工的情況，然后將這些物料進行分組，大致分為一次設備、二次設備、三次設備、線路設備、電纜設備等幾個大類。再根據原始物料信息將所有物料進行歸類，每個類別的物料成立相應的專家組，專家組分為一次專家組、二次專家組、三次專家組、線路專家組和電纜專家組等，每個專家組都由上海市電力公司總部、市區供電公司、市東供電分公司、市南供電分公司、超高壓輸配電公司和電力設計院等單位的相關專家組成。

2. 物料代碼整理工作

物料代碼整理工作包括物料范圍的確定、物料組劃分、制訂物料組命名規范、制訂標準物料代碼，以及將這些成果固化入系統，整個物料整理過程如圖4所示。在制訂物料組命名規范和標準物料代碼的階段，都需要經歷制作原始數據表、制作初稿、初稿討論、討論稿征求意見、正式定稿的過程。

在整理好完整的原始數據以后，召集各專家組成員開會，根據各自的經驗和工作需求，對各物料組的命名規范提出意見并進行討論，完成了最終的物料組命名規范，表1所示為變配電一次設備物料組命名規范，以供參考。

根據已經制訂好的物料組命名規范，對每個物料的物料描述進行整理，并梳理物料庫，凍結淘汰物料，新增缺失物料，得到最終的標準物料代碼，表2所示為變配電10kV干式變壓器物料組標準物料代碼舉例。

為了提高設計/概預算人員填寫資產名稱的效率和準確性，小組成員完成了物料組和資產名稱的對應關系。表3所示為變配電一次設備物料組和資產名稱對應關系表。

其中，第2-4列對應于單獨形成電力資產的物料組標注資產名稱和資產分類代碼;第6列對應于不單獨形成電力資產的注明其附屬的設備;第7列對應于同一物料組出現不同資產名稱/資產代碼的條件。

在所有上述工作完成后，編寫各類物料的標準代碼庫以及標準物料代碼庫使用手冊，然后根據ERP系統需求，制作符合ERP系統格式要求的物料代碼庫，然后將物料代碼庫分批維護入系統，并進行系統的試運行與完善。

3. 培訓及系統維護

在系統上線后，制定相應的管理辦法與流程，還需要對各部門相關負責人和專職進行系統的培訓和指導，首先在“三供一超”(即市區、市東、市南供電分公司以及超高壓輸配電公司)層面進行宣貫培訓，對項目經理進行深入培訓，然后再進行全面普及。

經過一個階段的完善，系統數據進入了相對穩定的階段，使用人員若需要對數據進行新增、凍結或修正，可走標準線上維護流程，標準代碼維護流程如圖5所示。

五、結束語

通過建立一套標準物料代碼體系以及與之配套的管理辦法，并在ERP系統內固化大物流關鍵業務流程，實現了物資從產生到消亡的全壽命周期的規范化管理，從總體上提高了上海市電力公司整體物資管理水平和效率，從根本上貫徹了建設“一強三優”公司的發展目標和實現集團化運作、集約化發展、精細化管理、標準化建設的要求，為上海市電力公司企業標準化工作奠定了堅實的基礎。

參考文獻:

[1]譚明新:企業標準化和市場經濟[J].標準計量與質量.1999，4:9-11

[2]高光曉:企業標準化的形勢、任務和方法[J].輕工標準與質量，1995，2:12-15

[3]鮑定賞許天長:淺析電力企業標準化工作[J]. 電力標準化與計量，2001，2:36-39

[4]姜宇平王瑋:電力企業標準化工作的思考[J].電力技術，2008，3:67-68

[5]胡秀國:推進電力企業標準化體系建設[J].中國電力企業管理，2008，11:48-49

[6]傅新珠:如何做好電力企業標準化工作[J].電力標準化與計量，2005，4:25-28