把急迫變重要

每天，我們一踏入辦公室，就會立刻卷入急迫的事情中:那些必須“立即回復”的郵件、看起來只需兩分鐘就能解決的突然需求(最后都需要一小時才能解決)、開會前要完成的一份報告等。

我們都知道，應該減少做急迫的事情，而聚焦在重要的任務上，為什么我們做不到?

管理顧問特拉帕尼(Gina Trapani)在哈佛商學院部落格中指出，經理人傾向先處理急迫的事，是因為這會讓他們變得忙碌，感到被需要。

但是，處理一連串急迫的事件之后，一天結束時，他們常感到虛脫，發現怎么有很多事還沒有做?

相反地，重要的事不會像急迫的事件這么需要腎上腺素。重要的事往往需要思考長期目標、需要誠實面對自己。重要的事也包含處理無趣、困難的工作，很容易讓人感到無聊。重要的事件會推著你與企業朝向目標前進。

從個人層面來看，重要的事可能包括每天找時間上健身房;從企業的層面來看，重要的事可能就是擬定計劃，并化成每個月、每季能夠達成的目標，還要評估去年的績效與今年的計劃。

要怎么聚焦在重要的事情上，而不被急迫的事困住?以下有三個方法:

一、每天選擇三件重要的事，完成它們。把這三件重要的事寫在紙上，放在你能夠看到的地方。當你有片刻的時間，不要查你的電子郵件，而是看一下這張紙，處理這些事，看看一天下來你能夠完成幾件。

二、關閉電子郵件。把Outlook以及新郵件提醒的無線網絡關掉，盡可能讓自己不受電子郵件的干擾。當你決定處理重要的事件時，你至少得給自己一個小時的時間。如果網路是太大的誘惑，你干脆也把網路關閉。

三、一個星期安排二十分鐘與自己開會。把這二十分鐘排在自己的行事歷里，把它當成和主管開會一樣重要。如果你的工作場域是一個開放的空間，不妨預訂會議室的空間，和自己獨處。在這二十分鐘內，準備好專案工作事項、待完成事項等，并且總覽過去這個星期你完成的事項，以及接下來一個星期，你想要完成的事。如此，可以幫助自己為一天選出三件重要的事。這么做，也可以讓你有效了解你怎么運用時間。

別被急迫推著走，多花時間在重要的事情上，久而久之，你會發現急迫的事情也變少了。

(摘自《世界經理文摘》)