把急迫變重要

每天，我們一踏入辦公室，就會(huì)立刻卷入急迫的事情中:那些必須“立即回復(fù)”的郵件、看起來只需兩分鐘就能解決的突然需求(最后都需要一小時(shí)才能解決)、開會(huì)前要完成的一份報(bào)告等。

我們都知道，應(yīng)該減少做急迫的事情，而聚焦在重要的任務(wù)上，為什么我們做不到?

管理顧問特拉帕尼(Gina Trapani)在哈佛商學(xué)院部落格中指出，經(jīng)理人傾向先處理急迫的事，是因?yàn)檫@會(huì)讓他們變得忙碌，感到被需要。

但是，處理一連串急迫的事件之后，一天結(jié)束時(shí)，他們常感到虛脫，發(fā)現(xiàn)怎么有很多事還沒有做?

相反地，重要的事不會(huì)像急迫的事件這么需要腎上腺素。重要的事往往需要思考長期目標(biāo)、需要誠實(shí)面對自己。重要的事也包含處理無趣、困難的工作，很容易讓人感到無聊。重要的事件會(huì)推著你與企業(yè)朝向目標(biāo)前進(jìn)。

從個(gè)人層面來看，重要的事可能包括每天找時(shí)間上健身房;從企業(yè)的層面來看，重要的事可能就是擬定計(jì)劃，并化成每個(gè)月、每季能夠達(dá)成的目標(biāo)，還要評(píng)估去年的績效與今年的計(jì)劃。

要怎么聚焦在重要的事情上，而不被急迫的事困住?以下有三個(gè)方法:

一、每天選擇三件重要的事，完成它們。把這三件重要的事寫在紙上，放在你能夠看到的地方。當(dāng)你有片刻的時(shí)間，不要查你的電子郵件，而是看一下這張紙，處理這些事，看看一天下來你能夠完成幾件。

二、關(guān)閉電子郵件。把Outlook以及新郵件提醒的無線網(wǎng)絡(luò)關(guān)掉，盡可能讓自己不受電子郵件的干擾。當(dāng)你決定處理重要的事件時(shí)，你至少得給自己一個(gè)小時(shí)的時(shí)間。如果網(wǎng)路是太大的誘惑，你干脆也把網(wǎng)路關(guān)閉。

三、一個(gè)星期安排二十分鐘與自己開會(huì)。把這二十分鐘排在自己的行事歷里，把它當(dāng)成和主管開會(huì)一樣重要。如果你的工作場域是一個(gè)開放的空間，不妨預(yù)訂會(huì)議室的空間，和自己獨(dú)處。在這二十分鐘內(nèi)，準(zhǔn)備好專案工作事項(xiàng)、待完成事項(xiàng)等，并且總覽過去這個(gè)星期你完成的事項(xiàng)，以及接下來一個(gè)星期，你想要完成的事。如此，可以幫助自己為一天選出三件重要的事。這么做，也可以讓你有效了解你怎么運(yùn)用時(shí)間。

別被急迫推著走，多花時(shí)間在重要的事情上，久而久之，你會(huì)發(fā)現(xiàn)急迫的事情也變少了。

(摘自《世界經(jīng)理文摘》)