全宗卷

滄海一粟：全宗卷是檔案館(室)在管理某一全宗過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的有關文件材料所組成的專門案卷。從理論上講，全宗卷應該能夠說明全宗的歷史情況。然而，據我了解，一些檔案館(室)的全宗卷“缺胳膊少腿”，問題多多，看后令人啼笑皆非。就目前檔案館(室)升級指標來看，似乎忽視了全宗卷這一看似無關緊要、實則非常重要的問題。如果在檔案館(室)升級指標中加上對全宗卷的考核內容，相信全宗卷問題會有較大改觀。為了升級，檔案館(室)也會重視這一問題的。

甘肅老姜：我的觀察和體會主要是整理人員對全宗卷一不明了，二不重視。不明了，即對全宗卷的內容究竟包括哪些、收集渠道在哪里等這些問題不是很清楚。其中，與整理人員對該全宗本身的歷史、形成、來源、背景，甚至全宗涉及的主要人物研究不夠，或者根本就缺乏了解有關。不重視，這應該是主要原因。把工作重點放在整理全宗本身上，忽視或放棄了對全宗卷的形成、收集和整理；或把現成已有的一些內容入了全宗卷，其他尚待收集的內容卻不管不問，一份薄薄的全宗卷形成之后，不再加入新的內容。我在甘肅省檔案館工作過幾年，也曾整理過全宗卷，我的體會是，一個檔案館全宗檔案的全宗卷完善與否，能全面反映這個檔案館檔案整理工作的質量好壞，反映出檔案館整理人員的素質，特別是對全宗本身的研究程度，牽涉檔案整理后資源開發的效果問題。必須把建立全宗卷問題與該全宗的整理問題作為一個整體和系統來考慮，把全宗卷是全宗檔案的檔案的理念落到實處。否則，就全宗卷說全宗卷，始終不能從根本上解決問題。現在有的檔案館提出“精細化管理”，但這項很好的管理辦法卻繞過了“全宗卷”。如果各檔案館檢查全宗卷形成及其整理情況，像檢查本全宗檔案整理情況一樣，就有利于促進這項工作。

山大檔案：我覺得導致全宗卷“缺胳膊少腿”還有另外一個重要原因，就是檔案收集不齊全。我曾經接觸過一個民辦高校的檔案室，他們的所有檔案只有少量的公文、財務報表等。按理說，這所在全國都小有名氣且校史不短的學校，形成的檔案數量不能說很驚人也應該是相當可觀的，可是為什么保存在檔案室的只有這寥寥的幾件呢?我專門詢問了他們的檔案人員，他們介紹說由于制度不健全，校部的各機關很少移交檔案，而各院系根本就沒移交過檔案。俗話說，“巧婦難為無米之炊”，沒有檔案又何談全宗卷呢?好在該校領導已經重視起了檔案工作，且將學校檔案建設列入重點發展計劃，我想以后一定會有大的改觀。

wanghongdou：針對目前有些單位沒有全宗卷或者全宗卷“缺胳膊少腿”的問題，我覺得可以從幾個方面解決：其一，對于還沒有建立全宗卷的單位來說，我覺得應該讓他們了解什么是全宗卷，通過培訓等方式讓他們認識到全宗卷的重要性，先解決檔案工作人員意識上的問題，之后才是如何整理好的問題；其二，針對建有全宗卷但是全宗卷不健全、整理不系統的單位來說，我覺得首先應該讓他們明確全宗卷的構成、全宗卷內檔案的分類等，其次在全宗卷的收集和整理過程中應該堅持“隨時形成、隨時整理歸檔”的原則，最后將全宗卷收集整理寫入單位或者部門的檔案管理規定之中、納入檔案工作人員的職責范圍之內，這樣全宗卷的整理工作就有了制度上的保障。

覃兆劌：檔案管理工作中，“檔案生檔案”的現象十分常見，這也使檔案工作變得十分復雜。而全宗卷作為檔案全宗的檔案(“檔案的檔案”)，它促進了檔案管理的專業化，維護了文件集合的完整性，使全宗管理文件得以全面反映，從而有效地解決了這一問題。因此，《全宗卷規范》的制定與修改顯得尤為重要。在實際工作中，許多檔案館、室把全宗卷當做收集零星材料的“筐”，錯誤地認為“摘到筐里的便是菜”，致使卷內材料良莠不分，精蕪并存，散雜零亂。因此，明確全宗卷內容構成十分重要。全宗卷的內容一般由兩部分構成：一部分是在檔案管理和利用過程中產生的文件材料；另一部分是對立檔單位的考證及對檔案內容進行研究分析編寫的材料。同時，關于內容的規范應當遵循兩個原則：一是“尊重實踐”的原則，要實現檔案全宗卷的齊全、完整和真實、準確，要求制定的規范與標準具有較強的可操作性；二是“以利用為中心”的原則，隨著檔案工作由實體管理向信息管理的轉變和社會公眾對檔案利用需求的發展，我們必須轉變原有的檔案管理思維模式，轉向以用戶利用為中心，全宗卷的管理亦是如此。簡而言之，就是全宗卷的內容構成應當有所補充和有所側重。具體說明如下：(1)檔案收集類：可補充珍貴檔案的征集過程記錄，接受檔案的標準、名冊和數量等；(2)檔案整理類：可補充立檔單位和全宗歷史考證、檔案立卷與目錄說明等；(3)檔案鑒定類：可補充檔案鑒定領導小組名單、各類鑒定分析報告、銷毀檔案的請示與批復、銷毀檔案清冊等；(4)檔案保管類：可補充違反《檔案法》有關條款的處理情況報告、檔案丟失或遭破壞等重大事件報告、庫房溫濕度與檔案保護設備配置表等；(5)檔案利用類：可補充提供利用的方式種類、利用情況登記、檔案咨詢服務工作登記等，并將館藏檔案按照主題等標準進行編研，力求從各個角度反映館藏檔案的內容，為公眾提供利用，這也是檔案利用工作的核心內容。

白樺：長期以來，各級檔案事業管理部門對檔案館(室)的全宗卷的建立、健全情況缺乏有效的監督和管理，以致全宗卷“缺胳膊少腿”。關于全宗卷的管理問題，我認為：其一，可將全宗卷內的文件材料按照內容及編號分成若干大類，大類的類別號是固定不變的，有哪幾類就編上對應的類別號，缺少的大類，類別號也要空著；其二，全宗卷內文件材料過多時，可分裝數盒，形成若干分卷，并在全宗號后加短橫和分卷序號，如：50-1、50-2，卷內文件材料封面的全宗號也應與之相一致；其三，檔案館形成的全宗卷集中保管，按全宗號順序排列編制全宗卷目錄，館藏全宗采取分若干個部類(如按政權性質等)管理的，可按部類分別排序，編制全宗卷目錄，相對集中保管；其四，檔案室和館藏全宗極少的檔案館，其形成的全宗卷，可置于每個全宗排列的卷首；其五，全宗向檔案館或向有關單位移交時，其全宗卷亦應隨同移交。

一井水：全宗卷內文件材料是隨全宗管理的延續而逐漸增加的，平時要注意積累。在全宗管理中產生的文件材料，先歸入預設的卷夾內，文件材料積累到一定數量時要及時整理組卷，數量多的可設分卷。整理組卷時，必須認真檢查、鑒定文件材料的完整程度及其保存價值，對于有重要遺缺或無保存價值的應補齊或剔除。卷內文件材料按問題一一時間進行系統排列，排列順序為：全宗指南(全宗介紹)、立檔單位大事記和有關檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、現代化管理等方面的文件材料，在此基礎上編制卷內目錄。卷內文件材料逐件加封面、封底、編件號，裝訂后裝入卷盒。封面著錄全宗號、件號、全宗名稱、文件題名、時間、責任者。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并著錄全宗號、全宗名稱和編制日期。

蘭臺新兵：我在指導基層單位建立全宗卷時，一是要求他們按照九個類別進行歸納收集。這九個類別分別是：全宗指南、大事記和檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用以及檔案管理新技術應用方面的文件材料。二是要求他們掌握每個類別里具體包含哪些文件材料、它們有什么樣的形成規律。全宗卷里的材料，多是我們平常在具體管理檔案的事務過程中形成的，你是怎么做的，就如實記錄。三是設置九個盒子，分別將九個類別的文件材料歸入相應的盒子里保管。四是對全宗卷的文件材料進行編號管理。譬如：“全宗指南”用阿拉伯數字“1”表示。某單位截至2009年形成了5份“全宗指南”，那最早的一份編號就是“1-1”，最近的一份就是“1-5”。其他類別同樣如此。每類前編制目錄，方便查閱。

追夢人：對一些檔案工作者來說“全宗卷”是一個陌生的術語，不知道是干什么的，有什么用處。即使知道有全宗卷，也不知該收集什么、如何整理、什么東西該放入卷內。我們應從源頭上抓起，檔案業務指導人員應手把手教、辦培訓班或者通過“以會代訓”的方式，進行系統的學習交流，只有充分認識和了解全宗卷，才能更好地整理全宗卷，以后的工作就好做了。

譯之：筆者在基層工作多年，大部分單位的全宗卷是在上級業務檢查或升級時突擊編寫、整理的，“臨時抱佛腳”，東拼西湊，其形成的質量可想而知。全宗卷的編寫整理，地方檔案行政部門應強調各單位要把工作做在平時，把全宗卷檢查列為檔案年檢的必檢項目之一，納入規范化管理，使之經常化、制度化。

亓曉華：據我了解，很多單位的檔案員不知道什么是全宗卷、全宗卷包括哪些內容，更別說建立全宗卷了。“建立完整齊全的全宗卷”對很多單位都是新的一課，全宗卷記錄著該單位檔案的整體歷史，很重要，我們在檔案培訓班上應該重點講解。

白衣書生：全宗卷很特殊。它是檔案管理的一種特殊案卷，是伴隨著該全宗中的檔案一起產生的，反映了該全宗所有檔案的信息內涵及其載體運動(管理)的全過程。它是檔案的“檔案”，無可爭議地成為檔案全宗的“第一卷”，是檔案全宗管理的一套“明白賬”。全宗卷很重要，它是科學管理館(室)藏檔案和開發利用檔案信息資源的重要工具。因為，全宗卷反映了檔案管理中收集、整理、鑒定、保管、統計利用(編研)、目標管理等所有管理環節的所有重要信息，包含了檔案管理人員前期大量的勞動，形成了豐富的二次文獻，因此，它就必然成為科學管理館(室)藏檔案和開發利用檔案信息資源的重要工具，充分利用它們可使檔案信息開發利用工作起到事半功倍的效果。因此我們必須糾正那種“全宗卷可有可無”的錯誤觀念，要高質量建好、用好全宗卷。全宗卷有其歷史積累性。它無法“畢其功于一役”，其內容會隨著檔案管理的進行而不斷增加，應該適時、及時、堅持不懈地將這項工作搞好，并一棒一棒傳下去，動態地保持全宗卷的齊全和完整。

(摘自《檔案界》網站)