文件機構,還是檔案機構

摘要：針對我國檔案學界關于文件中心是檔案機構的認識，本文認為文件中心不是檔案機構，而是文件機構。文件中心的名稱應當與文件中心保管對象的名稱相一致，我國類似文件中心的機構應當冠以檔案名稱，不宜稱為文件中心。

關鍵詞：文件中心；文件機構；檔案機構

文件中心首先出現在二戰期間的美國，戰后在歐美等國家流行起來。也正是有了文件中心的實踐，國外檔案學界受到啟發，將文件劃分為三個階段，相應地稱為現行文件、半現行文件和非現行文件，并在這一基礎上進而提出了“文件生命周期理論”，從而為文件中心的建立提供了理論依據。上世紀80年代，文件生命周期理論傳入中國。在該理論的指導下，甘肅永靖縣率先建立了我國第一個文件中心。但我國檔案學界對如何認識文件生命周期理論以及我國是否應當建立文件中心一直存有極大的爭議。2000年l 2月10日全國檔案工作會議通過的《全國檔案事業發展“十五”計劃》在談到機關檔案工作的任務時，有一項內容就是“研究建立基層文件中心的實施方案，在北京、青島、深圳等地開展相應的試點工作”。2002年9月，深圳市正式成立了文件中心。2003年7月，珠海市也成立文件中心。

我國已經建立了以文件中心命名的機構，但我國檔案學界有一種觀點認為文件中心是檔案性質的機構。“文件中心是一種社會化、集約化和專業化的檔案管理機構。”“文件中心是各國公認的保存半現行文件的最經濟、最令人滿意的現代新型檔案機構。”甚至在認為文件中心是檔案機構的同時，又認為“文件中心是一種不同于登記室的文件管理機構”。

那么文件中心究竟是文件機構，還是檔案機構，抑或既是文件機構又是檔案機構呢?筆者以為，文件中心就是文件機構，不宜理解為檔案機構。

1 文件中心是文件機構

《檔案學詞典》認為，文件中心是“一種過渡性的文件保管機構”。《中國大百科全書檔案學分冊》認為，文件中心是“一種過渡性的文件保管機構，介于文件形成單位和檔案館之間，負責保管文件形成單位不經常使用但還不能最后處理的文件”。《檔案工作基本術語》(2000年12月6日國家檔案局發布，2001年1月1日起施行)認為文件中心是“介于文件形成機構和檔案館之問的中間性或過渡性文件管理機構”也就是說，就文件中心機構而言，它是一種文件管理機構。

為什么說文件中心是文件機構呢?以文件中心的起源國美國為例，“美國把在承辦機關和文件中心保存的各種文件材料統稱為文件，只有送檔案部門永久保存的文件，才稱檔案”。所以美國理所當然地稱為文件中心，要是稱為檔案中心才令人費解呢。

由此看來，美國稱為文件中心是考慮到了文件中心保管的半現行文件還稱為文件，還不能稱為檔案這樣的客觀事實。

雖然“大多數國家還是沿用了美國的稱謂一一文件中心”，但還有其他一些國家使用的是其他名稱，如英國的“海斯中間檔案館”、法國的“丹楓白露現代檔案城”、原蘇聯的“聯合機關檔案館”和“跨機關檔案館”等。也就是說，并不是所有的國家都稱為“文件中心”，有的國家就采用“中間檔案館”或其他名稱，而我國檔案學界有人用“類似的機構”加以概括。這些機構和文件中心名稱雖不同，但所保管的對象都具有共同點：絕大部分最終需要銷毀，一小部分最終需要移交給國家檔案館。

2 我國的文件中心是檔案機構嗎

我國已經建有文件中心，但文件中心的建立，是以撤銷機關檔案室為前提的。當然，如果繼續保留機關檔案室的同時，再建立文件中心，就沒有任何意義。檔案室保存的自然是檔案，畢竟我國傳統的觀點是以文件的歸檔為標志，歸檔以前的是文件，歸檔以后的是檔案。所以，檔案室保管的是檔案，我們撤銷機關檔案室而建立的文件中心保管的還是檔案，但卻名實不一。

我國的文件中心為什么不叫檔案中心呢?陳兆根教授曾以甘肅永靖縣的文件中心為例進行了解釋：“據說這是為了區別于檔案館，因縣檔案館就是一個縣的檔案中心。”“文件中心既然與檔案館是不同性質的機構，在名稱上理應有明顯的區別。”“文件中心保存的文件，按習慣可稱為檔案。”筆者認為，我國的文件中心保存的文件稱為檔案，這并不是按習慣才可稱為檔案的問題，而是由我國檔案學的最基本的理論——檔案概念所決定的。國外稱為文件中心或中間性檔案館或別的什么名稱，都沒有也不可能不與各自的檔案概念相吻合。因此，我國要建立類似的機構，就不能簡單地套用文件中心名稱，并建立以文件中心命名的檔案保管機構。

在這一點上筆者非常認同吳品才先生的觀點，“不能稱之為文件中心，除非我們更新檔案概念，把我國的檔案只與文件生命中的特定階段的非現行文件相對應”。林清澄先生曾撰文斷言：我國沒有文件中心。

也許有人認為，我國已經有文件中心的實踐了，怎么能說我國沒有文件中心呢?《深圳經濟特區檔案與文件收集利用條例》第三條規定：“本條例所稱文件，是指國家機關和其他國家所有的單位在公務活動中形成的，移交檔案館存檔之前由文件中心保管的文件材料。”第八條規定：“市、區政府設立的文件中心，是集中保管與提供利用同級機關、事業單位處理完畢的文件的機構。”其主要職責：“(一)接收同級機關、事業單位處理完畢的文件”；“文件未納入文件中心管理的機關、事業單位應當設置檔案室，負責收集、保管和提供利用本單位的各種檔案”。

根據該條例規定，文件中心保管的是文件，這樣文件與文件中心的名稱是一致的。但該條例又規定，不移交文件給文件中心的機關、事業單位要設置檔案室。也就是說，文件中心和檔案室是并存的。這是頗令人困惑的。按照我國的檔案概念，文件中心保存的是檔案，但由于名稱是文件中心，又不能稱之為檔案，而檔案室的則可以繼續稱為檔案。這是一味地為了沒立文件中心而脫離了我國檔案概念的一個必然結果。

3 我國將文件中心理解為檔案機構的原因

我國將文件中心理解為檔案機構與我們對大文件概念(有的稱廣義文件)的錯誤理解有關。文件生命周期理論認為，可以根據文件發揮作用和價值的不同，將文件劃分為現行文件、半現行文件和非現行文件三種，與此相對應，相應文件可以保存在文件形成部門、文件中心和檔案館。根據這一理論，現行文件、半現行文件和非現行文件都屬于文件。因此，有一種觀點認為，從廣義的文件觀出發，文件斗心保管的雖是檔案，但稱為文件中心并沒有問題。“宣武區文件中心的建立正是基于這種廣義的文件觀，認為文件是指從文件形成到最終歸宿這一完整運動過程的所有階段，而不是其中的某一個特定階段。”這一說法是經不起推敲的。文件生命周期理論中的文件與現行文件、半現行文件和非現行文件是有區別的，盡管現行文件、半現行文件和非現行文件都可以稱為文件，但我們不能據此抹殺它們之間的區別。陳作明教授說得非常好：“為了探索事物之間的聯系，宜運用廣義的概念；為了區分事物，以便對不同質的事物用不同的方法去處理，宜運用狹義的概念。”如果文件可以取代檔案概念，那么我們倒不如干脆取消檔案概念，全部使用文件概念，何必再使用檔案概念呢?若此，國外也不應稱為中間檔案館，我國也不必成立檔案機構，檔案室改為文件室、檔案館改為文件館、各級檔案局改為各級文件局好了。

其實，美國對文件與檔案概念的區分是很到位的，對文件機構和檔案機構的區分也是很準確的。如“美國是文件中心的發源地，其數量和類型比檔案機構還多”。

還有一種看法認為：“文件中心是有別于歐洲一些國家登記室的一種新型文件管理機構，多隸屬于檔案系統。”聯邦文件中心“由美國檔案與文件局領導和管理，屬于聯邦檔案系統”。這也值得探討。我們知道，美國國家檔案與文件署，主要機構有7個處、3個組、2個委員會。7個處是：國家檔案館處、聯邦文件中心處、總統圖書館處、聯邦登記處、文件管理處、公共計劃和展覽處、行政管理處。如果美國設立的機構名稱是國家檔案署，且該署除下設國家檔案館處外，還設有文件中心、文件管理處，那么我們完全可以說文件中心是文件管理機構，屬于檔案系統。現在的機構是檔案與文件并列，既然美國設立了機構，且各有明確職責分工，我們憑什么得出結論說文件中心屬于檔案系統呢?正如有的地方將黨史辦公室、地方志辦公室和檔案局合并成立史志檔案局，我們能不能說黨史辦公室和地方志辦公室也屬于檔案系統呢?當然，由于史志檔案局有檔案行政管理的職能，我們將史志檔案局看成檔案系統的機構是可以的，但要是說黨史辦公室和地方志辦公室也屬于檔案系統，甚至說成檔案機構，恐怕缺乏說服力。對美國國家檔案與文件署，《中國大百科全書檔案學分冊》的解釋是“美國聯邦政府的檔案業務指導機關。1949年由美國國家檔案館改組而成，原名國家檔案與文件局”，將美國國家檔案與文件署僅僅片面地理解為檔案業務指導機關。而《世界檔案史簡編》則將國家檔案與文件署解釋成“是美國聯邦國家檔案館、文件中心和總統圖書館的業務指導機關”。這一解釋就比較客觀、全面、公正。

4 結語

文件中心是文件管理機構，它管理的是半現行文件。但根據不同國家的檔案概念，有的從半現行文件開始就當做檔案來管理了，那么這種保管半現行文件的機構就不宜稱為文件中心。國外多稱為中間檔案館，我國也可以這樣稱為中間檔案館，也可以采用別的名稱。筆者以為北京市西城區檔案館在機構改革中設立的機關檔案管理中心更具有中國特色，更容易被理解和接受。因此，對于保管半現行文件的這類機構，我們不應不加區別地一律稱為文件中心，稱為文件中心或類似機構是可以的，稱為文件中心或中間檔案館是可以的，稱為文件中心或機關檔案管理中心也是可以的。聯合國教科文組織的定義是：“文件中心是在檔案行政管理機關管理之下的，對各個不同行政機構的半現行文件進行經濟地保管和提供利用，并在這些文件被銷毀或移交到檔案館之前進行系統處置的保管機構。”這個定義并沒有認定文件中心是文件機構還是檔案機構，這樣做是比較恰當的。當然，這個定義要是在文件中心后再加上類似“中間檔案館”的表述，就更加合理了。《外國檔案管理概論》的表述是“文件中心又名中間檔案館”、“文件中心或者說中間性檔案館”，這就比較全面，或者表述為“文件中心或類似機構”也是可以的。

既然文件中心不是檔案機構，而我國建立的文件中心保管的其實是檔案，名實不副恐怕是文件中心在我國沒有生命力的重要原因之一吧。