我國檔案異地備份保存探討

摘要：近年來突發性社會事件和自然災害頻頻發生，給檔案的安全帶來嚴重威脅。如何強化檔案人員風險防范意識，提高檔案館應對災難的能力，以保障檔案的安全成為當前檔案工作中亟待解決的問題。檔案的異地備份是解決檔案安全保管的有效策略。從我國檔案異地備份的研究現狀入手，對制約檔案異地備份保管的因素進行分析，并提出相應的解決對策。

關鍵詞：風險；異地備份；制約因素；對策

1 檔案異地備份保存的必要性

數據是脆弱的，許多人為與自然因素都有可能損壞數據。劉家真認為我國文獻的檔案數據可能遭遇的災難風險可以分為人為災難和物理災難，前者包括工作失誤、人員素質低、管理失調、蓄意破壞和戰爭，后者包括火災、水害、電源、氣象災難以及地質災難，并認為除戰爭、氣象災難和地質災難外，其余風險因子的發生概率都較高，而氣象和地質災難對檔案的破壞往往是毀滅性的。

檔案工作的核心是對檔案的保護和提供利用。一個檔案館所有的館藏檔案都保存于一個地方，方便管理和利用。但是，這樣做不夠安全，如遇到大地震等自然災害，檔案館就有可能遭受重創，一些受損嚴重的檔案(尤其是特殊載體檔案)甚至無法修復。由于檔案的不可再生性，保證檔案在任何情況下都處于安全的狀態顯得十分重要。特別是當前信息技術革命催生了全新的記錄形式——電子文件，使得社會記錄利用和保存能力受到了嚴峻的考驗，一些記錄歷史事件的電子文件丟失、損毀、不可閱讀或無法證實其真實性、可靠性，不僅影響到國家和各類機構現行活動的質量和效率，更是化作一段又一段無法再現的歷史空白。目前從國際檔案界的工作趨勢來看，檔案異地備份已經成為國際上公認的最為安全的檔案保護策略。因此，筆者認為建立異地備份檔案庫，充分利用先進技術和設備，對各類檔案進行數字化加工，包括紙質檔案、膠片照片和錄音錄像帶等，是一個富有創意的舉措，也有利于我國的檔案安全管理水平與國際接軌。

確保檔案的安全是《中華人民共和國檔案法》的重要內容。同時行業標準《電子文件與電子檔案管理規范》第7款要求：“把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝到耐久性的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，第3套異地保存。”《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》也明確指出：“歸檔的電子文件至少要一式二套，一套封存保管(A)，一套供查閱利用(B)。必要時，復制第三套，異地保存。”這些規定是對異地備份保存必要性的肯定，也為異地備份保存提供了法規依據。

2 國內檔案異地備份的研究現狀與實踐

2，1檔案異地備份研究現狀

為了對我國檔案異地備份有詳細了解，筆者以“主題”為檢索項，以“檔案”、“電子文件”和“異地備份”為詞條，在中國期刊全文數據庫中對發表于1990年～2009年期間的論文進行檢索，得到29個檢索結果，去除四篇關于異地備份的通訊報道，其余25篇的年際分布如圖l所示。

我國檔案異地備份保存的研究起于1999年曾少雄在《中國檔案》上發表的一篇題為《從9·21臺灣大地震看城建檔案異地備份》的論文。從圖1可以看出檔案異地備份的研究直到2008年才引起學界的廣泛關注，2008年～2009年發表的論文中8篇是關于汶川地震對檔案異地備份影響的思考。國內對檔案異地備份的研究無論從關注度與研究的深度、廣度上都處于起步階段，無法滿足實際的工作需求。汶川地震從某種程度上說推動了學界和檔案部門對現有檔案安全保管利用制度與方法的反思，同時也推動了對檔案異地備份機制、方法的研究。四川省政府辦公廳2008年8月于汶川地震后發出通知，要求各級檔案管理部門要逐步建立和完善檔案的異地備份制度，電子文件、重要紙質檔案的縮微件或數字化文本都應實施備份管理，以防重大災害對檔案造成毀滅性損失。2008年中國5級以上地震共發生97次，波及四川、臺灣、西藏、青海、新疆等地。居安思危，未雨綢繆，檔案部門應加大檔案異地備份保存的研究與實踐力度。

2，2檔案異地備份保管的實踐

近些年，隨著檔案信息化程度的提高，檔案的安全性問題引起了我國檔案行政管理高層的關注。2007年、2008年國家檔案局將這一問題列入了當年國家檔案局科研項目指南。2009年10月30日在上海召開的全國檔案館工作會議指出，為確保國家檔案安全，各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。此外，國家檔案局局長楊冬權在會議上要求，沒有異地備份庫的省級和副省級城市檔案館，要積極行動落實，這項工作要在2012年底前完成。楊局長的講話讓我們更加明確了異地備份在檔案信息長期保存和有效利用中的重要作用。

國內一些地方已經開始了這方面的實踐。中國建設銀行總行建成并使用的資金清算系統的容災系統，值得文書檔案部門學習與借鑒。2004年，淄博市數字檔案館暨電子公文專網傳輸異地備份工作站開通。2006年10月，陜西省電子文件備份中心建立，目的是為了保持完整、安全、可靠的信息管理中樞。”山東省首家數字檔案異地備份中心——泰安市數字檔案異地備份中心在寧陽舉行開通儀式。紹興市檔案局與中國電信合作，通過電信IDC機房托管服務器、存儲設備和VNP光纖線路，于2009年正式啟動檔案館數據異地備份容災系統。2009年4月3日，天津開發區檔案館將第一批重要檔案數據——71張光盤共計300GB的檔案信息異地備份到天津市檔案館，最大限度地保證了檔案信息的安全。這種電子資源離線異地備份的方式成本低、安全性高，對其他區縣級檔案館數據安全保障具有重要的借鑒意義。

3 目前檔案異地備份亟待解決的問題

3，1認識與機制問題

由于突發性，地域性災難發生的頻率不高，許多單位認為檔案的數據備份像保險那樣，它們也許永遠不會用到，因此不愿意在上面花費太多的金錢。另一方面，檔案館的管理者有本位思想，擔心檔案的異地備份保管會造成本館館藏檔案特色的損失。此外，檔案館與檔案館之間協調機制不健全，不同級別、不同地區以及在多大范圍的檔案館之間進行檔案的異地備份保管，在實際工作中缺乏可操作性。同時檔案的全文數字化程度方面有欠缺，使檔案的異地備份保管在費用協調方面存在難度。

3，2資金問題

檔案的異地備份及其備份后的管理都需要大量的人力、物力、財力的投入，綜合性檔案館屬于財政全額撥款事業單位，每年的經費只夠應付檔案館的日常工作，想從有限的經費里拿出資金進行檔案的異地備份對于檔案部門有一定的難度。

3，3異地備份選址問題

檔案保存備份的異地選擇很重要。我國l幅員遼闊，提供了異地備份的廣闊場所，同時無形中也加大了前期工作量。異地備份的對應城市應在地理特征不同、城市間距離較遠的城市進行選擇。異地備份場所，以“相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網、同一地震帶的地方”為宜。張大彤提出檔案異地備份基地選址的原則，包括不同地震帶原則、不同流域原則、不同氣候類型原則以及地理遠緣原則。異地備份基地的選址需要通盤考慮人力、物力、財力等多種因素的影響，必要時需要有關專家依據城市的綜合因素進行評估，制訂切實可行的方案。我國自然災害頻發，其中尤以地震活動頻度高、強度大、震源淺、分布廣。中國地震主要分布在五個區域——臺灣地區、西南地區、西北地區、華北地區、東南沿海地區和23條地震帶上，涉及河北、河南、山東、內蒙古、山西、陜西、寧夏、江蘇、安徽、青海、西藏、新疆、甘肅、四川、云南等省份的全部或部分地區。1949年以來，100多次破壞性地震襲擊了22個省(自治區、直轄市)，其中涉及東部地區14個省份。這無形中增大了檔案異地備份選址的難度。同時異地備份地點的保管環境應符合文件、檔案的要求，最好能滿足《檔案館建筑設計規范JGJ25-2000》的要求，力求適宜的溫濕度，做到防磁、防水、防光等，以延長備份文件的壽命。

4 檔案異地備份保存的實現

4，1提高異地備份的意識

檔案部門的各級領導要從汶川地震中汲取經驗和教訓，高度重視異地備份工作，盡快制定本單位檔案異地備份工作計劃，定期聽取工作匯報，及時解決工作中出現的問題，確保備份工作順利進行；加強理論研究，借鑒國內外現有成果；加強人才隊伍培養，以適應實際工作需要。同時應建立健全檔案館之間的協調機制，制定規章制度，使得檔案的異地備份順利實現。

4，2充分挖掘館藏檔案價值，解決資金短缺問題

利用異地備份中心開辦特色展覽，提供利用服務，提高檔案服務經濟社會發展、服務民生的效率；充分發揮異地備份基地的技術設備與人力資源，使其不僅服務于基地的數據與應對突發性的數據災難，還應開展數據維護的社會服務，為廣大客戶提供數據檢測、數據恢復、數據的更新與遷移以及數字信息管理的咨詢服務，可提高投資回報率與資源共享率；充分利用館藏資料，申請課題經費支持；應充分發掘檔案館人力與物力資源，有組織、有目標、有任務地展開數字資源管理問題研究，這類研究不僅與實際工作高度結合，實用價值高，還有利于數字資源管理整體水平的提高。

4，3檔案異地備份方式的選擇

4，3，1檔案館之間自愿結對，互相保存對方的檔案

2009年10月30日在上海召開的全國檔案館工作會議上，國家檔案局局長楊冬權在會議上說，國家檔案局提倡和支持省級和副省級城市檔案館自愿結對，互為對方建立檔案備份庫。目前，南京市檔案館和哈爾濱市檔案館就雙方互建重要館藏檔案數據備份基地建設已初步達成協議，并將啟動實施。選擇合適的異地檔案館作為備份基地，這種方式成本低、安全性高，這樣既可以有效預防檔案在不可抗拒的災難中毀滅，又可以利用各個檔案館的信息資源，共建共享，最大限度地確保檔案的安全，發揮檔案的作用。但這種檔案異地備份方式的難度在于合作模式難以長期保持穩定，應特別注重合作單位的溝通，在溝通交流的基礎上通過簽署協議來明確雙方的責任和義務。

4，3，2有條件的單位自建或共建檔案異地備份基地

比較有實力的檔案館可以在異地自建檔案異地備份基地，或者幾個有實力的單位共建。這種方式的優點是可以按照檔案館自身實際情況去設計，建造適合本單位的檔案備份基地，管理操作的自由度大，但是投資比較大，為了使投入成本和投資回報率相對稱，檔案異地備份基地建立后的運營和維護十分關鍵。

4，3，3國家投資建立若干檔案異地備份基地

考慮到檔案館的公益性，建議在自然災害較少、社會環境佳的地區由國家進行硬件投資建立若干個檔案異地備份基地，各地檔案館可將重要館藏檔案保存于此，建成后由各檔案館組織相關專職人員進行共同管理、運作與維護，并制定有效的管理措施保證其可持續運行。

5 結語

面對當今突發性災害對檔案的破壞及其損害的不可逆轉性，本文明確了檔案異地備份保存已經成為當前解決檔案長期安全保管問題的重要手段。各地檔案管理部門應當根據自身的實際情況，結合本地區的地質、氣象特征等，加快檔案異地備份保存的實施，結合各館的人力、物力、館藏狀況，選擇合適的方式進行檔案的異地備份，最大限度地確保全部檔案的安全保管。