對現代公文的理解與把握

現代公文作為一種應用文，在日常工作和生活中，特別是對于在黨委、政府部門從事文秘工作的人員來說，具有舉足輕重的作用。熟悉、掌握、使用好現代公文，可以說是每個機關工作人員的基本功、必修課。那么，公文寫作中應注意哪些重點，如何把握?容易出現的問題是什么?筆者結合實際工作，談一些認識，以期與大家共同探討。至于公文的格式、結構等，教科書上寫得很清楚，在此不贅言。

1 公文的語言

概括地講，可以用“莊重”、“準確”、“樸實”、“精練”、“嚴謹”、“規范”這六個詞描述，至于何謂莊重、如何準確等，書上都有具體的解釋。筆者想說的是實際運用過程中的一些東西。

在詞語的運用方面，公文多用規范的現代書面語言，不用或者很少用口語詞、方言詞、土俗俚語及生造語詞等。這是由公文的性質決定的，用口語詞、方言詞、土俗俚語及生造語詞等既不夠莊重，更容易發生歧義，特別是一些法規性的公文，更注重詞語意義的唯一性、準確性、科學性，否則就降低了公文的法律權威和實際作用。譬如，某領導講話中的一段：

“同志們(諸位)，2009(牛)年的工作任務(要干的事)十分繁重。讓我們(咱們要)更加緊密地團結在以胡錦濤同志為總書記的黨中央周圍，認真貫徹落實黨的十七大精神，堅持以科學發展觀統領檔案事業發展全局，推動全省檔案事業又好又快(又快又好)發展，為實現中原崛起(河南崛起)做出新的更大的貢獻!”

在這里，括號內的詞語，在正式公文中使用就不恰當。

公文詞語的音節也有講究。一般情況下，多使用雙音節詞，顯得明快、有力、節奏感強。同時，還常用一些單音節詞、多音節的公文專用詞和介賓詞組、“的”字結構等。單音節詞和多音節詞如果用得好，能起到更好的作用。譬如，某單位在總結學習實踐科學發展觀活動的收獲時，有這么四個標題：

一是把學習實踐活動作為提高理論素質的“加油站”，全面掌握了科學發展觀的內涵本質；

二是把科學發展觀作為檢驗具體工作好壞的“試金石”，找到了檔案工作存在的各種問題；

三是把不適合學習實踐活動的傳統教育模式“格式化”，采取了符合本身實際的有效教育方法；

四是把科學發展觀作為促進檔案事業發展的“航海燈”，看清了檔案工作科學發展的前進方向。

在這里，“加油站”、“試金石”、“格式化”、“航海燈”就用得比較好，使人感覺耳目一新。

在語句的運用方面，句子含義完整確切，具有較強的獨立性，關鍵句脫離上下文不生歧義；過渡句比較少，一般都是直奔主題，直截了當；大多數都有表達公文中心的主題句。這種句子，一般部以標題或者黑體字的形式出現；句子中帶有較多的限定性修飾詞，特別是在講到成績或者缺點的時候，這些限定性的修飾詞是不可或缺的。譬如，某單位在總結先進性教育活動存在的問題時是這樣講的：

一是理論學習上，黨委重視程度比較高、抓得比較緊、要求比較嚴。但是還存在著個別黨員學習時間抓得不夠緊、工學偶爾矛盾的問題。

二是通過先進性教育活動，收到了良好效果，大多數黨員干部純潔了思想、改變了作風、提高了認識、促進了工作。但是還存在著發展不夠平衡的問題。

這里的“比較”、“不夠”是不能少的，之所以要限制，目的是確保說出的話既不過頭，又顯得到位。

此外，現代公文中泛指性無主句較多，對于這一點，不能嚴格地按現代漢語的語法要求對待，這種無主句效果更好，如果加上主語，那就有“畫蛇添足”之嫌，可謂此時無“主”勝有“主”，這點大家要切記。譬如有段話，這是某單位一個報告中的一段，標題是《加強制度建設，維護人民群眾長遠利益》，內容是：

以解決群眾最關心、最直接、最現實的利益為題為重點，堅持糾建并舉，著力改革體制機制，切實加強制度建設，逐步建立防止不正之風的長效機制，努力讓人民群眾得到實實在在的利益，共享改革發展的成果。堅持科學決策、民主決策，進一步完善常委會民主科學決策機制，充分發揮市委全會的作用。圍繞權力運行機制，加大制度規范力度，完善重大決策的規則和程序，對與人民群眾利益密切相關的重大事項實行公示、聽證制度，確保民主決策、科學決策。圍繞重點領域和關鍵環節，加大制度創新力度，創新用人選人機制，深化干部人事制度改革，推行民主推薦、公開選拔等用人制度，遏制干部選拔任用中的不正之風。不斷深化財政體制改革，強化預算管理和監督，繼續完善土地、礦產資源開發使用、政府采購、國有產權交易等制度。完善領導“四會一課”廉政教育制度，有針對性地對領導干部開展廉政教育。建立體現科學發展觀的干部考核評價體系，發揮考核體系的導向作用，真正使“干凈”和“干事”能夠有機地統一起來。

這段話里，如果嚴格按照現代漢語的語法要求，必須加上幾個主語，請大家琢磨一下，要加的活應加在哪里?然后比較一下，加上主語好還是不加好?

很顯然，要加主語的話應該在“()”的位置，即“()以解決群眾最關心、最直接、最現實的利益為題為重點……()圍繞權力運行機制，加大制度規范力度……()圍繞重點領域和關鍵環節，加大制度創新力度……()不斷深化財政體制改革，強化預算管理和監督……()建立體現科學發展觀的干部考核評價體系……”

加上主語就顯得噦嗦，破壞了意蘊的連貫性。

還有就是“是……的……”形式的判斷句較多，用以表達作者的見解、態度和解釋。譬如，最近國家檔案局發出的《國家檔案局中央檔案館關于開展向劉義權同志學習活動的決定》中，在講到劉義權精神時有這樣四句話：

“向劉義權同志學習，就是要學習他獻身使命、忠誠事業的進取精神……”

“向劉義權同志學習，就是要學習他直面人生、分秒必爭的拼搏精神……”

“向劉義權同志學習，就是要學習他執著事業、魂系檔案的敬業精神……”

“向劉義權同志學習，就是要學習他舍己為人、廉潔正派的自律精神……”

這里就是用了四個“是……的……”判斷句。

在修辭方面，追求準確鮮明、質樸平勻、精練順達，反對含糊暖昧，繁冗堆砌，重內在美；修辭以消極修辭為主，重在選詞煉句，慎用修辭格。從實際工作中不難發現，現代公文中，使用較多的是排比、對偶、引用、借代等，比喻、擬人、夸張等使用較少。需要說明的是，修辭格運用恰當，能夠使公文更加明快，富有韻味。下面這段文字是一位領導在“紀念焦裕祿同志逝世45周年大會”上講話一段：

學習和弘揚焦裕祿同志牢記宗旨、心系群眾，“心里裝著全體人民、唯獨沒有他自己”的公仆精神，大興服務群眾之風；勤儉節約、艱苦創業，“敢叫日月換新天”的奮斗精神，大興艱苦奮斗之風；實事求是、調查研究，堅持一切從實際出發的求實精神，大興求真務實之風；不怕困難、不懼風險，“革命者要在困難面前逞英雄”的大無畏精神，大興知難而進之風；廉潔奉公、勤政為民，為黨和人民的事業鞠躬盡瘁、死而后已的奉獻精神，大興敬業奉獻之風。

這段話中：

“公仆精神，大興服務群眾之風”

“奮斗精神，大興艱苦奮斗之風”

“求實精神，大興求真務實之風”

“大無畏精神，大興知難而進之風”

“奉獻精神，大興敬業奉獻之風”

形成排比，顯得有力、有勢，而“心里裝著全體人民、唯獨沒有他自己”、“敢叫日月換新天”、“革命者要在困難面前逞英雄”幾句引用，也恰到好處。如果沒有排比、引用修辭格的恰當運用，焦裕祿的形象就顯不出那么高大、神圣、感人。

2 公文的標題

絕大部分公文，尤其是比較大的材料，比如年終總結、工作安排等，每一部分都有不同的標題，有的在大標題下還有小標題。好的標題能夠起到提綱挈領、突出主題、層次清晰、立意新穎的作用。因此，制定好標題勢在必行。標題的制定要注意以下三點：

首先，圍繞主題定標題。標題是為主題服務的，主題的需要是確定標題的根本原則，主題不需要，再好的標題也不能要。一般來說，一個材料有一個總的主題，而每一部分都要表達一個相對獨立的意思。那么，每一部分的小標題，都要為這一部分的需要服務。

其次，簡潔明快定標題。標題一般比較簡短明了，意蘊集中，以四字組合的比較多，比如，“領導重視”、“重點突出”、“組織嚴密”等。當然，根據需要，有的材料的標題也比較長，比如，有位領導在總結2008年統戰工作成績時使用了“堅持學用結合、突出特色，學習實踐活動取得新成果”；“堅持鎖定中心、圍繞大局，服務科學發展取得新成效”；“堅持以人為本、改善民生，統戰十件實事取得新進展”等六個標題，這些標題就較長，但并不顯得多余。

最后，工整對仗定標題。一般情況下，材料中某一部分的標題，其格式、字數、結構都要一致，這樣更富于表現主題，顯得張力十足。比如，有位省領導在某廳局工作會議上的講話中有這樣幾個標題：

“頭腦清醒，在把握特殊形勢上著力”；

“圍繞中心，在推動科學發展上發力”；

“牢記責任，在促進和諧穩定上助力”；

“關注民生，在維護群眾利益上出力”；

“改進方法，在協調各方關系上盡力”。

這五個標題的組成結構、具體字數等都一樣，很有特色，極具感染力，人們看到這些標題就會被吸引。

3 觀點的提煉

要想成為一個材料高手，關鍵就在于觀點的提煉上。高手提煉觀點，同樣的事情，總能寫出和別人不一樣的東西，要么是有新意，能夠寫出別人想不到的東西；要么是比別人寫得更深刻、更細致。從實際工作中筆者感受到，提煉觀點要注意以下四點：

一是要善于尋找最佳角度。觀察問題、思考問題的角度非常重要，如果找到了最適合表達、揭示事物本質的角度，那么你的文章就是最好的、你的觀點就是最有說服力的。我們大家都照過相，同樣一個人，選取的角度不一樣，照出來相片的效果相差甚遠。那么，寫文章也是這樣，同一個事情，看問題的角度不同，得出的結論也不同，必須找到最佳的角度，才能更好地表現作者想要表達的意蘊。

二是要努力發現獨特角度。從別人沒有發現的角度去挖掘、去揭示、去描述，你的觀點一定是新穎的、獨特的，這就需要充分利用求異思維，就是人們常、兌的標新立異、另類的意思。必須清楚，“最佳”的不一定是“獨特”的，“獨特”的也可能不是“最佳”的，這就是人們常說的“個性”，具有單個的、唯一的、獨具的特性。

三是要對老材料、舊事物進行新發掘，橫向上多聯系，縱向上再深入，就可能找到以前沒有發現的東西。做到這一點是比較難的，必須有深邃的眼光，深入地思考，深刻地發掘，才可能有新發現。

四是在文字的組合上多思考，總結出一些有規律的東西，尤其是要善于概括，在松散的文字里看出關鍵的“點”、抽出互連的“筋”、結出開花的“果”，而且要收放自如，水到渠成，不留痕跡。

下面這段文字是某單位在先進性教育活動中對分析評議階段主要做法的總結：

一是抓好載體，廣泛征求意見。努力在求深、求真、求實上下工夫，做到“四個延伸”、抓好“六個載體”、突出“五個重點”。“四個延伸”即征求意見向市、區檔案局(館)延伸；向省直部分廳局、企事業單位檔案部門延伸；向離退休老干部延伸；向群眾代表和服務對象延伸。“六個載體”即開通熱線電話、設立意見箱、發放征求意見表、組織談心、召開座談會、開展專項調查，并做到六個載體聯合驅動。“五個重點”即突出征求學爿貫徹“三個代表”重要思想、加強執政能力建沒、創新意識和精神狀態、黨性觀念和組織紀律、艱苦奮斗和廉潔自律等五個方面的意見，使征求意見工作橫到邊、縱到底。經匯總整理，共征求不同意見58條。二是敞開心扉，開展談心活動。把握談心具有個別性、隨時性和雙向性的特點，做到“三個充分”，即談心之前，工作準備充分，要清楚跟誰談、談什么、怎么談，以及談話的時間、地點；談心之中，思想準備充分，強調要具備“五心”，即要有誠心、真心、關心、愛心、虛心；談心之后，彼此了解充分。通過談心活動，同志之間敞開心扉，暢所欲言，化解了矛盾，增進了團結，彼此融洽了，同志之間和諧了。整個過程中，按照規定談心范圍，做到領導帶頭，坦誠相見，特別是局級領導談心都在2(J人以上。三是找準原因，認真撰寫黨性分析材料。每名黨員都在“三查”(自我對照查、黨員互相查、群眾幫助查)的基礎上，寫出問題準確、剖析深刻、態度鮮明的黨性分析材料。強調分析材料要有“四度”，即有高度、有深度、有力度、有端正的態度。提出“七個重來”：格式不規范的、問題找不準的、原因分析不深刻的、努力方向不明確的、只講成績不講問題的、只強調客觀原因不分析主觀原因的、只談表面想象不深挖思想根源的一律推倒重來，確保了黨性分析材料的質量。黨委書記還專門把自己的黨性分析材料印發給各支部，廣泛征求意見。四是認真召開專題組織生活會和民主生活會。對待專題組織生活會和民主生活會，我們緊密聯系自身的思想和工作實際，查問題要做到“三從三找”：從思想作風中找不足、從工作實踐中找差距、從存在問題中找教訓。自我批評要做到“三講三不講”：講問題、講原因、講努力方向；不講成績、不講優點、不講功勞。批評同志要做到“三誠三無”：心誠、話誠、幫得誠；無私心、無偏心、無害心。

從這段文字中我們可以體會到提煉觀點之必要。歸根結底，一個好材料，要想出思路、有亮點，那就要在扎實工作的基礎上，多思考、善總結。如果工作做了總結不出來，人們會感到窩氣，很窩囊；反之，就是瞎吹虛夸，難以服人。

4 寫作的程序

這個問題似乎不是那么重要，但對于寫材料的人來說，又必須非常熟悉，做到駕輕就熟。從實踐中可以看出，公文寫作的程序，大致有三個階段。

首先，準備階段。從接受任務到開始起草就是準備階段，這個階段中，有三件事必須做：

第一，在確實弄清任務(什么任務、什么用途、什么要求)的前提下，征求主要領導的意見，了解領導的思路和要求，做到符合領導的Ll味，以免走彎路。這一點是初學者容易忽視的問題。初學者往往一受領任務就動筆起草，想早點完成任務，結果辛辛苦苦寫完了卻不合領導意圖，被“槍斃”了，還得重寫，欲速不達。有一種情況，就是去問領導有什么思路要求時，領導什么也沒說，或者說“你先弄吧”。這時要主動把自己的思路向領導講一下，征得同意后再寫。

第二，最大限度地搜集素材，把可能用到的東西盡可能地搜集到、占有了，以備所需。現在都是電腦辦公，很多東西都在電腦里，可以把可能用到的東西臨時打包放在一起，用的時候也很方便。搜集素材從路徑上說，大致有兩個：一個是橫向的，就是關于你要寫的“這個”材料從整體橫面上去尋找所需的東西；一個是縱向的，就是“這個”材料中某一個方面、某一個問題需要的東西。所謂“占有”材料，也是有講究的，一般情況下，對搜集到的材料知道哪些用得上，哪些用不上，有的可以確定用在什么地方、用到什么程度，這才叫“占有”。

第三，列出一個理想的寫作提綱。提綱越詳細，起草的時候就越省事。提綱就像蓋樓的框架，“框架”豎起來了，成竹在胸，其他的就是填“磚頭”了。列提綱，絕不是一個簡單的事情，一個好的提綱，不僅能突出主題，提綱挈領，而且要崇尚創造，富有新意，還要周到全面，沒有遺漏。

其次，起草階段。前期的準備工作就緒后，關鍵的就是起草了。起草是個苦差事，經常寫材料的都深有體會。起草的過程中一定要處在安靜的環境中，不受干擾，全心投入。一般來說，起草有兩種方式：一種是一氣呵成式。這種方式的好處是比較連貫，思路的連續性較強，適合于起草中小型的材料。另一種是間斷起草式，寫一部分停一停，思考一下，審視一下，對照一下，然后再寫。這種方式的好處是更具目的性、深刻性和針對性，不會跑題，適合于起草大型的材料。

最后，審稿修改階段。這一階段，要對成型的材料初稿進行認真的修改，修改內容包括主題立意、語言文字、主要內容、篇章結構等方面，修改方式包括自己修改、請人修改、領導審改，最后簽發文件，定稿打印。一般情況下，材料自己寫好后，自己立即修改，不容易發現問題，因為你的思路、感覺，甚至視覺都處在原有的狀態下，先入為主，對存在的問題容易“視而不見”，應該隔一段時間再回過頭進行修改，最好是換一個人進行修改。領導審改作為最后一關，一般情況下，按主要領導的意見辦理。

當然，一般來說，大型的材料，都要成立一個寫作班子，思路、提綱等都是集體研究確定的，每個人負責一部分，最后由一個人統籌。

5 常見問題及解決辦法

公文寫作過程中常見的問題不少，主要可歸結以下三個方面。

一是基礎性問題。所謂“基礎性”問題(也稱“常識性”問題)，就是沒有掌握或者不太熟悉公文寫作的基本內容、基本要求、基本格式，譬如，行文的字、詞、句，規定的語言、結構、程序等。出現這類問題者，一般都是初學者，對公文還沒有感性認識。有的人可能平時喜歡寫點論文、散文、雜文之類的東西，所謂“能寫”者，但未必能寫好公文，其實，公文和論文、散文、雜文之類的文章有著相當大的差別。機關里有不少人，平時能說會道，好像什么都懂、什么都會，可一遇到要寫點什么，比如，每年年終考評的個人總結、述職報告，有很多人都作難，勉強寫出來要么邏輯混亂，要么是流水賬，更不要說單位里的工作總結、計劃方案之類的大材料。出現基礎性問題，說明還不具備公文寫作的基本功，還不入門。

如何解決這個問題?“冰凍三尺，非一日之寒”，基本功是靠一點一滴積累的、一招一式練就的，譬如字、詞、句，能夠達到文從字順就不是一個簡單的事情。要說這些東西，也沒什么難的，就是要多寫多練多記，多了就熟了，熟了就巧了。只是這個過程看似簡單卻難做到，不但需要堅強的毅力，能夠堅持下去，不因單調枯燥吃苦而放棄；而且要有承受挫折的勇氣，挫折面前不氣餒，不因檳批失敗反復而灰心；還要虛心學習，以人為師。可先從簡單的材料練起，譬如通知、請示之類的，寫好“小”的，循序漸進，再到“大”的。基本功沒有捷徑，也不可能有捷徑，可以毫不夸張地說，材料高手都是經過艱苦努力練就的，這中間吃過多少苦、受過多少累難以表達。

二是技巧性問題。相對于基礎性問題，技巧性問題是在此基礎上寫作的技巧方面出現的問題。如果說基礎性問題是解決公文寫作“會”的問題，那么，技巧性問題就是解決公文寫作“好”的問題。公文寫作的技巧，體現在很多方面，而且因文種的不同而不同。譬如，單說語言這一點，總體上說，公文的語言要莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規范，但具體到不同的文種，還有不少差別，有的還很細微，體現出較強的技巧性，比如，上行文、平行文與下行文的語氣，這三者就很有講究，必須拿捏準確，否則就收不到預期之效果。上行文是向上級機關反映情況、清求指示的，自然要謹慎、虛心；平行文是同級之間交流信息、互通情況的，做到自然、認真即可；下行文是向下級機關發布指示、布置任務的，需要嚴肅、正規。再譬如，公文的論述，如何做到觀點統率材料、材料證明觀點，二者渾然一體，讓人看后覺得圓潤、得體，客觀、自然，有“量體裁衣”的舒適感。為什么同樣一件事情，不同人寫出來味道不一樣呢?顯然，差別就在于是否掌握了其中的竅門。同樣是寫總結，新手和高手之間的差別自然很大，都知道要寫活動的基本情況、活動有什么特點、活動是怎么做的等，但具體怎么寫就顯出“道行”了，基本情況怎么寫才能詳略得當、活動特點怎么寫才能真有特點、具體做法怎么寫才能抓住根本，而且要做到三者基本不重復，這中間的技巧性是不能忽視的。

公文寫作中的技巧還有諸如文字的技巧、結構的技巧等，不一而足。出現技巧性問題，主要原因是能力水平不夠造成的，解決這一問題的根本方法，需要提高自己公文寫作的能力素質：一要善于學習。虛心向高手學習、向實踐學習，努力提高自己的寫作水平。二要勤于動手。寫得多、練得多肯定經驗就多，熟能生巧。三要長于總結。注意把自己寫作中的一些收獲、心得及時進行整理，變成自己的經驗之談。

三是深層性問題。這方面的問題，是指在能夠寫好公文的基礎上，更高標準要求下出現的不足，是精益求精的結果。具體表現為思想是否更深邃、表達是否更完美、風格是否更突出等，解決了這方面的問題，那才真正是公文寫作的大家、高手。當然，從發展的角度看，什么事都沒有“最好”，只有“更好”。避免出現深層性問題的關鍵，是要做到“三個不斷”，即不斷學習一一掌握新知識、新觀念、新方法；不斷思考一一善于發現問題、解決問題、總結問題；不斷創造一一敢于突破、敢于嘗試、敢于標新。