名家周大新檔案資料接收整理報告

1 周大新檔案資料的接收情況

2009年10月20日下午接到南陽籍著名軍旅作家周大新的電話，告知近期可隨時進京接收其檔案資料。向局長匯報后，當即決定由我帶隊，并聯系各部門盡快做好各項準備工作。我們10月22日6時出發，18時抵京，與周大新見面后商議了次日的事項安排。23日8時，我們一行3人到達周大新家里，進行了簡要分工后，便逐房間挑揀整理檔案資料、打包裝箱，之后又去了他的辦公室收集整理。共計7大包2皮箱31捆，是歷次征集周大新檔案資料最多的一次。

之前，筆者曾于1995年先后三次在周大新的南陽家中征集其文學創作檔案9捆13箱，1996年、1999年、2001年先后一上濟南、兩上北京征集周大新的文學創作檔案，經整理，這四次共歸檔保存周大新文學創作檔案6719卷冊件，資料1784冊。

2 周大新檔案資料的構成情況

南陽籍著名軍旅作家周大新的檔案資料既“?！庇帧半s”。

所謂“?！保粗艽笮孪迪硎苷蛸N的國家一級專業作家，其文學創作檔案是主體，從大的方面講可分為兩部分：

一部分是反映周大新文學創作成果的，有各種文體和劇本的手稿、筆記及長篇專著的校對稿、清樣；公開出版的長篇、中篇小說專著和散文集；發表在報刊上的文學作品及評論；被翻譯為外文的作品；被改編為影視、戲曲的視頻材料等。

另一部分是社會團體或個人宣傳報道、研究評論周大新及其作品的。這部分檔案既有部隊與地方相關機構組織的專題研討評介的會議材料，又有文學界個人發表在期刊上的評論、讀后感及各種媒體宣傳報道周大新及其作品的新聞材料及訪談文章等。

所謂“雜”，即周大新既有部隊的行政職務又有諸多社會兼職，加之又是業界名人，其社會活動頗多，形成了不少其他方面的檔案，主要包括：

一是反映周大新各項公務活動的材料，諸如出國訪問、參加各種會議、深入基層調研采訪等。

二是反映周大新社會交往的材料，諸如出版改編作品的協議、合同及各類書信、請柬、聘書，友人間互贈的書畫、藏品等。

三是反映周大新成長進步的材料，諸如不同時期的個人照片、畢業證、軍人汪、獎狀、獎章、軍服等。

周大新還積累了許多社會各地贈閱的期刊，大部分系文學期刊，僅這次接收的就有1500多冊。

3 周大新檔案資料的整理情況

整理這些既專又雜、數量較多且不斷增加的檔案，既要遵循檔案整理的一般原則與要求，又要參照名人檔案、專門檔案、聲像檔案、實物檔案的整理規范與方法。關鍵要制定一個相對合理便于操作的分類表。1995年筆者曾制定了一個基本涵蓋上述內容的分類表，設置了3大類13屬類39小類。

面對這次征集來的大堆材料，我們先將其一分為二，即凡與周大新有關的材料列入檔案范疇，按名人檔案的要求進行整理；凡與周大新無關的材料列入資料范疇，藏書按資料的整理方法進行整理，單獨存放，不與館藏資料相混淆。其檔案、資料的整理程序如下：

3，1粗分大類

3，1，1將非文字材料挑選出來，即把混雜其中的照片、磁帶等聲像檔案和軍功章、藏品等實物檔案挑選出來，待以后按各自的整理方法進行整理。

3，1，2為了便于整理與保管，對大量不同形式的文字材料先進行粗分后分別集中，以便下一步逐一細分。

3，2細分小類

3，2，1細分手稿

3，2，1，1按文體把手稿區分為小說、散文、報告文學、劇本、文論、序跋、詩歌、題詞留言。

3，2，1，2根據上述各類的具體內容與數量再劃分三級類目，例如將劇本類的手稿再細分為電影劇本、電視劇本、廣播劇劇本、電視專題片腳本等。

3，2，1，3對長篇小說、影視劇本等大部頭著作手稿按其形成時的自然冊依其章集順序排列，每部著作的手寫稿在前(含初稿、修改稿)，打印或鉛印的校對稿、樣稿等依次隨其后。

3，2，1，4由于手稿的載體形式與書籍、期刊不同，為避免其散亂，在對每部著作的手稿排序后順便按文書檔案的整理方法逐冊加封面、備考表，按“三孔一線”法裝訂后編頁號、填寫封面及備考表有關內容。

3，2，1，5對全部手稿整理成冊(卷)后按上述類別依次依時排序，并用鉛筆在封面左上角標注分類號。

3，2，2細分筆記

3，2，2，1依據周大新筆記各有專冊的習慣，將其分為日記、采訪札記、讀書摘要、學習筆記四類。

3，2，2，2對各類筆記按形成時間排序后用鉛筆在筆記本的封二右上角或扉頁左上角標注分類號。

3，2，3細分書籍

3，2，3，1面對挑選出來的書籍，首先用不同的彩紙分別寫上“小說”、“散文”、“報告文學”、“其他作品(含序跋、詩歌、題詞等)”和“研究評論”等五個紙簽分別置放，以便對書籍分類時對號入座。

3，2，3，2對書籍分類時本著“先易后難”的原則先挑選周大新的專著，諸如不同版本的多部長、中篇小說，結集出版的短篇小說集、散文集等直接按文體歸類。

3，2，3，3對非周大新本人著作，但與其本人及作品有關的書籍用鉛筆在目錄處做上標記，然后按文體歸類。一般情況下可根據書籍名稱直接判定文體，而有些如《中國當代作家面面觀》、《河南人惹誰了》等書籍則需通過瀏覽作品內容來確定文體。

3，2，3，4對于含有評論研究周大新及其作品的書籍暫放一邊，因其數量較少，待同類內容的雜志、報紙挑揀出來后統一排序。

3，2，3，5對上述以文體分類的書籍分別按出版時間排序后用鉛筆在封面左上角標注分類號，以便下一步打印目錄和制作不干膠脊背簽。

3，2，4細分雜志

3，2，4，1首先瀏覽每冊雜志目錄，在每一篇目和作者中查找“周大新”三字，凡篇目中有周大新姓名的一般都是社會團體或個人宣傳報道、研究評介周大新及其作品的文章，對這些雜志在篇目前頁號處用鉛筆做一標記暫放一處，待日后另行處理。

3，2，4，2凡篇目作者處有周大新姓名的，隨即用鉛筆在姓名處做一標記，并隨手視其文體劃分類別。

3，2，4，3對發表有周大新作品的各種雜志按文體分類后依發表時間排序，其中連載的中長篇小說以首發時間為準，然后用鉛筆在封面左上角標注分類號。

3，2，5細分報紙 3，2，5，1去除無關部分。一份報紙少則十幾版，多則幾十版，只留與周大新有關的4版，對留存的這張4開報紙折疊時，要把有關周大新內容的折疊在上面，以便以后的分類、編號和錄入。

3，2，5，2將有周大新作品的與不含其作品但與之有關的區分為兩部分。

3，2，5，3對發表有周大新作品的報紙按文體分類，對另一部分報紙暫放一邊，待后另行處理。

3，2，5，4分類后按時間進行排序，對連載作品的報紙以首期時間為準，檢查無誤后編制分類號，而后交給下一環節的人員進行錄入，即打印自行設計的目錄。

3，2，6細分報道評介周大新及其作品的材料

3，2，6，1對上述不含周大新作品但與之有關的報紙、書刊及零散材料逐件瀏覽，視其內容按問題歸類。

3，2，6，2凡屬媒體宣傳報道周大新的訪談類文章歸入傳記大類下的媒體報道類。

3，2，6，3凡屬社會團體或個人專門研究周大新的文學創作背景、心路歷程及記述其人其事及成長變化情況的材料歸入傳記大類下的生平記載類。

3，2，6，4凡屬社會團體或個人對周大新的文學創作成果進行專題或綜合性研討評論的材料歸入作品評介類，由于這類材料相對較多，又依據內容細分為綜合、小說、散文、專題研討會議幾個小類。

3，2，6，5對各類中的零散或會議材料按文書檔案的整理方法組成案卷，與書籍、雜志、報紙一并統一按時間排序后用鉛筆標注分類號。

3，2，7細分書信

我們把周大新的信件劃分為家信、友人通信、作家通信、讀者來信、稿約、采稿通知、周大新復信、其他等8類，視其重要程度采取不同的整理方法。

3，2，7，1首先挑選最顯眼又是最多的各類賀卡(僅這次就有640多件)，按不同規格(尺寸)分別依時排序，以3餾厘米的厚度分沓(以無酸卷盒的空間厚度為準，我們定制的卷盒厚度為4厘米)后卷包(兩端不包)一層牛皮紙，用線繩分2道或3道扎牢后用鉛筆標注分類號，在分類號后面加括號注明起止時間和件數，以方便下一步打印目錄與貼簽。

3，2，7，2對其他信件則需逐件審讀，視其內容確定類別，其中一些贈閱讀物夾帶的無實質內容的諸如請雅正、惠存、查收之類的予以剔除。

3，2，7，3讀者來信、稿件采用通知和約稿信件分別依時排序后編件(頁)號裝入檔案袋，以袋為保管單位，每袋給一個分類號并注明起止時間和件(頁)數。

3，2，7，4家信、友人通信、作家通信等信件均以“件”為單位按時間排序后，每件編一個分類號，為保持這些重要信件的原貌，一般不再重新裝訂，按類分別裝入檔案袋并在正面用鉛筆標注起止編號。

3，2，7，5關于信封的處理，凡是印制精美，郵戳、郵票完整無損者原則上與信函一并保存，個別名人信件的信封要求必須保存。

3，2，8細分證書、請柬、邀請函

3，2，8，1各類立功表彰、作品獲獎的證書，以件為單位依時排序歸入傳記大類下的獲獎證書類，逐件標注分類號。為保持證書的原貌，用紙條標注分類號后加入證書中并露出編號，待錄入貼簽后再取出紙條。

3，2，8，2各種聘書、重要活動的請柬、邀請函，以件為單位依時排序歸入傳記大類下的生平記載類，編號方法同上。

3，2，8，3學生證、學員證、畢業證、軍人證等類似證件以件為單位依時排序歸入傳記大類下的履歷類，編號方法同上。

3，3其他檔案的分類與整理

3，3，1照片檔案按《照片檔案整理規范》整理。

3，3，2音視頻檔案區分錄音帶、錄像帶、光盤后按形成時間排序，然后逐件標注分類號，核對無誤后填寫一式兩份不干膠分類簽，在錄音帶、錄像帶、光盤上和外包裝上各貼一份。

3，3，3軍功章、獎杯、獎牌先拍照，其照片歸入照片類，然后對其依時排序歸入實物檔案的獎勵類，確定分類號、制作標簽貼于外包裝的適當位置。

3，3，4對于字畫檔案先逐件展開，把每幅字畫的作者、時間、內容，抄寫在稿紙上，并在稿紙上按形成時間排序后謄清，并逐件編制分類號，作為下一步打印目錄、制作不干膠分類簽的依據。對已裝裱的字畫購置專用的字畫盒，在盒的側面距左端5厘米處居中貼上不干膠分類簽(此規定有利于上架后整齊劃一)。對未裝裱的字畫，有兩種保管方法：一是原折疊幅面不超過檔案袋尺寸的，按原折疊痕跡重新折疊后裝入檔案袋，原折疊幅面超過檔案袋尺寸的，展平后重新折疊裝入檔案袋，在檔案袋正面用鉛筆標注分類號，一件一袋，若干袋一盒，在盒脊背統一位置處粘貼不干膠分類簽，注明起止編號。我們采用的是這一簡便方法。另一種方法是用輕質木材或150克的白板紙制作成與字畫幅面相適應的簡易卷軸，一個卷軸卷一件字畫，裝入字畫盒保存。

3，3，5對于其他實物在逐一編號登記后，能利用無酸卷盒當裝具的盡量用卷盒，不能用卷盒的根據其不同形態自制裝具，例如借用羽毛球筒就可以當做長幅照片和小幅字畫的裝具。

3，4打印目錄

3，4，1根據周大新檔案的構成與分類情況，僅文字類我們就自行設計了8種16開的橫版橫排目錄，即傳記目錄、手稿目錄、出版物目錄、筆記目錄、改譯作品目錄、作品評介目錄、書信目錄、獲獎作品目錄。

3，4，2因沒有專用軟件，每種目錄格式在微機上依復制、粘貼形式重復使用。

3，4，3因是直接錄入，為減少檔案的來回搬運，每錄入完一批就逐件校對，每一類錄入完畢后出一份紙質目錄再對照檔案校對一遍，避免分類與編號的錯誤。

3，4，4各類目錄打印完畢校對無誤后分別暫用文件夾固定待用。

3，5貼簽與裝盒

3，5，1對照目錄和上述經過分類并分別碼好的檔案逐一編制不干膠簽，即用碳素墨水填寫每件檔案的編號，即編即貼。對于書籍和雜志統一騎貼在距其下端2厘米的脊背處，對于已折疊好的報紙則統一平貼于右上角，對于整理成卷的手稿、成包或成袋的書信等均規定有具體的粘貼位置。

3，5，2對上述各類檔案按編號順序依次裝盒，首先根據檔案的厚薄程度和檔案盒的厚度確定應裝入檔案的數量。其次把未折疊的檔案盒平鋪面前，用檔號戳和紅色印泥在檔案盒脊背處注明該盒檔案的起止編號，所蓋編號分為兩行，例如第一行A3，2，2為該盒檔案的分類號(A3代表文字類的出版物，2代表出版物中的期刊類，第二個2代表文體，即發表在期刊上的散文)，第二行65—72為起止序號(代表第65件至72件期刊，表明該盒裝了8冊刊發有周大新散文的期刊)。

檔案全部裝盒后，接著就是按照庫房管理的要求進行入庫上架，編制指引卡和存放位置一覽表。

3，6統計數量與整理目錄

3，6，1根據目錄統計各類檔案數量。先合計各屬類檔案的數量，然后匯總各大類的數量，最后合計總數。為便于校對，每頁目錄的合計數暫用鉛筆標注在該頁目錄的右下角；一個屬類的各頁目錄合計完畢后當即匯總該屬類的總數，把這一數字標注在該屬類目錄末頁的右下角并加括號，以區別各頁的合計數；把一個大類下的各個屬類的匯總數相加得出該大類的總數，把這個大類總數暫用鉛筆標注在該大類目錄的首頁左下角。依此類推，逐類統計，最后再把各大類的匯總數相加得出總數。

3，6，2編制“檔案數量與類目索引”表。每征集整理一次周大新檔案就要編制一次這種表格，以集中反映每次的征集整理成果，其項目有編號(本應為類號，因特殊原因仍沿用為編號)、類名、頁號、數量(卷冊件)。該表有三種功能：一是明晰反映周大新檔案的分類體系和各類的編號與類名；二是詳細反映每次征集保存周大新各種檔案的具體數量和歸屬；三是具有目錄索引功能，可依據此表按圖索驥直接查詢各大類及各屬類的目錄。具體如下表(以本次整理歸檔的A1傳記類為例)：

以上各項用16開80克白紙以表格形式列出，橫版橫排，每版兩欄，每欄加表頭11行，每版共22行。一般情況下兩版，至多3版即可滿足需要。

3，6，3用與目錄相同的紙張打印各種目錄的名稱，即“A1傳記目錄”、“A2手稿目錄”……將其分別排放在各類目錄之首，再在各目錄名稱上覆蓋一張有光彩紙作為各種目錄的隔頁紙。然后把各種目錄依A1、A2、A3……的順序合為一冊，最后把“檔案數量與類目索引”表置于目錄之首，加上專用的塑料或漆布硬板封面與封底，以兩空一繩法裝訂成冊(這種目錄需一式兩份，一份交周大新使用)。

3，6，4制作目錄封面的目錄簽。第一行為：名人檔案目錄；第二行為：全宗號218，目錄號5；第三行為：全宗名稱周大新；第四行為：起止年代2001-2008；第五行為：南陽市檔案館。目錄簽的尺寸依目錄封面上的目錄簽框為準。

3，6，5制作目錄盒脊背簽。我們定制的目錄盒統一為灰色漆布硬板一側開口式的目錄盒，脊背處有統一的燙金裝飾標記，以便規范目錄簽的粘貼位置，使之排架后整齊美觀。每上架一冊目錄均需制作統一格式脊背簽，其項目有全宗號、全宗名稱、門類號、目錄號、起止年代、起止卷號。

3，7撰寫整理說明

檔案、目錄分別入庫、入室上架后還有最后一項工作，就是撰寫需歸入全宗卷的“整理說明”，即以文字敘述形式記述本次征集整理周大新檔案的情況與數量。這個說明是一個總說明，要把下文述及的資料整理情況一并列入，越詳細越好。

3，8資料的整理

周大新移交給我們的資料絕大部分是期刊雜志，也有少量圖書，鑒于周大新提出的“不與你們館藏資料混淆”的要求，我們把這些資料作為周大新藏書，單獨整理、單獨存放?？紤]到周大新的大量藏書目前還處于其個人收藏階段，移交給我們的數量暫時還形不成規模的實際情況，暫不按照館藏資料的分類方法整理，本著“越簡單越好”的原則只做簡要整理。

3，8，1圖書部分

按進館順序結合出版時間排序后，用鉛筆標注順序號，利用原資料目錄登記造冊，其項目有編號、題名、責任者、出版時間、冊數、備注等，然后裝盒，每盒暫用鉛筆標注起止序號后即可入庫上架。之所以如此簡單整理，主要考慮是待今后周大新的大量藏書進館后再進行統一的規范整理。

3，8，2期刊部分

3，8，2，1區分刊物名稱并結合出版時間各自排序，即同一刊物按年按期號排序。

3，8，2，2對已排序的各種期刊按國家級、省級、市級的順序結合知名度進行大排序。

3，8，2，3每種期刊給一個序號，不同年代的同一期刊在其序號后加短杠再編順序號，用鉛筆在刊物的左上角注明編號。

3，8，2，4打印目錄。其項目有編號、題名、期號、責任者、出版時間、冊數、備注等，其中的“期號”要準確注明該刊物當年的具體期號，并在“冊數”項注明實際冊數。

3，8，2，5對照目錄和實物逐一填寫不干膠簽，統一粘貼在距刊物下端2厘米的脊背處。若發現重號、跳號或目錄與實物不符時，當即用鉛筆對目錄進行修改。

3，8，2，6裝盒。由于刊物的厚薄不同，每盒所裝刊物不限數量，裝滿不鼓為止。每裝完一盒，制作一個不干膠簽，即用數碼戳注明該盒刊物的起止編號，粘貼于盒的側脊處。

3，8，2，7統計數量與裝訂目錄。第一，對需要更正的目錄進行重新打印，核對無誤后一式兩份(一份交周大新)，按編號排序，用數碼戳在目錄右上角注明頁號。第二，依據每頁目錄“冊數”項，合計本頁目錄所登記的總冊數，用鉛筆填寫在目錄地角的“冊數”項對應處。第三，匯總各頁目錄的數字，用鉛筆把這一總數標注在最后一頁目錄的右下角。第四，用與目錄相同的紙張打印簡要說明，即本冊目錄所登記的資料系何時進館、整理后的數目及其他需要說明的事項。第五，用與目錄相同的紙張打印目錄扉頁：軍旅作家周大新藏書目錄。第六，依扉頁、說明、目錄的順序碼齊后加上我們定制的硬板漆布目錄前后封皮，用兩空一繩法裝訂成冊。第七，打印目錄簽并居中粘貼在目錄封皮上。第八，制作目錄盒脊背簽，注明目錄名稱與目錄號，把目錄裝入盒內后上架于檢索室備用。

4 結語

自2009年10月28日以來，保管利用科的全體同志認真地對這次征集的周大新檔案進行了整理，目前已基本結束任務，資料部分僅進行了初步分類、剔除部分重份、清點了數量。

資料的整理有點麻煩，因為周大新每次交給我們的資料，其形成時間相互交叉，其種類既有連續性的又有新增的，這就需要參照上幾次的目錄進行互相對照，以確保同一期刊編號的一致性，例如1984年的月刊《人民文學》，上次實際交給我們的只有1、3、5、10期，這次有可能出現2、4、6期。這次接收的與以往接收的同一刊物核對挑選完以后才能再接續編排新增種類的期刊。

據初步統計，這次歸檔整理周大新的文學創作檔案共計1651卷冊件，其中傳記類306卷冊件、手稿類50卷、出版物(即出版的專著，發表在報刊上的各類作品)387冊張、筆記類10冊、改譯作品類8卷、作品評介類110冊件、書信類712封、獲獎作品8冊；聲像、字畫、獎杯等6l件，加上以前征集的數量，館藏現存周大新文學創作檔案共8370卷冊件。這次接收的資料初步清點為1560冊，加上以往進館的共計3340冊。已進館的周大新檔案、資料總數為11710卷冊件。

(摘自《檔案界》網站)