檔案館能否借閱檔案

先說一個案例：有個企業因要擴大經營規模，到省里立項，而擴大經營規模需要該企業成立的原始文件。由于該企業沒有保管其成立的原始文件，來我館查找，從目錄上查到了這份文件，可當提到這個案卷后，卻意外地發現沒有這個企業成立的原始文件。當時工作人員百思不得其解，反復查找無果，最后在案卷的備考表上發現這份文件在接收進館前已被某人借閱拿走了，落款日期在進館之前，上面簽著當時利用者的名字。再說一個案例：那還是筆者在縣檔案館工作時發生的事。縣里的一個常委要寫組織工作報告，派人來檔案館借閱《人民日報》合訂本，當時讓來人打了個借條并反復強調用完即還，可任憑檔案館的工作人員前后催要多次，這個合訂本還是沒有追回來，后來雖說采取了補救措施，但還是給資料保管造成了一定損失。雖說這兩個案例一個是在檔案室借閱檔案而丟失檔案，另一個是在檔案館借閱資料而丟失資料，但是，在檔案館借閱檔案同樣存在丟失檔案的風險，而且可能有的檔案館借閱檔案已經發生過丟失檔案的情況。那么怎樣防止這種事情的發生呢?顯然，不借閱檔案就可以避免。

檔案館能不借閱檔案嗎?帶著這個問題，筆者翻閱了《檔案法》和《檔案法實施辦法》，意外的是這里面竟沒有找到一個“借”字。那么檔案法規是如何規定檔案利用呢?《檔案法實施辦法》第二十二條規定：“《檔案法》所稱檔案的利用，是指對檔案的閱覽、復制和摘錄。”“對檔案的閱覽”有沒有對檔案的借閱之意呢?在《檔案法實施辦法釋解》中這樣解釋：閱覽，“指利用者到檔案館(室)內專設的閱覽室、接待室等場所查閱其所需要的檔案原件或檔案縮微品、復制件。”這里解釋得很清楚，沒有一點“借”的意思。綜觀《檔案法》和《檔案法實施辦法》，其對禁止借閱檔案的立法思想是很明確的。當然它的立法思想并不是為了限制對檔案的利用，相反，它在利用檔案的制度設計上，既為避免檔案丟失而禁止借出檔案，又為滿足利用者的需求而提供了多種途徑。這一立法思想在《檔案法實施辦法》第二十一條得到體現。《檔案法實施辦法》第二十一條規定：“各級各類檔案館提供社會利用的檔案，應當逐步實現以縮微品代替原件。檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力。”利用檔案用縮微品代替原件，說明連檔案原件都不讓閱覽，就更不用說“借”了。“檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力”的規定，顯然是為了滿足利用者需要借出檔案原件做證明證據的需求而設定的。雖說《檔案法》和《檔案法實施辦法》對禁止借閱檔案的立法思想是很明確的，但是，它們并沒有明確的條文規定檔案館不準借閱檔案，這是不是說檔案館可以以檔案法規沒有明確規定不準借閱檔案，就借閱檔案呢?筆者認為，檔案館不可以借閱檔案。對于個人來說，“法無禁止即可為”，而對行政機關來說，則是“法無許可不可為”。雖說檔案館不是行政機關，但是，檔案館保存的是對國家和社會有保存價值的檔案，檔案館是具有公共事業管理職能的單位。

因此，檔案館應該遵守“法無許可不可為”的原則，是不可以借閱檔案的。

《檔案法》和《檔案法實施辦法》頒布實施都20年了，但是，檔案館不可以借閱檔案的觀念和意識并沒有貫徹落實到檔案館的工作中，可以說從檔案館的一整套檔案利用制度到檔案教科書都沒有相應的改變。基本上不論到哪個檔案館，赫然上墻的都有“檔案借閱制度”，桌上擺著“檔案借閱登記簿”。在借閱制度內容中都有這樣的條文：“本館保存的檔案資料一般不外借，如有特殊需要，須經主管領導批準，填寫借閱登記簿并限期歸還。”雖說是一般不外借，但經批準還是可以外借的。隨便翻開一本不管是新出版的還是老的檔案管理學方面的教科書，都能找到有關檔案外借的內容。如陳兆禊等主編的2005年版的《檔案管理學基礎》就有“外借”一節專門講檔案的外借，雖然要求“檔案的外借使用，要有嚴格的制度，經過一定的批準手續才能外借”，但是，還是允許借出檔案。從中我們可以看到增強檔案法制意識、貫徹執行《檔案法》，就是在檔案部門也同樣是任重道遠。