一例檔案信息化檢索案思考

1 案例

“國(guó)電濮陽(yáng)熱電有限公司”檔案室管理的檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案的文件級(jí)目錄檢索，可以說(shuō)對(duì)檔案的檢索已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了“信息化”。檔案檢索使用的是“清華紫光檔案管理軟件”。它包括“科技檔案”、“文書(shū)檔案”、“照片檔案”、“實(shí)物檔案”、“圖書(shū)”五個(gè)類(lèi)目。其中每一個(gè)類(lèi)目分為“案卷庫(kù)”、“文件庫(kù)”兩個(gè)庫(kù)。科技檔案庫(kù)的案卷庫(kù)錄入內(nèi)容有檔號(hào)、分類(lèi)號(hào)、案卷號(hào)、案卷題名、立檔單位、起止日期、保管期限、密級(jí)、立卷入、檢查人、文件總頁(yè)數(shù)、件數(shù)、圖紙張數(shù)這些信息。文件庫(kù)錄入的內(nèi)容有檔號(hào)、件號(hào)、文號(hào)或圖號(hào)、頁(yè)數(shù)(頁(yè)號(hào))、文件日期、責(zé)任者、文件題名、保管期限。平時(shí)的檔案整理歸檔條目錄入都是按照這些內(nèi)容錄入的，查閱檔案也是根據(jù)這些內(nèi)容來(lái)檢索。

一次，合同管理員小張拿著一張“華中電力科技股份有限公司×××”的名片來(lái)查找合同，說(shuō)是欠該公司合同尾款需要支付。合同管理員小張要查找的是一份只知道“責(zé)任者”的基本建設(shè)時(shí)期的合同。對(duì)“責(zé)任者”是“華中電力科技股份有限公司”的查詢(xún)，在科技檔案中進(jìn)行跨庫(kù)搜索，應(yīng)該是最便捷的查詢(xún)途徑。按照她提供的“責(zé)任者”線(xiàn)索，檔案人員根據(jù)“清華紫光檔案管理軟件”檢索系統(tǒng)查詢(xún)步驟，進(jìn)入科技檔案管理文件檢索界面，進(jìn)行條目檢索。當(dāng)“責(zé)任者”是“華中電力科技股份有限公司”被寫(xiě)入軟件搜索后，結(jié)果為空的。接著又將“責(zé)任者”是“華中電力”寫(xiě)入軟件科技檔案管理文件庫(kù)責(zé)任者欄目，進(jìn)行模糊查詢(xún)，結(jié)果還是空的。對(duì)于只知道“責(zé)任者”的合同查詢(xún)，在科技檔案文件庫(kù)中對(duì)“華中電力科技股份有限公司”的“責(zé)任者”查詢(xún)是唯一的途徑。怎么辦?剩下只有用人工檢索紙質(zhì)檔案目錄了。而小張要查找的這份合同是基本建設(shè)時(shí)期簽訂的合同，按照電力系統(tǒng)分類(lèi)大綱中對(duì)合同的劃定，它應(yīng)該是屬于科技檔案管理中基本建設(shè)類(lèi)目8中——工程管理性文件803中——合同類(lèi)目8031這個(gè)四級(jí)類(lèi)目中的某個(gè)案卷內(nèi)的一件合同檔案。但對(duì)于兩臺(tái)2()萬(wàn)千瓦的供熱供電機(jī)組項(xiàng)目檔案中，簽訂的有土建、安裝、主要設(shè)備、輔助設(shè)備、設(shè)計(jì)、裝飾等上千份合同來(lái)說(shuō)，用手工檢索恐怕一時(shí)半會(huì)兒也難以查到。這讓檔案員犯了難，有什么別的查詢(xún)途徑呢?檔案員聯(lián)想到辦公自動(dòng)化軟件安裝竣工后，辦公室人員參加培訓(xùn)的情景，覺(jué)得似乎“華中電力”跟辦公自動(dòng)化軟件的安裝好像有什么聯(lián)系。于是，就將文件題名是“辦公自動(dòng)化”寫(xiě)入“清華紫光檔案管理軟件”文件庫(kù)題名欄進(jìn)行檢索，還是沒(méi)有查到。雖然沒(méi)有查到，但檔案員當(dāng)時(shí)覺(jué)得這應(yīng)該是個(gè)查詢(xún)思路，就撥通了負(fù)責(zé)監(jiān)督辦公自動(dòng)化安裝和維護(hù)的當(dāng)事人電話(huà)進(jìn)行詢(xún)問(wèn)，詢(xún)問(wèn)后才知道，原來(lái)公司與“華中電力科技股份有限公司”簽訂的是公司“生產(chǎn)信息管理系統(tǒng)”合同。辦公自動(dòng)化管理只是該合同管理中的一個(gè)模塊。根據(jù)這一信息，檔案員將“生產(chǎn)信息管理系統(tǒng)”這一題名寫(xiě)入檔案管理軟件文件庫(kù)題名欄進(jìn)行查詢(xún)，查到了這份合同。經(jīng)過(guò)仔細(xì)查看合同文本，才知道，合同的起草者是甲方，打印合同文本時(shí)給合同添了個(gè)封面，封面下方落款只有甲方即公司名稱(chēng)。但按規(guī)范的合同文本，落款責(zé)任者應(yīng)該是甲乙雙方才對(duì)。不規(guī)范的合同歸檔后，檔案人員沒(méi)有仔細(xì)查看一下文件的內(nèi)容，就按照合同封面責(zé)任者進(jìn)行了編目。這就造成了找不到“責(zé)任者”為“華中電力科技股份有限公司”、“華中電力”的合同的原因。

2 思考

從這個(gè)案例中我們看到：其一，做好檔案工作應(yīng)重視每一個(gè)環(huán)節(jié)一一形成、收集、整理、排架、利用等因素，都關(guān)系到檔案工作的成敗。合同在形成和整理時(shí)出現(xiàn)了一個(gè)看起來(lái)很不起眼的小失誤，都可能為今后的查找和利用帶來(lái)意想不到的后果。合同是甲乙雙方確定的文件，合同形成時(shí)責(zé)任者的落款應(yīng)是雙方，檔案編目時(shí)應(yīng)多關(guān)注文件的內(nèi)容，了解文件的各種信息；其二，檔案信息化對(duì)于一般的檔案查閱檢索是很方便快捷的。但是計(jì)算機(jī)檢索畢竟是機(jī)器檢索，它也有它的不足，一是“機(jī)械”；二是受前期檔案文件檢索條目錄入的限制。有時(shí)還不如人工檢索得快，關(guān)鍵是人具有聯(lián)想和靈活性。因此，就是實(shí)現(xiàn)了檔案信息化檢索，仍然要發(fā)揮檔案人員的主觀能動(dòng)性。檔案人員要具有強(qiáng)烈的責(zé)任感，要熟悉業(yè)務(wù)、要熟悉室藏，在檔案利用工作中實(shí)現(xiàn)人和計(jì)算機(jī)的密切配合檢索，這對(duì)提高檔案的查準(zhǔn)率有著積極的作用。