檔案工作“百分制”量化管理方法

1995年以來，河南省濮陽縣創(chuàng)新檔案工作管理機(jī)制，對(duì)全縣116個(gè)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)行全年檔案工作百分制量化管理，年終檔案檢查評(píng)比與檔案執(zhí)法檢查同步進(jìn)行，收到了良好效果。到目前為止，全縣已有102個(gè)單位通過檔案工作目標(biāo)考評(píng)，占總數(shù)的88％。實(shí)踐證明，“檔案工作百分制量化管理方法”是一種值得推廣的新型管理方法。

濮陽縣檔案局于1995年成立了課題公關(guān)小組，研究制定出既適用于各類單位，激勵(lì)基層做好檔案工作，又便于實(shí)際操作的新型檔案工作管理方法，命名為“檔案工作百分制量化管理方法”。

1 “檔案工作百分制量化管理方法”的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容與實(shí)施程序

“檔案工作百分制量化管理方法”，是運(yùn)用量化分解法將全年的檔案工作細(xì)分、量化，限定檔案工作量和規(guī)定考核標(biāo)準(zhǔn)，用分?jǐn)?shù)激勵(lì)機(jī)制調(diào)整檔案工作重點(diǎn)，引導(dǎo)、指導(dǎo)工作，激發(fā)基層檔案工作的主動(dòng)性，檔案工作考核和執(zhí)法檢查同步進(jìn)行，是變“印象型”管理為“考評(píng)計(jì)算型”管理的新型檔案工作管理方法。

“檔案工作百分制量化管理方法”是由上級(jí)檔案行政管理部門，于每年年初，將全年檔案工作任務(wù)細(xì)分為“法制建設(shè)”、“管理體制”、“機(jī)構(gòu)人員”、“制度建設(shè)”、“安全保管條件”等12個(gè)(或若干個(gè))方面、51項(xiàng)(或若干項(xiàng))標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)每個(gè)項(xiàng)目根據(jù)當(dāng)年的工作量與工作重點(diǎn)程度，配以不同的分?jǐn)?shù)，用《檔案工作量化管理考評(píng)打分表》的形式，以百分制固定下來，作為年度工作標(biāo)準(zhǔn)下達(dá)給各單位。每年的工作量可以用增減項(xiàng)目的方法進(jìn)行調(diào)整，而工作重點(diǎn)可通過調(diào)整量化指標(biāo)的分?jǐn)?shù)值，用分?jǐn)?shù)激勵(lì)機(jī)制達(dá)到調(diào)整的目的，使基層單位有目標(biāo)、有計(jì)劃地開展工作。如1995年的工作重點(diǎn)是基層檔案綜合化管理、制度建設(shè)、通用性編研成果編寫等項(xiàng)工作，故分為8類28個(gè)項(xiàng)目，并將相關(guān)項(xiàng)目分?jǐn)?shù)調(diào)高，激勵(lì)了基層工作的積極性；1996年，檔案工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到提高案卷質(zhì)量、促進(jìn)收集工作，加大檔案工作宣傳力度上，于是，調(diào)高了“文件收集齊全完整”與“案卷質(zhì)量”項(xiàng)的分?jǐn)?shù)，增加了“檔案宣傳與業(yè)務(wù)報(bào)刊征訂”項(xiàng)目，達(dá)到了9類3l項(xiàng)；1998年，全縣基層單位全部實(shí)現(xiàn)了檔案工作綜合化管理，減去了“管理形式”項(xiàng)。為使基層檔案工作盡快納入機(jī)關(guān)單位發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和目標(biāo)管理體系，做好檔案統(tǒng)計(jì)、村級(jí)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)建檔等工作，分解項(xiàng)目提高到11類40項(xiàng)，并調(diào)整了相關(guān)項(xiàng)目分?jǐn)?shù)；2002年增加了檔案“鑒定”類，細(xì)分了“檔案法制建設(shè)”等項(xiàng)目，達(dá)到了12類48項(xiàng)，并調(diào)整了相關(guān)項(xiàng)目分?jǐn)?shù)；2007年，為加強(qiáng)民生檔案信息資源整合，重新分解了“專業(yè)檔案工作”項(xiàng)目，達(dá)到了12類51項(xiàng)，并調(diào)整了相關(guān)項(xiàng)目分?jǐn)?shù)。激勵(lì)基層單位關(guān)注重點(diǎn)工作，達(dá)到了調(diào)整的目的。

每年，各基層單位接到工作標(biāo)準(zhǔn)后，能根據(jù)各自情況制定計(jì)劃和措施，有的放矢地開展檔案工作。

每年年終，濮陽縣都由縣委辦公室、縣政府辦公室或縣人大法工委、縣政府法制辦公室和縣檔案局聯(lián)合發(fā)文開展檔案工作考評(píng)和執(zhí)法監(jiān)督檢查，將檔案工作年度考核與檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查同步進(jìn)行，檢查評(píng)比時(shí)按量化百分制標(biāo)準(zhǔn)逐項(xiàng)評(píng)議打分。

2 “檔案工作百分制量化管理方法”的創(chuàng)新點(diǎn)和推廣實(shí)施情況

“檔案工作百分制量化管理方法”的創(chuàng)新點(diǎn)有四：一是吸收了機(jī)關(guān)、企業(yè)等檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)辦法的研究成果，將不同性質(zhì)單位的檔案工作綜合為一體，進(jìn)行全方位管理。二是運(yùn)用量化分解法將全年檔案工作細(xì)分、量化，量化指標(biāo)年初是工作目標(biāo)任務(wù)，執(zhí)行時(shí)是工作標(biāo)準(zhǔn)，年終考核時(shí)是考評(píng)依據(jù)。還運(yùn)用增減量化項(xiàng)目和調(diào)整項(xiàng)目分?jǐn)?shù)值的方法，達(dá)到調(diào)整各年度工作量和重點(diǎn)工作的目的。三是規(guī)定的百分?jǐn)?shù)值不單單是考核工作的尺度，而且是用來激勵(lì)、調(diào)整工作重點(diǎn)的手段。四是將年終檔案管理工作考核與檔案執(zhí)法檢查同步進(jìn)行，對(duì)基層檔案工作進(jìn)行綜合評(píng)估，強(qiáng)化了檔案工作管理的可操作性。

這種方法歷時(shí)多年，已于1997年被濮陽市檔案系統(tǒng)采用，同年6月以《檔案工作信息》第6期的形式在河南省推廣，10月《中國檔案》第10期“信息與動(dòng)態(tài)”欄目報(bào)道推廣。又經(jīng)10年的再研究與完善，于2007年正式成型，成為一種行之有效的新型檔案工作管理方法。

(作者單位：濮陽縣檔案局來稿日期：2010-04-15)