天冠集團(tuán)人事檔案整合“三部曲”

2008年，天冠集團(tuán)為節(jié)約行政管理成本，決定對(duì)分散在集團(tuán)下屬的3個(gè)生產(chǎn)廠、2個(gè)全資子公司、8個(gè)控股子公司、4個(gè)參股公司、1個(gè)國家級(jí)工程技術(shù)中心等19個(gè)單位的干部、職工檔案進(jìn)行整合，由集團(tuán)檔案管理中心集中統(tǒng)一管理，打破傳統(tǒng)區(qū)分，統(tǒng)稱為“天冠集團(tuán)人事檔案”，劃分為“在職員工檔案”、“離退休員工檔案”、“辭職員工檔案”、“死亡員工檔案”四部分，唱響了人事檔案整合的“三部曲”。

1 前奏：建章立制

1.1 天冠集團(tuán)檔案管理中心為落實(shí)集團(tuán)高層決策意見，對(duì)分散在各下屬單位干部、職工檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行全面、認(rèn)真的調(diào)研，找準(zhǔn)問題，為制訂切實(shí)可行的實(shí)施方案，建立、健全各項(xiàng)管理制度奠定了基礎(chǔ)。

1.2 針對(duì)各下屬單位人事檔案因管理無章可循而導(dǎo)致許多員工的個(gè)人檔案“多年一貫制”，制定了融人事檔案歸檔范圍和流程、移交接收、傳遞利用、鑒定銷毀等制度于一體的《天冠集團(tuán)人事檔案管理辦法》。

1.3 在向各下屬單位印發(fā)《天冠集團(tuán)人事檔案管理辦法》的同時(shí)，還以通知的形式提出了各下屬單位移交人事檔案的具體要求，明確了收集歸檔人事檔案的方法措施和按在職員工、離退休員工、辭職員工、死亡員工分別打捆裝箱，分別編制花名冊(cè)(死亡員工檔案要注明死亡時(shí)間，以便下一步的鑒定銷毀工作)和向集團(tuán)檔案管理中心移交時(shí)問等事項(xiàng)。

1.4 購置了整理人事檔案的切紙機(jī)、打孔機(jī)，調(diào)配了電腦等設(shè)備，定制了8000份人事檔案專用夾、印制了人事檔案分類隔頁紙、人事檔案交接收憑證。

2 合奏：規(guī)范整理

2.1 在各下屬單位的人事檔案陸續(xù)移交到集團(tuán)檔案管理中心后，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，臨時(shí)抽調(diào)l 5名精干人員組成專門的整理團(tuán)隊(duì)，聘請(qǐng)市檔案局專家對(duì)整理人員進(jìn)行培訓(xùn)，聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的退休專家跟班指導(dǎo)。

2.2 把參與人事檔案整理的人員劃分為綜合、鑒別、加工、分類、打印、裝訂等六個(gè)工作組實(shí)行流水作業(yè)。綜合組主要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)指導(dǎo)、分發(fā)應(yīng)整理的檔案、收集整理好的檔案、進(jìn)度登記統(tǒng)計(jì)及后勤服務(wù)、保障工作；鑒別組主要負(fù)責(zé)鑒定每個(gè)員工檔案中所有材料，確定應(yīng)歸檔的材料，剔除不應(yīng)歸檔的材料；加工組主要負(fù)責(zé)托裱、復(fù)印、加邊、裁切等技術(shù)加工工作；分類組主要負(fù)責(zé)分類、排序、編號(hào)等工作；打印組專門負(fù)責(zé)打印員工檔案目錄和員工信息目錄，錄入每個(gè)員工的相關(guān)信息，為下一步建立集團(tuán)人事檔案數(shù)據(jù)庫做好準(zhǔn)備；裝訂組負(fù)責(zé)對(duì)打好目錄的每卷員工檔案進(jìn)行碼齊打孔、裝入人事檔案專用夾進(jìn)行鎖緊固定，編制人事檔案專用夾上脊背簽和封面簽。在編制脊背簽時(shí)“編號(hào)”項(xiàng)暫時(shí)空著，待下步統(tǒng)一填寫。

2.3 銷毀死亡員工檔案。由于事先已要求各單位把死亡員工的死亡時(shí)間注明在花名冊(cè)上，從336份死亡員工檔案中輕松地挑選出238份死亡時(shí)間超過15年的死亡員工檔案。鑒別組按照集團(tuán)公司制定的“凡集團(tuán)死亡員工生前未獲得過省、市級(jí)模范稱號(hào)，無特殊貢獻(xiàn)的，其檔案保存15年后可按集團(tuán)人事檔案鑒定銷毀規(guī)定進(jìn)行銷毀”的制度進(jìn)行了認(rèn)真鑒別，從中挑出188份死亡員工檔案，按規(guī)定程序進(jìn)行了銷毀。

但這188名死亡員工的姓名、性別、籍貫、出生時(shí)間、工作單位、死亡時(shí)間等信息都登記在“死亡員工檔案銷毀清冊(cè)”上，作為文書檔案永久保存。

2.4 編號(hào)上架。經(jīng)過半年多的辛勤努力，共整理出了5748盒員工檔案，接著就編號(hào)上架。為使編號(hào)唯一和便于查找，我們以存放位置結(jié)合序號(hào)的形式按在職員工檔案、離退休員工檔案、辭職員工檔案、死亡員工檔案四部分進(jìn)行了編號(hào)。如張三、01101，前三位數(shù)“011”表示張三的檔案存放在第l組檔案柜的第1格，后兩位數(shù)“01”表示張三的檔案是第l盒。再如李四“20625”，表示李四的檔案存放在第二十組柜的第6格，其檔案是第25盒。

3 尾聲：建數(shù)據(jù)庫

3.1 整合信息。檔案編號(hào)上架后，集中人員對(duì)在打印目錄過程中形成的員工信息目錄進(jìn)行整合。在職員工信息為編號(hào)、工作單位、姓名、性別、籍貫、出生時(shí)間、政治面貌、職務(wù)職稱或工種、參加工作時(shí)間、進(jìn)入集團(tuán)時(shí)間；離退休員工信息另加離退休時(shí)間；辭職員工另加辭職時(shí)間；死亡員工另加死亡時(shí)間。

3.2 建立數(shù)據(jù)庫。上述四部分員工檔案信息整合無誤后，計(jì)算機(jī)室的專業(yè)技術(shù)人員按集團(tuán)檔案管理中心的要求，先建立了天冠集團(tuán)人事檔案數(shù)據(jù)庫，通過技術(shù)人員的操作，又從中分設(shè)了在職員工檔案、離退休員工檔案、辭職員工檔案、死亡員工檔案4個(gè)數(shù)據(jù)庫和按工作單位劃分的19個(gè)數(shù)據(jù)庫。

3.3 分發(fā)數(shù)據(jù)庫。上述數(shù)據(jù)庫經(jīng)運(yùn)行正常無誤后，按照集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的意見，集團(tuán)董事長(zhǎng)、分管人事工作的副職、檔案管理中心主管的電腦安裝上述所有人事檔案數(shù)據(jù)庫；檔案管理中心負(fù)責(zé)接待利用的電腦安裝四個(gè)分?jǐn)?shù)據(jù)庫；19個(gè)下屬單位的經(jīng)理、分管人事工作的副職分別安裝本單位的數(shù)據(jù)庫。

(張懷珍組稿，作者單位：河南天冠集團(tuán))