歸檔文件裝訂方式的調查分析

2000年12月，國家檔案局發布了《歸檔文件整理規則》(以下簡稱《規則》)行業標準。“《規則》以‘簡化整理、深化檢索’為宗旨，對原有的歸檔文件整理方法——‘立卷’進行了改革，推行文件級整理，大幅度簡化整理中的手工操作。”…但在近十年的具體實踐工作中，歸檔文件裝訂方式問題一直制約著機關檔案工作，它不僅沒有減輕歸檔文件裝訂的勞動強度，為文檔一體化管理提供有力支持，而且弱化了《規則》推行的“簡化整理、深化檢索”的效率宗旨原則。對此，筆者談點自己的看法，以期引起研究和重視。

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目前歸檔文件裝訂方式的現狀

2000年國家檔案局發布的《規則》中，對歸檔文件的裝訂方式沒有作統一要求。對此，各省檔案局在制定《規則》實施細則和實施辦法時，為便于本省歸檔文件裝訂方式的統一，分別進行了明確的規定和要求。那么，目前歸檔文件裝訂方式呈現一個怎樣的狀況呢?筆者對福建、湖北、湖南、遼寧、甘肅、寧夏、陜西、山西、新疆、江蘇、浙江、河南等12個省檔案局公布的有關歸檔文件裝訂方式的規定與要求進行了調查統計，其具體情況見下表：

從表中我們可以看出，在被調查統計的12個省中，采用3種以上裝訂方式的有7個省，占58.33％；采用2種裝訂方式的有3個省，占25％；采用1種裝訂方式的有1個省，占8.33％；沒有對文件裝訂方式作統一要求的有1個省，占8.33％。在表中所列9種裝訂方式中，采用封套裝訂方式的有6個省，占50％；采用不銹鋼夾裝訂方式的有6個省，占50％；采用縫紉機線裝方式的有9個省，占75％；采用粘貼裝訂方式的有3個省，占25％；采用三孔一線裝訂方式作補充的有4個省，占33％，采用燕尾夾、不銹鋼訂書釘、檔案袋、精制塑料螺釘裝訂方式的各1個省，分別占8.33％。通過以上分析可以看出，在目前各省規定的裝訂方式中，采用2種以上組合裝訂方式的是主流，占被調查統計省份的83％以上；在表中所列9種裝訂方式中，采用率在25％以上的有5種，分別是縫紉機線裝、封套、不銹鋼夾、三孔一線、粘貼，也是目前較為普遍的歸檔文件裝訂方式。

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目前五種常用歸檔文件裝訂方式存在的問題

2.1

歸檔文件裝訂方式的基本要求

筆者認為，歸檔文件的裝訂方式，除了符合《規則》“簡化整理、深化檢索、提高工作效率”的宗旨外，還應考慮歸檔文件移交檔案館后檔案保管、保護和管理的原則要求。具體來講，歸檔文件的裝訂應符合以下幾個方面的要求：一是符合簡化整理、提高工作效率的要求。文件歸檔方式改革的主要目的，就是：“理順文書處理和檔案管理兩個環節之間的關系，充分利用文書處理取得的成果，簡化文件整理歸檔工作，提高工作效益。”作為文件歸檔工作組成部分的歸檔文件裝訂工作，也應當符合這一原則要求，做到操作簡單、便捷，有利于文檔一體化管理的需要；二是便于檔案館的日常管理工作。歸檔文件最終的歸宿是各級國家綜合檔案館，因此，歸檔文件的裝訂方式，要充分考慮移交進館后便于檔案館的日常管理需要，避免為日常的管理工作帶來不便，造成不必要的重復勞動；三是符合檔案保護的要求。一方面，歸檔文件裝訂材料對歸檔文件實體要無害，且材料自身不易氧化、腐蝕，不生蟲、霉，不增加歸檔文件的體積；另一方面，裝訂方式對歸檔文件整體的原貌不具破壞性，裝訂后的歸檔文件牢固、具有可逆性；四是裝訂成本低廉，具有良好的適應性。

2.2 五種常用裝訂方式存在的問題

2.2.1

縫紉機線裝裝訂方式存在的問題。在被調查統計的12個省中，采用縫紉機線裝裝訂方式的有9個省，其采用率占五種常用裝訂方式的首位。在具體的工作實踐中，縫紉機線裝裝訂方式存在的主要問題有三方面：一是不符合《規則》提倡的“簡化整理、提高工作效率”的要求。具體表現在裝訂技術要求高，操作不簡便，基層檔案員和文書處理人員很難掌握，易出故障。縫紉機線裝裝訂方式與文書處理階段文件的裝訂方式不一致，需重新拆裝，造成人力、物力和有效工作時間的浪費，不利于文檔一體化管理的推行，工作效率低。二是對歸檔文件實體原貌破壞性大，可逆性不強。具體表現在縫紉機針腳會使歸檔文件產生撕裂線，造成歸檔文件的斷裂。尤其是需要復印、掃描拆除裝訂線后，如果再重新用縫紉機裝訂，會對歸檔文件造成更大的二次傷害。三是裝訂設備價格較高。市場上檔案專用縫紉裝訂機低則幾百元，高則上千元，很難在文書處理部門和機關檔案室同時配備。

2.2.2 封套裝訂方式存在的問題。在被調查統計的12個省中，有6個省采用了封套裝訂方式，其采用率占五種常用裝訂方式的第二位。在具體的工作實踐中，封套裝訂方式存在的主要問題有三個方面：一是封套裝訂方式與文書處理階段文件的裝訂方式不一致，不利于推行《規則》倡導的文檔一體化管理，需重新拆、裝。二是不便于檔案館的日常管理和檔案保護。其表現是歸檔文件去除裝訂后呈散裝狀態，牢固性不好，易散失。封套自身厚度會增加歸檔文件厚度，擠占有限的檔案存貯空間，造成“一柜子檔案，半柜子封套”現象的出現。三是裝訂價格較高。目前市場上用80克左右無酸牛皮紙制成的歸檔文件封套價每個在0.15～0.18元，這樣，每份歸檔文件就需增加同樣的成本，基層檔案室很難承擔起這些費用。

2.2.3 不銹鋼夾裝訂方式存在的問題。在被調查統計的12個省中，有6個省采用了不銹鋼夾裝訂方式，其采用率與封套裝訂方式并列第二位。在具體的工作實踐中，不銹鋼夾裝訂方式存在的主要問題有三個方面：一是不銹鋼夾裝訂方式與文書處理階段文件的裝訂方式不一致，不利于推行《規則》倡導的文檔一體化管理，需重新拆裝。同時，也不適宜太薄、太厚歸檔文件的裝訂。二是不銹鋼夾會增加歸檔文件的體積和重量，擠占有限的檔案存貯空間和增大對檔案存貯設備及庫房樓面承載能力的要求，不適宜采用微波消毒設備進行檔案消毒。三是不銹鋼夾價格較高，不經濟。目前市場上銷售的不銹鋼夾價格一般每個在0.35～0.6元，文件歸檔成本較高。

2.2.4 三孔一線裝訂方式存在的問題。在被調查統計的12個省中，有4個省將三孔一線裝訂方式作為主要歸檔文件裝訂方式的補充，其采用率占五種常用裝訂方式的第三位。其主要問題有三個方面：一是歸檔文件裝訂方式與文書處理階段文件的裝訂方式不一致，需重新裝訂，不利于文檔一體化管理；二是速度慢，效率不高，不適宜普通歸檔文件的裝訂，適應性不強。從12個省有關歸檔文件裝訂方式的要求中也可以看到，三孔一線裝訂方式只是適用于較厚歸檔文件的裝訂，是其他主要裝訂方式的補充。

2.2.5 粘貼裝訂方式存在的問題。在被調查統計的12個省中，有3個省采用了粘貼裝訂方式，其采用率占五個主要裝訂方式的第四位。在具體的工作實踐中，粘貼裝訂方式存在的問題主要有兩個方面：一是粘貼裝訂方式與文書處理階段大量文件的裝訂方式不一致，不利于推行《規則》倡導的文檔一體化管理，需重新拆、裝；手工操作速度慢，效率不高。二是不利于檔案保護的需要。主要表現是粘貼材料易生蟲、霉，危害檔案的安全；復印、掃描時歸檔文件實體不能完整拆除，原貌性遭到破壞，可逆性不好。

3 對采用不銹鋼訂書釘裝訂方式的分析

以上分析可以看出，五種常用裝訂方式，除裝訂方式自身存在一定不足外，其主要問題是不符合文檔一體化的管理需要，阻斷了文書處理階段與文件歸檔階段自然過渡的裝訂要求，不利于文件歸檔工作對文書處理階段文件裝訂成果的吸收，弱化了《規則》對歸檔文件整理方法改革的作用。那有無一種同時符合文書處理和文件歸檔要求的裝訂方式呢?在被調查統計的12個省中，江蘇省檔案局推薦的對歸檔文件采用不銹鋼訂書釘進行裝訂的方式值得研究和推廣。

3.1 不銹鋼訂書釘裝訂方式與五種常用裝訂方式的比較。按照歸檔文件裝訂的幾項技術要求來分析，不銹鋼訂書釘裝訂方式與五種常用裝訂方式各項技術指標對比情況見下表：

通過對比可以發現，在所設定的12項技術指標要求中，縫紉機線裝、封套、不銹鋼夾、粘貼等四種裝訂方式均有4項技術指標不符合要求，指標不符合要求率達33.3％；三孔一線裝訂方式有3項技術指標不符合要求，指標不符合要求率達25％，而且只是適合較厚歸檔文件的裝訂；不銹鋼訂書釘裝訂方式有1項技術指標不符合要求，指標不符合要求率僅有8.3％。對比分析結果顯示，不銹鋼訂書釘裝訂方式與五種常用裝訂方式相比，除了不適宜微波消毒外，其他各項技術指標均符合要求，具有明顯的優勢。

3.2 采用不銹鋼訂書釘裝訂方式的可行性。相對于五種常用裝訂方式來講，采用不銹鋼訂書釘裝訂方式不僅具有明顯的優勢，而且具有一定的可行性。其可行性主要表現在以下幾個方面：一是裝訂方式更易被機關文書處理人員和機關檔案員雙方接受。目前采用的五種常用裝訂方式與文書處理階段文件的裝訂方式是不一致的，造成機關文書處理人員與檔案員之間互不“買賬”，導致文書處理階段對文件的裝訂成果不被機關檔案員采用，進而形成人力、物力和財力的浪費。采用不銹鋼訂書釘裝訂方式后，既滿足了文書處理階段對文件運行和管理的需要，又符合歸檔文件的裝訂方式，滿足機關檔案管理的需要，促進機關文檔一體化管理的實現。二是高質量、標準化不銹鋼訂書釘裝訂材料的問世，為實行不銹鋼訂書釘裝訂方式提供了物質保證。2000年國家檔案局發布《規則》時，國內尚沒有符合《規則》要求的不銹鋼訂書釘產品。因而，國家檔案局在當時裝訂材料沒有明顯優勢的情況下，對歸檔文件的裝訂方式沒有進行統一的規定。《規則》發布后，江蘇省檔案局首先開始推薦使用由該局監制的不銹鋼訂書釘裝訂材料，其他一些地方也開始效仿江蘇的做法，采用不銹鋼訂書釘來裝訂歸檔文件。十年來，不銹鋼訂書釘的生產技術、產品質量不斷提高。2005年QB／T1151－2005訂書釘標準的頒布，使不銹鋼訂書釘的產品質量和生產技術納入了標準化管理。目前，不銹鋼訂書釘裝訂材料已不再是稀有物品，如果國家檔案局在各地已有研究成果的基礎上，對不銹鋼訂書釘的產品質量作進一步的研究開發，則全面推廣不銹鋼訂書釘裝訂方式就會取得重大的進展。三是裝訂成本低廉，適宜作為歸檔文件裝訂方式大面積推廣。目前市場上銷售的100％不銹鋼統一標準型訂書釘價格為每枚0.0035～0.0048元，裝訂設備采用普通的訂書機即可，每份歸檔文件的裝訂成本不足1分錢。相對于縫紉機高昂的設備成本，封套、不銹鋼夾幾角錢的裝訂材料成本來說，可謂微不足道。而且，隨著不銹鋼訂書釘的大批量生產和銷售，其價格還有進一步的下降空間。低廉的裝訂成本優勢，勢必為不銹鋼訂書釘裝訂方式的大面積推廣提供可能。四是裝訂技術簡單、工作效率高，為不銹鋼訂書釘裝訂方式的推廣提供了有利條件。采用不銹鋼訂書釘裝訂方式，不需要專門的操作技術，工作人員人人都會，而且工作效率高，其對文件的裝訂成果不僅符合文件運行和管理的需要，而且可以自然過渡到文件歸檔和檔案管理階段，有利于減少機關檔案員的工作強度，有利于文檔一體化管理的實現，這些優勢，無疑為不銹鋼訂書釘裝訂方式的推廣奠定有利的條件基礎。