地市級公共圖書館人事檔案管理

人事檔案是我國各級各類國家機關、社會團體和企事業(yè)單位在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案作為反映個體面貌的重要載體，不僅能為其職務晉升、職稱評定以及各種待遇的落實提供最直接的依據(jù)，也為單位使用各類人才提供了極其重要的信息資源。

地市級公共圖書館人事檔案集中反映了公共圖書館工作人員的個體工作、生活經(jīng)歷，學術水平、專業(yè)技能、工作業(yè)績以及獎懲情況，是單位檔案的重要組成部分。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和技術的進步以及干部體制和人事制度不斷變革，對人事檔案工作提出了更新、更高的要求，人事檔案的規(guī)范化管理、信息化建設、科學化應用成為人事檔案工作的重要課題。如何在地市級公共圖書館的管理中更好地發(fā)揮其價值和作用，是人事檔案管理部門和圖書館行業(yè)人事檔案工作者要認真思考的問題。

1 充分認識公共圖書館人事檔案管理工作的意義

隨著事業(yè)單位人事制度改革的推進，人們的就業(yè)自由度得到提高、人才的流動頻率加快，越來越多的人才由“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕保耸聶n案對人才的流動不再具有極大的制約作用。單位用人機制的改革誤導了一些人對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的思想，這在某種程度上嚴重影響了人事檔案發(fā)揮其應有的使用價值。隨著我國圖書館事業(yè)改革的日益深化，文化事業(yè)決策部門對人才信息的需求量也必然更加迫切。二十一世紀的競爭是人才的競爭，現(xiàn)代管理理論強調(diào)，管理的核心是人的管理，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實反映，它真實地記述了檔案人的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)，因此，我們必須重新認識人事檔案、人事檔案管理工作的作用和重要意義。

2 強化公共圖書館人事檔案服務意識，解放思想，更新觀念

人事檔案作為反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，是知人善任、選賢舉能的重要參考工具，管好、用好人事檔案對人才資源的開發(fā)起著重要作用。由于歷史上的各種主客觀原因，各級圖書館人員都不同程度地對人事檔案工作缺乏理解與重視，隨著圖書館人事制度改革的深入發(fā)展，人事檔案工作就不能再保持過去那種“默默無聞”的狀態(tài)。人事檔案工作者必須改變“重藏輕用”的舊觀念，要樹立“以用為主”的新理念，變被動服務為主動服務，走出“人事檔案服務只是檔案的借借還還，只是檔案資料的收集整理”的思想誤區(qū)，強化服務意識，深化服務內(nèi)容。把封閉保守的觀念，轉換成堅持改革開放、積極創(chuàng)新的觀念；把滿足現(xiàn)狀的觀念，轉換成敢闖敢干、開拓進取的觀念；把就檔案論檔案的單純業(yè)務觀念，轉換成密切關注改革發(fā)展新情況，為圖書館和社會服務的觀念；把被動利用人事檔案資料的觀念，轉換成有目的地主動開發(fā)人事檔案信息資源的觀念；把單純以自身經(jīng)驗進行業(yè)務指導的觀念，轉換成依法管理的觀念；把“等”、“靠”的觀念，轉換成主動創(chuàng)造條件解決存在問題的觀念，最大限度地開發(fā)利用人事檔案信息資源，從人事檔案中發(fā)掘人才潛能，為圖書館事業(yè)的發(fā)展服務。

檔案管理觀念的更新，要求人事檔案工作者的工作方式、思維方式和行為方式也要實行相應的轉變，這是深化圖書館人事檔案工作的前提條件。人事檔案工作者還應充分認識文化事業(yè)體制和管理體制改革后檔案工作的新特點，探索出圖書館人事檔案管理的新模式。隨著圖書館事業(yè)的改革發(fā)展和社會聯(lián)系的加強，人事檔案管理的范圍越來越寬，覆蓋面越來越廣，檔案工作者要充分發(fā)揮集體智慧，大膽實踐、開拓創(chuàng)新，不斷總結實踐經(jīng)驗，在改革中完善和提高。

3 提高公共圖書館人事檔案管理的方法，加大人事檔案的信息化管理

計算機和網(wǎng)絡的產(chǎn)生把我們帶入網(wǎng)絡時代，信息化成為當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》把信息化建設列為戰(zhàn)略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。作為檔案事業(yè)重要組成部分的圖書館人事檔案工作，在全國信息化背景下，對其信息化建設自然也提出了更高的目標。

人事檔案信息化就是利用數(shù)字化技術將其他形式存儲的信息資源轉化為計算機可識別的二進制代碼形式，借助計算機技術和網(wǎng)絡環(huán)境實現(xiàn)對人事檔案信息資源的有效管理和利用。人事檔案信息化可以使人事檔案管理擺脫庫房式管理模式，實現(xiàn)干部人事信息的“全文檢索”，迅速準確地為領導和相關部門提供全方位的干部人事信息，同時，也可以使人事檔案工作者從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索等工作中擺脫出來，提高勞動效率與工作質(zhì)量，增強檔案服務的時效性。因此，人事檔案工作者必須在現(xiàn)行人事檔案管理的基礎之上，提高人事檔案管理的水平，加快人事檔案的信息化建設，使人事檔案管理工作進入一個嶄新的工作環(huán)境和極好的良性循環(huán)之中。人事檔案信息化建設有一個不斷完善、提升的過程，在地市級公共圖書館人事檔案信息化建設上要做到：

3.1 加大硬件投入，建立完善圖書館人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。借鑒外部相關軟件系統(tǒng)開發(fā)的成功經(jīng)驗，不斷完善自身系統(tǒng)的運行效率。同時，在設備添置、人員培訓等方面加大投入，逐步建立一套與新時期圖書館人事檔案工作相適應的軟件系統(tǒng)。

3.2 注重自身軟件系統(tǒng)的開發(fā)。因地制宜，根據(jù)自身人事檔案管理工作的特點，著力開發(fā)出快捷、方便、有效的信息化運行系統(tǒng)。

3.3 建立地市級圖書館人事檔案網(wǎng)絡化系統(tǒng)，加強橫向聯(lián)系，促進地市級圖書館人事檔案管理信息化資源的共享。利用信息庫的資源優(yōu)勢，做好人事檔案資源的收集、歸檔、查閱等工作，不斷豐富、充實人事檔案信息化管理的功能。

3.4 注重圖書館人事檔案信息化系統(tǒng)的安全管理。人事檔案工作事關重大，不少內(nèi)容具有一定的機密性，做好安全管理也是人事檔案工作的一項重要內(nèi)容。在地市級公共圖書館人事檔案信息化建設中，一定要注意安全系統(tǒng)的配套，防范管理漏洞的發(fā)生。

4 規(guī)范公共圖書館人事檔案管理制度

圖書館人事檔案的管理必須緊跟人事工作要求，實現(xiàn)管理制度的規(guī)范化。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，必須有規(guī)章制度的制約，否則會無所適從。因此，人事檔案管理應圍繞《干部檔案工作條例》對干部人事檔案工作的要求，并結合人事檔案管理工作的實際，進一步完善各項人事檔案管理制度，對人事檔案的接收、傳遞、查閱、保管等作出明確而嚴格的規(guī)定，并在抓落實上下工夫。尤其要在進檔材料的鑒別上，對轉進、轉出人事檔案的把關下工夫，為人事干部考察、任用時提供真實、準確的個人信息。同時，強化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現(xiàn)象。建立應用計算機管理人事檔案的各項制度，進一步提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。

5 提高公共圖書館人事檔案工作者的素質(zhì)

社會的發(fā)展、科學技術的進步、人事檔案信息化的建設，為地市級圖書館人事檔案工作帶來了機遇與挑戰(zhàn)，使圖書館人事檔案工作的任務、工作環(huán)境、管理模式等都發(fā)生了變化，對人事檔案工作者也提出了更高的要求。提高圖書館人事檔案工作者的素質(zhì)成為加速人事檔案科學化、標準化、規(guī)范化管理的關鍵。

圖書館人事檔案工作人員，不僅要有較扎實的圖書管理知識，而且要系統(tǒng)地學習檔案學概論、檔案管理學、文書學等檔案專業(yè)理論知識，提高專業(yè)理論水平；還要學習統(tǒng)計學、信息科學的有關基本理論知識和技能，尤其要掌握計算機的操作、網(wǎng)絡的查詢技術，最大限度地利用信息資源為干部人事管理工作服務；并積極參加一些學術研究、技術交流、專家講座等活動，以豐富治理經(jīng)驗；參加崗位培訓，以繼續(xù)教育的方式切實提高檔案管理技能。

信息化時代的圖書館人事檔案工作，除了要求人事檔案工作者要具備良好的政治、道德素養(yǎng)外，還要求人事檔案工作者在創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力、運用現(xiàn)代化管理設備能力等方面有所提高，并要求掌握豐富的檔案專業(yè)知識和具有較強的業(yè)務能力。只有這樣，才能使人事檔案工作具有生機和活力，才能適應日新月異的人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設的需要，才能適應新形勢下地市級公共圖書館的改革和發(fā)展。

6 加大地市級圖書館人事檔案信息的開發(fā)與利用

利用計算機管理干部人事檔案，逐步開發(fā)檔案信息為干部人事工作服務的深度。經(jīng)過實踐運行，通過地市級圖書館內(nèi)部局域網(wǎng)，能實現(xiàn)干部檔案信息資源共享，使組織領導能夠直觀快捷地了解和掌握各級干部隊伍狀況，有效地提高干部人事檔案信息的利用率和使用價值。檔案管理工作者要結合單位性質(zhì)與任務，對檔案信息資源進行針對性的創(chuàng)新與管理，通過對工資、學歷、職稱、年齡結構、政治面貌、繼續(xù)教育、業(yè)績展示、科研成果、專家人才、對外交流等不同信息的分類，形成各具特色的數(shù)據(jù)庫。不僅方便查考利用，還可以通過對職工檔案庫中個人基本情況、績效和培訓情況的分析，對個人素質(zhì)、培訓、獎勵、懲罰等情況形成完整的認識和了解，對機構的人員匹配、員工晉升、人事的調(diào)整與任免具有重要參考作用，從而更好地為人才成長、事業(yè)發(fā)展提供幫助。

7 結語

當前，標準、規(guī)范、科學的地市級公共圖書館人事檔案信息系統(tǒng)，已成為管理決策者對機構實施現(xiàn)代化管理的必要手段之一。地市級公共圖書館人事檔案管理工作者要樹立與時俱進、創(chuàng)新發(fā)展的觀念，在提高人事管理工作水平的同時，學習現(xiàn)代信息技術及相關的科學知識，掌握一定的管理技能，更好地做好地市級公基圖書館人事檔案管理工作，為推動圖書管理事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮更大的作用。