歸檔文件整理精細還是簡約

桑榆晚：為了順利完成我們專業承擔的檔案整理項目，我們成立了一個專家組，成員由三類人員組成：學院派(專業教師)、督導派(檔案局專司業務指導人員)和實踐派(長期在一線從事檔案管理富有經驗的檔案人員)。我們在討論歸檔文件的整理時，發生了關于精細與簡約的激烈爭論。所謂“精細整理”，是指在同一個全宗、同一保管期限、同一年度和同一個機構內，要比較詳細地按照歸檔文件的主題(或者說事由)劃分類別，將相同主題的文件盡量歸為一類，以保持文件之問的有機聯系；簡約整理，就是在同一個機構和同一個保管期限內，基本按照文件形成的時間順序，進行裝盒和編寫件號，沒有必要再按照主題做大的調整。堅持精細整理的人員的理由主要有三：其一，只有比較詳細地按照主題(事由)劃分，才能夠保持文件之間的有機聯系；其二，同一個事由的文件應該排列在一起；其三，將同一個事由(主題)的文件相對集中(比如放在同一個盒或相連的幾個盒中)，更方便于今后的利用和更加有效地記錄歷史。堅持簡約整理的人員的理由也主要有三：其一，簡約省事，可以最大限度地減輕工作量；其二，便于推行，搞得過于復雜，會給兼職檔案員增加過多的工作量，況且他們也難以勝任；其三，簡約整理為各個部門的兼職檔案員帶來了極大的方便，文件的收發只要按照檔案部門給定的盒內文件目錄應該著錄的項目登記，歸檔的時候連文件帶目錄移交給檔案室便萬事大吉。歸檔文件的整理究竟是精細好還是簡約好呢?

梁惠卿：精細整理與簡約整理看似一對矛盾，但具體到現實工作中不能一概而論。首先，在整理工作時對精細與簡約操作程度的把握，過猶不及與差點火候都不能達到檔案整理的目的。其次，對不同的檔案也要根據具體情況，分別采取精細整理與簡約整理不同的處理手段。在工作中，精細整理與簡約整理是統一的，沒有必要把它們截然地分開。最后，不管精細整理還是簡約整理都要有個整理的標準。同時，整理時要基本維持這一標準的連續性。

滄海一粟：關于歸檔文件的整理，究竟應該精細還是應該簡約，我想不能搞一刀切，應該具體問題具體分析。一般來說，一些較大單位的內部職能機構各自形成的文件比較多，如果采取簡約整理容易割裂文件之間的聯系，宜采用精細整理；而一些較小單位的內部職能機構各自形成的文件比較少，如果采取精細整理就有點“殺雞用牛刀”的味道了。

秋葦：歸檔文件整理，太簡約不能突出文件之間存在的聯系和規律，不便于利用；太精細又違背了《歸檔文件整理規則》改革的目的，只能二者結合和兼顧。

迷途老馬：精細整理還是簡約整理，應該視各單位的具體情況而定。比如黨委、政府機關和一些大的政府職能部門，一年形成的文件有上千份到幾千份，不光量大，而且類目很多。同一年度、同一保管期限、同一類目(或者同一機構)、同一作者下的文件就有幾百份，這種情況，就必須精細整理。如果簡約整理的話會很雜亂，日后不便于檢索和利用，事實也確實如此。再比如，那些民主黨派、群團組織和一些小的單位，一年的文件就幾十份，最多有百十份，這種情況，很顯然用簡約整理比較合適，在同一年度、同一保管期限、同一類目(或者同一機構)下，按時間順序排列整理就很好，這樣既方便，也便于檢索和利用。

孟記存：歸檔文件整理，不論是簡約整理還是精細整理，我認為都應該保持一定的穩定性和連續性。絕不能一會兒簡約整理，一會兒又精細整理；這個檔案員采取簡約整理方法，換個檔案員又采取精細整理方法，這樣整理出的文件必然亂七八糟，不便于利用。

寧靜：精細整理與簡約整理都要適度才行，總是要考慮到檔案檢索利用的快捷、便利，整理太簡約，必定會影響到檔案的多角度檢索。最好是精細管理，整理稍簡約。

80新手：歸檔文件整理，太精、太簡都會給我們的工作造成不必要的問題。據我了解，有些大的單位，文件形成得比較多，檔案工作人員每年要拿出幾個月時間用于歸檔文件整理；往往上年度的歸檔文件剛剛整理完畢，下一個年度的歸檔文件整理任務又接踵而至。而現實情況是，機關專職檔案人員的配備往往得不到保障，尤其是基層單位負責檔案工作的常常是兼職人員，歸檔文件整理工作的質量往往得不到保證。各單位應根據實際情況，找到適合自己的方法。

味道：從利用角度來看，還是應該以精細整理為好。國家制定檔案保管期限表等規則的初衷，也是力求精細的原則。當然希望是美好的，如果每個單位都能做到檔案每年一整或者有一名專職檔案員，工作做好是不難的；但實際情況并非如此，我所接觸的大部分單位都沒有專職檔案員，都是兼職的，讓他們任何一個人，花大量的時間去精細地整理檔案都是不現實的。不過，我在指導或者幫助別的單位整理檔案的時候，都要求盡可能地按照事由原則排列。

追夢人：我認為，歸檔文件精細整理和簡約整理是有機的結合與統一，要根據各單位的情況，結合工作實際來確定具體的整理方法。對縣級的基層檔案室來說，兼職的檔案人員居多，用簡約整理的方法比較好，因其簡明扼要，一看就懂，整理起來比較省勁，利用也比較方便，每年的工作任務會很快地完成。如果用精細的方法整理，也許越整越糊涂，可能最后放那里就不整了。當然，較大的單位，部門和業務比較多，每年形成、來往的文件數量很大，應該精細地整理歸檔文件，不然會給日后的利用帶來很大不便。

另郁：近年來，隨著機關辦公自動化進程的加快，計算機技術越來越多地應用于檔案管理，其高效、快捷、靈活的檢索方式，為歸檔文件整理的改革提供了機遇。隨著機構改革的全面實施，機關人員編制普遍減少和歸檔文件整理任務繁重之間的矛盾越來越突出，“簡化整理、深化檢索”已成為機關檔案工作人員普遍的呼聲。“簡化整理、深化檢索”是客觀形勢發展的需要，也是實現檔案管理現代化的必然要求。

zhaovu828：“簡化整理、深化檢索”是大勢所趨。在電腦應用如此普及的今天，精細整理太過浪費，只要我們在文件目錄中充分體現所有檢索點，就能通過關鍵詞檢索把所有相關的文件全部列出來，何必再按事由人為地組織一遍呢?對電腦關鍵時刻“掉鏈子”的顧慮，我想完全沒有必要。我們只要做好數據備份，在軟硬件方面下足工夫，就能保障數據安全。

10ngzhengyi：精細有精細的好，簡約也有簡約的好。各取其長，因地制宜，大家好才是真的好!有些檔案，本身價值不大，即使精細整理，也不能提升多大的價值；有些檔案，內容繁雜，簡約整理反而增加后期檢索利用的難度。精細與簡約是一對矛盾，也是對立統一的，在歸檔實踐中都是不可或缺的。隨著檔案資料越來越規范和先進技術的應用，需要精細整理的檔案會越來越少，檔案部門由保管檔案到追求經濟效益和社會效益的轉變，更加注重檔案的后期利用，選擇“簡化整理、深化檢索”之路也就很自然了。

zzja050406220：精細整理在過去的一定時期內，發揮了保證機關工作順利進行、提高機關工作效率、維護檔案的完整與完全等方面的作用，但在目前的形勢下，我們應該推行簡約化整理，加深檢索，更快捷更方便地滿足社會對檔案信息的需求和利用。

成長中的小樹：從整理者的角度來說，似乎是越簡約越好，因為越簡約越省時、省力，越簡約越能提高整理效率；從利用者的角度來說，似乎是越方便利用越好，不管是簡約整理還是精細整理，一般而言，整理得越精細越方便利用，因而對利用者來說整理似乎應該越精細越好；從提供者的角度來說，似乎是越方便提供利用越好，也應該是越精細越好。歸檔文件整理的最終目的是為了方便查找利用，無論是簡約整理也好，還是精細整理也罷，都應該圍繞方便查找利用來進行，切不可本末倒置，走上為整理而整理的歧途。

白粒園：希望檔案整理能有一套先進的、科學的理念和與之相配套的新型、高端的工具，從而讓我們檔案人員輕松、高效率地完成這項工作。無論是簡約還是精細，擁有了新理念、新工具，再精細的工作也很簡約。

guodongsheng：我覺得檔案整理的精細與簡約之法都好用，關鍵是看整理單元的情況，整理單元決定整理方法。第一，要看整理單元文件材料的多少；第二，要看文件材料類別的多少。一個單位一年的文書文件材料很少，精細也好，簡約也好，整齊有序就好。如果一單位文書文件材料同一保管期限的只夠整理一個保管單位，無論一卷還是一盒，打開卷內目錄便一目了然。只要保管單位內文件材料整齊有規可循就好，精細、簡約是無所謂的。如果一整理單元文件材料很多，就應該注重分類。這時用精細分類還是用簡約分類，應視整理單元問題、地域、責任者(含通訊者)的復雜程度而定。問題、問題層次單一，地域、責任者單一，使用簡約；反之，則使用精細。

我運動：我比較贊同簡約整理。《歸檔文件整理規則》的實施，是我國檔案整理工作中的一次變革，其主要目的就在于簡化整理、深化檢索，其實行前提是電腦在檔案工作中的普遍應用，其最大好處就是利于檔案工作者的實際操作。

桑榆晚：我比較傾向于簡約整理，理由主要有四：其一，做任何事情其實都是考慮成本的，檔案的整理也是如此，精細整理會增加檔案室和文件形成機關的勞動量，帶來的好處(主要指利用)卻微乎其微；其二，整理只是手段，利用才是目的，如果精細和簡約對利用沒有太大的影響的時候，顯然我們應該選擇簡單的手段；其三，檔案整理不是繪畫繡花，想使它成為藝術品，無論多么麻煩都無怨無悔，實無必要；其四，與以往相比，整理和保管在很大程度上可以由計算機承擔，檔案人員應該投入更多的精力搞檔案信息的深層加工，沒有必要把精力都花到精細整理上。

(摘自《檔案界》網站)