電子檔案管理現狀及對策

目前，在我國檔案管理的實踐中，更多的是奉行電子檔案與紙質檔案的整合管理理念。

1 我國電子檔案管理的現狀

1.1 當前我國電子檔案管理理念

電子檔案接收方便，歸檔及時齊全，具有信息存儲的高密度性；多種信息媒體集成，便于統一管理，可提高工作效率，具有共享性；但信息易更改、數據易丟失，存儲介質材料易破壞，保存時間短，對計算機軟硬件環境依賴性強。紙質檔案具有載體性能相對穩定、內容真實可靠、可長久保存等優勢，但卻有文件形成時間長、整理費時費工、檢索速度慢、存儲密度小、利用排他性強等不足。電子檔案與紙質檔案長期并存的局面，勢必要求檔案工作者主動應對這種新形勢，制定科學、全面的檔案管理策略。

1.2 電子檔案管理理念的具體要求

1.2.1 同步歸檔。將制發、收到的紙質文件核對完整、齊全后即時歸檔；電子檔案在確定符合歸檔要求后，保存到指定的計算機硬盤或檔案數據庫中并加上歸檔標志。

1.2.2 同步鑒定。電子檔案可由計算機自動鑒定，制定管理期限表并納入管理系統，按預定的保管期限表判斷其保管期限；紙質檔案可隨時鑒定、即時歸檔。

1.2.3 同步整理。紙質檔案和電子檔案采用“合二為一”的整理方法，二者擁有相同的檔號和著錄信息，可同時整理完成。

1.2.4 同步利用。提供利用時以電子檔案為主(可在網上直接提供)。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存。

1.3 當前我國電子檔案管理模式

1.3.1 電子檔案管理的兩種模式

當前存在的管理模式有機構自行分散管理模式和檔案館集中管理模式，前者大多被企業所采用，后者主要面向政府部門和事業單位。在這兩種管理模式下，主要采用的是雙套制電子檔案管理方式，即將電子檔案與紙質檔案同時歸檔保存，并存管理。

1.3.2 兩種管理模式的利弊分析

機構自行分散管理模式的優點首先表現在其有利于保證電子檔案的可識讀性和完整性，有利于緩解檔案館在資金和技術方面的困難，但其最大的隱患是文件實體過于分散，某些有價值的電子檔案得不到妥善管理，從而使人們無法識讀。

檔案館集中管理模式是將檔案館作為電子檔案的保護傘和集中管理機構。電子檔案實體得到妥善保管，有效防止了檔案被刪改和隨意銷毀，保證了電子檔案的真實性和可靠性，但是，為保證電子檔案的長期可讀性，檔案館要花巨資轉換電子檔案的格式。我國電子檔案管理軟件的標準化程度和轉換技術還比較落后，在今后很長一段時間內，技術問題仍將是我國對電子檔案實行檔案館集中管理難以克服的障礙。

2 提高我國電子檔案管理水平的幾點思考

2.1 開發功能完善的電子檔案管理系統

電子檔案的科學管理應采取以軟件系統為中心的綜合管理方法。為確保電子檔案管理系統的性能和質量，在系統設計階段，遵循有關規定標準，充分綜合文件檔案管理部門、業務部門、技術研發部門的意見，統籌協調，把相關的管理性措施納入其中，通過技術手段來實現。應采用通用的數據格式和數據結構標準，并預留接口，實現與檔案管理系統的無縫鏈接。

2.2 加強硬件系統的管理

要選擇性能穩定、功能齊全的硬件設備，進一步完善設備的保管設施和環境，保證適宜的溫濕度；強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，并通過熱備或機群等技術保證應用系統的正常運行；合理配置存儲設備，采用多種方式介質備份，如雙機數據熱備份、定期冷備份、異地備份、磁帶備份、光盤備份等，滿足電子檔案長期保存的需要。

2.3 確保網絡環境的安全

制定和完善規章制度，加強權限管理，做到合理分配和有效監督；采用物理隔離、防火墻、入侵檢測、病毒防范等技術保證網絡運行安全，并及時修補漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級；采用安全認證、數據加密、信息隱藏等技術保證電子檔案在傳輸過程中的安全。

2.4 完善我國電子檔案管理的法律法規體系

國家在明確電子檔案法定檔案地位的同時，對電子檔案工作應予以宏觀管理，調查研究電子檔案的形成狀況及法律效力問題，以法律、法規的方式制定電子檔案管理的條例、通則，檔案部門應建立健全電子檔案管理的規章制度，會同電子檔案形成部門制定相應的規范措施，加強業務指導，結束目前電子檔案管理比較混亂的狀態。