通用財務軟件憑證類型功能分析

[摘 要] 通用財務軟件提供了憑證類型分類及限定條件設置功能，是對手工會計現存狀況的反映。本文在討論憑證類型設置功能的一般原理并對不同軟件進行比較后，對憑證類型設置功能提出質疑，并指出該功能在計算機條件下沒有存在的必要:一是計算機條件下自動記賬和查詢功能無需該功能;二是該功能增加了人為分解復合分錄的工作，增加了會計工作量;三是存在該功能，對于初學財務軟件的人提高了難度和復雜性。

[關鍵詞] 通用財務軟件;憑證類型;功能;分析

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 04 . 002

[中圖分類號]F232 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)04 - 0006 - 03

當前各種通用財務軟件都包含憑證類型設置模塊的操作，該功能一般存在于不同軟件的賬套建立或者系統初始化(系統設置)中，主要是解決不同單位進行會計核算時憑證類型的選擇問題。

一、當前通用財務會計軟件憑證類型設置模塊比較

各個單位在進行會計核算時都要使用會計憑證，單位的規模及組織結構不同，選擇的憑證也有不同類型，一般來說，規模小、組織結構單一、業務量少的單位可采用不分類的記賬憑證;規模較大、組織結構較為復雜、業務量較多的單位可采用分類的記賬憑證。為了便于管理，不同單位具體的選擇要根據其實際情況進行。

分類的記賬憑證按照其反映的經濟業務內容不同，可分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證;收款憑證和付款憑證又可具體分為現金收款憑證、銀行收款憑證及現金付款憑證、銀行付款憑證。各個財務軟件都提供了單位選擇憑證種類的功能，用戶可以根據具體情況選擇其中之一。

設定好憑證類型后，軟件要求設置不同類型憑證的限定條件，一般說來限定條件如下:一類記賬憑證沒有限定條件;三類憑證，收款憑證要求借方必須存在現金及銀行存款科目、貸方不能出現現金與銀行存款科目，付款憑證要求貸方必須存在現金及銀行存款科目，轉賬憑證要求借貸不能出現現金及銀行存款科目;五類憑證與三類相似，僅僅把現金和銀行存款分開即可。

如果上述類型中不存在本單位使用的憑證，軟件提供了用戶自定義憑證類型功能。一般說來，會計年度內憑證類型一經使用，則不允許修改。

(一) 用友軟件U8憑證類型設置說明

用友軟件在登錄賬套后，可以在“基礎設置”—“財務—憑證類別”中雙擊進入設置界面，也可以在“財務系統”下的“總賬子系統—系統初始化—憑證類別”中進行設置。假定用戶選擇了“收付轉”3種憑證類型，其主要界面如圖1所示。

1.本文用友演示科目的選擇是工業的3位編碼“101，102”，沒有采用會計準則中的4位編碼方案，這不影響本文的討論。

2. 在限制類型一欄選擇各種類型憑證的限制條件，即收款憑證借方科目是固定的——庫存現金或者銀行存款;付款憑證貸方科目是固定的——庫存現金或者銀行存款;轉賬憑證借貸方科目都不是固定的，一般而言，合理的設定應當是:借貸都不出現“庫存現金或者銀行存款”。

3. 在限制科目一欄中選擇“庫存現金及銀行存款”即可。

(二)金蝶KIS版憑證類型設置說明

登錄金蝶KIS后，可以在系統設置中找到“系統維護”模塊或者“基礎資料”菜單中找到“憑證字”選項，點擊進入，其界面見圖2。

這里需要著重說明的是，二者對于限定條件的設置基本相同，差異在于設置限定條件時，用友軟件沒有“貸方必無”這一項，那么在定義經濟業務“提現金與存現金”的業務，即:“借貸同時出現庫存現金與銀行存款”業務時，不能做成“收款憑證”。

二、憑證類型設置功能存在的問題及解決思路

按照手工會計操作的過程，財務軟件的憑證類型設置功能是必要的，但是結合計算機自身功能和會計憑證分類的基本要求，筆者認為存在以下幾個的問題:

1. 手工操作下，由于單位經濟業務紛繁復雜，在崗位分工的基礎上，為了減少會計人員填制憑證的工作量和減少誤差，對會計憑證進行了分類。一般而言，企業可以根據自己規模大小即業務多少選擇一種記賬憑證、3種憑證或者5種憑證，出納人員根據會計管理人員或指定人員審核批準的收付款憑證，作為貨幣資金收入或支出的依據，并據以登記現金及銀行存款日記賬。

在計算機條件下，記賬過程實現了自動化，不會產生工作量過大或者錯誤登賬的問題。如果要得到現金及銀行存款的憑證或者是憑證清單(或匯總表)，可以隨時通過查詢功能獲得。因此，筆者認為財務軟件的憑證類型功能設置沒有存在的必要，僅僅是手工會計模擬到計算機中的一個程序，在計算機條件下已經失去了應有的功能。

2. 在設置憑證類型的限制條件過程中，也存在著不可操作性。如對于用友軟件，無法實現定義 “提現金與存現金”的經濟業務，即:當“借貸同時出現庫存現金與銀行存款”時，按照要求應該填制“付款憑證”，不能做成“收款憑證”，收款憑證設置條件應該為“借方必有庫存現金及銀行存款”，同時“貸方必無庫存現金及銀行存款”。而對于金蝶軟件及其他軟件如高信財務軟件等，雖然實現了上述功能，但是對于復合業務，如借方或者貸方出現庫存現金或銀行存款科目，同時又出現其他非貨幣資金的多個科目時，直接填寫憑證則無法實現保存，必須人工拆解成兩個以上會計分錄，并填制成憑證，人為增加了工作量，違背了財務軟件的實用要求。

3. 對于初學會計電算化的人員，初始化工作過多容易增加學習難度和復雜性，而憑證類型功能沒有實質意義，因此可以舍去，減少學習者的難度。

主要參考文獻

[1] 孫琳. 會計學[M]. 上海:上海財經大學出版社，2007.

[2] 用友軟件股份有限公司. 用友ERP-U8使用手冊[Z]. 2003.

[3] 金蝶國際軟件集團有限公司. 金蝶KIS版使用手冊[Z]. 2004.