淺析企業人事檔案工作的發展與創新

摘要：隨著企業人事制度改革的不斷推進，企業人事檔案工作也逐漸成為大家的關注焦點之一。本文闡述了企業人事檔案工作在企業發展中的地位與作用，以及實現檔案管理創新的途徑，借此為企業人事檔案工作的改革與發展探索新的道路，對于相關領域的研究也能提供一些借鑒和參考。

關鍵詞：人事檔案；發展；創新

隨著“四化”進程和建設步伐的加快，如何圍繞大局，創新思路，做好新時期檔案工作，更好為經濟跨越式發展服務，是我們檔案工作者需要認真思考的問題。進入21世紀后，人類社會開始在知識經濟的基礎上運行發展。知識經濟的重要特征就是要以知識為基礎，以市場為導向，強調科技創新、管理創新、知識創新。在這樣情況下，人事檔案工作如何發展與創新，如何與知識經濟社會與時俱進，是檔案工作者必須研究的課題。

一、人事檔案工作對企業的發展起到促進的作用

現代人力資源管理是以人為中心來設計的，

其宗旨是“以人為本”。人是關鍵要素，首先要服務好人，才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發點和歸宿點都是“人”，承認人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現代市場經濟和競爭中是決定性的資源。通過開發人的潛能使之發揮到最大限度，調動人的積極性、創造性，這一理念將會貫穿人力資源開發的整個過程。而加強企業人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關注、關心和承認。

作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。若對人事檔案重視，能認真研究，注重科學管理，可以較全面地、歷史地再現各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據；有助于企業根據每個人才的不同特點，合理的使用人才，有助于從人事檔案中探索人才成長規律，更好的發現、培養和使用人才，開發人才資源，以適應企業發展對人才的廣泛需求，可以及時地為企業和部門推薦優秀人才，調動各類人才的積極性和創造性，使各種人才揚長避短，充分在企業發展建設中發揮聰明才智，貢獻自己的力量。如果人事檔案不齊全，或者間斷甚至有片面性，那就不能反映某個人的真實情況，就會直接影響到人才的正確合理使用，影響人才在企業發展中的作用，如果對人事檔案不重視，不加強管理，致使人事檔案管理水平低，服務方式被動單一，就不能使人才檔案信息得到及時使用，同樣會影響或阻礙企業的發展。因此，我們認為企業人事檔案與企業發展的關系密切，在企業競爭發展中具有重要的促進作用。

二、人事檔案工作是企業競爭發展中人力資源管理的重要手段

社會主義市場經濟體制的建立，各級人才市場的誕生，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，科技人員、高校教師、各類專業技術人才的流動日益頻繁，為企業人才開發創造了有利條件，人事檔案對于新單位領導掌握應聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。

人事檔案的建立，是人類走向文明與進步的產物。一些資金雄厚、實力強大的名牌外企、合資企業人力資源部門在我國境內招聘新的管理人才、技術人才時，非常重視人事檔案的利用。因為一個跨越國界尋找經濟合作，謀求最大經濟效益的現代企業，深諳管理出效益的經商之道，而人才又是管理的關鍵因素。對一名優秀的企業人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實績諸要素，都是考察的條件。通過出示個人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業對聘員的信任程度和認可程度。而國內大中型企業管理人員、技術人員的聘用，也是如此。現代企業制度改革實施以來，企業實行專業技術人員、管理人員聘用制，使單位與個人在平等自愿的基礎上建立了聘用關系。一份翔實、完整的個人人事檔案，既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業人員量己之才選擇行業、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業和個人盲目選人、擇業的“自主權”，更利于“人才與用人單位是市場經濟體制下活動的主體”這一社會功能的充分發揮。

同時，由于人事檔案能夠比較全面、準確的反映人才各方面的情況，所以企業能夠從人事檔案中了解本單位人才的數量、文化程度、專業素質等方面的數據，便于企業人力資源管理部門根據人事檔案進行統計分析，進而作出準確的人才預測。制定出長遠的人才培養計劃。

三、人事檔案工作為企業人才需求預測提供參考

目前在很多企業中，影響企業人才需求的因素主要來自單位內部，有效的人事檔案管理對分析企業內人力資源狀況是否適應單位的改革與發展的要求，人才工作計劃制定是否科學合理、實施是否順利等方面發揮著重要作用。

我們可以通過分析人事檔案信息，總結企業單位整體的人才儲備狀況，結合人事流動的檔案信息，預測企業單位人才的需求狀況，從而有效科學的制定人力資源計劃，為企業單位領導的決策提供可靠的依據。如果沒有詳細的人事檔案信息分析，我們就無從清晰的了解企業單位整體的人才儲備狀況，也就無法進行科學預測，由此可見，做好企業單位人事檔案工作，對于人力資源需求預測的關鍵性。所以，企業單位人事部門要以利于企業單位人才隊伍建設為立足點，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為企業單位人力資源管理工作提供有效的服務。

四、實現檔案管理創新的途徑

要在思想觀念上創新。任何工作要實現跨越和創新，都必須有一個嶄新的有創意的思想觀念作前導。然而在當前，檔案工作創新面臨著許多思想障礙和框框套套。比如，在計劃經濟條件下形成的許多思維定性，檔案工作與經濟工作脫離，檔案工作者在繼承和創新關系上的猶豫彷徨；有的片面強調原則，習慣照既定的框框辦事，改革怕出亂子，創新怕擔風險；有的片面強調繼承，缺乏辯證的觀點，對過去的經驗、做法一味照搬照套。所有這些，在本質上都是思想僵化、觀念陳舊的表現。在當今社會，檔案事業發展的諸多問題，沒有現成的答案，也沒有任何經驗可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進，創新中發展。

要在管理方式上創新。隨著現代化設備、技術的廣泛應用，要求檔案管理的方式必須作到檔案實體和檔案信息分離。傳統紙質檔案的管理方式建立在手工操作的基礎上，而現代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應計算機技術、聲像技術、網絡技術迅速發展的新形勢，跟上現代化的步伐。進行檔案實體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質載體分離，才能實現簡化立卷、深化檢索的目的，使檔案實體只作為保管單位進行簡易組合，以便于保管、保護和統計；而檔案信息檢索、傳輸的主要對象，脫離實體便于作深層次加工、貯存，才能實現計算機檢索和在網上傳輸。

服務的觀念要更新。檔案工作的服務性是檔案工作賴以存在和發展的基本因素。提高檔案的查閱率、查準率，創造幽雅的環境，提供周到的服務，是檔案館服務水平高低的標志。要做到這一點，就必須更新觀念，一是采取積極有效的措施，擴大宣傳，擴大檔案工作的知名度，讓更多的人了解檔案，進而讓更多的人利用檔案。二是全面認識檔案的利用價值，不斷豐富館藏，特別是加強科技檔案、專業檔案和特色檔案的收藏，提供給利用者為現實服務。三是重視和加強對利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務的創新。