淺談高校檔案信息資源的有效開發(fā)利用

檔案是一種具有特殊價值的信息資源。高校檔案信息資源的開發(fā)，就是適應(yīng)社會的需求，將檔案信息資源最大化地發(fā)掘出來，以起到擴大社會化大生產(chǎn)的目的，從而創(chuàng)造社會效益及經(jīng)濟效益。

所謂高校檔案信息資源的有效開發(fā)，主要是針對“有效”二字，“有效”不僅指“效益”，而且，還要講究“效率”，后者是前者的基礎(chǔ)，前者是后者的結(jié)果，“效益”與“效率”相互結(jié)合、相輔相成，才會使檔案信息資源達(dá)到其存在的最終目的。面對著信息價值的不斷攀升，檔案信息資源似乎并沒有隨之升溫。找出原因，并采取相應(yīng)的解決措施，以利于更好地發(fā)揮檔案本身的價值。

一、阻礙有效開發(fā)的因素

(一)開發(fā)客體的狀況阻礙了有效開發(fā)

1 檔案保管的分散性影響了檔案的有效開發(fā)。檔案保管的分散性包括保管地點的分散性及保管形式的分散性。檔案的保管地點隨著檔案形成年限的不同而不同，由檔案室到檔案館，檔案館又分為綜合性與專業(yè)性檔案館，國家級與地方級檔案館等。不同的檔案保存在不同地點，勢必會對檔案開發(fā)造成或多或少的影響。進館檔案又有來源、事由等不同分類法，使有內(nèi)容聯(lián)系的檔案在實體保管時變得分散了。

2 檔案傳播的滯后性影響了檔案的有效開發(fā)。對于時間我們可以分為兩種，一種是物理時間，另一種是社會時間，物理時間就是走在手表里的時間，其進程是勻速的，而社會時間是整個社會發(fā)展的歷史過程，我們可以相信，遠(yuǎn)古時代的十年與現(xiàn)代社會的十年人類的物質(zhì)發(fā)展是不同的，所以說社會時間的進程是加速的。而檔案工作依舊遵循到了一定年限開放這種做法阻礙了檔案的開發(fā)工作，使檔案開發(fā)的周期過長，對于急切需要利用檔案的人們來說等待的時間太長了。

3 檔案利用范圍的內(nèi)向性影響了檔案的有效開發(fā)。檔案室階段是檔案第一價值實現(xiàn)階段，檔案室是某一獨立的社會組織的內(nèi)部職能機構(gòu)之一，沒有向社會提供利用服務(wù)的職責(zé)和義務(wù)，這個時期檔案主要服務(wù)對象是檔案形成機關(guān)，為本單位的各項工作服務(wù)。檔案在檔案館階段是檔案第二價值的實現(xiàn)階段，檔案館是專門保管具有國家歷史意義的歷史文化財富并向社會各界提供廣泛服務(wù)的基地。但由于檔案查閱手續(xù)煩瑣，一般人很難輕易的接觸到檔案，這些都給檔案開發(fā)帶來了不便。

4 檔案狀態(tài)的原始性影響了檔案的有效開發(fā)。檔案的狀態(tài)是指載體形式、自然條件和保管狀況。現(xiàn)在的檔案仍然是以紙質(zhì)檔案為主，其他載體的檔案占少數(shù)。對于紙張這種載體，它極易受到溫濕度、火災(zāi)、病蟲害的影響，對其保管就應(yīng)極為仔細(xì)，盡量延長紙張壽命，所以我們一直在尋找一個保存狀態(tài)簡易、可以比紙張壽命更長的存儲檔案的載體，以便使檔案信息永久的保存下去。

(二)開發(fā)主體的素質(zhì)制約了有效開發(fā)

1 開發(fā)意識的被動性制約了有效開發(fā)。長久以來，檔案工作人員就處在一個被動的狀態(tài)，只有上級下達(dá)任務(wù)及在年度工作量的壓力下才完成工作，檔案工作者是檔案信息資源有效開發(fā)的操縱者，檔案工作者的文化層次及對工作是否用心、細(xì)致，直接關(guān)系到檔案信息資源是否能夠有效的開發(fā)。檔案中所存在的信息是不變的、靜止的，不經(jīng)過對檔案信息的仔細(xì)研究是發(fā)現(xiàn)不了蘊藏在檔案信息中更深層次的含義的，而如何從一定量的檔案信息中開發(fā)出更多的有用的資源。這也要求我們的檔案工作者對檔案信息的開發(fā)工作積極參與，用心探索。

2 知識結(jié)構(gòu)的陳舊性制約了有效開發(fā)。檔案中所蘊含的信息是多方面的，可能會涉及歷史、社會、經(jīng)濟等等方面，這就要求檔案工作者只掌握檔案相關(guān)工作知識是不夠的，也要相應(yīng)地掌握一些歷史、社會、經(jīng)濟方面的知識。而如今中國已加入wTo，與世界接軌，較高的外語及計算機水平也應(yīng)為檔案工作者所掌握。才能更好更有效地開發(fā)檔案信息資源。

二、影響高校檔案信息資源開發(fā)利用的因素

(一)手段落后：隨著科技的發(fā)展，記載檔案的方式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的方式；以磁帶、磁盤或光盤為介質(zhì)的數(shù)字檔案成為檔案管理的主要對象，檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)、電視屏幕、報刊廣告等形式為人們利用。現(xiàn)在的高校檔案館(室)雖都普遍配備了計算機，但大多數(shù)的高校檔案館(室)僅停留在使用微機進行檔案目錄管理。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)沒有跟上時代的發(fā)展，從而影響了高校檔案信息資源的開發(fā)和利用。

(二)檔案意識淡薄：在高校中有些部門還存在著對檔案工作重視程度不夠，沒把檔案信息作為一種資源來認(rèn)識和利用。例如，有的高校雖然不惜重金購買了大量的教學(xué)儀器設(shè)備，但卻忽視了儀器設(shè)備相關(guān)資料的收集和歸檔，以致造成圖紙、說明書等重要資料的損壞或遺失，致使在需要對儀器設(shè)備進行維護和修理時，無檔可查。造成損失。

(三)兼職檔案員隊伍不穩(wěn)定：學(xué)校檔案是在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的，這些檔案的收集、整理、立卷完全依靠各部門的兼職檔案員，但有些部門兼職檔案員更換頻繁，工作交接不利，部門立卷制度落空，檔案人員對現(xiàn)代化管理技術(shù)不適應(yīng)等因素，也造成了高校檔案開發(fā)利用不暢。

三、強化高校檔案信息資源開發(fā)的對策

(一)依靠科學(xué)技術(shù)建設(shè)發(fā)展檔案事業(yè)是檔案資源開發(fā)的根本出路。各高校檔案館(室)應(yīng)盡快將信息系統(tǒng)進行加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，使檔案信息資源合理配置有序，進一步使信息有序化、濃縮化、精細(xì)化。以利于檔案信息的有效開發(fā)和利用。實現(xiàn)檔案信息資源的共享，真正顯示高校檔案信息服務(wù)的整體地位和水平。

(二)搞好檔案工作和利用效益宣傳。增強檔案意識，利用多種形式加大檔案工作的宣傳力度，認(rèn)真組織學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》及黨和國家有關(guān)檔案工作的方針政策，使師生員工加深對檔案信息資源的認(rèn)識。提高依法治檔的自覺性。

搞好檔案利用效益宣傳，真正使人們從檔案開發(fā)所取得效益的實例中感悟到檔案資源的寶貴價值，從而增強檔案開發(fā)的全員意識。形成全校師生員工重檔建檔的良好態(tài)勢。

(三)穩(wěn)定高校兼職檔案員隊伍：學(xué)校檔案是在教學(xué)、科研、基建、黨政管理以及其他各項活動中形成的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄，這些檔案的收集、整理、立卷要依靠各部門的兼職檔案員。如果離開他們，高校檔案工作將失去有力的基礎(chǔ)。各職能部門兼職檔案員對本部門形成的文件材料了如指掌，能夠及時、有效地收集整理立卷歸檔。因此。穩(wěn)定高校兼職檔案員隊伍，加強對兼職檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有利于搞好高校檔案信息資源的開發(fā)工作。

(四)加強教育培訓(xùn)與隊伍建設(shè)：隨著社會信息化、自動化程度的廣泛應(yīng)用，檔案工作不管是從內(nèi)容到形式，還是從管理方法到開發(fā)利用，都融進了新知識和高科技的成分。使傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)生了質(zhì)的變化。

檔案以其所載信息的原始性真實性，在高校管理中發(fā)揮重大作用。檔案部門無論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機和活力，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。