基于通識教育平臺下高校院部學(xué)生檔案管理工作初探

摘要:基于通識教育平臺下高校學(xué)生檔案管理工作存在無具體可操作性的管理辦法、各院部管理人員檔案意識薄弱、業(yè)務(wù)水平不高、檔案利用不充分等諸多問題，提出健全學(xué)生檔案管理制度，建立溝通交流新機(jī)制，增強(qiáng)院部檔案管理人員的檔案意識、業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)新學(xué)生檔案服務(wù)利用方式等措施以改善現(xiàn)狀。

關(guān)鍵詞:通識教育;教學(xué)團(tuán)學(xué)一體化;創(chuàng)新服務(wù)

中圖分類號:G271文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號:1002-2589(2010)09-0091-02

引言

為了實(shí)現(xiàn)人的和諧發(fā)展、培養(yǎng)“高素質(zhì)的畢業(yè)生和負(fù)責(zé)任的公民”[1]，全國大部分高校都在積極探索多樣化的人才培養(yǎng)模式。諸如“通識教育+專業(yè)教育+實(shí)踐教育”的“1+2+1”基本培養(yǎng)模式:以強(qiáng)化通識教育，構(gòu)建以能力為本位的實(shí)踐教學(xué)模式，體現(xiàn)教學(xué)工作、團(tuán)學(xué)工作兩位一體的模式上，長江師范學(xué)院進(jìn)行了09級本科學(xué)生培養(yǎng)方案大改革，即09級本科新生統(tǒng)一在鉤深書院進(jìn)行一年的通識教育，然后轉(zhuǎn)到專業(yè)院部學(xué)習(xí)，徹底改變了原有的辦學(xué)模式。在這種情況下新生全都集中在鉤深書院管理，大大增加了管理上的難度，加之學(xué)生檔案管理是高校檔案管理中一項(xiàng)具體、細(xì)致而又繁雜的重要工作，而學(xué)生檔案管理仍使用舊模式，因此如何有效地組織管理和利用檔案、更好地實(shí)現(xiàn)檔案對外公共服務(wù)功能成為了學(xué)校院部檔案工作者面臨的問題。

一、高校學(xué)生檔案的重要性

大學(xué)生檔案是建立在高中畢業(yè)生升學(xué)考試檔案的基礎(chǔ)上，又是干部人事檔案的前身，其本身具有相對穩(wěn)定性和定期轉(zhuǎn)移的流動性[2]。中華人民共和國教育部令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定了高校學(xué)生檔案主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。是高校檔案管理工作的一個重要組成部分。現(xiàn)時學(xué)界對高校學(xué)生檔案的認(rèn)識是統(tǒng)一的，認(rèn)為“高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)及各種社會實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，也是每個學(xué)生人事檔案形成的基礎(chǔ)”[3]。

二、學(xué)生檔案管理中存在的問題

(一)學(xué)生檔案缺乏一套具體可操作的措施

目前，盡管我們國家相關(guān)部門頒布有《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，有的省市也有相關(guān)的檔案管理?xiàng)l例。但是，在高校學(xué)生檔案管理方面，沒有統(tǒng)一的、詳細(xì)的、符合實(shí)情的、可以具操作性的管理規(guī)章制度。高校一般都是沿用以往的老傳統(tǒng)與老辦法，在學(xué)生檔案管理方面，檔案材料歸檔范圍不夠明確，也沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣收集的檔案材料也就不可能齊全;在整理學(xué)生檔案的環(huán)節(jié)上也沒有科學(xué)的管理規(guī)章制度，造成鑒別核對、歸檔整理、保管保密和信息使用等方面的管理不規(guī)范。

(二)學(xué)生檔案不夠完整和真實(shí)

由于受到人員編制的限制，高校學(xué)生檔案的管理員往往是兼職人員，有的是新參加工作的大學(xué)畢業(yè)生，還有的教務(wù)秘書和思想政治輔導(dǎo)員兼職檔案員。而實(shí)施通識教育模式后，大多數(shù)學(xué)校新生集中在一個院，與以前分散到各個院部來說相對集中，而大多數(shù)院部的管理辦法是教務(wù)處和院部教學(xué)秘書負(fù)責(zé)學(xué)習(xí)成績和學(xué)籍變動的記載。學(xué)生處和輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)學(xué)生的獎懲情況，而學(xué)生每學(xué)期參與重大事件與活動后的鑒定材料則由各院部輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)完成，形成多頭管理，給檔案材料的收集造成了許多麻煩。如果和管理員、部門之間互相通氣不夠，容易使學(xué)生在校期間一些重要情況，如獎懲材料等不能集中反映到學(xué)籍檔案中，使學(xué)籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實(shí)性。

(三)檔案管理意識淡薄、業(yè)務(wù)水平不高

因?yàn)閷W(xué)生檔案管理人員往往是兼職人員，因此目前檔案管理人員缺乏系統(tǒng)檔案理論培訓(xùn)和業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練，檔案管理意識淡薄，給高校學(xué)生檔案的管理帶來諸多問題。學(xué)生檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況所形成的客觀、真實(shí)而詳細(xì)的歷史記錄，是檔案的原始性和法律憑證性的重要依據(jù)。如果院部檔案管理人員對學(xué)籍檔案的重要性認(rèn)識不夠，這樣會導(dǎo)致學(xué)生檔案管理中填寫檔案表格不認(rèn)真，歸檔材料不完整，在一些鑒定性與評語性的材料上，多數(shù)材料是千篇一律的套話，沒有客觀真實(shí)地反映每個學(xué)生的實(shí)際情況，沒有特點(diǎn)，缺乏可信性。

(四)學(xué)生檔案利用不夠

目前，學(xué)生檔案的利用處于被動服務(wù)狀態(tài)，停留在你要用我提供，主動服務(wù)還不夠。其實(shí)，利用學(xué)生檔案包含的豐富信息，完全可以主動為學(xué)校的教學(xué)管理以及社會服務(wù)。

三、改進(jìn)院部學(xué)生檔案管理的新思路

(一)健全學(xué)生檔案管理制度

要建立、健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。做到有法可循、依法建檔、照章辦事、獎懲分明，調(diào)動有關(guān)工作人員的積極性。在日常工作中，用制度去規(guī)范我們的管理工作，善于動腦去做工作，使學(xué)生檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。首先，明確院部學(xué)生檔案的收集內(nèi)容，明確學(xué)生檔案建設(shè)目標(biāo)。其次，建立學(xué)生檔案定期檢查和抽查制度。再者，建立有效的激勵機(jī)制，實(shí)行獎懲分明的考核制度，在學(xué)生檔案工作中成績突出的予以獎勵，以此促進(jìn)學(xué)生檔案工作的健康發(fā)展。

(二)建立溝通交流新機(jī)制

在學(xué)校教學(xué)工作、團(tuán)學(xué)工作兩位一體的思想指導(dǎo)下，建立溝通交流新機(jī)制，教務(wù)秘書和思想政治輔導(dǎo)員一起做好新生的各種檔案工作。首先，要共同做好新生報(bào)到情況及新生各種檔案原始材料的收集與整理。其次，做好新生的考勤和注冊工作，由于新生剛進(jìn)校，流動性大，所以，需要隨時關(guān)注新生的流動去向問題，杜絕“在籍不在學(xué)”和“在學(xué)不在籍”的情況發(fā)生，隨時做好各專業(yè)各班在校生人數(shù)統(tǒng)計(jì)工作，及時掌握放棄入學(xué)資格、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)校的新生以及高年級降級、復(fù)學(xué)到新生班的學(xué)生情況，并記錄在案，而且思想政治輔導(dǎo)員和教學(xué)秘書、教務(wù)秘書和教務(wù)處主管學(xué)籍的老師及時溝通，以確保新生數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確;最后，做好通識課程學(xué)生修學(xué)分情況，并做好統(tǒng)計(jì)工作，做到學(xué)生成績?nèi)f無一失，為學(xué)生一年后轉(zhuǎn)入專業(yè)院部學(xué)習(xí)做好準(zhǔn)備工作。而專業(yè)院部的學(xué)生檔案管理人員更要繼續(xù)做好學(xué)生各種檔案的收集、歸檔。

(三)提高院部檔案管理人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平

《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出，“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃”。所以，院部領(lǐng)導(dǎo)一定得組織檔案管理人員深入學(xué)習(xí)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》，增強(qiáng)檔案意識，教育和引導(dǎo)廣大師生提高對學(xué)生檔案重要性的認(rèn)識，并從新生抓起，做好學(xué)生檔案的原始記錄和真實(shí)性，克服大家對學(xué)生檔案管理工作存在的各種偏見，努力形成一種領(lǐng)導(dǎo)重視、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、分工明確、廣大師生積極參與的良好風(fēng)氣。而高校檔案部門應(yīng)該適時提供更多的交流學(xué)習(xí)機(jī)會，加強(qiáng)檔案管理人員的理論知識和業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)工作，促使檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)。

(四)創(chuàng)新學(xué)生檔案服務(wù)方式

在教學(xué)團(tuán)學(xué)一體化指導(dǎo)思想下，學(xué)生檔案積極主動服務(wù)于教學(xué)、團(tuán)學(xué)工作。學(xué)生檔案管理人員積極主動地和思想政治輔導(dǎo)員聯(lián)系，配合做好《正方教學(xué)管理系統(tǒng)》中各種學(xué)生信息的錄入完善工作，共同熟悉《正方教學(xué)管理系統(tǒng)》操作規(guī)程，這樣充分利用資源為自己的工作服務(wù)、為師生服務(wù)，以此提高工作效率。比如，與家長聯(lián)系時，可以把學(xué)生成績向家長報(bào)告一下，另外，思想政治輔導(dǎo)員可以直接從《正方教學(xué)管理系統(tǒng)》中統(tǒng)計(jì)出各項(xiàng)數(shù)據(jù)(如各專業(yè)各班的成績、優(yōu)良率、及格率、不及格率等分析數(shù)據(jù))，為學(xué)生參加各種選拔、評優(yōu)等方面服務(wù)。再比如，建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，設(shè)置一定的進(jìn)入權(quán)限(確保學(xué)生信息的安全)，供學(xué)校和社會查詢利用，減少利用者上門查找的麻煩，也減少檔案管理人員的工作量，從而提高辦事效率。高校學(xué)生檔案是科學(xué)研究的珍貴資料。通過學(xué)生檔案的研究，可以總結(jié)出學(xué)生管理活動的基本規(guī)律和科學(xué)方法，最終再運(yùn)用科學(xué)管理活動，保證學(xué)生管理活動在正確的軌道上運(yùn)行[4]。

參考文獻(xiàn):

[1]張壽松.通識教育的八個基本問題[J].浙江社會科學(xué)，2005，(7).

[2]韓振英.論高校學(xué)生檔案管理與大學(xué)生就業(yè)[J].中國成人教育，2007，(2).

[3]高淑俠.淺談高校學(xué)生檔案管理[J].徐州工程學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，(10).

[4]陳文斌，楊莎.高校學(xué)生檔案研究綜述[J].蘭臺世界，2009，(2).