淺談如何加強中職學校學生檔案管理

摘要: 本文針對中職學校學生檔案管理存在的問題，探討加強中職學生檔案管理的相關措施。

關鍵詞:中職;學生檔案;措施

學生檔案是學生在校期間學習、生活及參加各種社會實踐的真實歷史記錄，是學生家庭社會關系和經濟狀況的主要原始材料，它由確鑿的原始材料和歷史證件構成，是學校與社會聯系的渠道紐帶，既是學生就業和用人單位做好組織人事工作不可缺少的依據，又是做好學生管理工作的重要手段。

一、中職學校學生檔案管理難題

在實際工作中，學生檔案管理并沒有得到足夠的重視，馬虎應付的現象相當普遍，其主要原因是經過畢業生就業制度改革以后，很多用人單位不愿接收學生檔案，學生檔案只好由學校保存或由學校轉送到學生戶口所在地的人事部門(人才中介機構)保管。各中職學校的學生檔案管理存在著諸多問題，主要表現為:

第一，對學生檔案管理缺乏嚴格要求，在檔案管理二級機構中沒有配備專職人員，沒有進行必要的檢查監督和指導，沒有將學生檔案管理的好壞與檔案管理部門的業績掛鉤，沒有進行相關的制度建設。

第二，檔案信息載體結構單一，學生檔案管理手段落后，沒有實現檔案收集、整理、編目、檢索與利用等功能的自動化管理，而是運用陳舊落后的管理方式，如采用手工作業，停留在紙質的文件立卷歸檔。

第三，學生檔案的收集整理不及時、不全面、不規范，檔案中出現較多的錯誤，如材料缺失、錯歸、錯放、文字材料紙張規格不一、書寫不規范、用圓珠筆書寫、出現錯別字、學年度班主任鑒定以打印形式出現，千篇一律，導致學生檔案的真實性不強。

第四，學生檔案的查閱、借閱等服務環節功能不完備，案卷形成速度慢，調取、檢索難度大，查找的準確率、查全率低，不利于教師及時了解學生的真實狀況。

二、規范學生檔案管理的措施

針對以上存在的幾個問題，筆者認為應該著力進行以下幾方面的工作:

1.加大宣傳力度，強化師生檔案意識。

學校要認真組織學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，充分認識學生檔案工作的重要意義，樹立和增強檔案管理的意識。教師要重視檔案材料的收集、整理和歸檔等工作，從對社會負責、對學生負責的高度認真填寫學生的學籍卡、學期鑒定和畢業生登記表等方面的內容，及時將檔案材料轉交檔案管理員;學生要重視檔案材料的填寫，做到如實填寫、書寫清楚和格式規范。

2.建立檔案管理制度，抓好組織機構落實。

實踐表明，要做好中職學校學生的檔案管理，必須建立檔案管理制度，做到組織機構落實、人員落實和庫房落實。學校根據工作的實際情況，建立學生檔案管理組織機構，根據學生檔案的數量，配備適當編制的專業人員。筆者認為，為了確保學生檔案的管理質量，應該實行集中式管理。管理機構可設置在學生管理部門，配備專職檔案管理人員。如果中職學校已經設立綜合檔案室，那么學生檔案可歸綜合檔案室統一管理。對于采用分散管理模式的，一定要加強業務指導工作，保證學生檔案達到規范的要求。

3.規范歸檔材料要求，完善歸檔材料收集制度。

學生檔案與干部人事檔案一樣，歸檔材料必須統一使用16開的耐久性較好的紙張，不能使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，不能用復印件歸檔，應采用噴墨打印件歸檔，或選用激光、針式打印件歸檔。在檔案材料的形成方面，要做好三個階段的工作:第一個階段是在收集招生時形成的材料，這些檔案材料可在招生錄取時和學生入學時就著手抓緊收集;第二個階段是收集學生在校期間所形成的德、智、體、能各類社會實踐活動、各種競賽及各類證書復印件等材料，并從黨、團組織中收集他們加入黨、團組織的材料，從教務處、團委和學生會中收集評優評獎等材料;第三個階段收集對學生在中職學校期間德、智、體、能的總結與評價的材料，大致可形成的材料有:畢業生登記表、畢業生鑒定表、成績總表和積分表、中職學生體育合格登記卡和畢業生體檢表等材料。此外，還應建立學生檔案收集歸檔制度，形成收集網絡，形成學生檔案材料的單位要明確一位負責人，負責對各階段形成的檔案材料及時收集與傳遞。這樣既有利于學生檔案材料的及時收集歸檔，又有利于材料收集過程中的保密與安全。

4.加快學生檔案的信息化建設。

隨著信息化社會的到來與辦公自動化的普及，傳統的手工操作已不能適應現代改革的需要。中職學校檔案管理人員應當與時俱進，敢于開拓創新，充分利用新技術、新設備，有計劃、有步驟地實現學生檔案管理工作的標準化、規范化和信息化。檔案管理人員應當積極開發實用、高效、功能強大的學生檔案管理信息系統，加速檔案管理的現代化的步伐。如學校首先應當建立學生信息庫，從學生的入學報到開始，將每個學生的基本情況信息輸入學生資料管理系統，然后將學生的學習、生活等現實情況，如學生學習成績、學籍變動、獎懲、身體狀況、學期考評等資料及時輸入資料庫，并對有關資料進一步進行統計處理，提供綜合分析與比較數據。這樣能夠使學校領導、教師、家長與學生可以通過授權在網上方便、快捷地查詢，了解并關注學生的發展動態，及時得到各方面的信息反饋，實現社會、學校與家庭對學生在校表現信息的雙向交流，達到對學生加強教育、保證學生健康成長的目的。

總之，做好中職學校學生檔案的管理工作，對加強學生管理，促進學生素質教育，保障學生健康成長及做好畢業生推薦就業等工作都有十分重要的作用。中職學校應重視和做好學生檔案管理工作，重視原始資料的收集、整理，及時做好資料的立卷、歸檔工作，按規范要求做好檔案的查閱、借閱等工作，并運用現代信息科技，逐步實現學生檔案工作管理標準化、規范化和信息化，為中職學校建設和社會發展發揮應有的作用。

(工作單位:肇慶市工業貿易學校)

責任編輯朱守鋰