淺析信息系統(tǒng)對企業(yè)的影響及企業(yè)所采取的對策

摘 要:信息就是金錢，信息就是企業(yè)的生命。有效地利用信息系統(tǒng)能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)造巨大的價值，信息系統(tǒng)對企業(yè)的發(fā)展將會產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。然而，信息系統(tǒng)不是萬能的。如果利用不當(dāng)，將會使企業(yè)的投入血本無歸，會加速企業(yè)的消亡。文章在分析信息系統(tǒng)的重要性和在企業(yè)中的應(yīng)用的基礎(chǔ)上，論述了信息系統(tǒng)對企業(yè)的影響，以及企業(yè)開發(fā)和引進(jìn)信息系統(tǒng)所面臨的挑戰(zhàn)，由此企業(yè)應(yīng)該采取的對策。

關(guān)鍵詞:信息系統(tǒng) 企業(yè) 影響 對策

中圖分類號:F270文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2010)04-249-02

信息系統(tǒng)可以定義為相互聯(lián)結(jié)的部件的集合，它可以進(jìn)行信息的收集、處理、存儲和分發(fā)，以支持一個組織的決策制定和控制。除此以外，信息系統(tǒng)還可以幫助經(jīng)理分析問題、看清復(fù)雜的問題和創(chuàng)造新產(chǎn)品。因此，從企業(yè)的視角看，信息系統(tǒng)就是為企業(yè)創(chuàng)造價值的工具。企業(yè)建立和維護(hù)信息系統(tǒng)，主要是期望能夠獲取更加豐厚的回報。本文接下來就是從企業(yè)的角度探討和分析信息系統(tǒng)對企業(yè)的影響以及企業(yè)應(yīng)采用的相應(yīng)對策。

一、信息系統(tǒng)的重要性分析

在今天的商業(yè)世界里，我們經(jīng)常會碰到一個詞“信息技術(shù)”-IT，尤其是互聯(lián)網(wǎng)的普遍應(yīng)用，使人們對信息的獲取變得更加容易。企業(yè)面對各種類型的信息，常常會感到困惑和迷茫，甚至作出錯誤的選擇。信息過載和信息污染，迫使企業(yè)需要建立一個過濾系統(tǒng)，幫助選擇正確的、有用的信息，信息系統(tǒng)因此應(yīng)運(yùn)而生。

1.建立信息系統(tǒng)是資本管理的需要。作為經(jīng)理，你將會進(jìn)行許多投資決策。如果作出明智的投資，你的業(yè)績可能優(yōu)于你的競爭者，否則就是浪費(fèi)資金，信息系統(tǒng)將有助于你對資本進(jìn)行有效的管理。在美國和許多工業(yè)化的國家中，信息技術(shù)的投資已在總企業(yè)投資中占據(jù)最大份額，有的甚至于超過50%。

2.信息系統(tǒng)是工商業(yè)企業(yè)活動的基礎(chǔ)。在美國，超過2300萬名經(jīng)理和1.13億工人每天依賴信息系統(tǒng)進(jìn)行工作。在許多行業(yè)，沒有信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)的存在和發(fā)展都是難以想象的。很明顯，所有的電子商務(wù)如果沒有大量的信息系統(tǒng)投資是不可能實(shí)現(xiàn)的，像Amazon、eBay、Google等這樣的企業(yè)，或者是全球最大的網(wǎng)上大學(xué)-University of phoenix，簡直就不可能存在。公司使用IT的能力與他們實(shí)現(xiàn)公司的戰(zhàn)略和目標(biāo)的能力正在形成相關(guān)關(guān)系。5年內(nèi)一個公司想作什么常常取決于它的系統(tǒng)能作什么。

3.信息系統(tǒng)的應(yīng)用可以有效地提高生產(chǎn)率。企業(yè)的生產(chǎn)率要得到提高，除了需要創(chuàng)新之外，信息系統(tǒng)的利用也是非常必要的。在美國，IT曾是生產(chǎn)率復(fù)蘇的主要因素-。美國聯(lián)邦儲備銀行的經(jīng)濟(jì)專家曾估計從1995年開始，IT對降低通貨膨脹率的貢獻(xiàn)為0.5%～1%。

4.信息系統(tǒng)的建立是企業(yè)走向世界的基本條件。企業(yè)要做強(qiáng)做大，必須要知己知彼。企業(yè)要獲取更多的信息，要尋找更多的市場機(jī)會，信息系統(tǒng)的建立是必不可少的，它是企業(yè)對外溝通的一個有效的平臺和窗口。讓我們來看一下HP的proliant ML150服務(wù)器的市場路徑。這個產(chǎn)品的想法是在新加坡成型并作出初步設(shè)計，在休斯敦的HP總部被批準(zhǔn)，中國臺灣的合作者成為機(jī)械工程設(shè)計師和原始制造商，最后組裝服務(wù)器的活動放到了新加坡、中國、印度和澳大利亞。如果沒有強(qiáng)大的國際信息和通信系統(tǒng)，這種方式是不可能實(shí)現(xiàn)的。

二、企業(yè)中信息系統(tǒng)的主要形式

企業(yè)可能會采用各種各樣的信息系統(tǒng)，用于企業(yè)的方方面面。企業(yè)所處的行業(yè)不同，所用的系統(tǒng)顯然不同。企業(yè)的信息系統(tǒng)從不同的維度可以劃分為不同的類型，主要維度的系統(tǒng)有職能信息系統(tǒng)、層次信息系統(tǒng)和流程信息系統(tǒng)。

1.職能信息系統(tǒng)。企業(yè)的主要職能有市場、生產(chǎn)、財會、和人力資源等，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)每一種職能，需要借助相應(yīng)的職能信息系統(tǒng)。市場信息系統(tǒng)主要是處理產(chǎn)品、促銷、渠道和價格四個方面的信息;生產(chǎn)信息系統(tǒng)主要是通過技術(shù)和管理實(shí)現(xiàn)企業(yè)的生產(chǎn)，提高企業(yè)的生產(chǎn)效率;財務(wù)信息系統(tǒng)則是管理企業(yè)資金的運(yùn)作，如籌資、融資、投資及資金分配等;人力資源信息系統(tǒng)是支持人力資源管理的系統(tǒng)，它貫穿人員聘用的整個生命周期。

2.層次信息系統(tǒng)。企業(yè)管理的層次一般分為高層、中層和基層三個層次。支持高層個人的信息系統(tǒng)有主管支持系統(tǒng)(ESS)或主管信息系統(tǒng)(EIS);支持高層群體的信息系統(tǒng)是戰(zhàn)略計劃系統(tǒng)(SPS)。這些系統(tǒng)專門為高層管理使用。當(dāng)然，高層也可以讓中層和基層的系統(tǒng)為其提供信息，這需要通過系統(tǒng)之間的整合來實(shí)現(xiàn)。中層人員一般要從業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)(TPS)收集信息，用計劃與控制信息系統(tǒng)(PCIS)處理信息，用決策支持系統(tǒng)(DSS)輔助計劃的制定。與這些系統(tǒng)的聯(lián)絡(luò)是通過一個終端用戶系統(tǒng)(EUCS)實(shí)現(xiàn)的。在基層支持個人與群體的系統(tǒng)均是業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)(TPS)，它是被用于企業(yè)的運(yùn)作層，使用人員是操作員。

3.流程信息系統(tǒng)。今天的企業(yè)面臨的主要挑戰(zhàn)之一是如何把我們所描述的系統(tǒng)的數(shù)據(jù)放在一起形成跨越企業(yè)的信息流，這就迫使企業(yè)要建立一個強(qiáng)大的流程信息系統(tǒng)集成信息，以協(xié)調(diào)企業(yè)與供應(yīng)商和其他合作伙伴的活動。按流程來分有供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)(SCM)、企業(yè)資源計劃系統(tǒng)(ERP)、和客戶關(guān)系管理系統(tǒng)(CRM)。

三、信息系統(tǒng)為企業(yè)帶來的影響

信息系統(tǒng)已經(jīng)成為集成的、在線的、交互的工具，與各大公司的每分鐘的運(yùn)行和決策緊密相關(guān)。它對企業(yè)的影響可從以下幾個方面來分析:

1.經(jīng)濟(jì)方面的影響。根據(jù)經(jīng)濟(jì)學(xué)的觀點(diǎn)，IT改變了資本成本和信息成本。信息系統(tǒng)技術(shù)可以看作是一個生產(chǎn)要素，可以替代傳統(tǒng)的資本和勞力。我們可以預(yù)計經(jīng)理會增加IT的投資，因?yàn)樗某杀鞠鄬τ谄渌^低。另外，IT還可以幫助企業(yè)擴(kuò)大交易，降低市場參與的成本。公司和外部供應(yīng)商可以簽加工和服務(wù)合同，這樣比用企業(yè)內(nèi)部資源生產(chǎn)更劃算。例如，克萊斯勒公司通過系統(tǒng)連接外部供應(yīng)商，供應(yīng)了零件的70%。當(dāng)公司的交易成本降低，公司的規(guī)模就會縮小，而收入反而會增加。正如Eastman化學(xué)公司1994年由Kodak分出時，其收入為33億美元，全職雇員為24000名。到2003年時收入達(dá)58億美元，雇員只有15000名。再次，信息技術(shù)可以減少獲取和分析信息的成本，使企業(yè)可以減少代理成本，因?yàn)樗菇?jīng)理容易觀察更多數(shù)量的雇員，可以減少中層管理及文書人員而使公司的收入增加。

2.對組織和行為的影響。信息系統(tǒng)給企業(yè)帶來了一場深刻的革命，對企業(yè)本身及其行為都帶來了極大的影響，試作如下闡述:

(1)IT扁平化了組織。組織行為學(xué)研究者有理論認(rèn)為IT技術(shù)容易扁平化層次，通過擴(kuò)大對雇員信息的傳播增加低層雇員的權(quán)力并增加管理效率。組織中的權(quán)力下放，使許多大公司省掉了數(shù)以千計的中層經(jīng)理。

(2)造就了虛擬企業(yè)。因?yàn)镮T的應(yīng)用，一些公司可能運(yùn)行于虛擬組織，其工作不再局限于物理位置。虛擬組織用網(wǎng)絡(luò)連接人員、資產(chǎn)和思想。他們可以聯(lián)合供應(yīng)商、顧客，有時還有競爭者去創(chuàng)造和分銷新產(chǎn)品和服務(wù)，不必限于傳統(tǒng)的組織邊界和物理位置，例如網(wǎng)上購物。

(3)增加了組織的靈活性。IT幫助公司靈活地組織工作，增加他們的能力去感知和響應(yīng)市場變化并獲取機(jī)會優(yōu)勢。小公司可以獲取一些手臂達(dá)到和大公司一樣長;大組織可以利用IT達(dá)到小組織一樣的敏捷。這個現(xiàn)象的一個形式就是大規(guī)模的定制生產(chǎn)，滿足個性化消費(fèi)。

3.管理決策的影響。信息技術(shù)和系統(tǒng)對企業(yè)的一個主要貢獻(xiàn)是減少了信息的不確定性和改善決策，提高了決策的有效性。傳統(tǒng)的決策者使用的信息只是估計的，并常常是錯誤的。而隨著信息技術(shù)的日益發(fā)展及信息系統(tǒng)的使用，管理者所獲取的信息更及時更精確，作出的決策更科學(xué)。

四、企業(yè)開發(fā)或引進(jìn)信息系統(tǒng)時所面對的挑戰(zhàn)

雖然信息系統(tǒng)為企業(yè)創(chuàng)造了許多激動人心的機(jī)會，但是它們也給管理者帶來新的問題和新的挑戰(zhàn)。

1.信息系統(tǒng)的投資挑戰(zhàn):組織如何從它們的信息系統(tǒng)中獲取價值。高層經(jīng)理可能會提出這樣的問題:我們?nèi)绾卧u價我們的信息系統(tǒng)投資，與評價其他投資一樣，我們正在獲取信息系統(tǒng)投資帶來的應(yīng)得的回報嗎?我們的競爭對手是否得到更多?大多數(shù)公司缺乏一個清晰的決策程序去確定什么技術(shù)應(yīng)該投資，并管理這些投資。

2.企業(yè)戰(zhàn)略的挑戰(zhàn):為了信息技術(shù)的有效利用，哪些輔助資產(chǎn)是必要的。有時企業(yè)盡管有大量的信息技術(shù)投資，但許多企業(yè)缺乏或沒有評估必需的輔助資產(chǎn)去保證技術(shù)資產(chǎn)工作。為了充分地利用信息系統(tǒng)，以真正地提高生產(chǎn)率和競爭的效益，企業(yè)實(shí)際上需要進(jìn)行再設(shè)計。它們必須在員工和管理行為上進(jìn)行根本的轉(zhuǎn)變，發(fā)展新的企業(yè)模式，廢除過時的規(guī)則，刪除無效和過時的企業(yè)過程和組織結(jié)構(gòu)。單純的新技術(shù)將不可能產(chǎn)生有意義的企業(yè)效益。例如一個全球領(lǐng)先的醫(yī)藥和衛(wèi)生公司Novartis A.G公司曾經(jīng)用SAP企業(yè)軟件替代它在50多個國家的辦公室的舊遺產(chǎn)系統(tǒng)，結(jié)果會計支付部門出現(xiàn)了問題，付款過程被阻，過期單據(jù)積壓增加，導(dǎo)致一些供應(yīng)商撤銷了對該公司的信任。公司后來經(jīng)過重新設(shè)計，使各部門協(xié)調(diào)一致，使軟件才真正為企業(yè)服務(wù)。

3.全球化的挑戰(zhàn):公司如何了解全球經(jīng)濟(jì)環(huán)境對企業(yè)和系統(tǒng)的要求。快速增長的國際貿(mào)易和全球經(jīng)濟(jì)的出現(xiàn)需要信息系統(tǒng)來支持不同國家的產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售。過去需要多國公司的一個地區(qū)辦公室集中去解決它自己的專用信息問題。由于國家之間的語言、文化、政治的不同，這種集中常常會形成混亂，從而失去中央控制。開發(fā)集成的、多國的信息系統(tǒng)，企業(yè)必須開發(fā)適合全球的硬件、軟件和通信的標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)造跨文化的會計和報告制度，設(shè)計跨國的企業(yè)過程。

4.信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施的挑戰(zhàn):當(dāng)企業(yè)的環(huán)境和技術(shù)發(fā)生迅速變化時，企業(yè)如何開發(fā)它的信息基礎(chǔ)設(shè)施以支持它的目標(biāo)。許多公司的昂貴的和不能廣泛應(yīng)用的信息技術(shù)平臺不能適應(yīng)創(chuàng)新和變革的需要。它們的信息系統(tǒng)過于復(fù)雜和脆弱，成了企業(yè)戰(zhàn)略及其執(zhí)行的約束。為了適應(yīng)新的企業(yè)和技術(shù)挑戰(zhàn)，可能需要組織進(jìn)行再設(shè)計和建設(shè)一個新的技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施。澳大利亞最大的航空公司Qantas公司決定重建其已有30年歷史的數(shù)據(jù)中心，它將支持其核心業(yè)務(wù)運(yùn)作的基礎(chǔ)設(shè)施和系統(tǒng)外包給了IBM公司，按需計算，大幅降低固定成本的同時，Qantas公司可以集中精力開發(fā)自己的軟件，一舉兩得。

5.道德與安全的責(zé)任和控制的挑戰(zhàn):企業(yè)如何保證它們的信息系統(tǒng)應(yīng)用符合道德和社會責(zé)任的要求。雖然信息系統(tǒng)能夠極大地提高效益和效率，但是它們也創(chuàng)造了新的道德和社會問題，如隱私問題、知識產(chǎn)權(quán)問題、計算機(jī)有關(guān)健康問題、計算機(jī)犯罪問題和失業(yè)問題等。今天，信息系統(tǒng)所面臨的非授權(quán)侵入和破壞比以往任何時候都多。如果一個公司應(yīng)用的系統(tǒng)可能被破壞或是信息被外人所截取，它將會為企業(yè)帶來災(zāi)難。信息系統(tǒng)的設(shè)計必須使它能安全地實(shí)現(xiàn)所需的功能，從而使人們可以控制它的過程。

五、企業(yè)應(yīng)對挑戰(zhàn)的對策

企業(yè)信息系統(tǒng)是一筆很大的投入，“一石激起千層浪”，稍有不慎，企業(yè)發(fā)展將會受到很大的影響，甚至萬劫不復(fù)。面對以上一些挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)該采取相應(yīng)的對策。

1.對信息系統(tǒng)投資前，要進(jìn)行經(jīng)濟(jì)上的可行性評估，不能盲目跟進(jìn)。企業(yè)引進(jìn)系統(tǒng)的目的是為了獲取額外的回報，系統(tǒng)不是擺設(shè)，我們不能盲目跟風(fēng)，否則企業(yè)將會得不償失。

2.重視人才，確保信息系統(tǒng)的良性運(yùn)作。信息系統(tǒng)本省是不能創(chuàng)造價值的，它是被人們使用的一種工具。企業(yè)引進(jìn)系統(tǒng)，往往需要對企業(yè)過程和組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行改造，對組織流程進(jìn)行重新設(shè)計，這些都需要企業(yè)具備一些技術(shù)骨干，否則系統(tǒng)就會處于癱瘓狀態(tài)。

3.公司要了解全球經(jīng)濟(jì)環(huán)境對企業(yè)和系統(tǒng)的要求。由于互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用和通信技術(shù)的發(fā)展，顧客可以在全球市場上采購，可以有很多選擇。作為國際市場競爭的參與者，公司的信息系統(tǒng)必須要與國際接軌。

4.企業(yè)要有一定的開發(fā)能力。信息技術(shù)發(fā)展非常迅速，支離破碎和不兼容的硬件、軟件、通信網(wǎng)絡(luò)與信息系統(tǒng)導(dǎo)致大多數(shù)企業(yè)運(yùn)行癱瘓。企業(yè)要擺脫這個困境，可能需要再設(shè)計和建設(shè)一個新的信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施。

5.企業(yè)要確保自己的信息系統(tǒng)應(yīng)用符合道德和社會責(zé)任的要求。失去控制的系統(tǒng)是危險的，但如果控制過嚴(yán)，又將會失去很多用戶，信息系統(tǒng)將失去其應(yīng)有的價值。企業(yè)必須要建立一些信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對用戶進(jìn)行信息倫理宣傳與教育，同時對企業(yè)內(nèi)部人員加強(qiáng)管理和培訓(xùn)，有效地發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用。

信息系統(tǒng)不是萬能的，但企業(yè)離開了信息系統(tǒng)的支持和幫助是萬萬不能的。有效的信息系統(tǒng)將會使企業(yè)取得事半功倍的效果，而無效的信息系統(tǒng)投資又可能會使企業(yè)陷入困境。只有了解了信息系統(tǒng)的重要性及其對企業(yè)的影響，透析了信息系統(tǒng)開發(fā)和使用所面臨的挑戰(zhàn)，企業(yè)才會更好地開發(fā)和利用信息系統(tǒng)，才能夠取得預(yù)期的回報。

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(作者單位:廣東省海洋工程職業(yè)技術(shù)學(xué)校 廣東廣州 510320)(責(zé)編:賈偉)