基層水利檔案管理工作探討

摘 要:論述了在新時期國家水利建設的大環境下，基層水利檔案管理工作的重要性。指出基層檔案管理單位在檔案收集、縱向管理、信息化管理、檔案工作人員管理等方面的加強和建設，使水利檔案能適應新的水利建設需要，提高水利工作者的工作效益和社會效益。

關鍵詞:水利檔案;管理;效益

中圖分類號:C93 文獻標志碼:A 文章編號:1673-291X(2010)03-0198-02

引言

當前，中國正處于改革開放和全面建設小康社會的重要時期，水利事業正經歷著從傳統水利向現代水利加快轉變的關鍵階段。水利檔案管理是水利工程建設管理過程中一項十分重要的工作。雖然水利工程檔案管理工作不直接作用于工程建設，但它是水利部門對水資源規劃、水利建設、水利管理工作的依據，是水利部門進行水利建設的真實記錄。建立完整、準確、系統的水利檔案，充分利用水利檔案，對加快全社會的水利建設，提高各地區的經濟效益和社會效益都有重要的現實意義和深遠的歷史意義。因此，水利檔案事業的發展要跟上水利事業的前進步伐，更好地為水利事業的發展建設提供服務。

基層單位對水利檔案工作重視不夠，檔案資料混亂，未進行分類整理，檔案管理制度不全，主動收集檔案的意識差，檔案信息化弱等弊端，嚴重制約著水利系統的工作效益和發展。特別是今年以來，我市水利建設工程80000萬處，到目前為止，已投入水利建設資金2.23億元，比去年同期增加30%，水利檔案資料收集、整理和信息化、規范化有著舉足輕重的作用，因此，水利檔案工作如何改革，如何開展檔案利用工作，如何與水利工作的新情況、新變化緊密結合，并努力為其服務，值得我們水利檔案工作者進行深入研究和探討。

一、加強水利檔案收集

水利檔案收集整理的特點是牽涉的部門多，覆蓋范圍廣，工作煩瑣，因此，檔案收集工作往往較被動，收集意識差。首先，檔案管理部門應該加強檔案收集工作的重視，增強“檔案意識”，營造“水利檔案，人人負責”的濃厚氛圍，激發大家收集整理檔案的工作熱情和積極性，變被動為主動;既要明確專人負責，同時水利各部門、各科室均負有搜集本轄范圍內數據文件的職責，收集的內容應包括具體數據、聲像資料、請示批復、圖紙、合同、招投標書、賬冊、協調活動、會議記錄等，做到應收盡收，應納盡納，確保歸檔文件、數據和聲像資料的完整性。在檔案資料的收集中要做到兩個結合:一是辦公室收發文件時把關收集與檔案管理人員專項收集相結合，二是日常收集與每年年底歸檔整理時查漏補缺相結合。通過領導職工的共同努力，將水利檔案資料收集得更為齊全完整，在今后的水利建設工作中，把最系統的、最有價值的檔案信息傳遞給使用者，更好地為現代化建設服務。

二、加強檔案的縱向管理

水利行業檔案包括:文件、設計、施工、管理等方面的資料。文件登記主要是記錄文件的來源、內容和去向。各種文件能歷史地反應項目的建設過程，如發文文件中有發文日期、發文字號、文件標題、密級、發往機關、簽收、歸人卷號和備注等項目。文件的登記形式有簿冊式、卡片式、聯單式、電子文檔式。由于水利廳作為政府職能部門，下屬單位較多，市(縣)區水利職能部門，保存的水利檔案很多，為檔案的開發利用提供了基礎。因此，在檔案的縱向管理工作中要注意以下幾個方面:

1.基層單位必須建立自己統一的水利檔案管理標準。水利行業檔案管理標準是大框架，并不一定完全適合基層單位的檔案管理，基層檔案管理部門應在現有各種管理制度的基礎上，通過對自身檔案的調查和研究，并與檔案管理人員探討如何制定更有效的、符合實際的本單位的水利檔案管理標準。如水利檔案的劃分可分為:水資源檔案(地表水資源和地下水資源)、水資源開發利用檔案、水利工程技術檔案和水利工程運行管理檔案;還可以按大、中、小型工程進行歸檔，這樣做的好處是抓檔案管理的重點;對文書檔案進行區分。從而使檔案管理更加規范化、標準化。有了統一的標準，就可以為計算機管理和實現水利行業檔案資源共享打下良好的基礎。

2.重視對檔案管理人員的培訓工作。水利檔案管理人員雖然在水利工程的決策、設計、施工和運行管理中作出的貢獻并不大，但水利工作涉及面廣、內容繁雜，在水利工程建設中往往牽涉到農業、工業、交通、電力、通信、市政、生態環境等各個方面，再加上水利專業本身又與電力、機械、建筑、水文、氣象等專業聯系緊密，由此形成的水利檔案也就具有多元性和綜合性，不僅僅是某一學科的信息反映，而是以水利為中心的多學科、多專業的信息綜合。因此，水利工作檔案是水利科技檔案的重要組成部分。是專業技術人員勞動智慧的結晶，它記錄了整個水利工作的全過程。要管好、用好這些檔案資料，并進行開發利用，必須對現有檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的素質，適應現代化管理的需要。

三、加強檔案的開發利用，發揮檔案效益

1.水利檔案記錄了水利的發展史、建設史，從另一個側面反應了人類利用自己的智慧推動社會進步的足跡。設計者往往需要借鑒前人設計的經驗，來規劃和設計新型的水利工程項目，這樣已有的水利檔案就成為優化項目設計、施工管理和運行管理提供決策性依據，所以，加強檔案的開發利用，能充分發揮水利檔案的作用。

2.促進檔案資源的共享，發揮檔案的社會效益和經濟效益。由于我省各水利行業部門分散，縣級水利技術人員信息相對閉塞，對一些好的設計、施工和運行管理的范本需求大，這為水利檔案的再利用提供了基礎。通過開發水利檔案效益，可以為培養知識、經驗豐富的水利行業人才發揮應有的作用。

四、加強基層單位水利檔案管理網絡

把分散的檔案進行整體歸類管理，建立網絡的原則:一是覆蓋范圍要大，相關業務部門均應有專人負責本部門文件的收集、歸檔工作，尤其是臨時機構及外部施工點，更不能疏漏;二是人員要精干，職責要明確;三是專、兼職相結合，由行政辦公室負責綜合協調管理。基層單位的檔案管理網絡與上級主管部門聯網后，可隨時接受業務主管部門的指導，或提取有關信息，并把單位的信息及時反饋給上級主管部門。

五、加強檔案工作人員的管理

1.樹立責任意識和服務意識，水利檔案工作者應深入水利工程一線和工程建設現場，收集第一手檔案資料。這是一項既艱苦，責任心又很強的工作。因此，水利檔案工作者一定要有很強的事業心、責任心和服務意識，要把深入現場作為收集工作的重要環節來抓，時刻牢記把責任心放在首要位置，收集工作要把“現場第一”和“服務意識”作為衡量工作優劣的標準。

2.增強協調意識，在檔案工作的各個環節中，把協調、協作作為水利檔案工作與其他部門的聯系紐帶。水利檔案工作不僅僅是水利檔案部門的事，更是水利工程施工單位、基層水利單位、上級水利部門應共同關注的事情。對于各級水利部門和建設單位本身所產生的檔案，如不及時收集存檔，極容易造成檔案資源的流失。因此，水利檔案工作者應樹立協調意識，加強水利工程施工單位和水利部門之間的聯系溝通，建立水利檔案協調聯系制度，及時提供資料，主動服務工程建設。

六、加強檔案信息化管理

檔案信息化管理是以計算機技術應用為載體，這就要求檔案工作者不僅要具備圖書、情報、檔案學的專業知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力。加快培養和構建一支檔案信息化建設的復合型多層次的人才隊伍是當務之急?？梢詮囊韵聨讉€方面人手:

1.制定切實可行的培養計劃，鼓勵專、兼職檔案人員通過在職培訓、業余進修等多種形式，根據缺什么補什么的原則，提高檔案工作者掌握和運用信息技術的技能。

2.要注意引進信息技術、計算機、數據庫、網絡技術等方面的專業人才，優化人員結構，以適應檔案工作現代化的需要。

3.加強對檔案工作者信息意識培養，改變傳統檔案“重藏輕用”的局面，使檔案人員充分運用信息資源管理理論和信息技術手段，對檔案信息資源實施科學管理與有效開發利用。

4.建立必要的激勵機制，充分發揮檔案管理人員愛崗敬業、積極進取的工作熱情和主觀能動作用，提高工作效率和質量，從而增強檔案管理改革和發展的動力。