淺議高校教學秘書的職能和素質

摘 要: 高校教學秘書作為基層教學管理人員，承擔著大量教學管理事務性工作，是教務管理工作的具體執行者，這是高校教學秘書的角色定位和管理職能。另外，本文還論述了教學秘書應具備的基本素質。

關鍵詞: 高校教學秘書 職能 素質

1.引言

教學秘書是高校中最常見也是設置歷史較為悠久的崗位之一。但是由于受傳統慣性的影響，人們對教學秘書的角色定位缺乏正確的認識。為了更好地發揮教學秘書的職能，我們必須對其進行準確的角色定位。

教學秘書是高校基層教學單位最直接的教學管理人員，其基本職責是協助有關領導組織廣大師生實施教學計劃，執行學校的有關條例、規定等。高校只有通過自身改革、自我發展，不斷提高教學質量，才能培養各種專業人才以滿足社會發展的需要。擁有一支高素質、高效率的教學秘書人員隊伍是高校提高教學質量的重要保障之一。

2.教學秘書在教學管理中的職能

教學秘書在教學管理中的主要職能包括以下三個方面的內容。

2.1處理日常教學事務性工作

日常教學管理是教學秘書的一項日常性的工作，也是教學秘書工作的重點所在。教學秘書作為基礎教學管理工作者，需要處理一些比較具體、繁瑣而且繁重的教學事務。如協助各教研室完成每學期的教學執行計劃、教師任務安排等工作;協助教學院長做好學期初、學期中、學期末的教學質量監控工作;幫助教師處理臨時的調課、代課、調整教室等工作。

學生群體是教學秘書主要的工作對象之一，包括學生的成績管理，處理入學、復學、休學、試讀、退學等學籍異動，協助輔導員進行優等生、優良學風班的評選;組織學生網上選課、重新修讀和國家計算機、英語等級考試等報名工作;審核學生畢業設計資格、畢業及獲取學位資格，以及畢業證書、學位證書發放等工作。

2.2檔案管理

教學檔案(包括紙質文檔和電子文檔)是教學計劃執行情況的重要依據，是教學各個環節的階段性記錄，也是教學秘書的重要工作對象。保存學校、教務處、學院下發的教學文件，使管理工作有據可依;保存教學執行計劃、教師任務分配、教學大綱、教學進度表等內容，為院系領導搞好教學管理提供基本依據;保存學生名冊、學生成績單、獎懲情況等，方便教師在教學中全面掌握學生的情況，因材施教;保存過往的試卷、畢業設計、課程設計等，作為存檔參考資料和本科教學評估的原始資料。

2.3協調教學工作

教學協調工作包括兩方面內容:一是縱向協調，即上傳下達，要將學校、教務處的教學要求傳達給院系和教師，并積極收集教學中各個環節的反饋信息，對教學過程中出現的新情況進行調查研究，及時向領導匯報，為領導決策提供寶貴的依據;二是橫向協調，即協調各院系、部門關系，協調教師的課程安排，合理利用教學資源，避免教學活動出現沖突和偏差。這些工作大都是在教學院長的指導下進行的，但秘書是具體的實踐者、執行者，也擔負著重要的責任。此外，作為第一線的工作者，教學秘書也應主動提出一些建議和方案，以供領導作決策時參考。

2.4特殊學生管理

隨著高等教育從精英化教育向大眾化教育的過渡，生源質量明顯下降，由于不能按規定完成學習任務而申請延長學習年限的學生和由于所欠學分過多而降級的學生所占比例不斷上升。如果聽之任之，這些學生很有可能就無法完成學業，迷失生活方向，甚至走入歧途。對于這類特殊學生，輔導員、教學秘書需要齊抓共管，建立完善有效的管理制度、管理方法。這也是教學秘書工作的重要組成部分。

3.教學秘書應具備的素質

3.1政治思想素質

具有過硬的政治思想素質是成為一名優秀教學秘書的首要條件。目前，我國各高校從事教學秘書工作人員大都是懂得本專業學科知識的年輕人員，專業知識比較扎實，這是有利的一面。但專業知識的過硬不能替代政治思想素質，在教學管理中，教學秘書經常參與本單位教學工作中一些重大事項的謀劃與決策，并負責對一些絕密教學檔案(如試卷)進行管理，對教學管理工作過程中出現的一些新情況、新問題，如果沒有很好的政治思想素質為基礎是不能勝任這項工作的。因此，教學秘書在平時一定要認真學習，不斷提高自己的政治思想和政策理論水平，切實運用馬克思主義的立場、觀點和方法，分析、解決在工作中出現的新情況、新問題，從而真正做到為社會主義的物質文明和精神文明建設服務，為高等教育的健康發展服務。

3.2道德品質素質

由于高校教師的勞動是一種以人格來培養人格、以靈魂來塑造靈魂的勞動，因此高校教學秘書的道德品質與其他專業人員的道德品質相比，在內容上具有豐富性、深刻性和全面性的特點。在高校內部，教學秘書的工作核心是“為教學工作服務，為廣大師生服務”，這一工作核心要求教學秘書工作人員具有比普通教師更高的道德品質修養。具體地講，從事教學秘書工作的同志必須具有以下幾種優秀品質:愛崗敬業、無私奉獻，嚴于律己、為人師表，團結同志、協調合作，知行統一、教書育人，任勞任怨、甘為人梯。

3.3業務素質

3.3.1教學秘書要全面掌握教育管理知識和工作業務知識。一名合格的教學秘書應學習掌握中外教育史、學科發展史，以及現代教育和教學的原則、方法、規律，還應熟悉掌握與工作密切相關的業務知識，如文書寫作、排課技巧、辦公自動化、公共關系學和文學書法等。

3.3.2明確工作職責，掌握教務管理規律。教學秘書的基本工作職責包括:教學運行管理，教學例行管理，教學統計管理。這幾項工作是教務管理系統的有機組成部分，不可或缺。首先，教學秘書在工作中必須全面兼顧，不能只重視和做好其中的一部分工作。其次，應明確和熟悉以上內容的有關規定和制度。最后，還要熟悉本教學單位各專業的教學特點，對教學計劃、專業設置和專業特點等都應做到胸中有數，在安排各個教學環節或教學活動時要保證其科學性、合理性，使教師和學生能按部就班地完成教學任務。

3.3.3善于管理，講求時效，保證教務管理質量。由于教學秘書的工作和院系、教務處、教師及學生都有著密切聯系，因此工作任務和各種事情常常交織在一起，有些工作要求完成時間快、質量高，這就要求教學秘書善于通過自己的管理及時上下溝通、相互理解，并主動為領導出謀劃策，提出自己的建議，使問題盡快得到妥善解決，在有限的教學條件下最大限度地提高教學管理水平，保質保量地做好各項工作。

3.3.4熟悉計算機操作，提高現代管理技能。隨著教學管理手段的日益現代化、規范化，教學秘書也應積極面對新技術的挑戰，把運用計算機納入自己的工作日程。教學秘書要掌握計算機操作技術，通過計算機搞好文字打印、數據處理、資料統計等工作;通過互聯網積極收集、整理有關教學及教學管理方面的信息;要熟悉教務管理系統的操作步驟和操作方法，特別要利用計算機保證做好學生的學籍管理和成績管理工作，不斷提高工作效率和質量。

4.結語

綜上所述，教學秘書并不是一項簡單的工作，只有具備過硬的政治思想素質和專業素質、愛崗敬業的道德品質、勇于開拓的創新思維和嚴謹科學的教學思維，才能適應這一工作的需要，成為一名合格的教學秘書。

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