從系統的視角看文獻傳遞服務

[摘 要]文獻傳遞服務是一個系統工程，必須運用系統科學的思維和方法來研究。采用系統論的基本原則，對文獻傳遞服務的整體性、關聯性、有序性和動態性等系統特性進行分析，提出通過整合文獻傳遞系統內各要素、優化系統結構來提升文獻傳遞服務質量和效率。

[關鍵詞]系統;要素;文獻傳遞

[中圖分類號]G252 [文獻標識碼]A [文章編號]1008-0821(2010)02-0120-03

Study on the Document Delivery Service from the View of System ScienceTang Shuxiang He Lin

(Library，Hunan Business College，Changsha 410205，China)

[Abstract]Document delivery services is a systems project and the thinking and method of system science must be used.The paper analyzed document delivery services characteristics such as the integrity，relevance，orderly and dynamic nature and pointed out that by integrating elements of proposed system，optimizing the system architecture to enhance the quality and efficiency of document delivery services.

[Keywords]system science;component;document delivery

文獻傳遞服務工作是一項復雜的系統工程，應該運用系統論的思維和方法來研究、改進和加強新時期圖書情報系統的文獻傳遞工作。系統論的核心思想是:任何系統都是一個有機的整體，它不是各個部分的機械組合和簡單相加，系統的整體功能是各要素在孤立狀態下所沒有的新質。系統論認為系統的主要屬性有整體性、關聯性、有序性、動態性等。系統論的這些特有原則和科學的方法論，對我們深化和完善文獻傳遞服務工作具有現實的指導意義，有助于我們科學地制訂改進方案，從而將文獻傳遞服務工作不斷推向良好的發展軌道。

1 文獻傳遞服務的系統性特征

文獻傳遞服務是館際互借服務在網絡環境下的延伸和發展，是信息技術、網絡技術、計算機技術發展到一定階段的產物。根據《圖書館學與資訊科學大辭典》的定義:文獻傳遞服務是應使用者對特定已確知的出版或未出版文獻的需求，由圖書館或商業服務單位等資料供應者將需要的文獻或其代用品在適當的時間內，以有效的方式與合理的費用，直接或間接傳遞給使用者的一種服務。

如果從技術角度來看待文獻傳遞，認為它是指用戶通過Internet將自己的文獻請求傳遞給各種信息服務機構，這些機構則通過Internet或其他渠道如傳真、郵寄、聯機下載等方式向用戶提供各種原始文獻的傳遞服務。

從系統的視角看文獻傳遞服務，是指從系統的整體上、聯系上、結構上、功能上，認識文獻傳遞服務所構成的系統整體與部分(要素)之間、部分與部分之間、整體與外部環境之間的關系，對文獻傳遞服務系統進行研究和創新，使其發揮最優的功能。

1.1 文獻傳遞服務的整體性原則

整體性原則是系統論的主要原則，就是把事物看成整體，把系統的組成部分(要素)看成這個整體的有機組合，不是各個部分(要素)的簡單、機械相加，從而發揮系統的整體功能和整體效益。

文獻傳遞服務既能滿足讀者的文獻需求，又能提高圖書情報機構的服務效率;它還是文獻資源建設的一種有效補充。但它畢竟只是圖書情報機構提供的所有服務中的一種，它和其他許許多多的服務一起才構成圖書館的服務職能，因此要探討其主要組成要素、主要組成要素之間以及文獻傳遞子系統與圖書館服務大系統之間的相互關系和變動的規律性，并采用優化整個服務大系統的觀點來看待文獻傳遞服務。

文獻傳遞服務的主要要素按其性質劃分有人員、設備、技術、文獻等。人員主要包含用戶、系統管理員，設備維護員等，設備主要包括計算機、掃描儀、復印機、傳真機等，重要技術有網絡技術、計算機技術、數據庫技術等，文獻形式多樣:報紙文章、期刊論文、學位論文、圖書等。要提升文獻傳遞系統的整體優勢，必須從優化這些主要構成要素著手。

文獻傳遞服務和其他千千萬萬的事物一樣有著它的生存土壤。按照系統論的整體性原則，要把提供文獻傳遞服務所必需的這種平臺系統放置到由文獻信息系統、網絡技術處理系統、圖書情報管理系統、資金支持系統等組成的開放性大環境中，必須站在宏觀的角度，從有利于整個圖書館事業的可持續發展、從有利于區域性乃至全國性文獻資源建設、從最大限度地滿足所有用戶的文獻需求來進行系統的設計。

1.2 文獻傳遞服務的關聯性原則

根據系統論觀點，任何事物都是相互聯系、相互影響、相互制約的;系統獨立存在，又與其他系統相互作用;系統內各要素相互作用;一個大系統又有許多子系統，子系統間也相互影響，而且子系統與大系統以及大系統內部各子系統之間存在協調和變化發展。

文獻傳遞服務具體的執行過程一般為:讀者提出文獻請求，系統軟件處理文獻信息，管理部門發送相應文獻，讀者接收文獻。從這里可以看出，文獻傳遞服務是由用戶端、服務處理端、中心管理端組成的一個服務平臺，這個平臺既獨立執行它的傳遞文獻功能，又和圖書情報機構的其它平臺相互作用，發揮著圖書情報機構的整體服務職能。它自身又包括諸多子系統。比如用戶端讀者發出文獻請求，必須有文獻聯機檢索系統、文獻提交系統;服務處理端必須有讀者身份識別系統、數據處理技術系統;中心管理端必須具備原文傳送系統、費用結算、工作量統計系統等。這些子系統相互存在、相互依賴、相互影響，缺一不可。每一個子系統又是由相互關聯、相互影響的諸多子要素構成，子要素之間也需相互配合、相互協調。如文獻聯機檢索系統，它就包含文獻編目、文獻分類、文獻檢索等組成部分，而這些組成部分之間又相互支持、相互依存。

期從系統的視角看文獻傳遞服務Feb.，2010Vol.30 No.21.3 文獻傳遞服務的有序性原則

系統內各要素之間互相聯系和制約關系是有規律的、有序的，系統內多種要素或子系統，在環境推動下發生著復雜的相互作用，形成某種反饋調節的機制，產生彼此協調的、合作的、集體的運動，系統被有序化、組織化，呈現出整體的特性和功能。它表現在時間順序、空間結構、功能行為這3個方面。

文獻傳遞服務的時間順序性表現在:

(1)用戶申請事務時遵循操作上的時間順序:

用戶檢索文獻→登陸文獻傳遞系統→提交申請→服務器處理→管理端發送文獻→用戶接收文獻。

(2)服務器、管理端處理事務時遵循先來后到的時間順序，一般來說，先提交的文獻請求先處理、先應答，先結算。

文獻傳遞服務空間結構上的有序性表現在文獻傳遞服務系統一般由三層結構模型構成，如圖1所示。第一層由用戶和系統管理員組成，用戶通過瀏覽器提交文獻傳遞請求，系統管理員通過瀏覽器實現文獻傳遞系統的管理和數據接口配置。第二層的WEB服務器專門用來對用戶請求和系統管理的邏輯處理，并根據要求與第三層的數據庫服務器進行數據操作，并將操作結果送到第一層[1]。

數據庫服務器↑↓WEB服務器↑↓↑↓用戶系統管理員圖1 文獻傳遞服務結構圖

文獻傳遞服務功能行為上的有序性毋須嚴格區分，表現在對用戶而言，有文獻檢索與傳遞請求、個人的文獻傳遞管理、個人信息管理、常見問題瀏覽、公告信息瀏覽等功能;對系統管理員而言，有文獻傳遞管理、用戶管理、檢索數據庫管理、常見問題管理、公告信息瀏覽、工作量統計與費用統計等功能。

1.4 文獻傳遞服務的動態性原則

系統是一個“活”的有機體，在系統內各要素之間，要素與系統之間，系統與環境之間都存在著物質、能量、信息的流動，系統的平衡與穩定是一種動態的穩定。

文獻傳遞服務的動態性表現在，它與外界環境有物質、能量、信息的交流，它自身具有不斷發展和完善的能力。只要從事文獻傳遞服務，就會有人員、設備、技術、文獻資料與外界的輸入或輸出，就產生物質上、信息上和能量上的對內對外流動。

文獻傳遞服務的產生源于傳統的館際互借，它的發展歸功于:出版物激增、文獻資源價格上漲、圖書館經費緊張使得圖書館館藏減少;學科交叉與分化日益加劇、信息需求主體多元化導致信息需求出現多樣化;信息技術、網絡技術的飛速發展為文獻傳遞服務的延伸和發展創造有利條件等。文獻傳遞服務系統就是這樣一個動態的有機體，在不斷地推陳出新與發展著。

2 運用系統論的基本原則促進文獻傳遞服務

系統論的基本原則告訴我們，一個系統的功能如何，取決于系統內各要素的狀態及其系統的結構。系統內各要素之間處于最優的結構狀態，整個系統就呈現出最優的功能。系統的結構不僅在質上決定系統功能的存在，而且在量上決定系統功能的好壞及效率的高低。因此，系統論的基本原則在文獻傳遞服務中的實踐運用可以從下列兩個方面來著手:

2.1 整合系統內各要素，使之處于最優狀態

目前國內電子文獻傳遞模式、收費策略、用戶申請程序等復雜多樣，服務系統門戶各異，用戶需要花費較多時間和精力來逐步摸索、熟悉。所以，需要簡化用戶使用流程、服務條款、價格策略等條條框框，使之簡單易懂、操作易行。

具備一定專業素質的文獻傳遞管理員是順利完成文獻傳遞的保障。CALIS、CASHL等文獻傳遞軟件不僅要求工作人員擁有計算機、網絡方面的知識，而且還必須具備文獻資源搜索、管理方面的基礎知識，況且外語、學科專業知識也越來越重要。因此，各信息機構要加強對文獻傳遞工作人員的培訓，不斷提高他們的專業素質、業務水平，使他們真正成為能夠提供高效、優質文獻傳遞服務的專業人才。

為了更好地發揮系統內各要素的相互影響、相互配合、相互作用，我們有必要討論和研究文獻傳遞系統的運行機制、管理機制。建立一個全國性、權威性的文獻傳遞服務共享協議、文獻傳遞服務管理辦法、文獻傳遞服務使用指南等文件，各高校館、公共館、科研院所等在自愿基礎上，通過簽訂文獻傳遞服務共享協議，統一安裝服務平臺，建立一個集成化、一站式、具有標志性登錄入口的文獻原文獲取方式和途徑。

2.2 優化系統結構，發揮其整體優勢

2.2.1 建立全國性的文獻資源共享結構體系

為了更好地在全國范圍內開展文獻傳遞，加強各省高校、公共館、科研院所間的文獻資源共享，彌補單個單位館藏不足，上述各信息服務機構應該從全局角度思考發展定位，更新觀念，摒棄局限在單個部門內做文章的辦法，加入到建設、健全全國性文獻資源共享系統中來，實現各信息服務單位之間更緊密的協作，實現文獻資源的共建共知共享。

同時，當前文獻傳遞對象主要集中在學術期刊論文領域，對于專利、會議錄、報紙、視頻、音頻資料等卻很少涉及。文獻傳遞可以把這些資料納入到被服務范圍，開拓新的發展空間，衍生出新的功能領域。

2.2.2 提高文獻傳遞服務系統的自動化程度

當前在相關印刷文獻的具體查找、掃瞄或電子文獻下載和文獻請求的中介處理方面，還需要館員人工進行操作，而這些問題的存在不可避免地會影響文獻傳遞服務的質量和效率，影響系統整體優勢的發揮，因此，要加強文獻傳遞服務業務處理流程的自動化。要抓住數字化和遠程通信技術為文獻傳遞服務創造的良機，一方面加強實施印刷型文獻數字化信息化進程，建設各種各樣的特色數據庫，另一方面要有意識地多方收集和利用網上免費資源、開放存取資源和引進國外全文數據庫，為實現更高的服務目標而努力。

總之，各圖書情報機構要用系統的科學思想與方法來進行文獻傳遞服務的規劃、指導與實施，使之最大限度地發揮其作用，滿足讀者的個性化多樣化需求。

參考文獻

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