整合EXCEL在會計信息系統中的運用

摘要:當前會計信息系統存在一定的局限性，不便于企業日常維護和全面使用，而EXCEL在功能方面存在許多優勢，可以彌補當前會計信息系統的不足。所以，整合EXCEL在會計信息系統中應用有利于會計信息系統的進一步完善。

關鍵詞:會計信息系統 EXCEL軟件 整合

0 引言

隨著時代的發展，科技的進步，會計信息系統軟件已經運用到各行各業中。然而企業在深入使用會計信息系統軟件的詳細功能內容的時候，會發現在日常工作中運用會計信息系統軟件過程中還是存在相當多的困擾和不便，如會計信息系統軟件功能不完善、不能滿足個性化分析、決策的需求等等。如何運用現代管理觀念及計算機技術解決會計信息系統軟件缺陷，填補軟件開發的不足?本文將分析比較EXCEL與一般會計信息系統軟件功能的整合，期望讓一般財務管理人員在專注使用會計信息系統軟件的同時，學習、使用EXCEL在會計信息系統中應用，提升計算機技術在一般企業管理上的應用能力及應用范圍。

1 當前會計信息系統的局限性

會計信息系統(Accounting information system)是由憑證單元、帳薄組織、報表體系、記賬方法和賬務處理程序所組成的一個信息系統，各個組成單元在加工處理數據過程中有機結合為一個整體，完成對會計數據的收集、加工處理、存貯、檢索和傳遞。當前，國內的會計信息系統存在一定的局限性，主要表現在以下方面:

1.1 會計信息系統功能不易完備 會計信息系統主要功能是提供財務信息、管理信息和決策信息。其功能的實現需要借助一系列內在邏輯關系嚴密、相互支持的子系統。在整個會計信息系統的流程中，其功能的龐大而復雜，但想要兼容并蓄、前后一貫、不重疊也無疏漏，面面俱到地滿足所有使用者的需要，對軟件的設計者而言，確實是一個極嚴苛的考驗，難以實現。

1.2 管理功能尚不完整 目前國內的會計信息系統軟件，幾乎都是以對外的財務會計報告為基礎，而現實的企業日常管理中，須同時滿足企業內部或企業外部兩種截然不同的管理信息需求，但又必須共同使用一個重要的(但不是唯一的)信息源——以復式簿記為基礎的傳統會計的數據和信息系統。兩者雖需求各異，但又需互相配合、互相滲透，互相利用。但當一個僅以財務會計信息為主的軟件系統發展一旦成熟后，企業內部部門或子系統職能之間的沖突，部分雖靠總賬系統及業務子系統數據庫分別獨立設置，及業務子系統數據庫可向總賬系統數據庫隨時或定期傳輸，得以解決少部分財務會計與管理會計間對信息需求的差異。但由于管理會計所需信息過于主觀、彈性且沒有一個特定的一致的系統模式(結構)，在軟件設計上因不易兼顧導致經常被忽視。

另外，現行的會計信息系統也未能提供充分、彈性的分析工具，致使預算或標準執行不易。管理功能多無法引用已成為會計信息系統軟件發展的重大瓶頸。產生會計信息系統軟件開發瓶頸的根本原因在于缺乏全方位、大格局、經驗豐富、精通會計理論與實務的研發人員。

1.3 企業難以完成會計信息系統的維護 企業在購買安裝會計信息系統軟件以后，從熟悉到融入，到如何落實及廣泛應用分析，配合采取相關措施，充分發揮系統功能，以及運用電腦工具協助達成合理有效的管理。這不僅涉及到單位領導的了解、重視及堅定支持，更與企業是否有足夠勝任的人才能夠勝任有重大的關系。

企業傳統管理人員，面對會計信息系統的挑戰，通常是脆弱不堪。在會計信息系統軟件在推廣過程中，強調的就是教育訓練與觀念更新，只有具有新思維的管理人才，才能充分應用會計信息系統軟件，發揮系統的作用，因此對現在企業管理人才的教育與投資是企業成長所必需的，但是身處現代計算機化管理的環境下，學習單一的計算機工具基本上并不是最有效率的，要有效發揮管理專業特長，透過數據，進行深層次的分析處理，挖掘企業的潛力，提高企業的效率，增強企業的競爭力。不精通數種計算機工具，是行不通的。對非專精計算機的管理分析人員而言，EXCEL訓練簡易及超強的輔助功能，自有其必要性。善于用EXCEL彌補會計信息系統軟件遺留下的缺失，為企業提供個性化的分析、判斷、決策，對提高工作的效率，提升企業的競爭力是有幫助。

2 整合EXCEL在會計信息系統的應用

2.1 整合中應注意的問題 首先，EXCEL功能不適宜設計主程序。EXCEL本身仍為一種應用程序，并具有VBA程序設計功能。但電子表格設計目的一直是作為管理人員的工具箱，終究是用來幫助非軟件設計為專業管理使用者自行操作組裝為目的。因此EXCEL所提供數以千計的工具、組件的范圍，在輔助管理專業分析應用上雖靈活而富變化，但在系統輸入輸出等諸多功能上不易設計也不易嚴密控制，故用在設計主程序，并不適合也不易完備。

其次，會計電算化軟件必然成為企業會計信息系統的主系統，需要進一步完善加強。會計電算化軟件是一個整合會計信息系統，其包含的內容廣泛，已經形成比較成熟的體系，各體系(模塊)內部之間的邏輯關系清晰。能夠滿足大多數企業普通的日常業務的需求，至于企業個性化調研，決策分析等方面的需求，因各個企業經營環境等各方面的因素各不相同，故很難開發出滿足各方需要的通用商業軟件。因此需要有一種軟件來輔助會計信息系統軟件，使會計信息系統能夠發揮出更強大的功能，進一步挖掘企業潛力，提高單位效益，提升企業的競爭力。

第三，EXCEL宜由輔助會計電算化軟件的角度去應用。企業內部大量的資料重復輸入的不便及耗費，以及重復輸入所造成的錯誤機會，均為EXCEL應用上極為不利的地方，而由嚴謹規劃的會計信息化軟件系統整合企業現有的龐大的數據信息，不僅使EXCEL能夠共享數據，更能提供EXCEL充分發揮其決策分析所需的基礎信息環境。另外EXCEL所提供數以千計的工具、組件，沒有通則，也不受限制，均可由使用者自行選用并綜合運用于相關管理決策過程中去，成為輔助會計信息系統的最佳選擇。

2.2 整合流程

整合EXCEL在會計信息系統中應用可以按照以下流程進行:①通過現有的商業通用會計信息系統實時記錄每一天發生的會計業務，生成相應的憑證、賬薄、明細賬、報表。②基于現有的會計信息系統的開發平臺大多是像SQL SERVER這樣的關系型數據庫管理系統，故在完成每一筆業務操作的同時，會對其數據庫進行實時的更新。③利用EXCEL的MICROSOFT QUERY 功能從會計信息系統軟件的數據庫中直接進行數據的檢索，獲取科目的發生額及余額信息。然后將獲取的數據返回EXCEL工作表。這樣就建立了EXCEL工作表和外部數據庫之間的鏈接，將來隨著會計信息系統軟件的業務處理，數據庫中的數據會不斷變化，那么EXCEL工作表中的數據會立即進行更新，從而保證了工作表與外部數據庫數據的一致性。④利用從會計信息系統獲取的動態數據，企業財務管理人員可以根據企業生產管理、經營決策建立開發各種符合企業自身需求的財務模型，豐富了企業經營決策的分析方法和工具。⑤在數據模型的基礎上，用簡易的EXCEL自帶的窗口控件可以增強數據的表現力，使圖表的使用者能夠直觀的動態觀察和演示數據的變化趨勢。

現將整合EXCEL在會計信息系統中應用的流程歸納為下圖所示: