EXCEL在食堂管理中的運(yùn)用

許 國 吳光校

（諸暨市教育局會(huì)計(jì)核算中心 諸暨 311800）1

（諸暨市里浦中學(xué) 諸暨 311800）2

隨著學(xué)校食堂財(cái)務(wù)的進(jìn)一步規(guī)范，食堂財(cái)務(wù)管理也越來越細(xì)化，根據(jù)教育局的統(tǒng)一部署，教育局監(jiān)察室設(shè)計(jì)了一張“食堂日支出明細(xì)表”，并組織職校財(cái)會(huì)學(xué)生對(duì)食堂的主要幾種菜進(jìn)行按日統(tǒng)計(jì)，經(jīng)過幾天的努力，此項(xiàng)工作終于完成，接下來的工作就是要對(duì)學(xué)生統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，但面對(duì)近200個(gè)單位10多個(gè)品種的菜進(jìn)行分類匯總，用手工匯總的話，其工作量是可想而知的，為了提高工作效率，我們用EXCEL的VBA功能就可以高效、快速匯總數(shù)據(jù)并進(jìn)行分析。

圖1

一、基礎(chǔ)工作

1、在電腦中建立一個(gè)“食堂數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)”文件夾，并在此文件夾中分別建立“初中”、“小學(xué)”和“幼兒園”三個(gè)文件夾，建立一個(gè)“食堂日支出明細(xì)表”工作簿，輸入相應(yīng)的內(nèi)容，完成后的內(nèi)容如圖1，統(tǒng)計(jì)時(shí)只能對(duì)圖中著色處填報(bào)數(shù)據(jù)，其他單元格已鎖定，職校財(cái)會(huì)學(xué)生在填報(bào)時(shí)應(yīng)先把工作簿名稱修改為“單位編號(hào)+校名”，如修改為“01××初中”，單位編號(hào)與校名相對(duì)應(yīng)，不得隨意更改，學(xué)生按校統(tǒng)計(jì)完成后把工作簿文件按幼兒園、小學(xué)和初中三類分別放入入各自對(duì)應(yīng)的文件夾中。

2、在“食堂數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)”文件夾中分別建立“幼兒園匯總”、“小學(xué)匯總”、“初中匯總”三個(gè)工作簿，三個(gè)工作簿的內(nèi)容基本相同，完成后的內(nèi)容如圖2，下面以初中為例說明如何快速匯總食堂統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

二、編寫宏代碼，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化

打開“初中匯總”工作簿，選擇[工具]→［宏］→［Visual Basic編輯器］菜單，進(jìn)入VBA編輯狀態(tài)，執(zhí)行［插入］→［模塊］命令，插入一個(gè)模塊1，然后在編輯窗口中輸入如下代碼。

圖2

注：單引號(hào)后的文字為代碼注釋，可以不輸入，另外為節(jié)省篇幅,在一行中使用了冒號(hào)隔開多條指令。

代碼說明：以上代碼是通過查找目錄路徑下的數(shù)據(jù)文件數(shù)，然后打開EXCEL內(nèi)置的打開對(duì)話框窗口，選擇“初中”文件夾，把“初中”文件夾中的所有工作簿中對(duì)應(yīng)行中的數(shù)據(jù)復(fù)制到“初中匯總”工作簿中（不破壞原始數(shù)據(jù)），最后用函數(shù)的方法提取工作簿名稱中的單位編碼和校名。

三、進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總

1、源代碼編輯無誤后保存并退出，然后選擇［視圖］→［工具欄］→［窗體］命令，出現(xiàn)［窗體］控件，選擇［窗體］→［按鈕］命令，移開鼠標(biāo)，光標(biāo)變成小十字形，然后將小十字形移到適當(dāng)位置，按下左鍵拖動(dòng)鼠標(biāo)，直到出現(xiàn)的方框大小合適后，釋放鼠標(biāo)左鍵，形成一個(gè)按鈕，點(diǎn)擊按鈕輸入“數(shù)據(jù)匯總”文字，然后在此按鈕上單擊右鍵，選擇［指定宏］命令，彈出“宏”對(duì)話框，選定宏“匯總數(shù)據(jù)”，單擊對(duì)話框右上方的［確定］按鈕。

2、以后要匯總食堂日支出明細(xì)表時(shí)，只要按“數(shù)據(jù)匯總”按鈕，彈出一個(gè)輸入窗口，輸入要進(jìn)行匯總的菜名所在的行數(shù)，如豬肉所在的行為7，則輸入7，按確定后彈出一個(gè)打開對(duì)話框窗口，選擇其中任何一個(gè)單位即可把所有單位的對(duì)應(yīng)行的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到“初中匯總”工作簿中相應(yīng)的行中，得到圖3所示的匯總數(shù)據(jù)，使得每所初中的某種菜的日支出一清二楚，通過比較后可以判斷其日支出是否正常。

圖3

四、體會(huì)

以上方法只用了短短的幾節(jié)語句，實(shí)現(xiàn)了復(fù)雜的財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)，相當(dāng)方便，不但效率高，而且統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，此方法可應(yīng)用到其他統(tǒng)計(jì)方法中，值得推廣。

[1]羅剛君.EXCEL VBA程序開發(fā)自學(xué)寶典[M].北京：電子工業(yè)出版社，2009.